Art. 16 Standeskommissionsbeschluss über die Aufbewahrung und Archivierung von Daten (StKB AAD) - Aufbewahrung und Nachsendung von digitalisierten Papierdokumenten

1. Die Papierdokumente sind nach der Erstellung des Scans während mindestens 60 Tagen physisch an einem sicheren Ort aufzubewahren. Nach Ablauf der Frist sorgt die für das Scannen verantwortliche Stelle für die vertrauliche Vernichtung der Papierdokumente.

2. Die Frist von 60 Tagen gilt nicht für Dokumente, die von den für das Geschäft zuständigen Stellen selbst gescannt werden. Sind die Dokumente nicht in Papier aufzubewahren, kann die vertrauliche Vernichtung der Papierdokumente umgehend veranlasst werden.

3. Nach dem Erhalt der gescannten Dokumente beurteilt die für das Geschäft zuständige Stelle, ob die Dokumente im Original in Papierform aufzubewahren sind, und veranlasst diesfalls umgehend die physische Nachsendung der Papieroriginale durch die für das Scannen zuständige Stelle.

4. Dokumente sind insbesondere dann in Papierform aufzubewahren, wenn

a) eine Aufbewahrung in Papierform vorgeschrieben ist;

b) sie benötigt werden, um einen rechtserheblichen Sachverhalt zu beweisen, insbesondere wegen handschriftlicher Unterschriften;

c) deren weitere Verwendung im Verfahren erforderlich ist;

d) sie der Absenderin oder dem Absender der Sendung zurückzugeben oder einem Dritten auszuhändigen sind, insbesondere im Original eingereichte Beilagen;

e) der Grosse Rat für sie eine eigenhändige Unterschrift vorschreibt (Art. 11a Abs. 1 EG ZGB).

5. Die Standeskommission legt das Nähere zur vorübergehenden Aufbewahrung und zur Vernichtung der Papierdokumente, die gescannt und elektronisch zugewiesen wurden, durch Weisung fest.

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