2024005790 16 MAI 2024. - Arrêté royal fixant les modalités de composition et de fonctionnement du comité de gestion de la BAEC

§ 1er. Les membres du comité de gestion de la BAEC, ci-après dénommé " comité de gestion " visé à l'article 74 de l'ancien Code civil, sont désignés par le Ministre de la Justice.

§ 2. Les associations des villes et communes et le Service public Fédéral Affaires étrangères proposent leurs représentants respectifs.

§ 3. Pour chaque membre effectif, il est désigné un membre suppléant, selon la procédure visée aux paragraphes 1er et 2.

En cas d'absence, le membre effectif veille, en temps utile, à en informer son suppléant. Le membre suppléant remplace le membre effectif empêché.

§ 4. Les membres sont désignés pour une période de 4 ans.

Après l'expiration de la période de 4 ans, les membres du comité de gestion restent en fonction jusqu'à ce qu'il soit pourvu à leur remplacement ou au renouvellement de leur mandat.

§ 5. Les membres du comité de gestion sont choisis de manière à garantir une répartition égale entre les rôles linguistiques français et néerlandais.

Les associations des villes et communes proposent au moins un représentant de chacune des trois associations désignées dans l'article 4, § 1er, de l'arrêté royal du 29 mai 2016 portant réorganisation de la Commission permanente de l'état civil.

Les associations des villes et communes proposent au moins un représentant de la région de langue allemande.

§ 6. Lorsqu'un membre effectif ne peut, pour une raison quelconque, achever son mandat, le membre qui le supplée devient effectif et un nouveau membre suppléant est désigné pour la durée du mandat qui reste à courir.

§ 7. Le comité de gestion désigne en son sein un président et un vice-président parmi les représentants proposés par les associations des villes et communes, appartenant à des rôles linguistiques différents.

CHAPITRE 2. - Du fonctionnement

§ 1er. Le comité de gestion se réunit au moins 2 fois par an, sur convocation de son président.

§ 2. Le président convoque les membres au moins 15 jours calendriers à l'avance, et ce d'office ou à la demande. La convocation à la demande s'effectue à l'initiative du Service public fédérale Justice ou du Service public fédérale Affaires étrangères et ceci en concertation ou à la demande d'au moins trois de ses membres.

La convocation précise l'ordre du jour. La convocation à la demande indique les points que les demandeurs portent à l'ordre du jour. Les documents nécessaires pour les points de l'ordre du jour nécessitant une décision sont transmis en même temps que l'ordre du jour.

§ 3. Le comité de gestion ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres est présente et si chaque responsable de traitement conjoint, comme visée à l'article 73 de l'ancien Code civil est représenté.

Si ce quorum n'est pas atteint, le comité de gestion peut, après une deuxième convocation, délibérer valablement sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents et pour autant qu'au moins un représentant de chacun des responsables de traitement conjoints visés à l'article 73 de l'ancien Code civil soit présent.

§ 4. Les décisions sont adoptées par consensus des membres.

Si le consensus n'est pas obtenu, les décisions sont adoptées à la majorité des deux tiers des voix.

En cas de partage des voix, la voix du président de séance est prépondérante.

Dans l'exercice de ses missions précisées à l'article 74, § 1er à § 4, de l'ancien Code civil, le comité de gestion prend connaissance des avis et propositions du comité de concertation et du comité de concertation restreint mentionnés aux articles 1er et 2 de l'arrêté royal du 16 mai 2024 fixant les tâches et les modalités de composition et de fonctionnement du comité de concertation de la BAEC.

Le comité de gestion motive sa décision de ne pas suivre un avis ou une proposition du comité de concertation ou du comité de concertation restreint.

Le comité de gestion peut consulter des experts non-membres et les inviter à participer à ses réunions.

Le président, le vice-président et les membres du comité de gestion, ne peuvent révéler des données dont ils ont eu connaissance dans le cadre de leur fonction.

Les membres du comité de gestion et les experts ont droit à une indemnité à titre de remboursement de leurs frais de voyage et de séjour, telle que déterminée par l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, pour autant qu'ils n'aient pas droit à un remboursement de ces coûts sur une autre base légale.

§ 1er. Le Service public fédéral Justice assure le secrétariat du comité de gestion.

Le secrétariat accomplit les tâches suivantes

- préparer l'ordre du jour des réunions du comité de gestion ;

- convoquer les membres aux réunions du comité de gestion ;

- rédiger le procès-verbal des réunions du comité de gestion ;

- l'enregistrement et le suivi de toute la correspondance adressée au comité de gestion et/ou à ses membres, recevoir les demandes d'accès à la BAEC inclus.

Le secrétariat communique les informations pertinentes aux services compétents du Service public fédéral Justice et du Service public fédéral Affaires étrangères, selon la répartition des compétences fixée par l'article 74, §§ 2 et 3 de l'ancien Code civil.

§ 2. Le siège du comité de gestion est établi auprès du Service public fédéral Justice.

CHAPITRE 3. - Dispositions finales

L'arrêté royal du 22 février 2019 fixant les modalités de composition et de fonctionnement du comité de gestion de la BAEC est abrogé.

Le 1er janvier 2025 entrent en vigueur

1° les articles 28 et 29 de la loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil ;

2° le présent arrêté.

Le Ministre de la Justice et le Ministre des Affaires étrangères, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Signatures

Donné à Bruxelles, le 16 mai 2024.

PHILIPPE

Par le Roi

Le Ministre de la Justice,

P. VAN TIGCHELT

La Ministre des Affaires étrangères,

H. LAHBIB

Préambule

PHILIPPE, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'ancien Code civil, l'article 74, § 4, alinéa 3, rétabli par la loi du 18 juin 2018 et remplacé par la loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil;

Vu la loi 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil l'article 83;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 31 janvier 2024 et le 5 mars 2024;

Vu l'accord du Ministre du Budget, donné le 21 mars 2024;

Vu la décision n° 76.042/2 du Conseil d'Etat, donné le 2 avril 2024, en application de l'article 84, § 5, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973;

Sur la proposition du Ministre de la Justice, de la Ministre des Affaires étrangères et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI

Sire,

Le projet d'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a pour objectif, conformément à l'article 74, § 4 de l'ancien Code civil, rétabli par la loi du 18 juin 2018 et remplacé par la loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil, de fixer les modalités de composition et de fonctionnement du comité de gestion de la BAEC.

La loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges (ci-après : loi Modernisation de l'état civil) a introduit une banque de données d'actes de l'état civil (BAEC) dans le cadre de la modernisation de l'état civil. Cette loi est entrée en vigueur le 31 mars 2019. La BAEC est depuis lors gérée par le comité de gestion de la BAEC (conformément à l'arrêté royal du 22 février 2019 fixant les modalités de composition et de fonctionnement du comité de gestion de la BAEC).

La loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l'état civil a modifié un certain nombre de dispositions introduites par la loi Modernisation de l'état civil, l'un des objectifs de cette loi étant de mettre la législation actuelle sur l'état civil en conformité avec le Règlement général sur la protection des données. Elle a pour objet d'attribuer et de définir plus clairement les responsabilités qui concernent la BAEC. A cette fin, la loi introduit notamment une responsabilité conjointe du SPF Justice, des autorités communales et du SPF Affaires étrangères en matière de traitement dans la BAEC (article 73 de l'ancien Code civil). Il en résulte une modification de la composition, du fonctionnement et des tâches du comité de gestion de la BAEC. C'est la raison pour laquelle l'arrêté royal du 22 février 2019 est remplacé par le présent arrêté royal, qui s'inscrit dans le cadre de l'exécution de cette loi.

Les tâches du " nouveau " comité de gestion de la BAEC sont définies par la loi.

Conformément à l'article 74 de l'ancien Code civil, le comité de gestion exerce la responsabilité conjointe du traitement. L'exposé des motifs précise à cet égard que le comité de gestion détermine en d'autres termes la manière dont les personnes concernées sont informées et la manière dont leurs droits peuvent être exercés.

Conformément à l'article 74 de l'ancien Code civil, les autorités communales et le Service public fédéral Affaires étrangères s'occupent de l'introduction et de la modification des actes de l'état civil, de la collecte et de la validation des données enregistrées dans la BAEC.

Le Service public fédéral Justice, les autorités communales et le Service public fédéral Affaires étrangères assurent conjointement la gestion et la mise à disposition des données contenues dans la BAEC.

L'entrée en vigueur est prévue pour le 1er janvier 2025, ce qui coïncide avec l'entrée en vigueur de l'arrêté royal fixant les tâches et les modalités de composition et de fonctionnement du comité de concertation de la BAEC.

Cette date d'entrée en vigueur offre également la possibilité de préparer la nomination des membres.

J'ai l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté

le très respectueux et très fidèle serviteur,

Le Ministre de la Justice,

P. VAN TIGCHELT

La Ministre des Affaires étrangères,

H. LAHBIB