2020030205 21 FEVRIER 2020. - Arrêté du Président du Comité de direction portant le Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement

Pour l'application du présent arrêté, on entend par

1° " le Président " : le Président du Comité de direction du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;

2° " le Comité de direction " : le Comité de direction du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;

3° " le SPF " : le Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement;

4° " le membre " : le membre du Comité de direction.

L'usage du masculin dans le présent arrêté est épicène.

CHAPITRE 2. - Présidence et secrétariat

Le Président assure le bon fonctionnement du Comité de direction. Il ouvre, dirige et clôt les réunions.

Lorsque le Président est empêché, la fonction de Président est, pour la durée de cet empêchement, assurée par le titulaire de la fonction de management ou de la fonction d'encadrement du SPF qui a le plus grand nombre d'années d'expérience dans des fonctions de management et d'encadrement dans le SPF.

Le Président désigne un secrétaire et un secrétaire adjoint, qui sont chargés de préparer les réunions, d'acter les délibérations et les décisions du Comité de direction et de rédiger le procès-verbal des réunions.

Le secrétaire adjoint n'appartient pas au rôle linguistique du secrétaire et remplace le secrétaire s'il est empêché.

En cas de questions de personnel, le secrétariat est assuré par un membre du personnel de la direction compétente de la Direction d'encadrement Personnel et Organisation.

CHAPITRE 3. - Organisation des réunions et ordre du jour

Le Comité de direction se réunit sur invitation du Président.

Un planning des réunions est établi en juin et en novembre.

Le Président peut convoquer des réunions supplémentaires du Comité de direction de sa propre initiative ou à la demande d'au moins trois membres.

Le Président établit l'ordre du jour des réunions. Chaque membre peut demander au Président d'ajouter des points à l'ordre du jour, le cas échéant, avec les documents pertinents.

Pendant la réunion, de nouveaux points à l'ordre du jour ne peuvent être ajoutés que moyennant l'accord des membres présents. Ces points ne peuvent toutefois pas être ajoutés s'ils se rapportent spécifiquement aux services qui relèvent d'un membre qui est empêché. De sa propre initiative ou à la demande d'un autre membre, le Président peut décider de reporter l'examen d'un ou de plusieurs points de l'ordre du jour.

Chaque document qui est soumis pour décision au Comité de direction contient une proposition de décision et de communication au personnel.

L'ordre du jour et les documents concernant les points de l'ordre du jour sont envoyés aux membres au moins trois jours ouvrables avant le jour de la réunion. En cas d'urgence motivée, le Président peut décider de distribuer un document concernant un point de l'ordre du jour pendant la réunion.

CHAPITRE 4. - Délibérations et décisions

Section 1re. - Dispositions générales

Le Comité de direction peut se faire assister par des personnes qui, en raison de leurs compétences particulières, peuvent éclairer utilement le Comité de direction sur un point de l'ordre du jour.

Les membres ne prennent pas part aux délibérations et décisions du Comité de direction concernant les points de l'ordre du jour qui sont en relation avec leur statut administratif personnel.

Tous les membres sont tenus d'exécuter et de défendre collégialement et loyalement les décisions du Comité de direction.

Le membre qui est empêché pour une réunion du Comité de direction peut communiquer ses remarques ou avis sur un ou plusieurs points de l'ordre du jour au plus tard un jour ouvrable avant le jour de la réunion par écrit ou par voie électronique au Président. Le Président en informe les autres membres avant de lancer la discussion concernant le point de l'ordre du jour ou les points de l'ordre du jour.

Le Comité de direction ne peut valablement délibérer que si la majorité des membres est présente.

Si ce quorum n'est pas atteint, le Comité de direction peut, après une deuxième invitation, valablement délibérer sur le même ordre du jour, quel que soit le nombre de membres présents. Cette réunion a lieu au plus tôt un jour ouvrable après la réunion où le quorum visé à l'alinéa 1er n'était pas atteint.

Les décisions sont prises par consensus ou, à défaut, à la majorité simple des suffrages exprimés. Pour le décompte des suffrages, les abstentions ne sont pas prises en considération. En cas de partage des voix, la voix du Président ou du membre qui le remplace, est prépondérante.

Le vote se fait à main levée.

Chaque décision individuelle à l'égard d'un membre du personnel est prise par scrutin secret à moins qu'il ne soit fait usage de la procédure électronique.

Section 2. - Dispositions spécifiques relatives aux procédures de promotion

Le Comité de direction examine la recevabilité des candidatures.

Le Comité de direction fixe, par fonction, la pondération éventuelle des compétences génériques et techniques sur base desquelles les titres et mérites seront comparés.

Ensuite, le Comité de direction procède au vote.

Un premier vote a lieu par l'attribution d'une cote par compétence ou groupe de compétences à chaque candidat.

Le total des cotes obtenues par compétence ou groupe de compétences détermine le classement des candidats, étant entendu que le candidat qui a obtenu le total le plus élevé, est classé à la première place et que le classement des autres candidats s'opère en conséquence.

A la fin de la procédure, un vote sur le classement a lieu.

Le vote se fait conformément à l'article 12, mais n'est, en dérogation à l'article 12, alinéa 3, pas secret.

Le Comité de direction décide à la majorité simple s'il est nécessaire de revoir le classement des candidats établi conformément à l'article 15, alinéa 3, dans les cas suivants

1° après l'examen des réclamations introduites;

2° après avoir pris connaissance de faits qui se sont produits ou ont été constatés après la fixation du classement.

En cas de révision du classement, le Comité de direction procède à un nouveau vote conformément à l'article 15.

Section 3. - Dispositions spécifiques relatives aux procédures disciplinaires

Chaque décision individuelle dans des procédures disciplinaires est prise conformément à l'article 12, alinéa 1er. En cas de partage des voix, la proposition est néanmoins rejetée.

Dans ce cas, une autre proposition est soumise au vote, conformément à l'alinéa 1er.

La procédure à l'alinéa 2 est répétée à ce que le Comité de direction se mette d'accord sur la proposition.

Section 4. - Procédure électronique

Entre deux réunions, le Comité de direction peut, sur proposition du Président, prendre des décisions via procédure électronique.

Dans ce cas, le secrétaire ou le secrétaire adjoint envoie la proposition de décision sous forme électronique à tous les membres en précisant un délai endéans lequel une réponse est attendue.

La proposition de décision se compose toujours de deux questions

1° l'opportunité de prendre cette décision via la procédure électronique;

2° la décision au fond.

Les membres doivent répondre aux deux questions par la mention " accord ", " pas d'accord " ou " abstention ".

Si un membre ne répond pas dans le délai prescrit, il est présumé être d'accord avec les deux questions.

Afin que la décision au fond puisse être examinée, la moitié des membres au moins doit répondre par la mention " accord " à la première question.

L'article 12, alinéa 1er est d'application à la déuxième question.

CHAPITRE 5. - Discrétion et communication

Les documents du Comité de direction, y compris l'ordre du jour, les délibérations et les procès-verbaux, et leur contenu sont traités par toutes les personnes qui en prennent connaissance dans l'exercice de leurs fonctions, avec la discrétion nécessaire.

A la fin de chaque réunion, le Comité de direction décide, le cas échéant, de la communication des décisions au personnel après l'approbation du procès-verbal.

Cette communication a lieu en néerlandais et en français.

Les documents du Comité de direction sont des documents administratifs dont la publicité est régie par les dispositions de la loi du 11 avril 1994 relative à la publicité de l'administration.

CHAPITRE 6. - Le procès-verbal

Le projet de procès-verbal des réunions du Comité de direction est envoyé aux membres présents au plus tard trois jours ouvrables suivant le jour de la réunion.

Si nécessaire, le Comité de direction, moyennant l'accord des membres présents, peut fixer un autre délai.

Chaque décision individuelle à l'égard d'un membre du personnel est établie dans la langue du membre du personnel concerné.

En cas de procédures de promotion, le procès-verbal est établi dans la langue des agents concernés. Lorsqu'il concerne des agents qui appartiennent à des rôles linguistiques différents, le procès-verbal est établi aussi bien en français qu'en néerlandais.

En cas de procédures disciplinaires, le procès-verbal est établi dans la langue de l'agent concerné.

Si aucune remarque écrite n'est adressée au Président dans les cinq jours ouvrables qui suivent l'envoi du procès-verbal, le procès-verbal est approuvé.

En cas de remarques écrites dans les cinq jours ouvrables qui suivent l'envoi du procès-verbal, l'approbation du procès-verbal est mise à l'ordre du jour de la prochaine réunion.

Un exemplaire du procès-verbal approuvé est signé par le Président et le secrétaire, le secrétaire-adjoint ou le membre du personnel désigné de la Direction d'encadrement Personnel et Organisation et est conservé au secrétariat du Président, où il peut être consulté par les membres, qui reçoivent également une copie électronique.

Les ordres du jour, documents et procès-verbaux des réunions sont archivés électroniquement.

CHAPITRE 7. - Comité des adjoints

Le Comité de direction peut décider de constituer un Comité des adjoints qui est chargé par le Président de la préparation et/ou du suivi de points de l'ordre du jour spécifiques.

Chaque membre désigne dans ce cas un membre du personnel de la Direction générale ou Direction d'encadrement qui représente le membre dans le Comité des adjoints.

Le Président désigne parmi les membres du personnel visés à l'alinéa 2 un président du Comité des adjoints.

CHAPITRE 8. - Dispositions finales

Le Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du 16 mai 2003, modifié par arrêté du 27 mai 2016, est abrogé.

Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Signatures

Bruxelles, le 21 février 2020.

P. MOORS

Préambule

Le Président du Comité de direction,

Vu l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, l'article 4, alinéa 2;

Vu le Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du 16 mai 2003;

Vu l'approbation par le Comité de direction du projet de Règlement d'ordre intérieur du Comité de direction du Service public fédéral Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement le 21 février 2020,

Arrête