Art. 3 Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden) - Unterlagen

1. Unterlagen sind aufgezeichnete Informationen, unabhängig vom Datenträger, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung nötig sind.

2. Unterlagen aus elektronischen Systemen sind

a) Unterlagen, die als Zwischen-, Neben- oder Endprodukte elektronischer Verarbeitungsprozesse erzeugt werden und in digitaler oder analoger Form vorliegen können,

b) Unterlagen, die ausschliesslich in digitaler Form zugänglich und nur mittels elektronischer Hilfsmittel lesbar sind (digitale Unterlagen).

3. Geschäftsrelevant sind Unterlagen mit Informationen, die für das Verstehen, Durchführen und Nachvollziehen eines Geschäfts nötig sind (primäre Daten), sowie die für deren Verständnis notwendigen beschreibenden und technischen Hilfsinformationen (Metadaten).

4. Archivwürdig sind Unterlagen, wenn sie von dauerndem Wert sind

a) für die Sicherung der Interessen der Gemeinde,

b) für die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter,

c) für die Verwaltungstätigkeit,

d) für die Rechtsetzung und Rechtsanwendung,

e) für die Dokumentierung der Tätigkeit und der Organisation der Behörden,

f) für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte oder

g) für die Wissenschaft und Forschung.

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