2024005838 16 MAI 2024. - Arrêté royal fixant les tâches et les modalités de composition et de fonctionnement du comité de concertation de la BAEC

§ 1er Le comité de concertation de la BAEC, ci-après dénommé "comité de concertation", visé à l'article 74, § 5, alinéa 3, de l'ancien Code civil, est une plate-forme de concertation avec les autorités et les institutions qui font un usage structurel de la BAEC.

Le comité de concertation donne des avis au comité de gestion de la BAEC, visé à l'article 74, § 1er, de l'ancien Code civil.

§ 2. A la demande du comité de gestion de la BAEC ou de sa propre initiative, le comité de concertation soumet à ce comité de gestion des avis et des propositions qui portent principalement sur

1° le fonctionnement de la BAEC ;

2° le cadre juridique de la BAEC en tant que source authentique ;

3° la structure et la qualité des données d'information ;

4° les possibilités d'amélioration du fonctionnement de la BAEC ;

5° le développement de nouvelles applications et fonctions dans la BAEC ;

6° l'amélioration de la convivialité de la BAEC ;

7° la simplification de l'utilisation de la BAEC.

Section 2. - Comité de concertation restreint

§ 1er. Le comité de concertation dans sa composition prévue à l'article 74, § 5, alinéa 4, de l'ancien Code civil, ci-après dénommé "comité de concertation restreint ", est une plate-forme de concertation entre le SPF Intérieur et le comité de gestion de la BAEC.

Le comité de concertation restreint émet des avis à l'intention du comité de gestion de la BAEC. Ces avis sont transmis au ministre de la Justice et au ministre de l'Intérieur.

§ 2. Le Comité de concertation restreint adresse, à la demande du comité de gestion de la BAEC, du Comité de concertation ou de sa propre initiative, des avis et des propositions au Comité de gestion de la BAEC, principalement en ce qui concerne

1° l'optimisation du flux d'informations entre la BAEC et le Registre national ;

2° la structure et la qualité des données d'information, en vue de l'optimisation du flux d'informations entre la BAEC et le Registre national.

CHAPITRE II. - Composition

§ 1er. Les membres du Comité de gestion de la BAEC, visés à l'article 74, § 5, de l'ancien Code civil, font de plein droit partie du comité de concertation.

Les autres membres du comité de concertation sont désignés par le Ministre de la Justice.

§ 2. Le Collège du ministère public, le Collège des cours et tribunaux, le Service public fédéral Intérieur et les Archives générales du Royaume et les Archives de l'Etat dans les Provinces désignent leurs représentants respectifs.

§ 3. Pour chaque membre effectif, il est désigné un membre suppléant, selon la procédure visée aux paragraphes 1er et 2.

En cas d'absence, le membre effectif veille, en temps utile, à en informer son suppléant. Le membre suppléant remplace le membre effectif empêché.

§ 4. Les membres sont désignés pour une période de 4 ans.

Après l'expiration de la période de 4 ans, les membres du comité de concertation restent en fonction jusqu'à ce qu'il soit pourvu à leur remplacement ou au renouvellement de leur mandat.

§ 5. Lorsqu'un membre effectif ne peut, pour une raison quelconque, achever son mandat, le membre qui le supplée devient effectif et un nouveau membre suppléant est désigné par le Ministre de la Justice pour la durée du mandat qui reste à courir.

§ 6. Le comité de concertation désigne en son sein un président et un vice-président parmi les représentants proposés par les associations des villes et communes, appartenant à des rôles linguistiques différents.

§ 7. Les §§ 1er à 6 s'appliquent mutatis mutandis au comité de concertation restreint.

CHAPITRE III. - Du fonctionnement

§ 1er. Le comité de concertation se réunit au moins deux fois par an.

Le comité de concertation se réunit, sur convocation de son président, d'office ou à la demande de

1° une des organisations mentionnées à l'article 74, § 5, alinéa 3, 2° à 5°, de l'ancien Code civil ;

2° un membre du comité de gestion de la BAEC.

§ 2. Le président convoque les membres au moins 15 jours calendriers à l'avance.

La convocation précise l'ordre du jour. La convocation à la demande indique les points que les demandeurs portent à l'ordre du jour. Les documents nécessaires pour les points de l'ordre du jour nécessitant une décision sont transmis en même temps que l'ordre du jour.

§ 3. Le comité de concertation restreint se réunit au moins deux fois par an.

Le comité de concertation restreint se réunit, sur convocation de son président, d'office ou à la demande de

1° un des représentants du Service Public Fédéral Intérieur, mentionné à l'article 74, § 5, alinéa 4, 2°, de l'ancien Code civil ;

2° un membre du comité de gestion de la BAEC.

§ 4. Le président convoque les membres au moins 15 jours calendriers à l'avance.

La convocation précise l'ordre du jour. La convocation sur demande visée à l'alinéa 2 indique les points que les demandeurs portent à l'ordre du jour. Les documents nécessaires pour les points de l'ordre du jour nécessitant une décision sont transmis en même temps que l'ordre du jour.

Les avis et les propositions sont rendus au nom du comité de concertation ou du comité de concertation restreint.

Le comité de concertation et le comité de concertation restreint s'efforcent de remettre des avis et des propositions unanimes. Si l'unanimité ne peut être atteinte, les avis et les propositions reflètent l'opinion majoritaire et les opinions divergentes sont incluses en tant qu'opinions minoritaires.

Le comité de concertation et le comité de concertation restreint peuvent consulter des experts non-membres et les inviter à participer à leurs réunions.

Le président, le vice-président et les membres du comité de concertation et du comité de concertation restreint, ne peuvent révéler des données dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leur fonction.

Les membres du comité de concertation et du comité de concertation restreint et les experts ont droit à une indemnité à titre de remboursement de leurs frais de voyage et de séjour, telle que déterminée par l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, pour autant qu'ils n'aient pas droit à un remboursement de ces coûts sur une autre base légale.

§ 1er. Le Service Public fédéral Justice assure le secrétariat du comité de concertation et du comité de concertation restreint.

Le secrétariat accomplit les tâches suivantes

1° préparer l'ordre du jour des réunions ;

2° convoquer les membres aux réunions ;

3° rédiger le procès-verbal des réunions ;

4° l'enregistrement et le suivi de toute la correspondance.

§ 2. Le siège du comité de concertation et du comité de concertation restreint est établi auprès du Service public fédéral Justice.

CHAPITRE IV. - Dispositions finales

Le présent arrêté entre en vigueur le 1er janvier 2025.

Le Ministre de la Justice, le Ministre de l'Intérieur, le Ministre des Affaires étrangères, le Ministre de l'Economie et du Travail et le Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Signatures

Donné à Bruxelles, le 16 mai 2024.

PHILIPPE

Par le Roi

Le Ministre de la Justice,

P. VAN TIGCHELT

La Ministre de l'Intérieur,

A. VERLINDEN

La Ministre des Affaires étrangères,

H. LAHBIB

Le Ministre de l'Economie et du Travail,

P. DERMAGNE

Le Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique,

T. DERMINE

Préambule

PHILIPPE, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'ancien Code civil, l'article 74, § 5, alinéa 1er, rétabli par la loi du 18 juin 2018 et remplacé par la loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil ;

Vu la loi 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil l'article 83;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 31 janvier 2024, le 5 mars 2024, le 12 mars 2024 et le 8 avril 2024;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 15 avril 2024;

Vu la décision n° 76.189/2 du Conseil d'Etat, donnée le 22 avril 2024, en application de l'article 84, § 5, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, de la Ministre de l'Intérieur, de la Ministre des Affaires étrangères, du Ministre de l'Economie et du Travail et du Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI

Sire,

Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément à l'article 74, § 5, de l'ancien Code civil, rétabli par la loi du 18 juin 2018 et remplacé par la loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil, de fixer les modalités de composition et de fonctionnement du comité de concertation de la BAEC et ses missions.

La loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (ci-après : loi Modernisation de l'état civil) a introduit une banque de données d'actes de l'état civil (BAEC) dans le cadre de la modernisation de l'état civil. Cette loi est entrée en vigueur le 31 mars 2019. La BAEC est depuis lors gérée par le comité de gestion de la BAEC (conformément à l'arrêté royal du 22 février 2019 fixant les modalités de composition et de fonctionnement du comité de gestion de la BAEC).

La loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil a modifié un certain nombre de dispositions introduites par la loi Modernisation de l'état civil, l'un des objectifs de cette loi étant de mettre la législation actuelle sur l'état civil en conformité avec le Règlement général sur la protection des données. Elle a pour objet d'attribuer et de définir plus clairement les responsabilités qui concernent la BAEC. A cette fin, la loi introduit notamment une responsabilité conjointe du SPF Justice, des autorités communales et du SPF Affaires étrangères en matière de traitement dans la BAEC (article 73 de l'ancien Code civil). Il en résulte une modification de la composition, du fonctionnement et des tâches du comité de gestion de la BAEC.

Conformément à l'article 74, § 5, de l'ancien Code civil, un comité de concertation est créé. En outre, lorsqu'il est question de la coordination entre la BAEC et le Registre national ou de l'impact de la BAEC sur le Registre national, ce comité de concertation siège dans une composition restreinte.

L'objectif de cette instance est d'organiser une concertation continue entre les responsables de traitement de la BAEC et les autres acteurs impliqués dans la BAEC, mais qui ne sont pas des responsables de traitement.

Le comité de concertation peut donner des avis au comité de gestion de la BAEC concernant le fonctionnement de la BAEC, l'utilisation de la BAEC, le cadre juridique de la BAEC et les développements techniques de la BAEC.

Compte tenu de la mise à jour simultanée de la BAEC et du Registre national prévue par la loi (art. 71, 10° ancien Code civil) et de l'impact de celle-ci sur le fonctionnement du Registre national, le comité de concertation peut se réunir dans une composition différente (restreinte), visant à améliorer la coordination entre la BAEC et le Registre national.

Egalement dans sa composition restreinte, le comité de concertation peut adresser des avis et des propositions au comité de gestion de la BAEC. Ces avis sont transmis au ministre de la Justice et au ministre de l'Intérieur.

De plus, cet arrêté détermine la composition et le fonctionnement du comité de concertation.

L'entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2025, en même temps que l'entrée en vigueur de l'arrêté royal fixant les modalités de composition et de fonctionnement du comité de gestion de la BAEC.

Cette date d'entrée en vigueur offre également la possibilité de préparer la nomination des membres.

J'ai l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté

le très respectueux et très fidèle serviteur,

Le Ministre de la Justice,

P. VAN TIGCHELT

La Ministre de l'Intérieur,

A. VERLINDEN

La Ministre des Affaires étrangères,

H. LAHBIB

Le Ministre de l'Economie et du Travail,

P. DERMAGNE

Le Secrétaire d'Etat pour la Relance et les Investissements stratégiques, chargé de la Politique scientifique,

T. DERMINE