2022040161 9 FEVRIER 2022. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, concernant la redevance

Cet article relève de la technique législative et permet d'insérer dans l'arrêté royal du 8 octobre 1981 un nouveau chapitre sur la redevance couvrant les frais administratifs.

Cette insertion est nécessaire vu l'arrêt n° 245.404 du Conseil d'Etat annulant l'arrêté royal du 16 février 2015 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. Un tel arrêt d'annulation du Conseil d'Etat a un effet erga omnes et ex tunc, ce qui implique que l'annulation produit ses effets à partir du moment où l'arrêté annulé a été pris et est par conséquent éliminé rétroactivement de l'ordre juridique. De ce fait, les modifications de l'arrêté royal du 8 octobre 1981 - comme par exemple, l'insertion d'un élément structurel tel qu'un chapitre ou l'insertion d'un article, ou encore une renumérotation - n'ont jamais eu lieu en raison de l'annulation de l'arrêté royal du 16 février 2015.

1. La phrase liminaire de l'article 2 sera remplacée par ce qui suit

" Dans le chapitre I inséré par l'article 1er, l'article 1er/1/1 du même arrêté, inséré par l'arrêté royal du 8 juin 2016 et modifié en dernier lieu par l'arrêté royal du 26 novembre 2021, est remplacé par ce qui suit : ".

2. Le rapport raisonnable entre les montants de redevances fixés à l'article 1er/1/1, § 1er, en projet, et le cout des services prestés en contrepartie pose question à certains égards (3)

- Le rapport au Roi justifie le montant de redevance unique pour les diverses demandes visées à l'article 1er/1/1, § 1er, 2°, a), en projet (4), comme suit

" Rassembler ces catégories en un seul montant favorise une communication claire. Cela évite d'avoir des montants de redevance différents, qui doivent en fait couvrir un cout similaire ".

Cette explication parait sujette à critique. " [F]avorise[r] une communication claire " ne constitue pas, en soi, un motif admissible pour soumettre une pluralité de situations à un montant de redevance identique, spécialement lorsqu'un tel système aboutit à fixer la redevance à un montant supérieur au cout estimé.

Il s'ensuit que l'auteur du projet doit plus adéquatement mettre en évidence les éléments de nature à justifier le choix opéré.

- Le rapport au Roi gagnerait à mieux faire ressortir ce qui justifie que les couts fixes par demande (" tels que le loyer du bâtiment, les frais de fonctionnement ICT, les frais d'électricité, d'eau, de chauffage, etc. ") soient déterminés dans le cadre d'un calcul basé sur un nombre moyen annuel de demandes soumises à la redevance et ne soient pas répartis de manière proportionnelle au nombre et au type de demandes concernées par l'obligation de redevance (5), comme c'est le cas pour les autres frais encourus.

- S'agissant de la méthode de calcul de la redevance fixée pour les demandes visées à l'article 1er/1/1, § 1er, 2°, c), en projet (6), le rapport au Roi explique que leur nombre de ces demandes " étant très faible [...] on prend la moyenne de toutes les demandes d'autorisation de séjour ".

Il appartient à l'auteur du projet de vérifier s'il n'existe pas d'autres méthodes de calcul qui permettraient d'évaluer le cout réel de ce type de demandes de manière à mieux assurer le caractère proportionné de la redevance. Le cas échéant, l'auteur du projet complétera le rapport au Roi par des éléments d'explication complémentaires.

3. L'auteur du projet complètera le rapport au Roi afin d'y indiquer les raisons pour lesquelles l'exemption pour cas d'indigence reprise à l'article 1er/1/1, § 2, 6°, en projet, ne bénéficie qu'aux étrangers qui introduisent leur demande à l'étranger conformément à l'article 9 de la loi du 15 décembre 1980 `sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers', à l'exclusion des autres cas visés à l'article 1er/1/1, § 1er, en projet.

Articles 3 et 6

L'annexe 42 en projet (article 6 du projet) précise que la demande introduite par l'étranger est irrecevable dans le cas où l'étranger n'a pas apporté la preuve qu'il s'est acquitté du paiement de la redevance, comme cela est prévu à l'article 1/2, § 2, en projet.

Cependant, cette annexe dispose également, dans le prolongement de ce que prévoit l'article 1er/1/1, § 3, alinéa 2, en projet, que la demande est irrecevable dans le cas où le compte bancaire de l'Office des Etrangers n'a pas été crédité du montant de la redevance.

La question se pose dès lors de savoir si l'absence de preuve que le demandeur s'est acquitté du paiement de la redevance lui incombant ne résulte pas, nécessairement et dans tous les cas de figure, du constat que le compte bancaire de l'Office des Etrangers n'a pas été crédité, de sorte qu'il ne serait pas cohérent, dans l'annexe 42, de faire une distinction entre deux situations qui, en réalité, correspondent à un seul cas de figure, à savoir celui où le demandeur n'a pas apporté la preuve qu'il s'est acquitté du paiement de la redevance lui incombant parce que le compte bancaire de l'Office des Etrangers n'a pas été crédité par ce même demandeur.

Il appartient à l'auteur du projet de clarifier ces hypothèses et, le cas échéant, de revoir le projet en conséquence.

L'article 1er/1 de la loi du 15 décembre 1980 détermine la sanction du non-paiement de la redevance. Il s'agit de l'irrecevabilité de la demande de séjour.

La charge de la preuve du paiement repose entièrement sur l'étranger et ce, au moment même de l'introduction de sa demande.

Cette disposition détermine les autorités qui devront déclarer la demande de séjour irrecevable ainsi que le modèle de cette décision d'irrecevabilité (" annexe 42 " de l'arrêté royal du 8 octobre 1981).

Il s'agit des autorités suivantes : le représentant de la mission diplomatique ou consulaire belge ou son délégué (pour les demandes introduites à l'étranger) ; le Bourgmestre ou son délégué (pour les demandes introduites directement sur le territoire du Royaume) ; mais aussi le Ministre ou son délégué.

Il est également précisé ce qu'il y a lieu de faire lorsque l'étranger ne verse pas le montant exact. Dans ce cas, les autorités visées ci-dessus en informeront l'étranger et l'inviteront à effectuer le paiement du solde restant dû (" annexe 43 " de l'arrêté royal du 8 octobre 1981).

Le paiement du solde doit être effectué dans les trente jours de la notification à l'étranger de la décision l'informant du paiement partiel. A défaut, la demande sera déclarée irrecevable par les mêmes autorités. Dans ce cas, le paiement effectué n'est pas remboursé et reste acquis à l'OE.

Lorsqu'un étranger assujetti à une redevance effectue un paiement partiel, une procédure de suivi - avec le travail de contrôle corollaire - s'ensuit. Une possibilité lui est offerte de se mettre en règle endéans les 30 jours. Il reçoit ainsi une " annexe 43 ". Un contrôle administratif est effectué afin de vérifier s'il a effectué un paiement intégral. A défaut, il reçoit une décision d'irrecevabilité (" annexe 42 "). De ce qui précède, il ressort qu'un paiement partiel occasionne une charge de travail supplémentaire.

Il appartient donc à l'étranger qui effectue un paiement partiel, peu importe qu'il soit plus ou moins élevé,, sans de se mettre en règle.

La charge administrative est, en effet, identique peu importe la hauteur du paiement partiel.

Le Conseil d'Etat, section du contentieux, a, dans son arrêt n° 245.404, annulé l'arrêté royal du 16 février 2015 `modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers'.

L'attention de l'auteur du projet est attirée sur le fait que cet arrêté, en son article 1er, n'a apporté qu'une modification purement formelle au chapitre I intitulé " Accès au territoire et séjour n'excédant pas trois mois ", consistant à le renuméroter en chapitre I/I (7).

Par conséquent, il n'y a pas lieu de prévoir l'insertion d'un chapitre I/I dans le titre Ibis de l'arrêté modifié, mais de rédiger le dispositif comme l'était l'article 1er de l'arrêté royal du 16 février 2015.

L'arrêt n° 245.404 n'a pas annulé l'article 1/3 de l'arrêté royal du 8 octobre 1981, mais la renumérotation de l'article 1erbis de cet arrêté en un article 1/3.

L'article 1/3 étant redevenu l'article 1erbis par l'effet de l'annulation, il convient de compléter le projet par un dispositif abrogeant l'article 1erbis.

Le greffier,

Anne Catherine Van Geersdaele

Le président,

Martine Baguet

Cet article relève de la technique législative et permet d'insérer l'annexe 42 dans l'arrêté royal du 8 octobre 1981.

Cette insertion est nécessaire vu l'arrêt n° 245.404 du Conseil d'Etat annulant l'arrêté royal du 16 février 2015 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. Un tel arrêt d'annulation du Conseil d'Etat a un effet erga omnes et ex tunc, ce qui implique que l'annulation produit ses effets à partir du moment où l'arrêté annulé a été pris et est par conséquent éliminé rétroactivement de l'ordre juridique. De ce fait, les modifications de l'arrêté royal du 16 octobre 1981 précité - comme par exemple, l'insertion d'un élément structurel tel qu'un chapitre ou l'insertion d'un article, ou encore une renumérotation - n'ont jamais eu lieu en raison de l'annulation de l'arrêté royal du 16 février 2015.

Sur l'avis du Conseil d'Etat n° 70519 du 29 décembre 2021, la phrase redondante " il n'a pas apporté la preuve qu'il s'est acquitté du paiement de la redevance lui incombant " a été supprimée de l'annexe 42.

Le paiement des montants visés dans le présent projet d'arrêté royal n'est dû que pour les demandes introduites à partir de l'entrée en vigueur du présent arrêté.

Telle est, Sire, la portée de l'arrêté qui Vous est soumis.

Nous avons l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté

les très respectueux et très fidèles serviteurs,

La Ministre de l'Intérieur,

A. VERLINDEN

Le Secrétaire à l'Asile et la Migration,

S. MAHDI

CONSEIL D'ETAT

section de législation

Avis 70.519/4 du 29 décembre 2021 sur un projet d'arrêté royal `modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, concernant la redevance'

Le 22 novembre 2021, le Conseil d'Etat, section de législation, a été invité par le Secrétaire d'Etat à l'Asile et la Migration, chargé de la Loterie nationale, adjoint à la Ministre de l'Intérieur, des Réformes institutionnelles et du Renouveau démocratique à communiquer un avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal `modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, concernant la redevance'.

Le projet a été examiné par la quatrième chambre le 29 décembre 2021. La chambre était composée de Martine BAGUET, président de chambre, Bernard BLERO et Christine HOREVOETS, conseillers d'Etat, et Anne Catherine VAN GEERSDAELE, greffier.

Le rapport a été présenté par Julien GAUL, auditeur adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Martine BAGUET.

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 29 décembre 2021.

*

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois `sur le Conseil d'Etat', coordonnées le 12 janvier 1973, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

EXAMEN DU PROJET

PREAMBULE

1. Les mots " et modifié en dernier lieu par la loi du 11 juillet 2021 " seront insérés à la fin de l'alinéa 2.

2. L'alinéa 5 fait état de l'accord de la secrétaire d'Etat au Budget, donné le 26 octobre 2021. Il ne ressort pas des documents joints à la demande d'avis que la Secrétaire d'Etat au Budget a donné son accord budgétaire exprès sur le projet à l'examen. Figure en effet au dossier une lettre de la secrétaire d'Etat au Budget, datée quant à elle du 25 octobre 2021, dans laquelle celle-ci ne fait pas état de son accord sur le projet (1).

Il y a lieu pour l'auteur du projet de s'assurer que pareil accord a bien été donné (2).

DISPOSITIF

Le ministre qui a l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers dans ses attributions est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Notes

(1) La Secrétaire d'Etat au Budget indique en effet dans ce courrier : " Overeenkomstig artikel 5 van het koninklijk besluit van 16 november 1994 betreffende de administratieve en begrotingscontrole en gelet op het advies van de Inspectie van Financiën (rIF/2021/564(10) ) op 13/09/2021, heb ik kennis genomen van dit ontwerp van KB. Ik ben akkoord met de stelling uit het dossier dat om redenen van rechtszekerheid de voorgestelde aanpassingen absoluut noodzakelijk zijn, maar ik betreur dat de daling van de ontvangsten met ongeveer 1 miljoen euro niet werd voorgelegd aan het begrotingsconclaaf over de initiële begroting 2022. Ik neem daarom akte van dit voorstel ".

(2) A défaut, le préambule sera revu : Voir Principes de technique législative - Guide de rédaction des textes législatifs et réglementaires, www.raadvst-consetat.be, onglet " Technique législative ", formule F-3-4-7.

(3) La section du contentieux administratif du Conseil d'Etat a annulé, dans ses arrêts n° 245.403 et n° 245.404 du 11 septembre 2019, l'arrêté royal du 16 février 2015 `modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers' ainsi que l'arrêté royal du 14 février 2017 `modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers' au motif que, en substance, l'Etat belge n'a pas démontré le rapport raisonnable entre les montants de redevances fixés dans l'arrêté et le coût des services prestés alors que cette exigence est inhérente à la notion même de redevance.

(4) Il s'agit des demandes visées à l'article 1er/1, § 2, 1°, 3°, 4°, 6° et 7°, de la loi du 15 décembre 1980 soit, en substance, les demandes pour un séjour sur la base des études, les demandes sur la base de l'article 9 (demandes humanitaires) et les demandes de regroupement familial.

(5) Le rapport au Roi part du principe que chaque demande entraine des couts fixes identiques (" Pour la période allant de 2017 à septembre 2019, les frais fixes s'élèvent à 3.819.153 euros, soit un cout fixe moyen de 1.388.783 euros par an. Dans la mesure où le nombre annuel de demandes pour lesquelles une redevance est due est de 38.627, cela représente un cout fixe de 36 euros par demande ") alors que, par exemple, le délai pris pour traiter les demandes peut différer.

(6) Il s'agit des demandes en application de l'article 19, § 2 (demandes d'autorisation permettant de revenir après une absence de plus d'un an) et de l'article 61/7 (demandes d'autorisation de séjour introduites par des étrangers bénéficiant du statut de résident de longue durée dans un autre Etat membre) de la loi du 15 décembre 1980 `sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers'.

(7) L'article 1er de l'arrêté royal du 16 février 2015 énonçait : " Dans le titre Ibis, de l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, le chapitre I intitulé `Accès au territoire et séjour n'excédant pas trois mois' devient le chapitre I/I ".

ANNEXE.

Art. N. Annexe 1er à l'arrêté royal du 9 février 2022 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers

Annexe 42 à l'arrêté royal du 8 octobre 1981

sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers

ANNEXE 42

DECISION D'IRRECEVABILITE D'UNE DEMANDE DE SEJOUR

En exécution de l'article 1er/1, de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers et de l'article 1er/2, §§ 2 et 3, alinéa 4, de l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers,

la demande de séjour introduite, lepar l'intéressé identifié ci-dessous, est déclarée irrecevable au motif que : (1)

• le compte n° BE57 6792 0060 9235 n'a pas été crédité du montant fixé à l'article 1er/1/1, de l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers ;

• il a effectué un paiement partiel et qu'il n'a pas effectué le paiement du solde restant dû dans les trente jours suivant le jour de la notification de la décision l'informant du paiement partiel.

Nom : Prénom(s) : Date de naissance : Lieu de naissance : Nationalité : Adresse

Fait à, , le

Le Bourgmestre ou son délégué,

Le représentant de la mission diplomatique ou consulaire belge ou son délégué,

Le Ministre ou son délégué. (2)

Sceau

(1) Cocher le motif adéquat.

(2) Biffer la mention inutile.

ACTE DE NOTIFICATION

L'an ....................................................... Le ......................................................... Je soussigné ................................................................................................................................................................ (1) ai notifié à ................................................................................................................................................................ Né(e) à ................................................... le ......................................................... de nationalité : ........................................... Et résidant à ..........................................

la décision d'irrecevabilité de sa demande de séjour introduite leet lui en ai remis une copie.

Je l'ai informé(e) que cette décision est susceptible d'un recours en annulation auprès du Conseil du Contentieux des Etrangers en vertu de l'article 39/2, § 2, de la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, lequel doit être introduit, par voie de requête, dans les trente jours de la notification de cette décision.

Sans préjudice des autres modalités légales et réglementaires, le recours visé ci-dessus est formé par voie de requête, laquelle doit remplir les conditions mentionnées dans l'article 39/78 de la loi du 15 décembre 1980. Le recours est introduit auprès du Conseil par pli recommandé à la poste au Premier Président du Conseil du Contentieux des Etrangers, rue Gaucheret 92-94, à 1030 Bruxelles.

L'introduction d'un recours en annulation n'a pas pour effet de suspendre l'exécution de la présente mesure.

Je reconnais avoir reçu notification de la présente décision.

Signature de l'intéressé, Signature de l'autorité,

( 1 ) Nom et qualité de l'autorité procédant à la notification de la décision.

Signatures

Donné à Bruxelles, le 9 février 2022.

PHILIPPE

Par le Roi

La Ministre de l'Intérieur,

A. VERLINDEN

Le Secrétaire à l'Asile et la Migration,

S. MAHDI

Préambule

PHILIPPE, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la Constitution, l'article 108 ;

Vu la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, l'article 1er/1, inséré par la loi du 19 décembre 2014 et modifié en dernier lieu par la loi du 11 juillet 2021 ;

Vu l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers ;

Vu l'avis de l'Inspecteur des Finances, donné le 13 septembre 2021 ;

Vu l'accord de la Secrétaire d'Etat au Budget, donné le 25 octobre 2021 ;

Vu l'analyse d'impact réglementaire, réalisée conformément aux articles 6 et 7 de la loi du 15 décembre 2013 portant des dispositions diverses en matière de simplification administrative ;

Vu l'avis n° 70.519/4 du Conseil d'Etat, donné le 29 décembre 2021, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973 ;

Sur la proposition de la Ministre de l'Intérieur et du Secrétaire d'Etat à l'Asile et la Migration et de l'avis des Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI

Sire,

1. COMMENTAIRE GENERAL

La loi-programme du 19 décembre 2014 a inséré dans la loi du 15 décembre 1980 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers (ci-après : la loi du 15 décembre 1980) un article 1er/1 qui prévoit, pour certaines demandes d'autorisation ou d'admission au séjour, le paiement d'une redevance qui doit couvrir les frais administratifs résultant du traitement de ces demandes. Cette disposition a fait l'objet d'un recours en annulation devant la Cour constitutionnelle, laquelle a toutefois rejeté le recours dans son arrêt n° 18/2018 du 22 février 2018, mais a annulé cette disposition dans la mesure où elle ne prévoyait pas d'exonération pour les demandes de permis de séjour introduites par des apatrides reconnus dont il est établi qu'ils ont perdu leur nationalité contre leur gré et qui démontrent qu'ils ne peuvent obtenir aucun titre de séjour légal et durable dans un autre Etat avec lequel ils auraient des liens.

Le Roi a déjà fixé le montant de la redevance et son mode de perception, et ce pour une première fois par l'arrêté royal du 16 février 2015 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers, qui a inséré dans le Titre Ibis de l'arrêté royal précité un chapitre I intitulé " Redevance couvrant les frais administratifs ". Ce chapitre a ensuite été modifié par sept arrêtés royaux différents. Par les arrêts n° 245.404 et 245.403 du 11 septembre 2019, le Conseil d'Etat a annulé, respectivement, l'arrêté royal du 16 février 2015 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers et l'arrêté royal du 14 février 2017 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers. Depuis l'entrée en vigueur de l'arrêté royal du 8 juin 2016 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers dispensant les étudiants et les chercheurs boursiers de la redevance, le montant de la redevance est fixé par l'article 1er/1/1, § 1er, de l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers (ci-après : l'arrêté royal du 8 octobre 1981) et non plus par l'arrêté royal du 16 février 2015 qui a été annulé. L'arrêté royal du 14 février 2017, qui a été annulé, concernait uniquement l'augmentation du montant de la redevance pour certaines demandes. En outre, à l'article 1er/1/1, § 1er, de l'arrêté royal du 8 octobre 1981, le 2° a été remplacé par l'arrêté royal du 12 novembre 2018 modifiant l'arrêté royal du 8 octobre 1981 sur l'accès au territoire, le séjour, l'établissement et l'éloignement des étrangers en vue de la délivrance d'un permis unique autorisant les ressortissants de pays tiers à séjourner et à travailler sur le territoire du Royaume.

Par souci de clarté, il a été décidé de fixer à nouveau le montant de la redevance et les modalités de sa perception, et ce conformément à l'habilitation confiée par le pouvoir législatif à Votre Majesté. Une telle redevance implique un rapport raisonnable de proportionnalité entre le coût du service fourni et le montant demandé pour couvrir le traitement de certaines demandes.

La mesure de la charge administrative visant à déterminer les montants présents de la redevance a été réalisée en novembre 2019 par KPMG Advisory CVBA (ci-après : le bureau de mesure) et diffère de manière substantielle des mesures précédentes. La différence s'explique principalement par le fait que la mesure actuelle de la charge administrative ne tenait compte que des demandes d'autorisation ou d'admission au séjour, pour lesquelles l'article 1er/1 de la loi du 15 décembre 1980 prévoyait le paiement d'une redevance destinée à couvrir les frais administratifs résultant du traitement de ces demandes. Par ailleurs, seuls les frais administratifs liés à la réception, au traitement et à la réponse aux demandes susmentionnées ont été pris en considération. De plus, la mesure des charges était basée sur des chiffres portant sur plusieurs années et non plus sur une seule, de façon à obtenir une vue d'ensemble plus précise et plus représentative. Enfin, la mesure actuelle des charges repose sur des chiffres réels et non sur des estimations faites par le bureau de mesure.

Afin de déterminer la charge administrative, le bureau de mesure a eu recours au modèle des coûts standard (ci-après : MCS), qui utilise la réglementation comme source de la charge administrative et des frais de gestion. Les obligations d'information découlent de la réglementation. Il s'agit de toutes les obligations de collecter et de traiter des informations afin de les transférer aux autorités publiques ou à un tiers (ou de les tenir à leur disposition).

Pour se conformer à des obligations d'information spécifiques, le citoyen (ou l'entreprise) devra effectuer certains actes administratifs. Afin de s'assurer de la bonne exécution de ces obligations d'information, les autorités publiques devront à leur tour réaliser certaines démarches administratives. Ce sont les coûts associés à ces obligations d'information et à ces actes administratifs (exprimés en termes de charges administratives pour les citoyens et de frais de gestion pour les autorités publiques) qui sont mesurés par le biais du MCS, accepté dans le monde entier.

Pour pouvoir calculer les charges administratives, il a fallu répertorier les différentes étapes du processus des demandes assorties d'une redevance, en les exprimant en obligations d'information et en actes administratifs. Le MCS se compose de cinq éléments distincts

1) le paramètre temps `T' d'un acte administratif correspond au temps dont a besoin un acteur pour accomplir l'acte administratif. Cela suppose une pratique normale de mise en oeuvre ;

2) en outre, une distinction est faite entre plusieurs tarifs horaires `P' possibles. Ce tarif horaire est celui du collaborateur de l'Office des étrangers (ci-après : l'OE), qui est chargé du traitement des obligations d'information. Une distinction est faite également entre les différents niveaux de fonction. Ainsi, certains contrôles seront effectués par un dirigeant de l'OE, tandis que d'autres tâches seront confiées au personnel exécutant. Il est donc important d'utiliser le tarif horaire effectif des différents niveaux de fonction - chargés de l'exécution de certains actes administratifs - afin d'avoir une idée précise du coût réel du traitement de la demande ;

3) les débours (out of pocket expenses) sont des dépenses directes effectuées par le demandeur ou les autorités afin de se conformer aux obligations administratives (obligations d'information) ou d'en assurer le suivi. Il s'agit, par exemple, de `l'envoi d'une lettre recommandée', du `coût au kilomètre d'un déplacement jusqu'à la maison communale ou à la poste', etc. ;

4) le paramètre quantitatif `Q' est déterminé par le nombre d'acteurs (en l'espèce, les demandeurs) qui doivent respecter l'obligation d'information ou qui en font usage. Pour calculer les charges administratives, il est donc important de savoir à qui (c'est-à-dire à quel groupe cible) s'applique l'obligation d'information et quelle est la taille de ce groupe ;

5) la fréquence `F' correspond au nombre de fois par an où les acteurs doivent effectuer l'acte administratif.

Ainsi, on utilise la formule suivante pour calculer les charges administratives : charges administratives (CA) = ((T temps X P tarif horaire ) + P out of pocket ) x (Q nombre x F fréquence ).

L'approche adoptée par le bureau de mesure a consisté à recenser les obligations d'information et les actes administratifs pour chaque processus sur base de la documentation des processus élaborée par l'OE. Cette documentation contenait également les délais impartis pour chaque acte administratif ; ces délais ont été calculés et communiqués par les collaborateurs de l'OE. Pour tenir compte des différences dans la complexité des dossiers, les délais ont été fixés pour les dossiers de complexité minimale, moyenne et maximale.

Ensuite, le bureau de mesure a organisé un atelier avec les collaborateurs de l'OE, dans le but

- de valider les processus répertoriés ;

- d'obtenir les derniers paramètres manquants pour la mesure, tels que

o le nombre de dossiers traités pendant trois ans, au lieu d'un an ;

o les tarifs horaires des différents niveaux de fonction pour les collaborateurs d'ancienneté moyenne ;

o une répartition relative (%) pour les trois niveaux de complexité, et

o un aperçu des frais fixes à inclure.

Toutes les données fournies ont ensuite été traitées par le bureau de mesure dans les MCS. Enfin, les résultats et les conclusions de la mesure ont été consignés dans un rapport final. C'est sur la base de ce rapport que les montants actuels ont été fixés.

Nous allons également présenter les principaux choix et hypothèses retenus pour la mesure des différents processus

- les collaborateurs de l'OE - chargés au quotidien des différents processus - ont dressé la liste des délais nécessaires à l'exécution de certaines étapes par le biais d'un système d'auto-évaluation ;

- pour avoir une vue d'ensemble plus représentative, un nombre moyen a été calculé pour une année d'activité dans le cadre de la mesure actuelle des charges administratives, à partir des chiffres des années 2016, 2017 et 2018, afin de limiter la dépendance vis-à-vis de facteurs externes pouvant entraîner des fluctuations ;

- pour certains processus, les chiffres de sortie sont inférieurs aux chiffres d'entrée, étant donné que toutes les demandes ne peuvent pas être traitées (dans le délai légal), des demandes sont introduit en doublement ou plusieurs demandes sont jointes en une décision. Pour effectuer cette mesure, le bureau s'est basé sur les chiffres de sortie, car ces chiffres proposent l'estimation la plus précise du nombre réel de demandes qui ont été traitées et auxquelles il a été répondu. Toutefois, en se basant uniquement sur les chiffres de sortie, on obtient une image tronquée, puisque toutes les demandes entrantes nécessitent un certain traitement administratif (numérisation des documents, mise en relation des demandes avec le dossier électronique, etc.). Afin d'inclure ces étapes - qui ne sont pas prises en compte dans les chiffres de sortie -, un `delta' de +33 % a été calculé. Forts de leur grande expérience concernant les processus, les collaborateurs de l'OE ont répertorié la charge de travail qui doit encore être ajoutée aux étapes du processus de traitement des dossiers, afin de compenser les chiffres de sortie moins élevés ;

- sachant que le traitement des demandes ne nécessite pas le même délai pour chaque dossier, un délai minimum, moyen et maximum a été prévu ;

- pour mesurer les charges administratives actuelles, des tarifs horaires précis ont été utilisés pour les différents profils chargés de l'exécution de certaines étapes du traitement des demandes des étrangers. L'OE a fourni un aperçu des différents profils qui interviennent dans les processus concernés par cette mesure. Dans cet aperçu, une distinction a été faite entre les fonctionnaires statutaires et les fonctionnaires contractuels, dont les tarifs horaires diffèrent légèrement. Pour calculer un tarif par profil, la moyenne entre le tarif du fonctionnaire statutaire et celui du fonctionnaire contractuel a été retenue. Cette méthode a permis d'obtenir une approximation assez précise du tarif horaire.

Outre ces coûts (de gestion) variables, il existe également des frais fixes qui peuvent être liés au traitement des différentes demandes d'étrangers. Ces frais fixes - tels que le loyer du bâtiment, les frais de fonctionnement ICT, les frais d'électricité, d'eau, de chauffage, etc. - permettent au personnel de l'OE de continuer à assurer les services liés aux processus de cette mesure. Seuls les frais fixes pouvant être liés directement au traitement des demandes effectuées par l'OE ont été repris dans l'analyse. Pour inclure les frais fixes, la proportion du personnel chargé de fournir des services en rapport avec les demandes (en ETP) a été comparée à l'effectif total du personnel de l'OE. La comparaison entre le nombre moyen d'ETP impliqués dans les processus de la mesure pour 2016, 2017, 2018 et 2019 (soit 125,1 ETP) et le nombre total de collaborateurs de l'OE pour les années 2016, 2017, 2018 et 2019 (soit 850,8 ETP) a permis de conclure que 14,7 % de certains frais fixes pouvaient être directement liés au traitement des demandes de cette mesure.

Dans l'avis 70519 du Conseil d'Etat du 29 décembre 2021, le Conseil a proposé que le coût fixe soit également calculé proportionnellement pour chaque type de demande. Toutefois, cela remettrait en cause le principe de la facturation des coûts réels moyens pour chaque demandeur.

En effet, les coûts fixes comprennent, outre les frais de location, l'achat de fournitures de bureau, les frais de téléphone, les frais postaux ainsi que l'achat et la maintenance de logiciels et l'accès à des bases de données. Un type de demande ne nécessitant qu'un examen court requiert les mêmes fournitures de bureau, frais postaux et logiciels qu'un type de demande nécessitant un examen plus long. Ce coût est donc pareil, quelle que soit la durée de l'examen.

Dans son étude des coûts réels, KPMG a recommandé que la structure du coût de la redevance soit divisée en un coût fixe, qui est pareil pour chaque demande, et un coût variable, qui est calculé séparément pour chaque type de demande. Les choix effectués par cet expert indépendant sont basés sur le "méthode des coûts standard" (MCS), utilisé dans le monde entier. Il s'agit de la méthodologie la plus fréquemment utilisée dans le domaine de la mesure de la charge administrative et elle est appliquée par tous les Etats membres européens et par la Commission européenne elle-même. Pour ces raisons, il a été décidé de suivre l'avis de l'expert indépendant et de facturer un coût fixe égal pour tous les types de demandes.

Pour la période allant de 2017 à septembre 2019, les frais fixes s'élèvent à 3.819.153 euros, soit un coût fixe moyen de 1.388.783 euros par an. Dans la mesure où le nombre annuel de demandes pour lesquelles une redevance est due est de 38.627, cela représente un coût fixe de 36 euros par demande.

Pour déterminer le montant total des redevances, il faut additionner les coûts (de gestion) variables de l'OE (c'est-à-dire les coûts encourus pour recevoir, traiter, évaluer et répondre aux demandes pour lesquelles une redevance doit être payée) d'une part, et les frais fixes d'autre part.

Le commentaire article par article ci-dessous apporte plus de précisions sur les frais variables par processus.

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