2020201523 13 FEVRIER 2020. - Arrêté du Gouvernement wallon portant approbation des règlements d'ordre intérieur du Comité de gestion et Conseil de suivi financier de la Caisse publique wallonne d'allocations familiales. - Addendum

Définitions

Dans le présent règlement d'ordre intérieur, l'on entend par

1° membres : les membres effectifs et les membres suppléants ayant voix délibérative;

2° caisse : la caisse publique d'allocations familiales Famiwal.

Définitions

Dans le présent règlement d'ordre intérieur, l'on entend par

1° membres : les membres effectifs et les membres suppléants ayant voix délibérative;

2° caisse : la caisse publique d'allocations familiales Famiwal.

Périodicité des réunions

§ 1er. Le Conseil de suivi financier se réunit une fois par trimestre. Les réunions ont lieu le 3 ème vendredi d'un des mois du trimestre (sauf en juillet et en août).

Si ce vendredi coïncide avec un jour férié ou un jour de fermeture de la caisse, la réunion est reportée au vendredi suivant.

Le Conseil de suivi financier fixe pour chaque année la date et l'heure des réunions ordinaires en collaboration avec le Directeur général.

Si nécessaire, le Conseil de suivi financier peut se réunir plus souvent. Les dates sont fixées en collaboration avec le Directeur général.

§ 2. Le président convoque le Conseil de suivi financier pour une réunion extraordinaire lorsqu'il le juge utile ou à la demande du Gouvernement, d'un commissaire ou de 2 membres au moins.

La demande de convocation à une réunion extraordinaire est adressée par courrier électronique au président ou introduite en séance. Elle contient les points à inscrire à l'ordre du jour.

Le président fixe la date et l'heure de la réunion extraordinaire en collaboration avec le Directeur général endéans les 15 jours de la demande à moins que le ou les demandeur(s) marque(nt) leur accord pour une date ultérieure.

Ordre du jour

§ 1er. L'ordre du jour est établi par le président sur proposition du Directeur général.

Le membre qui désire voir inscrit un point à l'ordre du jour d'une réunion ordinaire en fait la demande par courrier électronique au président ou le formule en séance.

Si un membre demande en séance l'inscription d'un point à l'ordre du jour, le président fixe la date de la réunion à laquelle ce point sera inscrit.

Les commissaires du Gouvernement peuvent faire inscrire à l'ordre du jour tout point en rapport avec l'accomplissement de leur mission.

§ 2. Seuls les points inscrits à l'ordre du jour, dans l'ordre dans lequel ils y sont repris, sont examinés.

En cas d'urgence dûment motivée et de manière exceptionnelle, le Conseil de suivi financier décide, à la majorité des membres présents, de traiter séance tenante toute autre question ne figurant pas à l'ordre du jour ou de modifier l'ordre de l'examen des points.

§ 3. L'examen d'un point inscrit à l'ordre du jour peut être reporté lorsqu'un commissaire, le Directeur général, ou la majorité des membres présents au moins en font la demande en début de séance.

En cas de report, le point reporté est inscrit à l'ordre du jour de la séance suivante.

En cas de convocation d'urgence, le report d'un point ne peut être prononcé qu'à l'unanimité des membres présents.

Convocations

Les convocations aux réunions sont signées par le Directeur général.

Elles contiennent l'ordre du jour provisoire de la réunion et fixent l'heure de début et de fin approximative.

Elles sont mises à disposition par courrier électronique au moins 10 jours ouvrables avant la date de la réunion aux membres effectifs et suppléants.

En cas d'urgence, appréciée par le président en collaboration avec le Directeur général, ce délai est raccourci à 48 heures avant la réunion.

Les points soumis à information/délibération du Conseil de suivi financier font l'objet d'une note. L'ensemble des pièces et notes relatives aux points inscrits à l'ordre du jour sont mises à disposition, par courrier électronique, des membres au plus tard 4 jours ouvrables avant la date de la réunion avec l'ordre du jour définitif.

En cas d'urgence, appréciée par le président en collaboration avec le Directeur général, ce délai est raccourci à 24 heures avant la réunion.

Suppléants

Un membre suppléant ne peut siéger qu'en l'absence d'un membre effectif qu'il remplace.

Le membre effectif qui ne peut assister à une réunion prévient son suppléant, sauf cas de force majeure, et en informe le secrétariat.

Quorum de présence

Le Conseil de suivi financier délibère valablement en présence d'au moins la moitié de ses membres.

Si le quorum de présence n'est pas atteint, le président en fait la constatation

- soit il décide de lever la séance. Une nouvelle réunion est convoquée dans un délai de 10 jours sauf en cas d'urgence motivée où le délai ne peut dépasser 3 jours. Lors de cette nouvelle réunion, il peut être délibéré valablement sur les mêmes points que ceux inscrits à l'ordre du jour de la première réunion, quel que soit le nombre de membres présents;

- soit il décide que le Conseil de suivi financier continue à siéger traitant tout ou partie de l'ordre du jour. Dans ce cas, les décisions prises sont soumises pour ratification aux membres absents par courrier électronique (mail de ratification). L'absence de réponse du membre dans le délai fixé vaut ratification.

Règles de délibération

La recherche du consensus est le mode de fonctionnement privilégié au sein du Conseil de suivi financier.

En cas de difficulté à aboutir à une décision par consensus, le président fait appel au vote. Le vote se fait à main levée ou à bulletin secret si deux membres au moins en font la demande.

En cas de vote, les décisions se prennent à la majorité des voix. Pour calculer celle-ci, les abstentions n'entrent pas en ligne de compte.

En cas de parité la voix du président est prépondérante.

Consultation du Conseil de suivi financier par voie électronique

En cas d'urgence et/ou lorsque le problème qui est soumis au Conseil de suivi financier ne justifie pas à lui seul l'organisation d'une réunion, le président peut décider de consulter par voie électronique les membres effectifs.

Dans ce cas, le secrétariat prépare une proposition d'avis ou de décision, la transmet aux membres effectifs et suppléants et sollicite l'approbation des membres effectifs sur cette proposition.

L'absence de réponse dans les 48 heures vaut consentement.

Lors de la réunion suivante du Conseil de suivi financier, le président fait obligatoirement rapport aux membres de cette consultation par voie électronique et des suites qui y ont été données.

Experts et techniciens

§ 1er. Dans l'exercice de ses compétences et de façon ponctuelle, le Conseil de suivi financier peut faire appel à des experts extérieurs qui sont invités, par le président, à participer à la séance où le point nécessitant des éclaircissements est inscrit à l'ordre du jour. Les personnes consultées quittent la séance lorsque le président estime que leur présence n'est plus nécessaire.

§ 2. Le Directeur général peut se faire assister par des membres du personnel de la Caisse lors de débats sur un point inscrit à l'ordre du jour. Ces membres du personnel quittent la séance lorsque leur présence n'est plus nécessaire.

Huis-Clos

Les réunions du Conseil de suivi financier se tiennent à huis-clos.

Les documents et procès-verbaux sont confidentiels. La confidentialité des documents ne s'appliquent pas entre les membres du Comité de gestion et les membres du Conseil de suivi financier.

Confidentialité des débats

Les personnes qui assistent aux réunions du Conseil de suivi financier à quelque titre que ce soit sont tenues de respecter le secret des délibérations et des votes.

Rôle du président

§ 1er. Le président ouvre, suspens et clôt les réunions du Conseil de suivi financier. Il dirige les débats, accorde et retire la parole, assure l'ordre des réunions et fait observer le règlement d'ordre intérieur.

Le président est le porte-parole du Conseil de suivi financier.

§ 2. En cas d'absence ou d'empêchement du président et de leurs suppléants respectifs, la réunion est reportée à une date ultérieure.

Procès-verbaux

Le secrétaire rédige le procès-verbal succinct des débats. Il y mentionne également

- le nom des membres présents, des membres excusés;

- les décisions prises;

- le résultat des votes.

Après avoir été soumis au Directeur général et au président, le procès-verbal est porté, pour approbation, à l'ordre du jour de la réunion suivante.

Le procès-verbal approuvé est signé par le président et le Directeur général. Ils sont conservés au siège de la caisse publique d'allocations familiales Famiwal.

Une décision du Conseil de suivi financier est exécutoire sans attendre l'approbation du procèsverbal dans le respect des délais de recours des commissaires du Gouvernement.

Liste de présence

Les membres du Conseil de suivi financier et les commissaires du Gouvernement signent à chaque réunion une liste de présence.

Cette liste est jointe au procès-verbal.

Siège et lieu des réunions

Le Conseil de suivi financier se réunit au siège de la caisse.

Dans des cas exceptionnels, le Conseil de suivi financier se réunit à un autre endroit.

Absentéisme - Démission

Le membre informe le président du Conseil de suivi financier et le président du Comité de gestion par écrit de toute démission volontaire en cours de mandat.

Il est pourvu à son remplacement dans les meilleurs délais.

Conflits d'intérêt

Sans préjudice de l'application d'autres interdictions résultant d'un texte légal ou réglementaire, tout membre du Conseil de suivi financier s'abstient de prendre part à la discussion et au vote d'un point de l'ordre du jour pour lequel il a un intérêt personnel, direct ou indirect.

Il en informe, dès le début de la réunion, le président et se retire de la réunion au moment où ce point est examiné.

Conflits d'intérêt

Sans préjudice de l'application d'autres interdictions résultant d'un texte légal ou réglementaire, tout membre du Comité de gestion s'abstient de prendre part à la discussion et au vote d'un point de l'ordre du jour pour lequel il a un intérêt personnel, direct ou indirect.

Il en informe, dès le début de la réunion, le président et se retire de la réunion au moment où ce point est examiné.

Disposition finale

Le présent règlement peut être adapté en vue d'un meilleur fonctionnement du Conseil de suivi financier.

A la demande d'un membre, ce point est inscrit à l'ordre du jour de la réunion la plus proche.

Vu pour être annexe à l'arrêté du 13 février 2020 portant approbation des règlements d'ordre intérieur du Comité de gestion et Conseil de suivi financier de la Caisse publique wallonne d'allocations familiales.

Signatures

Namur, le 13 février 2020.

Le Ministre-Président,

E. DI RUPO

La Ministre de la Fonction publique, de l'Informatique, de la Simplification administrative,

en charge des allocations familiales, du Tourisme, du Patrimoine, et de la Sécurité routière, V. DE BUE

Préambule

L'arrêté susmentionné, publié dans le Moniteur belge du 11 mars 2020, à la page 14780, doit être complété par les annexes suivantes

Disposition finale

Le présent règlement peut être adapté en vue d'un meilleur fonctionnement du Comité de gestion. A la demande d'un membre, ce point est inscrit à l'ordre du jour de la réunion la plus proche.

Annexe 2

Règlement d'ordre intérieur Conseil de suivi financier de FAMIWAL