2014000015 5 JANVIER 2014. - Arrêté royal modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers

1. L'article 1er du projet complète l'article 3 de l'arrêté royal du 16 juillet 1992 'relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers' afin de permettre, selon les conditions qu'il fixe, la délivrance à des tiers d'extraits ou de certificats des registres (1) à des fins de recherches généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques.

Une distinction est faite selon que les registres sont clôturés depuis plus de cent-dix ans ou depuis moins de cent-dix ans : ce n'est que dans ce dernier cas que la délivrance du document est soumise à un consentement préalable, soit de la personne concernée, soit, notamment en cas de décès, d'une personne de sa famille, soit de la commune, selon les modalités prévues par la disposition en projet.

Le projet d'arrêté royal prévoyait au départ de distinguer les registres de plus de cent ans. Il a été adapté sur ce point à la suite de l'avis de la Commission de la protection de la vie privée n° 14/2012, dans lequel la Commission a observé ce qui suit

"8. Le droit à la vie privée est un droit de la personnalité dont le traitement de données à caractère personnel et la protection élaborée à cet effet dans la LVP en sont des éléments. Seules les personnes vivantes peuvent invoquer un droit de la personnalité. Par conséquent, la LVP ne vise en principe que des personnes vivantes. Cela signifie que pour autant que toutes les personnes mentionnées dans les registres clôturés depuis plus de 100 ans soient décédées, cette disposition ne donnerait lieu à aucun commentaire du point de vue de la LVP. La grande majorité des personnes mentionnées dans ces registres seront en effet décédées. Il y a toutefois un nombre non négligeable de Belges qui sont âgés de 100 ans et plus (2). Si la tendance des 20 dernières années se confirme, leur nombre augmentera encore au cours des années à venir. Cela signifie que les registres clôturés depuis plus de 100 ans - certes à concurrence d'un pourcentage très faible - contiennent encore des informations relatives à des personnes vivantes, auxquelles la LVP s'applique.

9. Il en résulte donc que pour une partie des registres au moins, à savoir ceux clôturés depuis 100 à 110 ans, il faut appliquer la même procédure que celle prévue dans le projet pour les registres clôturés depuis moins de 100 ans, à savoir subordonner l'obtention d'un extrait ou d'un certificat à un consentement écrit de la personne concernée. Le fait que le risque soit faible qu'un extrait soit demandé au sujet d'une personne encore en vie ne constitue pas une raison probante permettant de justifier l'approche inégale relative au traitement de données de personnes de 100 ans et plus.

10. En ajustant le seuil, au-delà duquel on n'impose pas de limite concernant les extraits, aux registres clôturés depuis plus de 110 ans, ce problème ne se pose pas".

A cet égard, le rapport au Roi précise que

"[d]ans la pratique, la chance est extrêmement minime que les extraits ou certificats portent sur des personnes encore en vie : les registres ont été clôturés après chaque recensement décennal. Il s'agit ainsi de personnes qui sont nées il y a plus de 110 ans".

Il n'empêche que ce cas de figure, bien que rarissime, pourrait se présenter (3). Afin d'éviter toute difficulté, il convient soit de fixer un seuil plus élevé, soit de permettre à la personne encore en vie de s'opposer à la délivrance d'un extrait ou d'un certificat la concernant.

La même observation vaut pour ce qui concerne la consultation des registres, prévue par l'article 2 du projet (article 5bis en projet).

2. L'alinéa 7 en projet précise qui doit donner son consentement lorsque la personne concernée est décédée "ou n'est plus en état d'exprimer sa volonté".

L'alinéa 9 en projet précise quant à lui qui doit donner son consentement lorsqu'il n'y a pas de descendants au premier degré ou qu'ils sont décédés ou que "ceux-ci ne sont pas sains d'esprit".

La question se pose de savoir si l'utilisation de deux expressions différentes indique qu'il faut leur donner une portée distincte, auquel cas le Conseil d'Etat n'aperçoit pas ce qui pourrait justifier cette distinction.

Pour éviter toute difficulté, mieux vaut utiliser les mêmes expressions dans les deux alinéas en projet.

1. La question se pose de savoir pourquoi, au regard du principe d'égalité, la consultation des registres clôturés depuis plus de cent-dix ans n'est pas liée à une finalité déterminée dans le chef du tiers qui les consulte, contrairement à la délivrance d'extraits ou de certificats et à la mise à disposition de reproduction de registres digitalisés.

2. Concernant le champ d'application de l'arrêté en projet, le rapport au Roi précise à juste titre que l'arrêté royal précité du 16 juillet 1992 s'applique aux registres de la population qui sont déposés aux Archives de l'Etat.

L'article 5bis, alinéa 2, en projet précise que les modalités de consultation sont fixées par le collège communal ou le collège des bourgmestre et échevins. La Commission de la protection de la vie privée s'est interrogé, dans son avis n 14/2012, sur l'application de ces modalités à la consultation des registres transmis pour conservation à un organisme d'archivage de l'autorité. Aucune réponse n'est apportée à cette question dans le rapport au Roi.

Il paraît cependant difficilement envisageable de soumettre la consultation des archives communales déposées aux Archives de l'Etat à des modalités différentes, selon la commune concernée. Interrogée sur ce point, le délégué de la ministre a indiqué que

"[...] de tekst werd aangepast en bepaalt nu 'de wijze van de raadpleging'. Het gaat om praktische zaken zoals openingsuren, aanvraagtermijn, enz. Dit kan de gemeente uiteraard alleen regelen om archieven die ze zelf nog in haar bezit heeft".

Cette précision devrait figurer dans le rapport au Roi.

L'article 3, 1, du projet complète l'article 7, alinéa 1er, a), de l'arrêté royal précité du 16 juillet 1992 afin que le collège des bourgmestre et échevins examine non seulement le bien-fondé d'une demande visant à obtenir une liste de personnes inscrites dans un registre, mais également ses " finalités ".

Le Conseil d'Etat n'aperçoit pas l'intérêt de cette précision, l'examen du bien-fondé d'une demande permettant déjà d'examiner les finalités de cette demande.

De griffier,

A.- C. Van Geersdaele.

Le président,

Y. Kreins.

_______

Notes

(1). Il s'agit du registre de la population et du registre des étrangers (voir l'article 1er de l'arrêté royal précité du 16 juillet 1992).

(2) Au début de l'année 2010, la Belgique comptait 1.559 habitants âgés de 100 ans et plus.

Leur nombre a triplé au cours des vingt dernières années. (http ://statbel.fgov.be/fr/statistiques/chiffres/population/structure/ agesexe/centenaires/).

(3). Il existe des "super-centenaires", c'est-à-dire des personnes âgées de plus de 110 ans ("La doyenne des Belges reconnue officiellement super-centenaire", Le Soir, 7 novembre 2012).

L'article 4 fixe les conditions que doit remplir la demande d'obtention d'informations tirées des registres de la population

- pour les registres de la population qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, cette demande doit se faire par requête motivée et avec la déclaration que les informations ne seront utilisées qu'à des fins généalogiques, historiques ou à d'autres fins scientifiques avec mention des éventuelles publications pour lesquelles ces données seront utilisées. Cela s'applique tant aux demandes d'extraits et certificats qu'aux demandes de listes de personnes.

- pour les registres de la population qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, aucune déclaration n'est nécessaire. Cela est compensé par " l'administration de la salle de lecture " dans les archives communales (qui enregistre qui a consulté quel document).

Si la personne concernée, son époux survivant ou son cohabitant légal survivant ou l'un de ses descendants au premier degré, marque son accord avec la délivrance d'un extrait, un certificat ou une liste de personnes, le Collège communal ou Collège des Bourgmestre et Echevins ne peut plus s'y opposer.

L'article 5 ne nécessite aucun commentaire.

Les communes peuvent transférer leurs registres sur un autre support d'information et ce, en vue d'une conservation durable.

Les communes peuvent mettre les reproductions des registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans à prix coûtant à la disposition de tiers lorsque celles-ci sont destinées à des fins généalogiques, historiques ou à d'autres fins scientifiques.

Ces tiers ne peuvent toutefois pas diffuser les reproductions obtenues. "

Conformément à l'article 10 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, la commune doit (que ce soit ou non parmi son personnel) désigner un consultant en sécurité de l'information et en protection de la vie privée. Ce consultant en sécurité est notamment chargé de contrôler les consultations des registres de la population de la commune. Sous la surveillance du consultant en sécurité, un logging des consultations des registres de la population est tenu à jour. Ce logging est un outil pour les communes en cas d'éventuels litiges.

J'ai l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté,

le très respectueux

et le très fidèle serviteur,

La Ministre de l'Intérieur,

Mme J. MILQUET

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(1) Avis n° 11/97 du 30 avril 1997.

Avis 54.077/2 du 23 octobre 2013 de la section de législation du Conseil d'Etat, sur un projet d'arrêté royal 'modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers. (inséré par Addendum, M.B. 28-02-2014 p. 17421)

Le 5 septembre 2013, le Conseil d'Etat, section de Législation, a été invité par la Vice-Première Ministre et Ministre de l'Intérieur à communiquer un avis, dans un délai de trente jours prorogé jusqu'au 25 octobre 2013 (Par courriel du 16 septembre 2013), sur un projet d'arrêté royal 'modifiant l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers'.

Le projet a été examiné par la deuxième chambre le 23 octobre 2013.

La chambre était composée de Yves Kreins, président de chambre, Pierre Vandernoot et Martine Baguet, conseillers d'Etat, Christian Behrendt et Jacques Englebert, assesseurs, et Anne-Catherine Van Geersdaele, greffier.

Le rapport a été présenté par Laurence Vancrayebeck, auditrice.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de Pierre Vandernoot.

L'avis, dont le texte suit, a été donné le 23 octobre 2013.

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, tel qu'il est remplacé par la loi du 2 avril 2003, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

Examen du projet

Préambule

1. Seul l'article 2, alinéa 3, de la loi du 19 juillet 1991, relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques' constitue le fondement juridique de l'arrêté en projet. Les articles 22 et 32 de la Constitution, les articles 126 à 132 de la loi du 24 juin 1955 'relative aux archives' et l'article 126 de la Nouvelle loi communale ne procurant pas de fondement juridique à l'arrêté en projet, leur mention sera omise du préambule.

Par conséquent, les alinéas 1er à 3 seront omis.

2. L'arrêté en projet n'ayant pas d'impact budgétaire, l'avis de l'Inspecteur des Finances ne sera pas mentionné ou le sera sous la forme d'un considérant.

Dispositif

Notre Ministre de l'Intérieur est chargée de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 5 janvier 2014.

PHILIPPE

Par le Roi

La Ministre de l'Intérieur,

Mme J. MILQUET

Préambule

PHILIPPE, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, article 2, alinéa 3;

Vu l'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers;

Vu l'avis n° 14/2012 de la Commission de la Protection de la vie privée, donné le 2 mai 2012;

Considérant l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 11 janvier 2013;

Vu l'avis du Conseil d'Etat, n° 54.077/2 donné le 23 octobre 2013;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI

Sire,

L'arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers a été pris en exécution de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Le présent projet d'arrêté royal crée une nouvelle possibilité d'utilisation, à savoir l'obtention d'informations contenues dans les registres de la population (soit au moyen d'extraits ou de certificats, soit au moyen de listes de personnes, soit au moyen d'une consultation) à des fins généalogiques ou historiques ou à d'autres fins scientifiques. Une demande de consultation de ces registres en provenance de chercheurs de différentes disciplines aux fins d'étudier les processus sociaux, les changements économiques et les transitions démographiques se manifeste en effet de manière de plus en plus pressante.

Il y a avant tout lieu de signaler que les registres de la population se présentent sous deux formes

- les " registres de la population papier " : ceux-ci étaient tenus jusqu'en 1992;

Ceux-ci étaient clôturés après chaque recensement décennal.

- les " registres de la population électroniques " : à partir de 1992.

Ceux-ci sont continuellement mis à jour à partir de 1992. Cela signifie qu'à partir de cette date, les registres ne peuvent plus être clôturés tous les 10 ans mais qu'ils doivent être mis à jour en permanence. Le délai de 120 ans est calculé au moment de la demande d'obtention d'informations contenues dans les registres.

Le transfert de ces registres sur un support électronique est par ailleurs rendu possible : les registres tenus sur support papier peuvent en effet être perdus ou endommagés, soit en raison d'un incident, soit en raison de mauvaises conditions de conservation ou d'une manipulation inutile. Les chercheurs peuvent dorénavant utiliser la copie électronique. L'article 5ter qui a été inséré doit encourager les communes à faire procéder à la digitalisation selon les standards en vigueur et les " best practices " qui garantissent l'utilisation des fichiers électroniques à long terme.

Lors de la digitalisation, on tient compte des recommandations suivantes. L'ensemble du projet de digitalisation doit être documenté dès le lancement du projet, et comprend la logistique, le traitement matériel des documents en passant par la digitalisation jusqu'à l'enregistrement des fichiers électroniques. La digitalisation doit satisfaire aux exigences de qualité technique minimales et le choix du format d'enregistrement doit être conforme aux exigences de la conservation à long terme.

Pendant la digitalisation, les métadonnées techniques, administratives et descriptives doivent être enregistrées. Un contrôle de qualité régulier est nécessaire pendant l'ensemble du projet. Le projet de digitalisation terminé, il y a lieu de définir une procédure pour le contrôle régulier des archives électroniques.

Le 30 avril 1997, la Commission de la Protection de la vie privée a déjà émis un avis sur l'accessibilité des registres de la population pour les généalogistes.

La Commission a estimé que la consultation des registres de la population par des généalogistes doit être autorisée pour autant que la réalité de la recherche généalogique soit établie. Par ailleurs, la consultation des registres est soumise à certaines modalités (1).

Le présent projet d'arrêté royal prévoit ces modalités ci-après.

Dans la mesure où un certain temps s'est écoulé depuis l'avis précité de la Commission de la Protection de la Vie privée, le projet a de nouveau été soumis à la susdite Commission.

La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis n° 14/2012 le 2 mai 2012.

La Commission y fait une remarque préalable sur la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et son application aux registres de la population.

La Commission demande une précision quant à la réglementation s'appliquant aux registres de la population qui sont déposés aux Archives de l'Etat : le présent arrêté royal du 16 juillet 1992 ou la loi relative aux archives.

La loi relative aux archives porte sur les documents de certaines instances publiques. Elle stipule que les documents datant de plus de trente ans sont déposés aux Archives de l'Etat.

Grâce à une modification législative en date du 6 mai 2009, le délai est passé de 100 à 30 ans afin de répondre aux désidérata d'historiens et de citoyens dans le but de pouvoir faire des recherches portant sur l'histoire récente ou la généalogie.

Il s'agit des documents suivants

- ceux conservés par les tribunaux;

- ceux conservés par le Conseil d'Etat;

- les administrations de l'Etat;

- les provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative.

En ce qui concerne les communes, la loi stipule que les documents datant de plus de trente ans, conservés par les communes et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative, peuvent être déposés aux Archives de l'Etat (cf. l'article 1er, alinéa 2, de la loi du 24 juin 1955). Ces documents restent toutefois la propriété de la commune.

Leur publicité éventuelle reste toutefois soumise à la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d'identité, aux cartes d'étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et ses arrêtés d'exécution.

Le présent arrêté royal du 16 juillet 1992 s'applique donc aux registres de la population qui sont déposés aux Archives de l'Etat.

Il y a lieu par ailleurs de signaler que les communes restent toujours propriétaires de leurs registres de la population, même si ceux-ci ont été confiés aux Archives générales du Royaume.

Le Conseil d'Etat a formulé son avis le 23 octobre 2013. Les suggestions du Conseil ont été respectées.

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