§ 6 Verordnung zur Aktenführung in der kantonalen Verwaltung (AktenV) - b) Anforderungen

1. Die Aktenführung erfüllt unabhängig von Verfahren, Systemen, Prozessen und Informationsträgern folgende Anforderungen

a) Informationen sind echt bezüglich Urheberschaft und Zeitpunkt der Erstellung (Authentizität),

b) Informationen sind vollständig und dauerhaft gegen unbefugte Veränderungen geschützt und Änderungen müssen nachvollziehbar sein (Integrität),

c) Informationen sind bezüglich der aufgezeichneten Aktivitäten oder Ereignisse (Inhalte) vertrauenswürdig, genau und vollständig (Zuverlässigkeit),

d) Informationen sind gekennzeichnet, auffindbar, dauerhaft benutzbar, darstellbar und im Geschäftszusammenhang verständlich (Benutzbarkeit).

2. Systeme zur Unterstützung der Aktenführung erfüllen zudem folgende Kriterien

a) Sicherstellung der Übernahme von Dossiers und Informationen aus abgelösten Systemen (Migration),

b) Ermöglichung des Anbietens von Dossiers und Informationen ans Staatsarchiv.

3. Die technischen Normen der Generalsekretärenkonferenz (GSK) konkretisieren die Anforderungen an die Aktenführung, insbesondere zu Systemen zur Unterstützung der Aktenführung.

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