2000021074 1 FEVRIER 2000. - Arrêté royal fixant les règles organiques de la gestion financière et matérielle du Service d'information scientifique et technique en tant que service de l'Etat à gestion séparée. (NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 08-03-2000 et mise à jour au 07-04-2021)

<AR 2008-07-18/32 , art. 1, 003; En vigueur : 01-01-2008> Pour l'application du présent arrêté, il y a lieu d'entendre par

a) " SIST ", le Service d'information scientifique et technique, en tant que service de l'Etat à gestion séparée;

b) " Ministre ", le Ministre qui a la Politique scientifique dans ses attributions;

c) " Service ", le Service public fédéral de programmation Politique scientifique;

d) " Président ", le Président du Service public fédéral de programmation Politique scientifique;

e) " Comité de direction ", le comité de direction du Service public fédéral de programmation Politique scientifique ";

f) " Directeur ", le chef du service SIST. ".

Les organes de gestion du SIST sont la commission de gestion et l'ordonnateur.

CHAPITRE II. - De la commission de gestion.

La commission de gestion est chargée

1° [ '> 1 ...] '> 1

2° d'établir le budget d'une année budgétaire avant le début de celle-ci et, le cas échéant, de l'adapter au cours de l'année budgétaire;

3° [ '> 1 ...] '> 1

4° [ '> 1 ...] '> 1

5° [ '> 1 ...] '> 1

6° d'arrêter les comptes de l'année budgétaire écoulée;

7° [ '> 1 ...] '> 1

8° d'approuver les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services dans les limites des dispositions de l'article 46;

9° [ '> 1 ...] '> 1

10° [ '> 1 ...] '> 1

11° [ '> 1 ...] '> 1

12° de gérer consciencieusement les ressources et le patrimoine du service du SIST;

13° [ '> 1 ...] '> 1

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( 1 )<AR 2021-03-18/20 , art. 1, 004; En vigueur : 01-01-2021>

§ 1. La commission de gestion est composée de

a) avec voix délibérative

1° le directeur;

2° [ '> 1 ...] '> 1

3° deux membres du personnel du Service dont au moins un fonctionnaire général appartenant au moins à la classe A4, désignés par le Président;) <AR 2008-07-18/32 , art. 3, 1°, 003; En vigueur : 01-01-2008>

4° [ '> 1 ...] '> 1

[ '> 1 Les membres visé à l'alinéa 1er, 1° et 3° sont désignés jusqu'à la dissolution du SIST.] '> 1

Ils sont choisis en fonction de leur expérience en matière de gestion.

Ils ne peuvent entamer un mandat s'ils ont dépassé l'âge de 65 ans.

b) avec voix consultative

1° l'Inspecteur des Finances accrédité auprès du Ministre, en charge des dossiers du SIST;

2° le comptable du service de l'Etat à gestion séparée;

3° le secrétaire de la commission.

§ 2. Le membre de la commission de gestion, démissionnaire ou décédé, est remplacé immédiatement. Le nouveau membre achève le mandat de son prédécesseur.

§ 3. [ '> 1 ...] '> 1

§ 4. [ '> 1 ...] '> 1

§ 5. [ '> 1 ...] '> 1

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( 1 )<AR 2021-03-18/20 , art. 2, 004; En vigueur : 01-01-2021>

Le président de la commission de gestion est le fonctionnaire général du (Service) visé à l'article 4, § 1er, a), 3°. <AR 2008-07-18/32 , art. 4, 003; En vigueur : 01-01-2008>

Le vice-président de la commission de gestion est le directeur.

Le secrétaire de la commission de gestion est désigné par celle-ci au sein du personnel des Services, sur proposition du directeur établie en accord avec le secrétaire général.

La commission de gestion délibère sous la présidence du président ou, en son absence, sous celle du vice-président.

La commission de gestion tient autant de réunions que nécessaire et au moins [ '> 1 deux] '> 1 par an. Elle se réunit dans un des locaux du [ '> 1 Service] '> 1 .

Le président convoque par écrit au moins cinq jours ouvrables à l'avance les membres de la commission, d'autorité ou sur demande motivée [ '> 1 d'un ou plusieurs] '> 1 membres de la commission avec voix délibérative.

La convocation précise l'ordre du jour, qui doit notamment comporter tout point émanant d'un membre qui est parvenu au président au moins dix jours ouvrables avant la réunion.

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( 1 )<AR 2021-03-18/20 , art. 3, 004; En vigueur : 01-01-2021>

La commission de gestion ne peut délibérer valablement que si la majorité de ses membres avec voix délibérative est présente.

Si ce quorum n'est pas atteint, la commission délibère sous réserve d'une ratification formelle de ses décisions lors de la réunion suivante. Pour cette ratification, le quorum n'est pas requis pour autant que les décisions prises lors de la réunion précédente aient explicitement été jointes à l'ordre du jour de la nouvelle réunion.

Les décisions de la commission sont prises à la majorité des suffrages exprimés. En cas de partage des voix, la proposition soumise au vote est rejetée.

Sur la base d'un modèle établi par le (Président), la commission de gestion arrête son règlement d'ordre intérieur. <AR 2008-07-18/32 , art. 5, 003; En vigueur : 01-01-2008>

Les délibérations et les décisions de la commission de gestion sont consignées dans un projet de procès-verbal, rédigé dans la langue du secrétaire.

Celui-ci est envoyé dans les cinq jours ouvrables de la réunion au (Président) et aux membres de la commission de gestion. Ces derniers disposent de dix jours ouvrables pour faire part de leurs observations au président. <AR 2008-07-18/32 , art. 6, 003; En vigueur : 01-01-2008>

En l'absence de remarque à l'expiration de ce délai, le projet de procès-verbal est considéré comme approuvé et signé par le président, le vice-président et le secrétaire.

Si, dans le délai imparti, un membre de la commission a émis une observation, le projet de procès-verbal est soumis avec cette observation à la réunion suivante de la commission de gestion, qui se prononce sur son approbation.

Une copie du procès-verbal approuvé, rédigé en langue française et en langue néerlandaise, est envoyée aux membres de la commission de gestion et au secrétaire général, qui la transmet au Ministre.

Les procès-verbaux approuvés sont repris dans un registre particulier.

Les copies ou extraits qui doivent être soumis à une instance quelconque sont signés par le président et le secrétaire.

CHAPITRE III. - De l'ordonnateur.

L'ordonnateur du service de l'Etat à gestion séparée est le directeur.

L'ordonnateur est chargé

1° de préparer les réunions et d'exécuter les décisions de la commission de gestion;

2° de constater les droits au profit du service de l'Etat à gestion séparée;

3° d'engager toute dépense à charge du budget du service de l'Etat à gestion séparée pour autant que le montant de cette dépense, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à (25 000 EUR); <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

4° d'autoriser l'engagement de toute dépense à charge du budget du service de l'Etat à gestion séparée pour autant que celle-ci ait été préalablement autorisée, selon les cas, par le Ministre, par la commission de gestion ou par lui même;

5° d'approuver les marchés publics de travaux, de fournitures ou de services dans les limites des dispositions de l'article 47.

La commission de gestion délègue la gestion journalière du service de l'Etat à gestion séparée à son ordonnateur. Les objets et les limites de cette délégation, qui ne peut jamais porter sur les tâches visées à l'article 3, 1° à 8°, sont inscrits dans le règlement d'ordre intérieur de la commission de gestion.

Les actes posés par l'ordonnateur dans le cadre de cette délégation sont portés à la connaissance de la commission de gestion lors de sa plus prochaine réunion.

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 4, 004; En vigueur : 01-01-2021>

CHAPITRE IV. - Du comptable.

<AR 2008-07-18/32 , art. 6, 003; En vigueur : 01-01-2008> Le comptable du service de l'Etat à gestion séparée est désigné par la Commission de gestion parmi les membres du personnel du [ '> 1 Service] '> 1 , sur proposition de l'ordonnateur.

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( 1 )<AR 2021-03-18/20 , art. 5, 004; En vigueur : 01-01-2021>

Le comptable est chargé

1° de l'enregistrement des droits constatés et de l'exécution des paiements;

2° de la garde et du maniement des fonds et des valeurs;

3° de l'élaboration et de la garde des documents relatifs aux budget et comptes, ainsi que de toute pièce justificative;

4° de la tenue de la comptabilité et de l'inventaire du patrimoine.

Il est justiciable de la Cour des Comptes.

Le comptable bénéficie d'une allocation forfaitaire annuelle, dont le montant est fixé par le Ministre.

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 6, 004; En vigueur : 01-01-2021>

CHAPITRE V. - Du budget.

Le service de l'Etat à gestion séparée établit annuellement un budget comportant les prévisions de, sans exception, toutes ses recettes et de toutes ses dépenses.

Par recette, il y a lieu d'entendre notamment les moyens financiers disponibles au début de l'année budgétaire, les dotations au service de l'Etat à gestion séparée en provenance du budget du (Service), les recettes propres du service de l'Etat à gestion séparée, y compris le produit de la réalisation et des intérêts des comptes financiers et le produit de la location de locaux et de concession d'infrastructure ou de prestation de service. <AR 2008-07-18/32 , art. 8, 003; En vigueur : 01-01-2008>

Par dépense, il y a lieu d'entendre toute somme à payer à un tiers par le service de l'Etat à gestion séparée.

L'année budgétaire commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de la même année.

La présentation du budget, ses classifications et le mode d'imputation des recettes et des dépenses sont arrêtés par Nous sur proposition du Ministre après accord du Ministre du Budget.

§ 1. Les recettes, y compris celles provenant des activités propres du SIST, notamment la redevance fixée pour un service presté, sont utilisées indistinctement pour couvrir les dépenses.

§ 2. [ '> 1 ...] '> 1

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( 1 )<AR 2021-03-18/20 , art. 7, 004; En vigueur : 01-01-2021>

Pour une année budgétaire donnée, les propositions de dépenses ne peuvent pas dépasser les propositions de recettes.

Toutefois, les moyens financiers disponibles au début de cette année budgétaire ne peuvent concourir à l'équilibre budgétaire que dans la mesure où ils couvrent des dépenses visant à accroître le patrimoine du SIST ou à réaliser une activité spécifique de service public qui ne peut l'être avec les recettes d'une seule année budgétaire et dont le principe a été préalablement décidé par la commission de gestion.

Toute dérogation aux dispositions de l'alinéa précédent nécessite un accord explicite du Ministre.

Le budget est établi par programme d'activités et par allocation de base.

Une fois fixé dans le cadre de l'approbation ou de l'adaptation du budget, le montant d'une allocation de base en termes de dépenses constitue, pour la commission de gestion et l'ordonnateur, un crédit de dépenses, c'est-à-dire une autorisation de dépenses à due concurrence et qui ne peut être utilisée à d'autres fins que celles prévues dans le budget.

Toutefois, la nouvelle ventilation de crédits entre certaines allocations de base au cours d'une année budgétaire est autorisée aux conditions et modalités fixées par le Ministre.

Les crédits non utilisés à l'issue d'une année budgétaire sont automatiquement annulés.

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 8, 004; En vigueur : 01-01-2021>

(Au plus tard le 30 juin), la commission de gestion établit une proposition de budget pour l'année budgétaire suivante. La proposition est établie sur la base d'une dotation calculée conformément aux instructions budgétaires de l'année budgétaire concernée. <AR 2008-07-18/32 , art. 9, 003; En vigueur : 01-01-2008>

La proposition est accompagnée d'une liste des initiatives et besoins nouveaux de l'année budgétaire suivante dont la couverture nécessite, selon la commission de gestion, une adaptation de la dotation du service de l'Etat à gestion séparée. Cette liste est motivée et établie selon un ordre de priorités.

§ 1. Au plus tard à la fin des travaux budgétaires, le Ministre communique à l'établissement concerné le montant de la dotation telle qu'elle sera inscrite dans le projet de budget général des dépenses de l'Etat.

§ 2. Au plus tard quinze jours après cette communication, la commission de gestion établit le budget initial de l'année budgétaire en cause.

§ 1. (Au plus tard le 30 avril, la commission de gestion établit une proposition d'ajustement pour l'année budgétaire en cours sur la base d'une dotation calculée conformément aux instructions budgétaires.) <AR 2008-07-18/32 , art. 10, 1°, 003; En vigueur : 01-01-2008>

Cette proposition est accompagnée par la justification des adaptations qui y sont contenues.

§ 2. Au plus tard à la fin de travaux budgétaires, le (Service) communique à l'établissement concerné le montant de la dotation ajustée telle qu'elle sera inscrite dans le projet de budget général ajusté des dépenses de l'Etat. <AR 2008-07-18/32 , art. 10, 2°, 003; En vigueur : 01-01-2008>

§ 3. (Au plus tard quinze jours après cette communication, la Commission de gestion établit le budget ajusté de l'année budgétaire en cours.) <AR 2008-07-18/32 , art. 10, 3°, 003; En vigueur : 01-01-2008>

Avant d'établir les propositions des budgets initiaux et ajustés d'une année budgétaire, la commission de gestion examine les observations éventuelles y relatives formulées par l'Inspecteur des Finances visé à l'article 4, § 1er, b), 1°. Elle motive toute décision qui irait à l'encontre d'une de ces observations.

Le Ministre fixe, avec l'accord du Ministre du Budget, le modèle du budget à publier dans le budget général des dépenses de l'Etat.

CHAPITRE VI. - Des comptes.

A l'issue de chaque année budgétaire, le service de l'Etat à gestion séparée établit un compte d'exécution du budget, un compte de gestion et un état du patrimoine dans la forme arrêtée par le Ministre après accord du Ministre des Finances.

<inséré par AR 2008-07-18/32 , art. 12; En vigueur : 01-01-2008> A l'issue de chaque année budgétaire, le comptable établit son compte de gestion qu'il transmet à l'Administration de la Trésorerie du SPF Finances, au plus tard le 1er mars.

<AR 2008-07-18/32 , art. 12, 003; En vigueur : 01-01-2008> § 1er. Au plus tard le 30 avril, les comptes de l'année précédente sont présentés à la Commission de gestion, qui les arrête et les communique au Président. Le Président les transmet au Ministre avec ses commentaires éventuels.

§ 2. Au plus tard le 30 juin, le Ministre approuve les comptes et les transmet au Ministre des Finances en vue de leur expédition à la Cour des Comptes.

Les pièces justificatives relatives aux comptes sont conservées par le comptable au sein même du SIST.

<AR 2008-07-18/32 , art. 37, 003; En vigueur : 01-01-2008> Lors d'un changement de comptable, pour quelque raison que ce soit, le comptable sortant établit son compte de gestion tel que visé à l'article 34bis.

CHAPITRE VII. - De la gestion.

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 9, 004; En vigueur : 01-01-2021>

Les moyens financiers disponibles à l'issue d'une année budgétaire peuvent être utilisés dès le début de l'année budgétaire suivante.

La dotation annuelle est liquidée en deux parties : 50 % avant la fin du premier trimestre de l'année budgétaire et 50 % avant la fin du troisième trimestre de l'année budgétaire.

Les dépenses sont payées sans l'intervention préalable de la Cour des Comptes.

<Abrogé par AR 2021-03-18/20 , art. 10, 004; En vigueur : 01-01-2021>

CHAPITRE VIII. - Des marchés publics.

Pour autant que l'objet du marché public de travaux, de fournitures ou de services ait été approuvé au préalable par le Ministre et qu'il s'inscrive dans les limites des crédits ouverts à cette fin dans le budget de l'année budgétaire, la commission de gestion est habilitée à fixer le mode de passation du marché, à arrêter le cahier spécial des charges ou les documents en tenant lieu, à initier la procédure et à attribuer le marché pour les besoins du service de l'Etat à gestion séparée, à la condition que le montant estimé du marché, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à

- (500 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication publique ou d'un appel d'offres général; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

- (250 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication restreinte ou d'un appel d'offres restreint; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

- (125 000 EUR) s'il fait l'objet d'une procédure de négociation avec ou sans publicité dans les cas visés aux articles 17, § 2, et 39, § 2, de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

Pour autant que l'objet du marché public de travaux, de fournitures ou de services ait été approuvé au préalable par la commission de gestion et qu'il s'inscrive dans les limites des crédits ouverts à cette fin dans le budget de l'année budgétaire, l'ordonnateur est habilité à fixer le mode de passation du marché, à arrêter le cahier spécial des charges ou les documents en tenant lieu, à initier la procédure et à attribuer le marché pour les besoins du service de l'Etat à gestion séparée, à la condition que le montant estimé du marché, hors taxe sur la valeur ajoutée, soit inférieur à

- (250 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication publique ou d'un appel d'offres général; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

- (125 000 EUR) s'il fait l'objet d'une adjudication restreinte ou d'un appel d'offres restreint; <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

- (62 000 EUR) s'il fait l'objet d'une procédure de négociation avec ou sans publicité dans les cas visés aux articles 17, § 2, et 39, § 2, de la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services. <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

L'exécution du marché public de travaux, de fournitures ou de services est approuvée par l'ordonnateur.

Après l'attribution d'un marché dont le montant, hors taxe sur la valeur ajoutée, excède (62 000 EUR), il ne peut être dérogé aux clauses et conditions du marché, ni accordé de remise d'amende, que par décision motivée du Ministre. <AR 2001-07-13/41, art. 4, 002; En vigueur : 01-01-2002>

CHAPITRE IX. - Du contrôle.

Le Ministre organise le contrôle des écritures et des pièces relatives aux opérations comptables.

§ 1. (Le Président reçoit les ordres du jour et les procès-verbaux approuvés de la Commission de gestion.) <AR 2008-07-18/32 , art. 14, 1°, 003; En vigueur : 01-01-2008>

§ 2. S'il estime qu'une telle décision a néanmoins été prise, le (Président) prend un recours contre elle auprès du Ministre dans un délai de cinq jours ouvrables après que cette décision ait été portée par écrit à sa connaissance. Ce recours est motivé et porté à la connaissance de l'organe de gestion concerné. <AR 2008-07-18/32 , art. 14, 2°, 003; En vigueur : 01-01-2008>

L'exécution de la décision contestée est suspendue par le recours.

Dans les dix jours ouvrables après le recours, le Ministre notifie, s'il y a lieu, au (Président) qu'il annule la décision contestée dans la mesure où il juge que celle-ci est contraire aux lois, arrêtés ou règlements, qu'elle compromet les finances du service de l'Etat à gestion séparée ou qu'elle lèse l'intérêt général. Cette notification est motivée. Dès que la décision d'annulation du Ministre est portée à sa connaissance, le secrétaire général la communique à l'organe de gestion concerné. <AR 2008-07-18/32 , art. 14, 2°, 003; En vigueur : 01-01-2008>

Si, à l'expiration de ce délai de dix jours ouvrables après le recours, le Ministre n'a pas fait usage des prérogatives définies à l'alinéa précédent, la décision contestée est réputée désormais conforme et peut sortir ses effets.

L'Inspecteur des Finances visé à l'article 4, § 1er, b), 1° exerce ses prérogatives dans le cadre du contrôle administratif et budgétaire.

La Cour des Comptes contrôle les comptes du service de l'Etat à gestion séparée.

Elle peut exercer ce contrôle sur place et se faire transmettre, à tout moment, les pièces justificatives, relevés, états, informations ou précisions concernant les recettes, les dépenses et le patrimoine.

CHAPITRE X. - Dispositions générales et finales.

Toute situation non prévue par le présent arrêté est réglée par référence aux dispositions relatives à la comptabilité de l'Etat.

Le présent arrêté produit ses effets le 1er janvier 2000.

Notre Ministre de la (Politique) scientifique est chargé de l'exécution du présent arrêté. <AR 2008-07-18/32 , art. 15, 003; En vigueur : 01-01-2008>

Signatures

Donné à Alost, le 1er février 2000.

ALBERT

Par le Roi

Le Ministre du Budget,

J. VANDE LANOTTE

Le Ministre des Finances,

D. REYNDERS

Le Ministre de la Recherche scientifique,

R. DEMOTTE

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu l'article 37 de la Constitution;

Vu les lois sur la comptabilité de l'Etat, coordonnées le 17 juillet 1991, notamment l'article 140;

Vu la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, notamment les articles 6 et 10;

Vu l'arrêté royal du 14 octobre 1996 relatif au contrôle préalable et aux délégations de pouvoir en matière de passation et d'exécution des marchés publics de travaux, de fournitures et de services et en matière d'octroi de concessions de travaux publics au niveau fédéral, notamment l'article 2;

Vu l'arrêté royal du 19 août 1997 portant création, au sein des Services fédéraux des affaires scientifiques, techniques et culturelles, du service de l'Etat à gestion séparée "Service d'information scientifique et technique" (SIST), en application de l'article 3, § 1er, 6° de la loi du 26 juillet 1996 visant à réaliser les conditions budgétaires de la participation de la Belgique à l'Union économique et monétaire européenne, confirmé par la loi du 12 décembre 1997;

Considérant qu'il y a lieu de fixer les règles organiques de la gestion financière et matérielle du Service d'information scientifique et technique constitué, par l'arrêté royal du 19 août 1997 précité, en service de l'Etat à gestion séparée;

Vu l'avis de l'Inspection des Finances, donné le 4 octobre 1999;

Vu l'accord de Notre Ministre du Budget, donné le 23 décembre 1999;

Vu l'accord de Notre Ministre de la Fonction publique, donné le 30 novembre 1999;

Vu les lois sur le Conseil d'Etat, coordonnées le 12 janvier 1973, notamment l'article 3 § 1er, remplacé par la loi du 4 juillet 1989 et modifié par la loi du 4 août 1996;

Vu l'urgence;

Considérant que le SIST devient opérationnel en tant que service de l'Etat à gestion séparée le 1er janvier 2000 et que cela implique que ce service doit disposer au plus tard à cette date de règles relatives à la gestion financière et organique;

Sur la proposition de Notre Ministre du Budget, de Notre Ministre des Finances et de Notre Ministre de la Recherche scientifique,

Nous avons arrêté et arrêtons

Fiche des modifications

ABROGE PAR

Arrêté royal du 02-04-2021 publié le 20-04-2021

MODIFIE PAR

Arrêté royal du 18-03-2021 publié le 07-04-2021

Articles modifiés

3; 4; 7; 15; 16; 19; 23; 28; 38; 39; 40; 41; 45

Arrêté royal du 18-07-2008 publié le 31-07-2008

Articles modifiés

1; 3; 4; 5; 10; 11; 16; 20; 29; 31

Articles modifiés

34BIS; 35; 37; 51; 56

Arrêté royal du 13-07-2001 publié le 11-08-2001

Articles modifiés

13; 46; 47; 49