Art. 26 Direktionsverordnung über die Verwaltung und Archivierung der Unterlagen von öffentlich-rechtlichen Körperschaften nach Gemeindegesetz und deren Anstalten (ArchDV Gemeinden) - Übernahme von elektronischen Unterlagen

1. Unterlagen aus vollständig elektronisch verwalteten Geschäftsbereichen können dauerhaft elektronisch archiviert werden, sofern die Systeme zur elektronischen Geschäftsverwaltung und zur elektronischen Archivführung als Mindeststandard die fachlichen Anforderungen gemäss KOST erfüllen.

2. Die für die Verwaltung von Unterlagen zuständigen Stellen halten die archivwürdigen elektronischen Unterlagen so lange im System der Geschäftsverwaltung bereit (Zwischenarchiv gemäss Artikel 15), bis die erfolgreiche Übernahme durch das elektronische Archiv durchgeführt und bestätigt ist.

3. Nach Eingang der Übernahmebestätigung werden die abgelieferten Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem gelöscht oder als archiviert gekennzeichnet. Unterlagen mit Personendaten sind zusätzlich als solche zu kennzeichnen, und der Zugriff darauf ist gemäss Artikel 31 einzuschränken.

4. Hat die Gemeinde eine Dritte oder einen Dritten mit der elektronischen Archivierung beauftragt, bestätigt diese oder dieser vor der Löschung der Unterlagen im Geschäftsverwaltungssystem die erfolgreiche Übernahme schriftlich.

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