Art. 4 Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden) - Lebenszyklus

1. Der Lebenszyklus von Unterlagen umfasst in drei Phasen die Erstellung, Bewirtschaftung, Ablage und die Aufbewahrung sowie die Aussonderung nach einer Aufbewahrungsordnung (Ordnungssystem) gemäss Artikel 5.

2. Die Unterlagen durchlaufen die Phasen des Lebenszyklus wie folgt

a) Ablage: Unterlagen hängiger Geschäfte,

b) Zwischenarchiv: Unterlagen mit laufender Aufbewahrungsfrist zur Beweissicherung, zur allfälligen Überprüfung und Wiederaufnahme von Geschäften und

c) Langzeitarchiv: bewertete Unterlagen für die Sicherung der Interessen der Gemeinde und der Öffentlichkeit, die langfristige Nachvollziehbarkeit der Tätigkeit der Gemeinde oder für die wissenschaftliche Forschung (Archivgut).

3. Die Unterlagen sind für Berechtigte während des gesamten Lebenszyklus zugänglich und verfügbar zu halten.

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