2022040653 22 MARS 2022. - Arrêté ministériel déterminant les modalités financières concernant l'octroi, l'utilisation et le contrôle du subside à destination des communes dans le cadre de la Task Force Groupes vulnérables avec l'objectif de soutenir les communes dans la lutte contre les violences intrafamiliales

Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par

1° Convention : la convention conclue entre le Ministre de l'Intérieur et la commune coordinatrice par laquelle le(s) projets faisant l'objet du financement, les objectifs et résultats à atteindre sont fixés ;

2° Affectation des dépenses: le fait que les crédits alloués sont ventilés par catégories de dépenses, à savoir en frais de personnel, frais de fonctionnement et investissements ;

3° Dépenses éligibles : les dépenses arrêtées ou encore les dépenses prévues par voie de convention ou d'accord écrit dérogatoire ;

4° Opportunité des dépenses : le lien pouvant être établi entre la dépense et la réalisation des objectifs fixés par la convention ;

5° Frais de personnel : frais supportés par l'employeur pour la mise en service du personnel engagé dans le cadre de la convention. Ces frais comprennent également les frais liés à la mise à l'emploi d'agents engagés dans le cadre de statuts spécifiques ;

6° Frais de fonctionnement : les frais administratifs, les frais de déplacement, les frais d'action ainsi que les frais de formation ;

7° Investissements : les dépenses qui ont une valeur unitaire d'au moins 1 000 euros et dont l'objet a une durée d'utilisation estimable de plus d'un an ;

8° Pièces justificatives : factures émanant de fournisseurs externes, bons de commande émanant de la commune, déclarations de créances circonstanciées, factures internes et autres documents précisés à l'annexe 2 reprenant les modalités pratiques de justification des dépenses ;

9° Preuve de paiement : les copies d'extraits bancaires ou toute pièce acquittée par le bénéficiaire ou, à défaut, une déclaration sur l'honneur du directeur financier, reprenant la liste détaillée et exhaustive des dépenses engagées et attestant que celles-ci ont bien été payées. Les copies de mandat ou d'ordre de paiement n'ont aucune valeur probante ;

10° Engagement : acte par lequel la commune crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge budgétaire, une dette ou dépense à charge du budget communal.

L'engagement réalisé consomme l'autorisation et diminue les crédits disponibles pour engager. Les paiements qui interviennent éventuellement au cours d'exercices ultérieurs sont la conséquence de l'engagement qui reste une consommation de l'exercice au cours duquel il est intervenu.

CHAPITRE 2. - Directives financières

Section 1re. - Généralités

La commune coordinatrice est responsable de l'utilisation faite du subside et s'engage à le gérer conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables aux subventions fédérales.

Section 2. - Modalités financières relatives à l'octroi du subside

§ 1. L'octroi du subside est subordonné à la conclusion d'une convention signée entre le Ministre de l'Intérieur et la commune coordinatrice.

§ 2. Dans la limite des crédits disponibles, ce subside est octroyé à titre d'intervention dans les frais découlant de l'exécution de la convention.

Section 3. - Modalités financières relatives à l'utilisation du subside

L'utilisation du subside est soumise au principe de l'affectation des dépenses.

L'utilisation du subside est soumise aux principes de l'éligibilité et de l'opportunité des dépenses.

La liste des dépenses éligibles figure en annexe 1.

Seules les dépenses ayant fait l'objet d'un engagement durant la période couverte par la convention sont prises en considération.

Section 4. - Mécanismes de contrôle

Sous-section 1re. - Présentation du dossier financier

§ 1er. Les communes justifient leurs dépenses par l'introduction d'un dossier financier.

§ 2. Toute dépense soumise doit être accompagnée d'une pièce justificative et d'une preuve de paiement.

§ 1er. Le dossier financier est constitué de deux parties

1° La déclaration financière mise à disposition via la plateforme ICT online de l'Administration;

2° Les pièces justificatives de la période de référence relatives aux dépenses de personnel, de fonctionnement et d'investissements qui sont transmises exclusivement par voie électronique via la plateforme ICT online.

La liste des pièces justificatives requises figure en annexe 2.

§ 2. La déclaration financière, ainsi que les pièces justificatives visées au paragraphe 1er, alinéa 1er, 1° et 2° du même article, sont introduites en ligne, dans le délai d'un mois à dater de la fin de la convention.

La déclaration financière ne sera validée que moyennant l'introduction dans la plateforme ICT online de la date d'approbation de la déclaration de créance et la transmission, en pièce jointe, de la décision du Conseil communal ou du Collège des Bourgmestre et Echevins/Collège communal approuvant préalablement à son introduction la déclaration financière.

§ 3. Des codes d'accès sécurisés garantissant la confidentialité des données ainsi qu'un mode d'emploi de l'application web sont distribués par l'Administration à chaque responsable désigné par la commune via décision du Collège des Bourgmestre et Echevins/Collège communal.

La commune reste responsable des accès délivrés et donne information à l'Administration des changements d'affectation et modifications d'accès nécessaires au bon suivi des procédures de contrôle financier.

§ 4. Les pièces seront conservées pour une durée de dix ans. Ce délai commence à courir le jour de clôture de la procédure de contrôle financier.

Sous-section 2. - Mécanisme de contrôle et procédures d'application pour la réalisation du décompte financier

L'Administration réalise un contrôle des pièces constitutives du dossier financier visées à l'article 8.

§ 1er. Le contrôle visé à l'article 9 porte sur

1° la recevabilité des pièces justificatives introduites;

Une pièce est considérée comme recevable dès lors qu'elle respecte les conditions énoncées aux articles 4 et 5 du présent arrêté et qu'elle figure parmi les pièces prescrites dans l'annexe 2 du présent arrêté.

2° le respect des conditions arrêtées par l'arrêté royal du 27 octobre 2021 déterminant les modalités d'octroi d'un subside à destination des communes dans le cadre de la Task Force Groupes vulnérables avec l'objectif de soutenir les communes dans la lutte contre les violences intrafamiliales et le présent arrêté.

§ 2. Un contrôle complémentaire au sein de la commune portant sur l'effectivité des dépenses et sur leur lien avec les objectifs de la convention peut être réalisé par coup de sonde.

Des compléments d'information peuvent être requis par l'Administration. L'absence de transmission des compléments requis entraîne le refus des dépenses concernées.

§ 1er. Au terme du contrôle, la commune reçoit un décompte provisoire et dispose de vingt jours ouvrables maximum pour marquer son accord ou soumettre ses arguments via la plateforme ICT online en cas de désaccord sur les montants accordés.

Ce délai commence à courir à partir de la date de soumission du décompte. Celui-ci est soumis via la plateforme ICT online.

La notion de jour ouvrable désigne tous les jours autres que le samedi, le dimanche et les jours fériés légaux.

§ 2. Passé le délai ou en cas d'accord sur les montants du décompte, l'Administration établit le décompte définitif.

En cas de désaccord sur le décompte provisoire, les motivations et/ou pièces complémentaires opposées par les communes sont examinées afin d'établir le décompte définitif.

Au terme de la procédure de contrôle, le décompte définitif établi par l'Administration est notifié à la commune.

Section 5. - Récupérations et sanctions financières

Un lien doit pouvoir être établi entre les objectifs de la convention conclue avec le Ministre et les résultats du/des projet(s) développés par la commune.

Une guidance budgétaire peut être mise en place par l'Administration, pour les communes pour lesquelles le suivi et/ou l'évaluation mettent en évidence

- des manquements dans l'exécution du projet,

- des manquements dans la réalisation des objectifs ou l'atteinte des résultats.

§ 1er. Les sommes indues, identifiées par le contrôle approfondi des dépenses, sont récupérées par l'Administration.

§ 2. Peut en outre être opérée par l'Administration la récupération des sommes indues établies dans le cadre de l'obligation de résultat.

La récupération du montant dû est

1° initiée au terme de la convention;

2° réalisée à la requête du Ministre ou de son Administration dans le cadre de l'exécution de l'alinéa 1er.

§ 3. Une procédure de recouvrement sera initiée auprès du SPF Finances pour s'assurer de l'encaissement des sommes indues et restées impayées au terme de la procédure de récupération menée par l'Administration.

ANNEXES.

Art. N1 .

(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 14-04-2022, p. 34869)

Art. N2.

(Image non reprise pour des raisons techniques, voir M.B. du 14-04-2022, p. 34889)

Signatures

Bruxelles, le 22 mars 2022.

La Ministre de l'Intérieur, des Réformes institutionnelles et du Renouveau démocratique,

A. VERLINDEN

Préambule

La Ministre de l'Intérieur, des Réformes institutionnelles et du Renouveau démocratique,

Vu la loi du 30 mars 1994 portant des dispositions sociales, l'article 69, alinéa 1er, 1° ;

Vu l'Arrêté royal du 27 octobre 2021 déterminant les modalités d'octroi d'un subside à destination des communes dans le cadre de la Task Force Groupes vulnérables avec l'objectif de soutenir les communes dans la lutte contre les violences intrafamiliales, l'article 14, § 1er ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 26 janvier 2022;

Vu l'avis n° 70.946/2 du Conseil d'Etat, donné le 28 février 2022, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973,

Arrête