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§ 3 Verordnung über die Aktenführung und die Geschäftsverwaltung (GEVER-Verordnung) - Begriffe
§ 3 GEVER-Verordnung · Begriffe
1. Aktenführung: Systematisches Erstellen, Bearbeiten und Ablegen aller Unterlagen, welche die Erfüllung gesetzlicher Aufgaben dokumentieren.
2. Unterlagen: Unterlagen bezeichnen alle aufgezeichneten Informationen, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.
3. Geschäftsrelevanz: Geschäftsrelevant sind Unterlagen, welche für den Nachvollzug eines Geschäfts, bzw. den Nachweis der Verwaltungstätigkeit notwendig sind. Geschäftsrelevante Unterlagen werden im GEVER-System oder in Fachanwendungen bearbeitet.
4. GEVER-System: Ein Geschäftsverwaltungssystem (GEVER-System) ist ein Informatiksystem, das basierend auf Ordnungssystem und Dossierprinzip die Funktionen Aktenablage, Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle abdeckt und die Anforderungen gemäss ISO-Norm 15489 erfüllt. Von besonderer Bedeutung sind im GEVER-Kontext folgende Begriffe
a. Geschäft: Die Bearbeitung von Aufgaben erfolgt in Form von Geschäften. Ein Geschäft umfasst einen Geschäftsprozess sowie die dazugehörigen Unterlagen. In der Regel wird pro Geschäft ein Dossier geführt.
b. Dossier: Das Dossier ist die Gesamtheit aller geschäftsrelevanten Dokumente, die zu einem Geschäft erstellt, empfangen, bearbeitet, klassifiziert, zugeordnet und registriert sind. Dossiers sind einer Position im Ordnungssystem zugewiesen.
c. Ordnungssystem: Das Ordnungssystem ist hierarchisch gegliedert und bildet alle Aufgaben einer Dienststelle und der Landeskanzlei systematisch ab.
5. Fachanwendung: Als Fachanwendung gilt ein Informatiksystem zur Unterstützung einer bestimmten Fachaufgabe bzw. eines spezialisierten Geschäftsprozesses. Unterlagen in Fachanwendungen sind in der Regel in Datenbankmodellen strukturiert.