2007003449 17 AOUT 2007. - Arrêté royal portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF)(NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 18-10-2007 et mise à jour au 17-06-2022)

§ 1er. [ '> 3 Le présent arrêté s'applique

1° aux services publics fédéraux et services publics de programmation,

2° au Ministère de la Défense,

3° aux administrations dotées d'une autonomie de gestion mais sans personnalité juridique, dénommées " services administratifs à comptabilité autonome ", au sens de l'article 2, alinéa 1er , 2° de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral,

4° à la Régie des Bâtiments,

5° à l'Agence fédérale pour la Sécurité de la chaîne alimentaire,

6° à l'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile,

7° à l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé,

8° à l'Agence fédérale de la Dette,

9° aux entreprises à caractère commercial, industriel ou financier, dotées d'un régime d'autonomie mais sans personnalité juridique, appelées " entreprises d'Etat ", au sens de l'article 2, alinéa 1er, 4° de la loi du 22 mai 2003 portant organisation du budget et de la comptabilité de l'Etat fédéral ] '> 3 .

Il vise à créer les conditions d'une meilleure maîtrise des risques par une meilleure connaissance, au niveau qui convient, de la qualité des [ '> 4 systèmes de maitrise de l'organisation ", comme définis à l'article 2, 4°] '> 4 mis en place au sein des Services qui relèvent du pouvoir exécutif fédéral.

Il concerne les processus suivants

1° exécution des décisions non déléguées, c'est-à-dire des décisions dont la conception et la préparation relèvent du niveau ministériel, et dont seule l'exécution relève de l'Administration,

2° conception, préparation et exécution des décisions déléguées, c'est-à-dire des décisions dont la conception, la préparation et l'exécution relevent entièrement de l'Administration.

§ 2. Dans le présent arrêté, on entend par

1° " Service " : chacune des entités visées au § 1er,

[ '> 1 1°/1 " Service fédéral d'audit interne " : le service d'audit visé au titre 2 de l'arrêté royal du 4 mai 2016 portant création du Service fédéral d'audit interne,] '> 1

2° " auditeur interne " : toute personne exerçant des activités d'audit interne conformes aux dispositions de l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif aux activités d'audit interne dans certains Services du pouvoir exécutif fédéral, quels que soient son statut et ses modalités d'intervention, [ '> 1 ou tout membre du personnel du Service fédéral d'audit interne exerçant des activités d'audit interne,] '> 1

3° " responsable des activités d'audit interne " : la personne dont le rôle est défini à l'article 7, § 1er de l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif aux activités d'audit dans certains Services du pouvoir exécutif fédéral, [ '> 1 ou le responsable de l'audit interne du Service fédéral d'audit interne,] '> 1

4° " management " : toutes les personnes qui ont un pouvoir de décision sur l'organisation des activités du Service,

5° " Dirigeant " : le responsable administratif de plus haut niveau au sein d'un Service donné,

6° " ministre concerné " : le ou les ministres et, le cas échéant, le ou les secrétaires d'Etat qui ont le Service considéré dans leurs attributions,

7° " Ministre du Budget " : le ministre qui a le Budget dans ses attributions,

8° " Ministre de la Fonction publique " : le ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions.

9° " Comité d'audit " : le Comité d'audit de l'Administration fédérale créé par le présent arrêté.

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( 1 )<AR 2016-05-04/02 , art. 23, 002; En vigueur : 22-05-2016; en vigueur : indéterminée et au plus tard le 01-01-2018 pour les exceptions mentionnées à l'art. 29, §2, L1 et L2; dispositions transitoires art. 29, §2, L3>

( 2 )<AR 2021-11-15/06 , art. 3, 003; En vigueur : 20-12-2021>

( 3 )<AR 2022-05-15/08 , art. 8, 004; En vigueur : 01-07-2022>

( 4 )<AR 2022-05-15/08 , art. 9, 004; En vigueur : 01-07-2022>

Le paragraphe 1er fixe le champ de compétence du Comité d'audit de l'Administration fédérale. Celui-ci est déterminé par deux séries de critères : rationae personae et rationae materiae. Les entités visées sont reprises sous la dénomination générique " Services " dans la suite de l'arrêté. Cette dénomination recouvre donc les services publics fédéraux (inclus les services de l'Etat à gestion séparée qui en émanent) et services publics fédéraux de programmation, le Ministère de la Défense, la Régie des Bâtiments, l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire, l'Agence fédérale d'Accueil des Demandeurs d'Asile, le Service des Pensions du Secteur public, et l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé.

Echappent toutefois à la compétence du Comité d'audit les processus qui concourent à la conception et à la préparation de décisions non-déléguées (sachant cependant que les projets de décision qui en résultent font normalement l'objet du contrôle administratif et budgétaire).

Autrement dit, le Comité d'audit de l'Administration fédérale n'interfère pas sur la sphère politique. Il veille à ce que l'appareil administratif soit en situation de traduire en actes les engagements des gouvernants et d'atteindre les objectifs fixés.

Le paragraphe 2 fixe la terminologie. Le 5° définit l'appellation générique " Dirigeant " : il s'agit du responsable administratif de plus haut niveau au sein d'un Service donné : Président du Comité de direction d'un Service public fédéral, Président d'un Service public fédéral de programmation, Chef de la Défense, Administrateur délégué ou Administrateur général d'un parastatal.

Cet article n'appelle pas d'autre commentaire.

L'article 2 crée le Comité d'audit de l'Administration fédérale et fixe ses missions.

Le cadre théorique dans lequel s'insère le Comité d'audit de l'Administration fédérale est celui d'une relation mandataire/mandant, où les mandants sont les gouvernants démocratiquement désignés, et les mandataires sont les Dirigeants des Services administratifs confiés aux gouvernants.

Dans cette relation, les mandants détiennent la légitimité que leur donne l'élection, mais n'ont pas forcément la compétence technique ni le temps nécessaire pour suivre l'exécution du mandat qu'ils confient aux Dirigeants, ce qui peut poser une question de démocratie, puisqu'il apparaît que la réalisation des engagements des responsables politiques dépend en grande partie du bon fonctionnement de l'appareil administratif, qu'ils ne maîtrisent pas directement.

Dans cette perspective, le Comité d'audit de l'Administration fédérale, organe composé d'experts indépendants, en garantissant que les activités d'audit interne sont organisées de manière à donner une juste perception du fonctionnement des systèmes de contrôle interne mis en place par les Dirigeants, aidera les gouvernants à apprécier le fonctionnement des Services par rapport aux critères fixés par le COSO en 1992 et complétés par l'INTOSAI en 2004

- efficacité, efficience, économie et éthique des opérations réalisées par les Services,

- respect des obligations de rendre compte et qualité de l'information financière et de gestion,

- conformité aux lois et règlements (à quoi l'on pourrait ajouter la cohérence avec la politique gouvernementale et les décisions politiques en vigueur),

- protection des ressources, tant matérielles qu'immatérielles, contre les pertes, les mauvais usages et les dommages.

Le Comité d'audit de l'Administration fédérale intervient donc principalement dans le cadre d'un processus d'évaluation des systèmes.

Il est également en charge d'une fonction d'alerte. S'il vient à connaître de dysfonctionnements graves affectant l'objectif " respect des obligations de rendre compte et qualité de l'information financière et de gestion ", il doit attirer l'attention du Conseil des Ministres, qui peut être destinataire-utilisateur de l'information en question ou intermédiaire-responsable dans sa transmission.

En effet, l'obligation de rendre compte n'est pas une fin en soi. Elle a pour objet de fournir des informations à un organe qui lui-même va prendre des décisions sur cette base. Ainsi, l'information fournie par les différents Services tient lieu de matière première, d'input, au processus de décision qui se déroule au sein du Conseil des Ministres.

Si le système de contrôle fonctionne correctement, alors il donne une assurance raisonnable (mais non totale) que les objectifs cités plus haut seront remplis. En particulier, un bon système de contrôle interne devrait produire des informations fiables.

Au cours de leurs diligences, les auditeurs internes peuvent cependant constater des faiblesses dans la qualité d'une information destinée à être diffusée dans le public ou à être transmise à des décideurs au plus haut niveau (Conseil des Ministres, Parlement, Union européenne).

Dans un premier temps, ce constat doit être communiqué au management suivant la chaîne hiérarchique de manière à permettre aux personnes qui se trouvent au plus près du problème d'y apporter des solutions (vérifier l'information, la corriger voire la retirer temporairement).

Si cette information est malgré tout utilisée en-dehors du Service, et si elle a un impact important sur la perception que des tiers (membres du gouvernement, Parlement, opinion publique, Union européenne) peuvent avoir sur la situation de ce Service, le Comité d'audit de l'Administration fédérale, qui en est averti par le responsable des activités d'audit interne concerné, alerte à son tour le Conseil des Ministres.

Par exemple, si l'audit interne révèle que les processus comptables n'apportent pas les garanties prévues, il ne suffit pas de l'améliorer pour l'avenir. En effet, si les faiblesses de la comptabilité dans un Service donné débouchent sur des informations inexactes et d'importance significative, et si les responsables concernés n'ont pas pris de mesures par eux-mêmes et à leur niveau, ces informations vont être communiquées à des décideurs voire au grand public ou à ses représentants. La responsabilité de l'Etat se trouvera alors engagée sur des bases fausses. Dans l'exemple exposé ci-dessus, il appartiendra au Comité d'audit de l'Administration fédérale d'en référer au Ministre du Budget qui mettra le point à l'ordre du jour du Conseil des Ministres suivant. Cette disposition protège donc le gouvernement en tant qu'organe de décision et, au sein du gouvernement, le Ministre qui a la responsabilité de la qualité de l'information financière, autrement dit, le ou la Ministre du Budget.

L'information transitera par le Premier Ministre lorsque le Comité d'audit de l'Administration fédérale aura constaté que le Conseil des Ministres s'apprête à prendre position sur base d'informations fausses.

Cette fonction d'alerte ne devrait pas être activée dans les cas, majoritaires, où il suffit d'inviter les responsables à porter remède à une faiblesse du système. Ces dysfonctionnements ont vocation à être traités en interne, entre le management et le responsable des activités d'audit interne.

Cette fonction d'alerte devrait en outre devenir marginale à mesure que les systèmes de contrôle interne s'amélioreront, surtout si un dialogue constructif, favorable à une dynamique de prévention, s'instaure entre le management et les auditeurs internes.

Or, le Comité d'audit de l'Administration fédérale a également un rôle à jouer dans la relation qui va se nouer entre les Dirigeants et les responsables d'activités d'audit interne.

Le paragraphe 2 précise certaines caractéristiques du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

Il dispose tout d'abord que le Comité d'audit de l'Administration fédérale est un organe consultatif, autrement dit, qu'il n'a pas de fonction opérationnelle au sein d'un Service donné. Les seules décisions contraignantes qu'il puisse être amené à prendre sont des avis qui portent sur l'organisation et la conduite des activités d'audit interne, et n'interviennent pas directement dans le fonctionnement d'un Service.

Le fait qu'il s'agisse d'un organe consultatif a pour conséquence que la loi du 20 juillet 1990, visant à promouvoir la présence équilibrée d'hommes et de femmes dans les organes possédant une compétence d'avis, s'applique.

Aux termes de l'article 1er de cette loi, " On entend par " organe consultatif " au sens de la présente loi, tous les conseils, commissions, comités, groupes de travail et tout autre organe, quelle que soit sa dénomination, qui ont été créés par une loi, par arrêté royal ou par arrêté ministériel et qui ont parmi leurs compétences, à titre principal, le pouvoir de donner, de leur propre initiative ou sur demande, des avis aux Chambres législatives, au Conseil des ministres, à un ou à plusieurs ministres ou à des services publics fédéraux ou à des services publics fédéraux de programmation ainsi qu'aux services qui en dépendent, au Ministère de la Défense ou à des institutions publiques. "

L'article 2, § 1er, de la même loi prévoit que : " Chaque fois qu'au sein d'un organe consultatif un ou plusieurs mandats sont à attribuer suite à une procédure de présentation, chaque instance chargée de présenter les candidatures est tenue de présenter, pour chaque mandat, la candidature d'au moins un homme et une femme. ", tandis que l'article 2bis, § 1er, pose le principe que : " Deux tiers au maximum des membres d'un organe consultatif sont du même sexe. "

Conscient que, dans l'état actuel de la société, ce type de disposition pourrait compromettre la mise en place et le fonctionnement d'organes vitaux pour l'Etat, le Législateur a cependant apporté certains tempéraments aux principes énoncés plus haut, de manière à permettre aux organes concernés de fonctionner en l'état, à titre temporaire.

Pour bénéficier de cette dérogation, les Ministres concernés doivent cependant pouvoir démontrer l'impossibilité de satisfaire aux principes énoncés plus haut, ce qui suppose qu'ils aient fait l'effort d'essayer d'y parvenir.

Une disposition prévoyant que " Le Roi établit, par arrêté délibéré en Conseil des Ministres et après avis de la commission visée à l'article 1erbis, une liste des organes consultatifs tombant sous le champ d'application de la présente loi. " a été insérée par la loi du 3 mai 2003; sa date d'entrée en vigueur est pour l'heure indéterminée. Par souci de sécurité juridique, il y aura lieu, le moment venu, d'inscrire le Comité d'audit de l'Administration fédérale sur cette liste.

Le deuxième alinéa précise encore que le fonctionnement du Comité d'audit de l'Administration fédérale est collégial. Il n'est donc pas question que le Président du Comité se livre à un exercice solitaire, centralisateur, des pouvoirs qui lui sont confiés.

Le dernier alinéa du paragraphe 2 précise enfin que le Comité d'audit de l'Administration fédérale n'a pas autorité sur les organes du contrôle administratif et budgétaire.

TITRE II. - Mise en place du Comité d'audit de l'Administration fédérale

CHAPITRE Ier. - Composition du Comité d'audit de l'Administration fédérale et sélection des membres

De la composition du Comité d'audit de l'Administration fédérale dépendent en grande partie sa légitimité et sa crédibilité.

De sa légitimité et de sa crédibilité dépend son efficacité.

En effet, dans la perspective de single audit retenue par la Ministre du Budget et approuvée par le Conseil des Ministres, la solidité de la chaîne de contrôle est la condition sine qua non de l'ensemble des aménagements envisagés. Comme le premier maillon de cette chaîne de contrôle dépend de la qualité du système de contrôle interne, attestée au moyen d'activités d'audit interne dont la fiabilité dépend de la crédibilité du Comité d'audit, toute faiblesse du Comité d'audit de l'Administration fédérale peut mettre en danger cette chaîne de contrôle.

En outre, dans une perspective de bonne gouvernance, un autre enjeu réside dans la confiance que les citoyens accorderont à cette nouvelle institution, et à travers elle, au dispositif tout entier. Pour créer et surtout maintenir cette confiance, il est crucial d'apporter des garanties d'objectivité, de transparence, d'intégrité et d'éthique. Cela commence dès la procédure de sélection, qui sera donc une épreuve de vérité pour le Comité d'audit de l'Administration fédérale.

Les critères de sélection portent sur la compétence, l'indépendance et la disponibilité.

Le premier paragraphe pose comme principes de base l'indépendance et la compétence des membres du Comité d'audit de l'Administration fédérale, qui sont avant tout des experts indépendants.

Ils sont désignés par arrêté royal délibéré en Conseil des Ministres, ce qui doit garantir la sécurité de leur désignation, la durabilité de leur présence, et la confiance que les membres du Conseil des Ministres accordent à chacun d'eux. L'arrêté royal de désignation devant faire l'objet d'une délibération, le Conseil des Ministres tiendra lieu de Comité de sélection.

Le paragraphe 2 découle du fait que le Comité d'audit de l'Administration fédérale, organe collégial, doit réunir les compétences nécessaires pour pouvoir procéder à un examen averti des informations et rapports qui lui seront adressés, parler le même langage que ses interlocuteurs, issus de métiers variés, et être force de proposition. Cela suppose que chacun de ses membres lui fasse apport d'une partie des compétences requises.

Cette disposition se situe dans le prolongement des travaux Copernic. A l'époque, il s'agissait de constituer un Comité d'audit par Service public fédéral. Le Conseil stratégique devait " veiller à ce qu'au sein du Comité d'audit se trouve l'expertise suffisante sur le plan du métier du SPF, du cycle budgétaire, du management public, de la réglementation applicable, du contrôle interne et du management stratégique ainsi que de la gestion des risques. "

Le paragraphe 3 précise le mode de désignation et les missions confiées au Président du Comité. Elles déterminent les qualités qu'il doit posséder, en plus des qualités requises pour être membre du Comité. Le libellé de ce paragraphe s'inspire directement des dispositions de l'article I - 22 du projet de Traité instituant une Constitution pour l'Europe. Cet article détaille les missions qui pourraient être dévolues à un Président du Conseil européen dont le rôle serait con}u sur le modèle d'un animateur (" chairman " plutôt que " president ").

L'article 4 décrit la marche à suivre en cas de vacance de siège. Les objectifs qui la sous-tendent sont les suivants

- permettre à toute personne intéressée de faire valoir sa candidature si ses compétences répondent au profil requis, de manière à diversifier les milieux au sein desquels les membres du Comité d'audit de l'Administration fédérale seront sélectionnés,

- veiller à ce que la procédure de sélection présente des garanties en termes de transparence, d'équité, d'égalité des chances et d'efficacité,

- veiller à ce que les candidats retenus satisfassent aux principes d'indépendance, d'objectivité, de compétence et de disponibilité,

- permettre que les sièges vacants soient pourvus dans des délais raisonnables tout en laissant aux candidats le temps de se faire connaître.

S'agissant des critères d'indépendance, il est impossible d'inventorier toutes les incompatibilités possibles, surtout s'agissant d'un Comité d'audit qui sera compétent pour l'ensemble de l'Administration fédérale. Par conséquent, la notion de conflit d'intérêts a fait l'objet d'une définition englobante, con}ue sur le modèle de l'article 52 du Règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes. Il appartiendra à chaque candidat de déclarer sur l'honneur au moment de sa candidature qu'il n'est pas dans une situation de conflit d'intérêts et qu'il s'engage à porter à la connaissance de ses pairs toute situation susceptible d'induire un conflit d'intérêts, réel, apparent ou potentiel.

Le Comité d'audit examinera en premier lieu en quoi cette situation pourrait altérer son indépendance ou son objectivité.

Si le conflit d'intérêts est avéré, le Comité d'audit déterminera dans un deuxième temps si ce conflit d'intérêts est ponctuel ou permanent.

Dans un troisième temps, le Comité d'audit prendra position sur les mesures à prendre.

Tout ce cheminement doit se faire dans le cadre d'un dialogue constructif avec le membre du Comité d'audit concerné, de manière à ce qu'une solution puisse être trouvée. Le Comité d'audit peut se faire aider par le Bureau d'Ethique et de Déontologie Administratives, centre d'expertise sur la politique préventive d'intégrité de l'Administration fédérale.

L'OCDE a identifié divers modes de résolution d'un conflit d'intérêts. L'initiative peut venir du membre du Comité d'audit concerné, ou du Comité d'audit lui-même, le cas échéant par l'intermédiaire de son président qui peut aménager la gestion de l'ordre du jour.

Les hypothèses de la démission et de la révocation, visées aux articles 6 et 7, ne devraient en effet s'imposer qu'en dernier recours, et uniquement dans le cas d'un conflit d'intérêts permanent et non résolu.

De la même fa}on, plutôt que de limiter le cumul de mandats en fixant un plafond absolu, qui n'aurait pas forcément grand sens (pourquoi pénaliser davantage quelqu'un qui est administrateur de quatre petites associations ou sociétés qu'un autre qui serait membre d'un seul Conseil d'administration, très prenant.), il a été opté pour une formule de transparence. Toute personne qui souhaite siéger au Comité d'audit de l'Administration fédérale doit préalablement déclarer le nombre de mandats qu'elle détient, et s'engager à tenir les autres membres du Comité d'audit informés des nouveaux mandats qui viendraient s'y ajouter. Le Conseil des Ministres apprécie sur cette base le degré de disponibilité de l'impétrant.

Le présent arrêté ne prévoit pas de condition de nationalité, sachant qu'en tant qu'organe consultatif, le Comité d'audit de l'Administration fédérale n'exerce pas de prérogative de puissance publique.

L'article 5 dispose que les membres du Comité d'audit de l'Administration fédérale ont tous droit à des jetons de présence. Le président du Comité a droit, pour sa part, à des jetons de présence majorés. Ces jetons de présence seront fixés par arrêté ministériel du Premier ministre, après concertation avec le Ministre du Budget et le Ministre de la Fonction Publique.

A titre de comparaison, signalons que le barème fixé par l'arrêté du gouvernement flamand du 16 avril 2004 prévoit des jetons de présence de base de 996,84 euros par réunion, majorés de 498,42 euros en ce qui concerne le Président du Comité d'audit de l'Administration flamande. Toutefois, au-delà de six réunions par an, un barème dégressif s'applique : les montants cités sont ramenés respectivement à 398,74 euros et 199,37 euros à partir de la septième séance.

CHAPITRE II. - Démission et révocation

Le fait de donner un cadre aux conditions dans lesquelles il peut être mis fin anticipativement au mandat d'un membre du Comité d'audit de l'Administration fédérale tient au besoin de concilier deux impératifs : la stabilité du Comité et l'indépendance de ses membres, qui doivent être à l'abri de toute pression.

L'article 6 permet à tout membre du Comité d'audit de démissionner de son mandat. Ce peut être une solution lorsque le Comité d'audit considère qu'un conflit d'intérêts, qui lui a été communiqué par l'un de ses membres conformément aux dispositions de l'article 4, § 2, deuxième tiret, présente les caractéristiques d'un conflit d'intérêts permanent, rédhibitoire. Le membre concerné évite ainsi de s'exposer à la procédure de révocation prévue à l'article 7.

Cet article n'appelle pas d'autre commentaire.

A l'alinéa 1er, il y a lieu d'omettre la dernière phrase, qui est inutile. En effet cette exigence est déjà imposée par la loi du 29 juillet 1991 relative à la motivation formelle des actes administratifs.

L'article 8, qui instaure les règles à appliquer en cas de vacance de siège, traduit la volonté d'une continuité dans le fonctionnement du Comité d'audit de l'Administration fédérale. Il n'appelle pas d'autre commentaire.

TITRE III. - Fonctionnement

Le respect des règles de fonctionnement conditionne la viabilité du Comité d'audit de l'Administration fédérale qui, de par l'ampleur de son champ d'application, pourrait facilement se trouver débordé voire instrumentalisé.

Le présent titre concentre par conséquent une grande partie des facteurs clés de réussite énumérés dans l'introduction.

CHAPITRE Ier. - Soutien administratif

Cet article détaille les ressources matérielles, humaines et financières qui doivent être mises à la disposition du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

Nous insisterons tout particulièrement ici sur le rôle clé que le Secrétariat du Comité d'audit de l'Administration fédérale sera appelé à jouer. Sans se substituer au Comité ni aux auditeurs internes, ce Secrétariat devra lui apporter un soutien administratif qui va bien au-delà d'un rôle de scribe, et peut comporter la gestion du budget du Comité ou le suivi des relations avec les interlocuteurs du Comité d'audit. On pourra s'inspirer de la pratique britannique, décrite dans l'annexe 2 du Audit Committee Handbook Consultation Draft publié en juillet 2006 par HM Treasury. L'idée clé est d'assurer la continuité des travaux du Comité entre deux réunions, et de tenir lieu de point de contact. Ce sera au Comité lui-même de préciser ses attributions.

Il convient donc de ne pas sous-estimer l'importance de ce secrétariat. Toute faille dans son indépendance, dans la qualification ou dans la disponibilité de ses membres, ou dans le respect de la confidentialité des informations qu'il détient, peut compromettre l'efficacité du Comité d'audit, et donc de l'ensemble de la réforme en cours.

Le paragraphe 3 aborde le volet financier. Il vise deux objectifs : donner au Comité d'audit les moyens d'assumer ses responsabilités, et instaurer une transparence sur ces moyens.

Parmi les frais envisageables sont citées les dépenses liées au recours à des prestations techniques nécessaires à la mission du Comité d'audit au titre de sa fonction de surveillance de l'indépendance et de l'efficacité des processus d'audit interne. Cela correspond par exemple au financement de la faculté de faire expertiser une analyse de risques, faculté prévue à l'article 11, § 1er, alinéa 2.

La transparence instaurée quant aux ressources allouées au fonctionnement du Comité d'audit et aux modalités de remboursement des frais (théoriquement limités) que les membres de ce Comité seraient amenés à exposer, vise à éviter qu'une sélection par l'argent ne s'opère (dans le processus de sélection ou en amont, au stade des candidatures) : toutes les personnes compétentes doivent pouvoir être en situation de postuler et d'exercer leur mandat dans de bonnes conditions.

Se pose cependant la question de la prise en charge des frais de déplacement d'un expert externe qui se trouverait obligé de revenir à Bruxelles pour une réunion alors qu'il est en déplacement professionnel au loin. S'agissant de personnes reconnues pour leur compétence, il est en effet possible que leurs activités les emmènent ponctuellement au-delà des frontières. Pour réduire autant que faire se peut ce type de risque, il conviendra de veiller à la planification des réunions ou, dans les cas d'urgence, de recourir à une visioconférence, comme le permet l'article 10.

CHAPITRE II. - Organisation des réunions et accès à l'information

L'article 10 fixe les règles de quorum et de prise de décision. Il fait primer la logique de la délibération sur celle du vote. C'est seulement si le consensus peine à se dégager que le vote s'impose, pour éviter une situation de blocage. Cet article doit être lu en relation avec l'article 3, § 3, 3°, qui prévoit que le président du Comité oeuvre pour faciliter la cohésion et le consensus au sein du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

Il doit également être lu en relation avec l'article 4, § 2, relatif à la prévention des conflits d'intérêts. Ainsi, dans le cas envisagé par le Conseil d'Etat dans son avis 42.767/4 donné le 2 mai 2007 (conflit d'intérêts strictement ponctuel), la solution qui consisterait à ce que le membre concerné se récuse et renonce à participer à une réunion serait valable, tant du point de vue de l'article 4 que du point de vue de l'article 10.

Le premier paragraphe pose le principe de l'accès illimité aux informations et aux personnes qui les détiennent. Ce principe a pour seule borne les limitations fixées par la loi, et notamment les dispositions relatives à l'information classée. De tels cas ont vocation a être précisés dans la Charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale, prévue à l'article 16, § 1er. Ainsi, on pourra prévoir que le Comité fasse appel à un tiers de confiance habilité à accéder aux informations sensibles, ou veillera à ce que les équipes d'audit interne appelées à examiner des processus qui font intervenir des données protégées comprennent au moins une personne habilitée à accéder à de telles données.

Le paragraphe 2 prévoit que le Chef de Corps de l'Inspection des Finances est présent aux réunions. Il peut éclairer les membres du Comité d'audit de l'Administration fédérale et exprimer des réserves par rapport aux décisions prises mais lui-même ne prend pas part au vote.

Le paragraphe 3 vise à fixer un cadre équilibré pour les relations entre le Comité, les Dirigeants et les responsables d'activités d'audit interne, étant entendu que, même hors de tout lien hiérarchique, ces responsables doivent avoir directement, librement et confidentiellement accès au Comité d'audit.

Dans une configuration classique (un Comité d'audit placé auprès du Conseil stratégique ou du Conseil d'administration d'une seule organisation), la situation présenterait un certain caractère de symétrie : les membres du Comité d'audit ont accès à toute l'information qui peut leur être utile et, réciproquement, le Dirigeant et le responsable des activités d'audit interne disposent l'un comme l'autre d'un accès organique au Comité d'audit.

Le Comité d'audit de l'Administration fédérale étant compétent pour vingt-trois Services, dotés chacun d'un Dirigeant et d'un responsable des activités d'audit interne, cette forme d'organisation ne serait pas tenable.

Pour autant, il est inconcevable de priver les responsables opérationnels de tout accès au Comité d'audit de l'Administration fédérale. Les deux parties auraient à y perdre, et l'économie générale du système, fondé sur une approche coopérative, serait compromise.

C'est pourquoi il a été prévu, outre la mise en place d'un Secrétariat doté de compétences larges, de permettre au Président du Comité de rencontrer seul les personnes qui le souhaitent. Cette faculté s'accompagne de dispositions de nature à sauvegarder la transparence de ces contacts et la confiance que chacun des membres du Comité doit pouvoir accorder au Président.

Il se pourrait qu'au sein d'un Service, une structure permanente de suivi des risques (comité de suivi des risques, plate-forme, réseau) soit mise en place. Une telle structure se définit plus comme un lieu de discussion que comme un lieu de prise de décision. Elle a pour but de faciliter la communication et la circulation de l'information sur les objectifs, les risques, et la qualité du contrôle interne. Elle peut être pilotée soit par un expert externe, soit, idéalement, par le responsable du management des risques du Service (risk manager).

La seconde hypothèse suppose que le Service ait parmi les membres de son personnel un professionnel spécialement formé à la coordination des activités de gestion des risques. Il y aura lieu, à terme, de réfléchir au statut des personnes qui exerceront ce nouveau métier. Se posera notamment la question de la nature de cette fonction : carrière A classique ou fonction d'encadrement (ce qui pourrait présenter l'avantage de faire de son titulaire un membre du Comité de direction).

Si une telle structure a été mise en place, cette structure peut aider le Comité d'audit de l'Administration fédérale à se faire une idée plus précise des objectifs, contraintes et risques, et donc à être encore plus pertinent dans le questionnement qu'il soumettra au responsable des activités d'audit interne au moment de valider son programme de travail.

Dans cette optique, il conviendra que, si une telle structure est créée, le responsable des activités d'audit interne du Service (qui de toute fa}on a accès, sur simple demande, à toutes les informations qu'il juge utiles) soit systématiquement informé de ses travaux et invité à ses réunions, sans toutefois pouvoir s'associer à la prise de décision.

Ainsi, le Comité d'audit de l'Administration fédérale aura l'assurance que chaque responsable d'activités d'audit interne a une vision claire du paysage de risques de son Service.

En outre, les sept membres du Comité pourront, par l'intermédiaire des responsables d'activités d'audit interne de chacun des Services pour lesquels le Comité est compétent, accéder aux compte-rendus qui retracent les activités de cette structure de suivi des risques, et ainsi exercer leur mission de façon encore plus éclairée.

CHAPITRE III. - Prérogatives en matière de supervision des activités d'audit interne

Il est renvoyé à l'observation générale 1.

L'article 13, § 1er, met en oeuvre le principe de subsidiarité qui veut que ne remonte à l'échelon supérieur que ce que l'échelon inférieur ne pourrait traiter que de manière moins efficace.

Les échéances fixées visent à ce que les rapports du Comité d'audit de l'Administration fédérale viennent à temps pour être pris en compte dans le cadre de l'élaboration de la politique ministérielle et gouvernementale et dans la confection du budget de l'année suivante.

Le paragraphe 2 vise les mécanismes de rapportage non systématiques, qui se déclencheront en fonction des demandes du Conseil des Ministres ou des cas spécifiques détectés par le Comité.

Le paragraphe 3 prévoit que les modalités de rapportage seront définies en concertation entre les parties intéressées : Conseil des Ministres, d'une part, et Comité d'audit de l'Administration fédérale. Il leur incombe en effet de déterminer les conditions auxquelles les rapports doivent satisfaire et les informations qu'ils doivent contenir pour, d'une part, être prêts à temps, et d'autre part, être utilisables et utilisés.

Une fois fixées, ces modalités doivent être inscrites dans la Charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

Disposant d'une vue d'ensemble du fonctionnement de l'Administration fédérale, le Comité d'audit a vocation à devenir un acteur majeur de la simplification administrative. Le paragraphe 4 lui en donne la possibilité. Il ne s'agit pas nécessairement d'établir un rapport supplémentaire mais essentiellement d'établir un inventaire des dispositions légales ou réglementaires qui induisent des risques ou des dysfonctionnements avérés.

L'article 14 du projet institue une obligation de secret sur les affaires pour lesquelles le Comité d'audit est compétent. Il prévoit toutefois que cette obligation de secret ne peut être opposée à l'inspection des finances, à la Cour des comptes et aux autres organes de contrôle externe pour les matières qui relèvent de leur compétence.

Le rapport au Roi précise que cette obligation de secret se justifie par le fait que les membres du Comité d'audit de l'Administration fédérale ne sont pas liés par un contrat de travail ni par une réglementation professionnelle qui les astreint au secret professionnel.

Or, il ne revient pas au Roi d'étendre le champ d'application de l'article 458 du Code pénal.

Cette " obligation de secret " ne peut de toute façon pas être opposée aux " organes de contrôle externe " pour les matières qui relèvent de leur compétence et qui sont déterminées par la loi.

Il y a lieu dès lors lieu d'imposer un devoir de confidentialité plutôt qu'une obligation de secret et de compléter le rapport au Roi sur ce point.

Au paragraphe 2, il y a lieu d'écrire à l'instar de ce qui est prévu à l'article 15, § 1er, du projet, que le règlement d'ordre intérieur est approuvé par arrêté royal délibéré en Conseil des ministres.

Il y a lieu d'écrire au paragraphe 2

" La section 4 du chapitre Ier, comprenant les articles 8bis et 8ter et l'article 10, alinéa 3, du même arrêté, sont abrogés. "

Dans l'intitulé de la Section 1re de l'arrêté royal du 19 juillet 2001 relatif a l'installation des organes stratégiques des services publics fédéraux et relatif aux membres du personnel des services publics fédéraux désignés pour faire partie du cabinet d'un membre d'un Gouvernement ou d'un Collège d'une Communauté ou d'une Région, modifié par les arrêtés royaux des 19 juillet 2003, 23 octobre 2003, 4 août 2004 et 6 octobre 2005, les mots " et des comités d'audit " sont supprimés.

A l'article 1er du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées

1° les alinéas 2 et 4 sont supprimés;

2° à l'alinéa 5, les cinq derniers mots sont supprimés.

A l'article 10, § 2, alinéa 1er, du même arrêté, modifié par l'article 12 de l'arrêté royal du 23 octobre 2003, les mots " et des comités d'audit " sont supprimés.

TITRE V. - Dispositions finales.

Dans la perspective qui vient d'être décrite, l'article 20 détermine le rôle des Dirigeants. C'est à eux qu'il appartient de décrire leurs propres structures de suivi et d'évaluation du contrôle interne, si elles existent. Cette description prend la forme d'un rapport destiné au Comité d'audit de l'Administration fédérale. Le ministre concerné en reçoit copie et peut, s'il le souhaite, apporter des éclairages complémentaires ainsi que des plans d'action en matière d'audit interne, afin de les soumettre à la sagacité du Comité d'audit de l'Administration fédérale.

Ce premier rapport fait l'objet d'un avis de l'Inspection des Finances qui atteste de la réalité des mécanismes et procédures décrits.

Dans la version française, au 2°, il y a lieu d'écrire " les cinq derniers mots " (cfr article 22 du projet).

La chambre était composée de

MM.

Ph. Hanse, président de chambre;

P. Liénardy et J. Jaumotte, conseillers d'Etat;

Mme C. Gigot, greffier.

Le rapport a été présenté par M. R. Wimmer, auditeur.

Le greffier,

C. Gigot.

Le président,

Ph. Hanse.

Cet article n'appelle pas de commentaire.

Prise en compte de l'avis n° 42.767/4 du Conseil d'Etat, donné le 2 mai 2007

Les recommandations de la Section de Législation du Conseil d'Etat ont été intégralement suivies, tant pour ce qui concerne l'ajustement du champ d'application et les quelques amendements rédactionnels requis que pour les compléments à apporter au présent Rapport. Nous avons toutefois maintenu les considérants, qui ne sont pas redondants avec le présent rapport.

Nous avons l'honneur d'être,

Sire,

De Votre Majesté,

les très respectueux

et très fidèles serviteurs,

Le Premier Ministre,

G. VERHOFSTADT

La Ministre du Budget,

Mme F. VAN DEN BOSSCHE

Le Ministre de la Fonction publique,

C. DUPONT

AVIS 42.767/4 DU 2 MAI 2007 DE LA SECTION DE LEGISLATION DU CONSEIL D'ETAT

Le Conseil d'Etat, section de législation, quatrième chambre, saisi par la Vice-Première Ministre et Ministre du Budget, le 4 avril 2007, d'une demande d'avis, dans un délai de trente jours, sur un projet d'arrêté royal " portant création du Comité d'audit de l'Administration fédérale (CAAF) ", a donné l'avis suivant

Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention du Gouvernement sur le fait que l'absence du contrôle qu'il appartient au Parlement d'exercer en vertu de la Constitution, a pour conséquence que le Gouvernement ne dispose pas de la plénitude de ses compétences. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien des compétences ainsi limitées, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le Gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.

Comme la demande d'avis est introduite sur la base de l'article 84, § 1er, alinéa 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, tel qu'il est remplacé par la loi du 2 avril 2003, la section de législation limite son examen au fondement juridique du projet, à la compétence de l'auteur de l'acte ainsi qu'à l'accomplissement des formalités préalables, conformément à l'article 84, § 3, des lois coordonnées précitées.

Sur ces trois points, le projet appelle les observations suivantes.

Observations générales

1. L'article 12, alinéa 1er, du projet prévoit que

" Le Comité d'audit de l'Administration fédérale adhère aux normes professionnelles reconnues au niveau international ou européen pour la pratique de l'audit interne, éventuellement précisées ou complétées par la législation et la réglementation applicables à l'Etat fédéral. [...]. "

Le rapport au Roi qui accompagne le projet précise

" L'article 12 doit donc être lu en parallèle avec l'arrêté royal du */*/* relatif aux activités d'audit interne au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral, qui prévoit que les activités d'audit interne doivent s'exercer dans le respect des normes professionnelles acceptées au niveau international et européen (normes et code de déontologie de l'Institute of Internal Auditors pour la pratique professionnelle de l'audit interne). "

Une telle disposition est trop imprécise, comme la section de législation du Conseil d'Etat l'a également relevé dans son avis 42.545/4, donné le 16 avril 2007, sur un projet d'arrêté royal " modifiant l'arrêté royal du 26 mai 2002 relatif au système de controle interne au sein des services publics fédéraux ", ainsi que dans son avis 42.766/4, donné ce jour, sur un projet d'arrêté royal " relatif aux activités d'audit interne dans certains services du pouvoir exécutif fédéral ".

L'article 12, alinéa 1er, du projet devrait donc mieux identifier dans le texte ces normes internationales et européennes et le cas échéant, habiliter le Ministre du Budget à en compléter la liste.

2. Selon l'article 1er du projet, il aura vocation à s'appliquer tant aux services de l'administration générale qu'à d'autres services énumérés limitativement dans cet article.

Pour ce qui concerne les services de l'administration générale (services publics fédéraux, services publics fédéraux de programmation et Ministère de la Défense), les articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution confèrent au Roi le pouvoir de régler l'organisation de ces services (1). Tant la jurisprudence que la doctrine déduisent des dispositions constitutionnelles précitées que la création et l'organisation des services de l'administration générale sont de la compétence exclusive du Roi (2).

( (1) Voir l'avis 37.904/4, donné le 22 décembre 2004, sur une proposition de loi " visant à créer un SPF Migrations, à supprimer l'Office des étrangers et à transférer les missions de politique des étrangers et d'asile du SPF Intérieur au SPF Migrations " (Doc. parl., Chambre, 2004-2005, n° 1465/002). )

( (2) Voir notamment : arrêt de la Cour d'arbitrage, n° 99/2004, du 2 juin 2004, cons. B.6.2.; J. Velaers, De Grondwet en de Raad van State, afdeling wetgeving, Maklu, Anvers, 1999, p. 369; F. Delpérée, Le droit constitutionnel de la Belgique, Bruylant, Bruxelles, 2000, § 898. )

La Régie des Bâtiments, le Bureau fédéral du Plan, l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire, l'Agence fédérale d'accueil des demandeurs d'asile, le Service des pensions du secteur public et l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé sont des organismes d'intérêt public (dotés de la personnalité juridique), classés dans la catégorie A, telle que visée dans la loi du 16 mars 1954 relative au controle de certains organismes d'intérêt public.

Or, comme la section de législation du Conseil d'Etat l'a rappelé souvent, c'est au législateur qu'il appartient de régler les éléments essentiels de l'organisation, du fonctionnement et du contrôle des organismes d'intérêt public.

La loi du 16 mars 1954 ne contient aucune habilitation au Roi quant au système de contrôle interne des organismes d'intérêt public. Parmi les dispositions visées au préambule, seul l'article 6 de la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments prévoit explicitement

" La Régie organise un contrôle interne et un audit interne. Leur organisation et leur structure sont définies par un arrêté royal délibéré en Conseil des ministres. "

Néanmoins, le Roi ayant été habilité à régler, par arrêté délibéré en Conseil des ministres, l'organisation et le fonctionnement de différents organismes d'intérêt public par l'article 2, alinéa 2, de la loi du 4 février 2000 relative à la création de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire, l'article 63 de la loi-programme du 19 juillet 2001 (en ce qui concerne l'Agence fédérale d'accueil des demandeurs d'asile) (3), l'article 30 de la loi du 12 janvier 2006 portant création du " Service des Pensions du Secteur public " et l'article 22 de la loi du 20 juillet 2006 relative à la création et au fonctionnement de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé, ceux-ci peuvent aussi servir de fondement légal à l'arrêté en projet.

( (3) L'attention des auteurs du projet est cependant attirée sur ce que cet article 63 est abrogé par l'article 70 de la loi du 12 janvier 2007 sur l'accueil des demandeurs d'asile et de certaines autres catégories d'étrangers, et ce, à une date à déterminer par le Roi en application de l'article 74 de la même loi. A cette même date le fondement légal de l'arrêté en projet sera procuré, pour ce qui concerne l'Agence fédérale pour l'accueil des demandeurs d'asile par l'article 55, alinéa 2, de la loi du 17 janvier 2007, précitée. )

En ce qui concerne le Bureau fédéral du Plan, l'article 124 de la loi du 21 décembre 1994 portant des dispositions sociales et diverses ne procure pas de fondement légal à l'arrêté en projet.

Observations particulières

Préambule

1. L'alinéa 3 du préambule doit être omis car la loi du 20 juillet 1990 visant à promouvoir la présence équilibrée d'hommes et de femmes dans les organes possédant une compétence d'avis ne peut servir de fondement juridique au projet.

2. Il convient, par contre, de viser l'arrêté royal du 26 mai 2002 relatif au système de contrôle interne au sein de certains services du pouvoir exécutif fédéral puisqu'il est modifié par le projet.

3. En outre, conformément aux règles usuelles de légistique formelle (4), lorsqu'un rapport au Roi, destiné à la publication, précède l'arrêté, les considérants deviennent inutiles.

( (4) Voir la circulaire de légistique - recommandations et formules, novembre 2001, spéc. p. 32 (www.raadvst-consetat.be). )

En tout état de cause, l'attention de l'auteur du projet est enfin attirée sur ce que le rapport au Roi, en son alinéa 4, se réfère expressément à la police fédérale alors que l'article 1er du projet ne vise pas celle-ci.

A ce sujet, la section de législation du Conseil d'Etat a relevé, dans son avis 42.545/4 précité, qu'à défaut pour les auteurs du projet de pouvoir invoquer un fondement légal pertinent (5), le projet d'arrêté ne pourrait être rendu applicable à la police fédérale.

( (5) Dans le même avis, la section de législation a observé que l'article 142 de la loi du 7 décembre 1998 organisant un service de police intégré, structuré à deux niveaux, ne peut constitué le fondement légal requis. )

Dispositif

Articles 4, 6, 7 et 10

Ces dispositions sont relatives à l'apparition dans le chef d'un membre du Comité d'audit d'un conflit d'intérêt dont l'article 4, § 2, alinéa 2, prévoit qu'il doit en être fait mention dans le procès-verbal ou le compte-rendu de la réunion ou la délibération lorsque ce conflit d'intérêt apparaît au cours du mandat.

Faut-il comprendre que lorsque ce conflit d'intérêt est permanent, il doit être conformément à l'article 6, alinéa 2, du projet, à l'origine de la démission du membre, ou conformément à l'article 7, alinéa 2, du projet, constituer un cas de révocation de celui-ci.

Les textes examinés sont en défaut de préciser l'importance que doit avoir ce conflit d'intérêt par rapport aux conséquences qu'il y a lieu d'en tirer.

S'agissant cette fois d'un conflit d'intérêt ponctuel, suffit-il que dans le respect de l'article 10, § 1er, alinéa 2, du projet, le membre s'abstienne de participer à la réunion ou doit-il démissionner, conformément à l'article 6, alinéa 2.

Le rapport au Roi doit être complété pour clarifier ces questions.

Ministres et Secrétaires d'Etat sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Signatures

Donné à Bruxelles, le 17 août 2007.

ALBERT

Par le Roi

Le Premier Ministre,

G. VERHOFSTADT

La Ministre du Budget,

Mme F. VAN DEN BOSSCHE

Le Ministre de la Fonction publique,

C. DUPONT.

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu les articles 37 et 107, alinéa 2, de la Constitution;

Vu la loi du 1er avril 1971 portant création d'une Régie des Bâtiments, notamment l'article 6, modifié en dernier lieu par la loi du 20 juillet 2006 portant dispositions diverses;

Vu la loi du 21 décembre 1994 portant des dispositions sociales et diverses, notamment l'article 124;

Vu la loi du 4 février 2000 relative à la création de l'Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire, notamment l'article 2, alinéa 2;

Vu la loi-programme du 19 juillet 2001, notamment l'article 63;

Vu la loi du 12 janvier 2006 portant création du " Service des Pensions du Secteur public ", notamment l'article 30;

Vu la loi du 20 juillet 2006 relative à la création et au fonctionnement de l'Agence fédérale des médicaments et des produits de santé, notamment l'article 22;

Vu l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral, notamment l'article 1er et l'article 10, modifiés par l'arrêté royal du 19 juillet 2001, et les articles 8bis et 8ter, ajoutés par le même arrêté;

Vu l'arrêté royal du 19 juillet 2001 relatif à l'installation des organes stratégiques des services publics fédéraux et relatif aux membres du personnel des services publics fédéraux désignés pour faire partie du cabinet d'un membre d'un Gouvernement ou d'un Collège d'une Communauté ou d'une Région, notamment l'article 1er et l'article 10, ajouté par l'arrêté royal du 23 octobre 2003;

Considérant que le bon fonctionnement des systèmes de contrôle interne est un gage du caractère efficace, efficient, économique, ordonné et éthique de la manière dont les opérations sont exécutées, du respect des obligations de rendre compte (et donc de la fiabilité des informations financières et de gestion), de la conformité aux lois et réglementations en vigueur et de la protection des ressources de l'Etat contre les pertes, les mauvais usages et les dommages;

Considérant que pour répondre aux exigences de l'arrêté royal du 17 août 2007 relatif au système de Contrôle interne dans certains Services du pouvoir exécutif fédéral, tout système de contrôle interne doit non seulement comprendre des mécanismes de suivi et d'évaluation de l'efficacité du système de contrôle interne mais aussi garantir que toutes les faiblesses qui ont été décelées sont sign

alées sans retard au niveau qui convient, et sont prises en compte;

Considérant que la mise en place du contrôle interne relève de la responsabilité du management des Services concernés et doit, dans chacun d'eux, faire l'objet d'un suivi par un Comité d'audit;

Considérant que, d'ores et déjà, notamment au travers de l'article 38 du Règlement du Conseil n° 1260/1999 (CE) du 21 juin 1999 l'Union européenne impose des obligations aux Etats-membres en ce qui concerne la certification des dépenses, le suivi des ressources propres et le contrôle de légalité et de régularité, qui convergent toutes vers la nécessité de faire la preuve du bon fonctionnement du contrôle interne;

Considérant que, pour ce qui concerne plus spécifiquement les aspects financiers, le Fonds monétaire international, dans son Code de bonnes pratiques en matière de transparence des finances publiques mis à jour le 28 février 2001, prévoit que l'exécution du budget doit être soumise à un audit interne, et que les procédures d'audit doivent pouvoir faire l'objet d'un examen;

Considérant que la mise en oeuvre effective de nouvelles modalités de contrôle administratif et budgétaire et notamment le passage à un contrôle ex post pour certains types de décisions dépend en partie de la qualité du contrôle interne, et que le fonctionnement du système de contrôle interne doit par conséquent faire l'objet d'une évaluation méthodique et rigoureuse;

Considérant que les activités d'audit interne, qui constituent une modalité importante de suivi et d'évaluation des systèmes de contrôle interne, font l'objet d'une professionnalisation croissante et d'un effort considérable de normalisation au niveau international;

Considérant que les systèmes de contrôle doivent être con}us comme une chaîne de contrôle dans laquelle chaque niveau se voit attribuer des objectifs spécifiques précis qui tiennent compte du travail des autres;

Considérant qu'il convient que les contrôles soient effectués de manière ouverte et transparente, de manière à ce que tous les intervenants dans le système puissent en exploiter les résultats et se fonder sur eux;

Considérant que le Conseil des Ministres a besoin d'une vue d'ensemble sur le portefeuille de risques du pouvoir exécutif fédéral;

Considérant qu'en l'état actuel des choses, pas plus les dispositions relatives au Comité d'audit de l'arrêté royal du 7 novembre 2000, portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéra

l, que l'arrêté royal du 2 octobre 2002 relatif à l'audit interne au sein des services publics fédéraux ne sont appliqués de manière satisfaisante;

Vu les avis de l'Inspecteur des Finances, donnés le 31 janvier 2007 et le 22 mars 2007;

Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 21 décembre 2006;

Vu l'accord de Notre Ministre de la Fonction publique, donné le 29 mars 2007;

Vu le protocole n° 589 du 22 mars 2007 du Comité des services publics fédéraux, communautaires et régionaux;

Vu la délibération du Conseil des Ministres sur la demande d'avis à donner par le Conseil d'Etat dans un délai de trente jours;

Vu l'avis 42.767/4 du Conseil d'Etat, donné le 2 mai 2007, en application de l'article. 84, § 1er, 1°, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, tel qu'il est remplacé par la loi du 2 avril 2003;

Sur la proposition de Notre Premier Ministre, de Notre Ministre du Budget et de Notre Ministre de la Fonction publique et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Fiche des modifications

Arrêté royal du 15-05-2022 publié le 17-06-2022

Articles modifiés

1; 13

Arrêté royal du 15-11-2021 publié le 10-12-2021

Article modifié : 1

Arrêté royal du 04-05-2016 publié le 12-05-2016

Articles modifiés

1; 11; 12; 13; 20; 21

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI

Sire,

L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de votre Majesté découle de la Note " Pour une maîtrise globale des risques dans les SPF et SPP " présentée par la Ministre du Budget et approuvée par le Conseil des Ministres le 30 juin 2006. Il a pour but de contribuer à créer les conditions pour que le modèle de " chaîne de contrôle " (single audit ), présenté dans cette Note, puisse se concrétiser.

La mise en oeuvre de la vision développée dans cette note suppose que chaque Service public fédéral et Service public fédéral de programmation se dote d'un système de contrôle interne fiable, évalué au moyen d'activités d'audit interne également fiables.

Partant du principe qu'il ne peut y avoir d'activités d'audit interne fiables sans Comité d'audit crédible, et constatant l'absence des Comités d'audit prévus par l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque Service public fédéral, il a été décidé, premièrement, de créer un Comité d'audit à l'échelle de l'Administration fédérale, rattaché au Conseil des Ministres, et, deuxièmement, de supprimer l'obligation faite à chaque Service public fédéral de se doter de son propre Comité d'audit.

Afin d'optimiser les avantages que l'on peut attendre d'un tel organe, il a été décidé que sa compétence ne sera pas limitée aux seuls Services publics fédéraux et Services publics fédéraux de programmation, mais s'étendra à l'ensemble des entités dont Votre Majesté est habilitée à régler l'organisation et le fonctionnement : Ministère de la Défense, Régie des Bâtiments, Agence fédérale pour la Sécurité de la Chaîne alimentaire, Agence fédérale d'Accueil des Demandeurs d'Asile, Service des Pensions du Secteur public, Agence fédérale des médicaments et des produits de santé. L'extension de ses compétences au Bureau Fédéral du Plan requiert encore l'avis du Conseil Central de l'Economie.

Ce nouveau Comité d'audit, dénommé Comité d'audit de l'Administration fédérale, jouera un rôle moteur dans la création d'un environnement de contrôle propice au développement du contrôle interne dans chacun des Services énumérés plus haut, et veillera à la qualité des activités d'audit interne ainsi qu'à l'harmonisation des normes et méthodes de travail. En outre, il permettra au gouvernement d'avoir une vue d'ensemble sur le portefeuille de risques de l'Administration fédérale et sur le degré de maîtrise dont les Dirigeants concernés font preuve. En outre, il sécurisera le Ministre en charge du Budget dans l'exercice des responsabilités liées à l'élaboration et à la communication des informations budgétaires, comptables et financières destinées, entre autres, au Parlement (via la Cour des comptes) et à l'Union européenne.

Ainsi, il contribuera à ce que soit présente une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs du contrôle interne au sein de chaque Service. En portant un regard global, ce Comité pourra également contribuer à la construction d'un système de contrôle interne à l'échelle de l'Etat fédéral, en mesurant les interactions entre Services, en suivant l'analyse des risques et la qualité des mesures de contrôles interministérielles.

Toutefois, la création d'un tel organe n'est pas sans susciter certaines interrogations. Comment concilier centralisation et responsabilisation. Comment ce Comité gérera-t-il sa charge de travail. Comment éviter les lourdeurs. Comment faire pour assurer que les Dirigeants y retirent eux aussi une valeur ajoutée. Comment assurer que les membres du Comité d'audit disposeront d'une expertise d'assez haut niveau et suffisamment diversifiée. Comment assurer l'acceptabilité d'un tel dispositif. Comment gérer le risque de surexposition médiatique. Comment préserver les capacités d'anticipation et de réactivité. Quelle articulation prévoir avec des organes " locaux ".

De ces interrogations, il découle que les facteurs clés de réussite du Comité d'audit de l'Administration fédérale résideront dans

- l'indépendance, l'objectivité, la disponibilité, l'expérience et l'expertise de ses membres,

- la collégialité de la prise de décision au sein du Comité,

- la coopération des Dirigeants, et leur disposition à respecter les prérogatives du Comité d'audit en matière de supervision des activités d'audit interne,

- l'accès à l'expertise externe (ce qui suppose que le Comité soit doté de moyens financiers),

- la faculté d'inviter ponctuellement des personnes extérieures au Comité, choisies pour leurs compétences ou les informations qu'elles détiennent, inclus les Ministres et les Dirigeants,

- le soutien administratif qui sera apporté par un Secrétariat permanent,

- le soutien opérationnel apporté au Comité d'audit tant par les Responsables d'activités d'audit interne des différents Services que par le Réseau qui regroupe les Responsables d'activités d'audit interne de l'ensemble des Services,

- le respect du principe de subsidiarité dans la conduite des activités d'audit interne et le traitement des recommandations,

- la qualité des activités d'audit interne,

- la transparence du fonctionnement et la publicité des rapports, dont il appartiendra au Conseil des Ministres et au Comité de régler les modalités dans la Charte du Comité d'audit de l'Administration fédérale, au chapitre rapportage et confidentialité.

Comme tout Comité d'audit, quelle que soit la taille de l'organisation à laquelle il se rapporte, le Comité d'audit de l'Administration fédérale devra en outre

- veiller à l'objectivité, à l'indépendance et à la compétence des auditeurs internes, et ce dès leur recrutement et pendant toute la durée des fonctions de ces derniers,

- veiller à ce que les mécanismes et structures mis en place garantissent que les auditeurs internes aient les moyens de travailler, que ce soit en termes de logistique et d'équipement informatique (tant matériel que logiciel), ou en termes d'accès à l'information,

- en portant un regard indépendant sur les analyses de risques et les documents de planification, garantir que les activités d'audit interne sont planifiées et organisées en fonction d'une analyse de risques sérieuse et pertinente,

- veiller à ce que les conclusions et recommandations des auditeurs internes soient prises en considération en temps voulu et au niveau qui convient,

- faciliter la communication entre acteurs du contrôle interne et auditeurs internes,

- contribuer à la mise en oeuvre du modèle de chaîne de contrôle (single audit ),

- contribuer à ce que la mise en oeuvre de l'audit interne puisse au maximum se faire en optimisant et redéployant les ressources existantes, notamment les ressources humaines,

- participer à la diffusion d'une culture de responsabilité.

Les dispositions commentées ci-après visent à apporter les garanties nécessaires sur ces différents aspects.

La structure de l'arrêté est la suivante

TITRE Ier : Portée du présent arrêté et terminologie

TITRE II : Mise en place du Comité d'audit de l'Administration fédérale

CHAPITRE Ier : Composition du Comité d'audit de l'Administration fédérale et sélection des membres

CHAPITRE II : Démission et révocation

TITRE III : Fonctionnement

CHAPITRE Ier : Soutien administratif

CHAPITRE II : Organisation des réunions et accès à l'information

CHAPITRE III : Prérogatives en matière de supervision des activités d'audit interne

CHAPITRE IV : Rapportage et confidentialité

CHAPITRE V : Charte et règlement d'ordre intérieur du Comité d'audit de l'Administration fédérale

TITRE IV : Modification de diverses dispositions relatives aux Comités d'audit au sein des services publics fédéraux

CHAPITRE Ier : Modification de l'arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral

CHAPITRE II : Modification de l'arrêté royal du 19 juillet 2001 relatif à la mise en place des organes stratégiques des services publics fédéraux et relatif aux membres du personnel des services publics fédéraux désignés pour faire partie du cabinet d'un membre d'un Gouvernement ou d'un Collège d'une Communauté ou d'une Région

TITRE V : Dispositions finales

Les dispositions spécifiques aux activités d'audit interne (finalité, organisation, statut, carrière, support méthodologique, réseau) font l'objet d'un projet d'arrêté royal distinct.

TITRE Ier. - Portée du présent arrêté et terminologie