2022041403 15 MAI 2022. - Arrêté royal relatif à la maîtrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale

L'article 1er définit le champ d'application du présent arrêté.

Afin de préserver la cohérence avec les arrêtés relatifs à la création du Service fédéral d'audit interne et du Comité d'audit de l'Administration fédérale, le champ d'application est le même que le champ d'application défini dans l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne et dans l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale. Le Bureau fédéral du Plan n'a pas été intégré au champ d'application sur recommandation du Conseil Central de l'Economie.

Afin de stabiliser la définition du champ d'application, il est fait référence à des parties du champ d'application de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral.

En ce qui concerne les services d'administration générale (services publics fédéraux, services publics fédéraux de programmation, le Ministère de la Défense) et les services qui en dépendent, les articles 37 et 107, alinéa 2 de la Constitution accordent au Roi la compétence de régler l'organisation de ces services. Tant la jurisprudence que la doctrine déduisent des dispositions constitutionnelles ci-dessus que la création et l'organisation des services d'administration générale relèvent exclusivement de la compétence du Roi.

L'article 6 de la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments forme la base légale du présent arrêté pour la Régie des Bâtiments.

Etant donné que le Roi, à l'article 2, alinéa 2 de la loi du 4 février 2000 portant création de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la chaîne alimentaire et à l'article 22 de la loi du 20 juillet 2006 relative à la création et au fonctionnement de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé est habilité par arrêté délibéré au Conseil des ministres à réglementer l'organisation et le fonctionnement des différents organismes d'intérêt public, ces articles peuvent également servir de base légale pour cet arrêté.

En ce qui concerne l'Agence fédérale d'accueil des demandeurs d'asile, la base juridique réside dans l'article 55, alinéa 2 de la loi du 12 janvier 2007 sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers.

En ce qui concerne l'Agence fédérale de la Dette, l'article 7 de la loi portant création de l'Agence fédérale de la Dette et suppression du Fonds des Rentes accorde au Roi la compétence de déterminer le fonctionnement et l'organisation de la maîtrise de l'organisation et de l'audit interne de l'Agence.

Deux autres catégories sont également comprises dans le champ d'application du présent arrêté, sans être mentionnées spécifiquement, à savoir les services administratifs à comptabilité autonome (art 2, alinéa 1er, 2° de la loi du 22 mai 2003) et les entreprises d'Etat (art 2, alinéa 1er, 4° de la loi du 22 mai 2003), qui disposent d'une autonomie de gestion mais sans personnalité juridique.

Définitions

Afin de clarifier une série de termes, ceux-ci sont définis à l'article 2.

Service : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par " service " dans le présent arrêté royal.

Dirigeant : le responsable administratif le plus élevé au sein d'un service donné (président du comité de direction d'un service public fédéral, président d'un service public fédéral de programmation, chef de la Défense, administrateur général ou administrateur délégué d'un parastatal).

Comité d'audit de l'Administration fédérale : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par le " Comité d'audit de l'Administration fédérale " dans le présent arrêté.

Service fédéral d'audit interne : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par le " Service fédéral d'audit interne " dans le présent arrêté.

Maîtrise de l'organisation : définition de ce qu'il y a lieu d'entendre par " maîtrise de l'organisation " dans le présent arrêté.

Le remplacement du terme " contrôle interne " par le terme " maîtrise de l'organisation " remonte à la note " Pour une maîtrise globale des risques dans les SPF et SPP ", proposée par le Ministre du Budget et approuvée par le Conseil des ministres le 30 juin 2006. Dans cette note, il était déjà précisé dans les définitions que le contrôle interne devait être compris dans le sens de la maîtrise anglo-saxonne. Ce changement de dénomination a en outre été motivé par de nombreuses fausses idées concernant le terme " contrôle interne ", comme : il s'agit d'une couche de contrôle supplémentaire, il ne porte que sur les sujets financiers et budgétaires, il permet d'avoir une assurance totale concernant l'atteinte des objectifs. Ce changement de terminologie contribuera donc au renforcement du socle de soutien au sein de l'organisation.

Système pour la maîtrise de l'organisation : pour réaliser les six objectifs de la maîtrise de l'organisation, à savoir

1) l'atteinte effective des objectifs fixés ;

2) la gestion efficiente des risques liés aux objectifs ;

3) le respect de la réglementation et des procédures ;

4) le fonctionnement efficace, efficient et éthique des services et l'allocation économique des ressources ;

5) la protection de leurs actifs et la prévention de la fraude ;

6) le respect de l'obligation de rendre compte,

chaque service définit une série d'initiatives pour mettre concrètement en oeuvre la maîtrise de l'organisation, compte tenu de la spécificité du service, comme la mission, les objectifs stratégiques, les activités et la taille du service.

L'ensemble de ces mesures collaboratives forme un système et peut être considéré comme une boîte à outils ou comme un soutien logistique à la mise en oeuvre concrète de la maîtrise de l'organisation dans le service.

Les mesures internes mentionnées peuvent différer quant à leur nature

* mesures relatives à la structure organisationnelle : outre la désignation d'un Coordinateur maîtrise de l'organisation et d'un Risk officer, il faut réfléchir à la structure optimale pour la mise en oeuvre de la maîtrise de l'organisation au sein du service. Par exemple, il peut être décidé de mettre en place un réseau interne de représentants des différentes entités du service pour soutenir le Coordinateur maîtrise de l'organisation dans sa mission ;

* mesures relatives à l'utilisation de certains instruments : lors de la mise en oeuvre concrète de la maîtrise de l'organisation au sein du service, un soutien est nécessaire sous la forme de la mise à disposition d'instruments pour le Coordinateur maîtrise de l'organisation, le Risk officer et tous les autres intéressés. Par exemple, il peut être décidé de soutenir les activités du Coordinateur maîtrise de l'organisation, du Risk officer et des autres intéressés à l'aide de banques de données, d'applications et d'instruments méthodologiques ;

* mesures relatives au respect de certaines procédures : il s'agit ici de toutes les procédures qui supportent la mise en oeuvre concrète de la maîtrise de l'organisation au sein du service. Par exemple, on peut mettre en place une procédure qui définit le rapportage entre le Coordinateur maîtrise de l'organisation, le Risk Officer et le management.

De plus, le modèle des " 3 lignes de défense " est un système qui permet d'assurer une coordination efficace et efficiente entre les différents rôles et activités identifiées en matière de gestion des risques. La première ligne correspond au management opérationnel ; la deuxième comprend les fonctions de supervision des risques et de conformité ; et enfin, la troisième correspond à l'audit interne. Le coordinateur maîtrise de l'organisation et le Risk officer, mentionnés ci-dessus, font partie de la deuxième ligne.

Niveau de maturité : La maturité d'un service permet, d'une part, d'établir le positionnement actuel du service sur l'échelle de maturité et de constater son évolution et, d'autre part, de fournir une échelle de comparaison pour le benchmark interne ou externe.

Domaine de gestion

Voici des exemples de domaines de gestion possibles : gestion des objectifs, gestion des risques et des processus, gestion des intéressés, structure organisationnelle, gestion des ressources humaines, culture organisationnelle, information et communication, gestion financière, gestion Facility et technologies de l'information et de la communication.

Les domaines de gestion ne sont pas indépendants les uns des autres. Chaque domaine de gestion a de nombreux liens avec les autres domaines de gestion. Il y a une interaction permanente entre ces domaines de gestion. Une maturité suffisante dans ces domaines de gestion est une condition fondamentale que doit remplir chaque organisation pour aboutir à une maîtrise de l'organisation et un système pour la maîtrise de l'organisation performants.

L'ensemble des domaines de gestion doit couvrir les cinq composantes du modèle COSO de 2013 et ainsi contribuer à la réalisation des objectifs généraux de la maîtrise de l'organisation.

Comité de risque : Comité visé à l'article 5, § 3 du présent arrêté.

Les cinq composantes COSO

1) Environnement de gestion

L'environnement de gestion définit la mentalité au sein d'une organisation et influence ainsi la conscience du personnel en termes de gestion. L'environnement de gestion se compose des éléments suivants

* valeurs et intégrité

* compétences, formations et évaluation du personnel

* structure de l'organisation, des rôles et des responsabilités

* vision et politique

* philosophie et style de management

* moyens et instruments de gestion

Cet environnement constitue la base des autres éléments de la maîtrise de l'organisation.

2) Gestion des risques

La gestion des risques est le processus d'identification et d'analyse des risques pertinents pour la réalisation des objectifs de l'organisation et la définition de la bonne réaction.

3) Mesures de maîtrise

Les mesures de maîtrise se composent de la politique et des procédures mises en place pour faire face aux risques et réaliser les objectifs de l'organisation.

4) Monitoring

Le monitoring d'un domaine de gestion est nécessaire afin de pouvoir évaluer la qualité du fonctionnement du système pour la maîtrise de l'organisation dans le temps. Le monitoring s'effectue par le biais d'activités de routine, d'évaluations individuelles ou d'une combinaison des deux.

5) Information et communication

Il s'agit d'une composante horizontale : elle fonctionne de manière transversale au travers des quatre autres composantes. La présence de méthodes de travail et de systèmes qui doivent permettre aux collaborateurs de collecter, d'enregistrer, d'analyser, de recevoir et de transmettre les informations nécessaires.

Ces cinq composantes sont clarifiées dans les principes COSO.

Selon la spécificité d'un service, le Coordinateur maîtrise de l'organisation et le Risk officer sont soit un rôle, soit une fonction.

Le Coordinateur maîtrise de l'organisation coordonne et facilite le processus Plan-Do-Check-Act pour améliorer la maîtrise de l'organisation et le système pour la maîtrise de l'organisation. Il a une connaissance approfondie des cinq composantes et des dix-sept principes du modèle COSO de 2013. Dans ses activités quotidiennes, le Coordinateur maîtrise de l'organisation est assisté par le Risk officer et ce, pour des aspects spécifiques de la gestion des risques.

Le Risk officer a une grande expertise dans le domaine de la gestion des risques et il coordonne et facilite le processus en matière de gestion des risques comme élément de la maîtrise de l'organisation.

1. Au paragraphe 2, il y a lieu d'omettre les mots " Dans cet arrêté, ". Une observation similaire vaut pour la suite du projet et notamment pour le paragraphe 4, ainsi que pour les articles 4, § 2, et 7, § 1er, 4°, du projet, lorsqu'ils précisent inutilement " auxquels s'applique le présent arrêté " ou " du présent arrêté (royal) ".

2. Au paragraphe 5, le mot " calendriers " sera à chaque fois omis.

Il sera par ailleurs prévu que l'absence d'avis implique qu'il est passé outre à la consultation du Comité.

Les différents domaines de gestion, ainsi que leurs grilles d'évaluation, sont définis et imposés dans un arrêté ministériel élaboré par le Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions et le Ministre qui a le Budget dans ses attributions, sur la base d' une proposition de l'Audit fédéral interne.

Le niveau minimum de maturité sera déterminé pour les différents domaines de gestion. Cela se fait au niveau du service ou au niveau des entités sous-jacentes du service concerné. Le dirigeant utilise à cet effet une autoévaluation par domaine de gestion. Cette approche permet au dirigeant d'un service d'informer concrètement tous les intéressés concernant le niveau de maturité qui doit au minimum être atteint pour que la réalisation des objectifs dont il est responsable ne relève pas du hasard. En outre, le fait qu'un niveau minimum de maturité soit atteint ou non déterminera si des actions d'amélioration doivent être mises en place ou non dans certains domaines de gestion. En prenant des décisions concernant le niveau minimum de maturité, le dirigeant facilite la maîtrise de l'organisation dans son service.

En d'autres termes, une assurance raisonnable est recherchée pour la réalisation de tous les objectifs dont le dirigeant est responsable, en s'assurant de la bonne gestion de l'organisation. Une assurance raisonnable est un degré élevé d'assurance. Ce niveau d'assurance est obtenu lorsque le dirigeant a recueilli des preuves suffisantes et appropriées pour conclure qu'il a de fortes chances d'atteindre ses objectifs. L'assurance raisonnable n'est pas une assurance absolue. Un système pour la maîtrise de l'organisation ne pourra donc jamais offrir une assurance absolue quant à la réalisation des objectifs d'un service.

L'article 4 tient également compte du principe de subsidiarité, selon lequel le dirigeant détermine le niveau minimum de maturité nécessaire pour atteindre les objectifs dont il est responsable. Chaque ministre vérifie qu'il y a des garanties suffisantes pour avoir également une assurance raisonnable que les objectifs politiques seront atteints. A cette fin, chaque ministre se base sur les niveaux de risque, et donc aussi sur les risques qui dépassent les services.

La documentation sur le système de la maîtrise de l'organisation énumérée dans l'article 4 ne doit pas être reprise dans le rapport annuel visé à l'article 7 du présent arrêté, mais elle doit néanmoins être disponible à tout moment pour les audits. Cette documentation permet également d'assurer la continuité de l'organisation.

Le premier paragraphe de l'article 5 porte sur la responsabilité opérationnelle relative au bon fonctionnement de la maîtrise de l'organisation. La responsabilité stratégique du dirigeant est traitée à l'article 3.

Le deuxième paragraphe de l'article 5 précise que le dirigeant peut déterminer en fonction du contexte si le rôle du Coordinateur maîtrise de l'organisation et le rôle du Risk officer peuvent être assumés simultanément par la même personne ou non. Si le Coordinateur maîtrise de l'organisation dispose également d'une vaste expertise en matière de gestion des risques, les tâches et les responsabilités des deux rôles peuvent être assumées par la même personne. En fonction de la spécificité d'un service, il peut en outre être décidé que soit les tâches et responsabilités du Coordinateur maîtrise de l'organisation, soit les tâches et responsabilités du Risk officer, soit les tâches et responsabilités des deux rôles, constituent une fonction.

Le troisième paragraphe précise, à la suite de l'avis 71.091/4 du Conseil d'Etat, la composition et les rôles du comité de risques que le dirigeant doit veiller à réunir de manière régulière.

L'article 6 clarifie le rôle du Service public fédéral Stratégie et Appui.

Le support méthodologique lors du développement de la maîtrise de l'organisation peut porter sur les aspects suivants

- harmonisation ;

- identification des bonnes pratiques ;

- mise en réseau des personnes occupant une même fonction et ayant une même expertise ;

- accompagnement et formation ;

- aide aux processus de changement.

La mission de service de support par le Service public fédéral Stratégie et Appui se concrétise en deux formules

- à la demande des dirigeants intéressés, le Service public fédéral Stratégie et Appui assume des missions de conseiller et d'accompagnateur ;

de sa propre initiative, il crée et coordonne de vastes réseaux thématiques.

CHAPITRE II. - Modalités de rapportage

A l'alinéa 1er, 4°, il y a lieu de renvoyer au Comité des risques tel qu'il est défini à l'article 2, 9° (et non 8° ).

Cet article ne nécessite aucun commentaire.

L'article 9 tend à remplacer dans l'arrêté royal du 17 aout 2007 `portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF)', les mots " systèmes de contrôle interne " par les mots " systèmes de (lire : pour la) maitrise de l'organisation ".

Il serait utile de renvoyer à la définition de " systèmes pour la maitrise de l'organisation " qui est prévue à l'article 2, 4°, du projet.

1. La rédaction des alinéas 1er, 2 et 4, sera revue afin de ne pas faire double emploi et d'assurer la bonne insertion avec les modifications apportées aux dispositions modifiées de l'arrêté royal du 17 aout 2007 par l'arrêté royal du 4 mai 2016 `portant création du Service fédéral d'audit interne'.

Les alinéas 1er, 2 et 4, seront revus en conséquence.

2. Dans la version française, si la modification envisagée à l'alinéa 3 porte sur l'article 13, § 1er, alinéa 1er, de l'arrêté royal du 17 aout 2007, les mots à remplacer sont " pour le 31 juillet de chaque année ".

Cet article ne nécessite aucun commentaire.

Telle qu'elle est formulée, la définition de " maitrise de l'organisation " et de " système pour la maitrise de l'organisation " est tautologique.

Il y a lieu de renvoyer aux définitions prévues par l'article 2, 3° et 4°, du projet.

L'article 12 sera rédigé en ce sens.

Observation finale de légistique

Il est utilement renvoyé au Code de légistique 7 . A titre d'exemple, il y a lieu de vérifier les intitulés officiels (voir par exemple la version française des alinéas 3 et 4 du préambule), les modifications à mentionner (alinéa 7 du préambule) ou à ne pas mentionner (alinéa 8 du préambule), la division en paragraphe (articles 3 à 7 du projet), les mentions relatives à l'acte dont les dispositions sont modifiées (8 à 16 du projet), la rédaction de l'article d'exécution (article 18 du projet).

L'arrêté royal en projet sera soigneusement revu.

Le greffier, Le président,

Anne-Catherine Van Geersdaele Martine Baguet

Notes

1 Rapport au Roi, page 4.

2 Rapport au Roi, page 5.

3 A ce sujet, l'article 31, alinéa 3, de la loi 22 mai 2003 ne semble pas pouvoir constituer un fondement juridique suffisant en ce qu'il prévoit que " [l]e Roi, sur proposition du Ministre du Budget, fixe les modalités d'organisation et d'intervention de l'audit interne en matière de budget et de comptabilité ". Voir l'avis n° 58.829/4 donné le 3 mars 2016 sur un projet devenu l'arrêté royal du 4 mai 2016 `portant création du Service fédéral d'audit interne', http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/58829.pdf.

4 Même s'il est prévu dans l'article 4, § 2, du projet, que c'est le dirigeant qui détermine le niveau minimum de maturité pour les différents domaines de gestion.

5 Rapport au Roi, pages 3, 8 et 9.

6 Voir, dans le même sens, l'avis n° 42.545/4 donné le 16 avril 2007 sur un projet devenu l'arrêté royal du 17 aout 2007 `relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral', http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/42545.pdf ; l'avis n° 42.766/4 donné le 2 mai 2007 sur un projet devenu l'arrêté royal du 17 aout 2007 `relatif aux activités d'audit interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral', http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/42766.pdf ; l'avis n° 42.767/4 donné le 2 mai 2007 sur un projet devenu l'arrêté royal du 17 aout 2007 `portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF)', http://www.raadvst-consetat.be/dbx/avis/42767.pdf.

7 Principes de technique législative - Guide de rédaction des textes législatifs et réglementaires, www.raadvst-consetat.be, onglet " Technique législative ", recommandation n os 27, a) et c), 30, 57 et s., 112 et 167.

L'article 7 du présent arrêté prévoit que le dirigeant rédige un rapport annuel concernant la maîtrise de l'organisation. Ce rapport annuel est évalué par le Service fédéral d'audit interne.

Cet article ne nécessite aucun commentaire.

Cet article ne nécessite aucun commentaire.

CHAPITRE V. - Dispositions finales et dispositions transitoires

L'article 14 dispose que l'arrêté royal de 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral est abrogé. Ce choix découle de la volonté de garantir la lisibilité de la réglementation. L'importance des changements apportés justifie le fait que l'arrêté royal de 2007 soit intégralement réécrit.

Cet article ne nécessite aucun commentaire.

Cet article ne nécessite aucun commentaire.

J'ai l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté

le très respectueux et très fidèle serviteur,

Le Premier Ministre,

A. DE CROO

La Ministre de la Fonction publique,

P. DE SUTTER

Le Ministre de la Justice,

V. VAN QUICKENBORNE

La Secrétaire d'Etat au Budget

E. DE BLEEKER

Conseil d'Etat,

section de législation

Avis 71.091/4 du 21 mars 2022 sur un projet d'arrêté royal `relatif à la maitrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 aout 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration Fédérale'

Le 22 février 2022, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par la Vice-Première Ministre et Ministre de la Fonction publique, des Entreprises publiques, des Télécommunications et de la Poste à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `relatif à la maitrise de l'organisation au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, et modifiant les arrêtés royaux du 4 mai 2016 portant création du service fédéral d'audit interne et du 17 aout 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration Fédérale'.

Le projet a été examiné par la quatrième chambre le 21 mars 2022 . La chambre était composée de Martine Baguet, président de chambre, Luc Cambier et Bernard Blero, conseillers d'Etat, et Anne-Catherine Van Geersdaele, greffier.

Le rapport a été présenté par Véronique Schmitz, premier auditeur .

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Martine Baguet .

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 21 mars 2022 .

*

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° , des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

Formalité préalable

Il résulte de l'article 129, alinéa 2, de la loi du 21 décembre 1994 `portant des dispositions sociales et diverses' qui est invoqué comme fondement juridique que le Conseil central de l'économie doit être consulté.

Ni les pièces du dossier transmis à la section de législation ni le préambule ne font apparaitre que cette formalité préalable obligatoire a été accomplie.

Il appartient à l'auteur du projet de veiller à son bon accomplissement dont mention sera faite au préambule.

Fondements juridiques

L'arrêté royal en projet doit disposer d'un fondement juridique suffisant pour couvrir le champ d'application qui est défini aux articles 1er, 8 et 11.

1. Pour les services publics fédéraux et les services publics de programmation ainsi que pour le Ministère de la Défense, il s'agit des articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution (et non 108).

L'alinéa 1er du préambule et le rapport au Roi 1 seront modifiés sur ce point.

2. Pour les organismes d'intérêt public fédéraux de catégorie A (au sens de l'article 2, alinéa 1er, 3°, a), de la loi du 22 mai 2003 `portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral' dont font partie la Régie des Bâtiments, le Bureau fédéral du Plan, l'AFSCA, l'AFMPS, FEDASIL et l'Agence fédérale de la Dette), il s'agit des dispositions légales qui sont citées aux alinéas 2 à 7 du préambule.

3. Pour les services administratifs à comptabilité autonome (au sens de l'article 2, alinéa 1er, 2°, de la loi du 22 mai 2003) et les entreprises d'Etat (au sens de l'article 2, alinéa 1er, 4°, de la loi du 22 mai 2003), ni le préambule ni le rapport au Roi 2 n'énoncent un fondement juridique en ce qui les concerne.

Le préambule sera complété en conséquence 3 .

Observation générale

Lors de la rédaction de textes normatifs, il y a lieu de se soucier de leur clarté et de leur lisibilité, celles-ci constituant des conditions indispensables à la sécurité juridique.

Ainsi, il y a lieu de formuler les observations suivantes concernant les définitions contenues dans l'arrêté royal en projet

- La définition de " niveau de maturité " (article 2, 5°, du projet) n'est pas suffisamment claire en ce qu'elle correspond davantage à une recommandation ou à un objectif à atteindre 4 .

- La définition de " domaine de gestion " (article 2, 6°, du projet) est établie par référence aux " composantes COSO " qui ne sont pas définies dans l'arrêté royal en projet mais dans le rapport au Roi 5 . En outre, l'article 3 du projet utilise d'autres notions comme " les principes du cadre de travail COSO ", les " grandes lignes INTOSAI ", " les principes COSO ", le " cadre COSO " sans exposer la nuance existant entre ces différentes notions. Sur ce point, l'arrêté royal en projet devrait mieux identifier à quelles normes européennes et internationales il entend faire référence 6 .

- Les différents " domaines de gestion " ainsi que les " grilles d'évaluation " ne sont pas fixés dans l'arrêté royal en projet. Il est prévu de les " définir " et de les " imposer " dans une circulaire élaborée par le(s) Ministre(s) qui a la fonction publique/le budget dans ses/leurs compétences sur la base d'une proposition de l'Audit interne fédéral (article 4, § 1er, du projet). Or, il n'est pas adéquat de prévoir que des dispositions réglementaires seront rendues obligatoires par voie de circulaire ; une délégation au Ministre pour les fixer par arrêté sera prévue à cet effet.

- La définition de " Comité des risques " (article 2, 9°, du projet) sera reformulée afin de ne pas contenir la composition de ce comité et le rôle de celui-ci, ces éléments normatifs devant être réglés dans le dispositif et non dans une disposition relative aux définitions.

- Il serait utile d'ajouter, à l'article 2 du projet, les définitions de " Comité d'audit de l'Administration fédérale " et d'" Audit fédéral interne " qui sont utilisées à plusieurs reprises dans l'arrêté royal projet.

Observations particulières

Préambule

Il résulte de l'article 6, § 1er, de la loi du 15 décembre 2013 `portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative' que le projet d'arrêté royal examiné, qui a été délibéré en Conseil des ministres, doit en principe faire l'objet d'une analyse d'impact.

En l'espèce, l'auteur du projet est toutefois dispensé de l'accomplissement de cette formalité en vertu de l'article 8, § 1er, 4°, de la loi du 15 décembre 2013 (autorégulation de l'administration fédérale).

Le préambule sera donc complété afin de mentionner cette dispense conformément à l'article 10 de l'arrêté royal du 21 décembre 2013 `portant exécution du titre 2, chapitre 2 de la loi du 15 décembre 2013 portant des dispositions diverses concernant la simplification administrative'.

Dispositif

Le Premier Ministre, le Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions et le Ministre qui a le Budget dans ses attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Signatures

Donné à Bruxelles, le 15 mai 2022.

PHILIPPE

Par le Roi

Le Premier Ministre,

A. DE CROO

La Ministre de la Fonction publique,

P. DE SUTTER

Le Ministre de la Justice,

V. VAN QUICKENBORNE

La Secrétaire d'Etat au Budget,

E. DE BLEEKER .

Préambule

PHILIPPE, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les articles 37 et 107, alinéa 2 de la Constitution ;

Vu la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments, article 6 ;

Vu la loi du 21 décembre 1994 portant des dispositions sociales et diverses, article 129 ;

Vu la loi du 4 février 2000 relative à la création de l'Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire, article 2, alinéa 2 ;

Vu la loi du 20 juillet 2006 relative à la création et au fonctionnement de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé, article 22 ;

Vu la loi du 12 janvier 2007 sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines catégories d'étrangers, article 55, alinéa 2 ;

Vu la loi du 25 octobre 2016 portant création de l'Agence fédérale de la Dette et suppression du Fonds des Rentes, l'article 7 ;

Vu l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral ;

Vu l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF) ;

Vu l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne ;

Vu l'avis n° 2022-1080 du Conseil central de l'Economie, donné le 28/04/2022, en application de l'article 129, alinéa 2, de la loi du 21 décembre 1994 " portant des dispositions sociales et diverses ",

Vu l'avis de l'inspecteur des Finances, donné le 13 janvier 2022 ;

Vu l'accord de la Secrétaire d'Etat au Budget, donné le 3 février 2022;

Vu l'avis n° 71.091/4 du Conseil d'Etat, donné le 21 mars 2022, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2° des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Vu l'article 8 de la loi du 15 décembre 2013 portant des dispositions diverses en matière de simplification administrative, le présent arrêté est dispensé d'analyse d'impact de la réglementation, s'agissant de dispositions d'autorégulation ;

Sur la proposition du Premier Ministre, de la Ministre de la Fonction publique, du Ministre de la Justice et de la Secrétaire d'Etat au Budget et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI,

Introduction

Sire,

L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à votre signature découle d'une proposition d'un groupe de travail fédéral composé de membres du réseau thématique interdépartemental, tel que prévu à l'article 6, § 1er, alinéa 3 de l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de contrôle interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral (ci-après dénommé " l'arrêté royal de 2007 "). Ce groupe de travail a été mandaté le 11 février 2020 par les présidents des services publics fédéraux, les présidents des services publics de programmation et le Chef de la Défense.

L'arrêté royal de 2007 a créé pour chaque service public fédéral, pour chaque service public fédéral de programmation et pour le Ministère de la Défense l'obligation de garantir le bon fonctionnement de son système de contrôle interne. En d'autre termes, il a instauré pour chaque responsable l'obligation de mettre en place des mécanismes qui garantissent la réalisation des objectifs qui leur ont été assignés. L'arrêté royal de 2007 a en outre instauré pour la première fois, par le biais de l'article 7, une obligation de rapporter annuellement sur le fonctionnement du système de contrôle interne de l'époque.

Le présent arrêté royal remplace l'arrêté royal de 2007. Il modifie, clarifie et complète certaines dispositions en tenant compte des évolutions rencontrées au sein de l'administration fédérale depuis 2007

* la création de l'Audit fédéral interne par l'arrêté royal du 4 mai 2016 ;

* l'intégration du service public fédéral Budget et Contrôle de la Gestion au sein du Service public fédéral Stratégie et Appui, par l'arrêté royal du 22 février 2017 portant création du Service public fédéral Stratégie et Appui.

* la demande du Collège des Présidents du 5/11/2019 d'aligner la réglementation relative au contrôle interne et à l'audit interne à la situation actuelle.

En outre, l'arrêté royal du 21/12/2021 modifiant l'arrêté royal du 29 octobre 2001 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions de management dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation et modifiant l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à la désignation et à l'exercice des fonctions d'encadrement dans les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation permet de formuler des ambitions en matière de maîtrise de l'organisation pour les services publics fédéraux et les services publics fédéraux de programmation par le biais d'objectifs transversaux.

Cet arrêté royal a en outre pour objectif de contribuer à une simplification de la réglementation dans le sens où l'évaluation des domaines de gestion peut être utilisée comme

1) une mesure de la maturité de la maîtrise de l'organisation au sein du service ;

2) un rapportage au Comité d'audit de l'administration fédérale et à l'Audit interne fédéral pour indiquer dans quelle mesure les objectifs généraux en matière de maîtrise de l'organisation ont été atteints et pour donner une description sommaire du système pour la maîtrise de l'organisation ;

3) une base pour l'exécution d'audits (internes) et la définition d'actions d'amélioration.

Cette approche garantit l'uniformité, la continuité et l'efficacité dans la recherche d'amélioration.

Le cadre de travail choisi dans cet arrêté correspond aux critères internationalement reconnus en matière de contrôle interne COSO (Committee of Sponsoring Organisations of the Treadway Commission) de 2013. Le modèle COSO a ensuite été traduit dans le secteur public en modèle INTOSAI (International Organisation of Supreme Audit Institutions).

Le présent arrêté royal apporte également un certain nombre de modifications à l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne et à l'arrêté royal du 17 août 2007 portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

CHAPITRE Ier. - Définition et organisation

Champ d'application