Art. 4 Verwaltungsvereinbarung über die Zusammenarbeit von Schweizer Kantonen bezüglich Errichtung und Betrieb eines Verbundes für die Archivierung elektronischer Unterlagen - Organe

1. Der Archivverbund DIMAG Schweiz verfügt über folgende zentrale Organe

a) Körperschaftsversammlung

b) Vorsitz der Körperschaftsversammlung

c) Aufsicht.

2. Die Körperschaftsversammlung besteht aus den Archivleiterinnen und Archivleitern beziehungsweise den stellvertretenden Archivleiterinnen und stellvertretenden Archivleitern der Träger mit je einem Vertreter.

3. Die Zuständigkeiten der Körperschaftsversammlung sind

a) den Vorsitz zum Abschluss ausschliesslich folgender Vereinbarungen zu beauftragen

a. Kooperationsvereinbarung mit den Deutschen Entwicklungspartnern des Systems DIMAG,

b. den Betrieb des Systems DIMAG mit einer Dienstleistungsvereinbarung einer öffentlich-rechtlichen Institution (nachfolgend Betreiberin genannt) zu übergeben,

b) Betriebsreglement zu erlassen und zu genehmigen,

c) den Jahresbericht (einschliesslich Jahresrechnung) des Vorsitzes zu genehmigen,

d) einzelne Projekte zu planen und zu genehmigen,

e) die Bedingungen für die Aufnahme neuer und den Austritt bisheriger Träger festzulegen.

4. Die Entscheide der Körperschaftsversammlung werden mit einfachem Mehr der anwesenden Vertreter der Träger gefällt. Jeder Vertreter hat eine Stimme. Ein Entscheid der Körperschaftsversammlung kann einen Träger nur bis zu einem finanziellen Betrag verpflichten, den er nach den ihm auferlegten finanziellen Vorgaben verantworten kann.

5. Der Vorsitz der Körperschaftsversammlung wird im Turnus von einer Archivleitung der Träger wahrgenommen. Die Amtszeit beträgt zwei Jahre. Die erneute Übernahme der Leitung der Körperschaftsversammlung ist frühestens nach zwei Jahren möglich.

6. Der Vorsitz der Körperschaftsversammlung vertritt den Archivverbund DIMAG Schweiz gegen aussen und setzt die Beschlüsse der Körperschaftsversammlung um. Er führt die Rechnung und erstellt jährlich einen Tätigkeitsbericht.

7. Der Vorsitz kann nur im Auftrag der Körperschaftsversammlung Vereinbarungen abschliessen oder ändern.

8. Der Sitz des Archivverbunds DIMAG Schweiz befindet sich am Ort des Vorsitzarchivs.

9. Die Aufsicht über die Aufgabenerfüllung der Körperschaft erfolgt durch eine jährliche Berichterstattung des Vorsitzes an die Kantone.

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