2021042168 21 MAI 2021. - Arrêté du Gouvernement flamand réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques

Après l'avis du fonctionnaire en charge de la protection des données, l'instance publique visée à l'article II.18 du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018 fixe la méthode de remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques, visée à l'article II.25 du décret précité, par écrit et par catégorie de documents administratifs.

Il est possible d'établir une procédure unique telle que visée à l'alinéa 1er pour différentes catégories de documents administratifs.

Il résulte de la méthode visée à l'alinéa 1er que la copie électronique est une représentation complète et véridique du document administratif analogique et que les droits de la personne concernée restent garantis conformément au règlement général sur la protection des données, visé à l'article I.4, 1°, du Décret de gouvernance du 7 décembre 2018.

La méthode visée à l'alinéa 1er est conforme à la maîtrise de la propre organisation.

La méthode visée à l'article 1er comprend tous les éléments suivants

1° une définition des spécifications techniques de la copie électronique ;

2° un plan d'étapes pour l'exécution du remplacement ;

3° une indication de la période de validité pendant laquelle la méthode est en vigueur.

Le plan d'étapes visé à l'alinéa 1er, 2°, comprend les étapes suivantes

1° l'enregistrement de toutes les métadonnées suivantes

a) le nom de la catégorie de documents administratifs et, le cas échéant, le nom du dossier auquel le document administratif individuel se rapporte ;

b) le nom du document administratif individuel ;

c) la date à laquelle le document administratif analogique a été établi ou reçu ;

d) la date à laquelle la copie électronique a été établie ;

2° un contrôle de l'exactitude des métadonnées, de la lisibilité de la copie électronique et de la mesure dans laquelle la copie électronique est complète et véridique par rapport au document administratif analogique ;

3° la destruction des documents administratifs analogiques qui ont été remplacés par une copie électronique. Cette destruction n'est possible que si les conditions visées au point 2° sont remplies.

Les copies électroniques sont conservées afin de garantir

1° qu'il n'y a aucune perte d'information ;

2° une lisibilité à long terme ;

3° qu'aucune modification ne peut être apportée ;

4° la confidentialité des données personnelles ;

5° l'enregistrement de toute action susceptible d'avoir un impact sur l'intégrité et l'authenticité de la copie électronique.

La méthode visée à l'article 1er est gérée et conservée pendant la même période et de la même manière que les copies électroniques.

Les documents administratifs n'entrent pas en ligne de compte pour le remplacement visé à l'article 1er, si le support

1° fournit des informations contextuelles essentielles sur le document administratif ;

2° a une signification actuelle, sociale, historique, religieuse, politique ou sociale spécifique ;

3° a une valeur muséale.

Le ministre flamand compétent pour la numérisation est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Signatures

Bruxelles, le 21 mai 2021.

Le Ministre-Président du Gouvernement flamand, Ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire,

J. JAMBON

Préambule

Fondement juridique

Le présent arrêté est fondé sur

- le Décret de gouvernance du 7 décembre 2018, l'article II.25.

Formalités

Les formalités suivantes sont remplies

- l'Inspection des Finances a donné un avis le 25 janvier 2021.

- la Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (Commission de contrôle flamande du traitement des données à caractère personnel) a donné l'avis n° 2021/12 le 2 mars 2021.

- Le Conseil d'Etat a donné l'avis n° 69.196/3 le 3 mai 2021, en application de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 2°, des lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973.

Motivation

Le présent arrêté est fondé sur le motif suivant

- Par l'arrêt n° 249.405 du Conseil d'Etat, section du Contentieux Administratif, IXe Chambre, du 6 janvier 2021, l'arrêté du Gouvernement flamand du 18 janvier 2019 réglant le remplacement de documents administratifs analogiques par des copies électroniques a été annulé.

Initiateur

Le présent arrêté est proposé par le Ministre flamand des Affaires étrangères, de la Culture, de la Numérisation et de la Gestion facilitaire.

Après délibération,

LE GOUVERNEMENT FLAMAND ARRETE