1997000171 26 FEVRIER 1997. - Arrêté royal autorisant l'Ordre national des avocats de Belgique à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques.

Exclusivement lorsqu'il est saisi d'une demande en ce sens émanant d'un avocat inscrit au tableau de l'ordre ou sur la liste des stagiaires d'un barreau belge, le doyen de l'Ordre national des avocats de Belgique ou la personne qu'il délègue par écrit à cette fin est autorisé à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, à seule fin de communiquer à l'avocat les informations dont il a besoin dans le cadre de l'intentement, de la conduite et de l'aboutissement d'une cause qui lui est confiée ou pour accomplir des actes préalables à une procédure contentieuse.

L'accès aux modifications successives apportées aux informations visées à l'alinéa 1er est limité à une période de trente années précédant la communication de ces informations.

, alinéa 2, et article 2.

L'arrêté en projet a pour objet de permettre aux avocats d'avoir accès à certaines des informations contenues dans le Registre national des personnes physiques. Cette autorisation trouve son fondement dans l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, lequel énonce que le Roi autorise l'accès à "I'Ordre national des avocats de Belgique à seule fin de communiquer aux avocats les informations qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent comme auxiliaires de justice".

Les travaux préparatoires consacrés à cette disposition mentionnent que "I'habilitation donnée aux avocats pour consulter le Registre national des personnes physiques via l'Ordre national des avocats de Belgique doit être limitée à l'intentement, la conduite et l'aboutissement des procès qui leur sont confiés. Doivent être exclus les accès en vue d'obtenir des informations sur des habitants dans le cadre des tâches que les avocats accomplissent en dehors de toute procédure judiciaire à titre personnel ou en tant que conseils d'une entreprise ou d'une personne physique" (1).

(1) Doc. parl., Sénat, session 1994-1995, 28 février 1995, 461 - 2, rapport, p. 3.

L'arrêté en projet tend à assurer l'exécution de l'article 5 de la loi du 8 août 1983 précitée.

Pour assurer la pleine exécution de cette disposition législative et eu égard aux intérêts qu'il y a lieu de protéger, notamment le droit constitutionnel au respect de la vie privée le Roi doit Lui-même prendre les mesures réglementaires nécessaires.

Par conséquent, il ne peut déléguer à l'Ordre national des avocats de Belgique le soin d'arrêter une directive à cette fin.

Il appartient au Gouvernement de compléter l'arrêté en s'inspirant par exemple, des dispositions contenues dans le projet de directive annexé au texte en projet.

Il s'ensuit que l'article 1er, alinéa 2, et l'article 2 du projet doivent être fondamentalement revus.

Par ailleurs, il est recommandé d'insérer dans le projet une disposition nouvelle tendant à dresser la liste des personnes qui, au sein du Conseil, seront chargées de recueillir les informations et de prévoir que cette liste sera annuellement transmise à la Commission de la protection de la vie privée.

La chambre était composée de

MM.

M. Hanotiau, conseiller d' tat, président;

J. Messinne, C. Wettinck, conseillers d'Etat;

J. De Gavre, F. Delperée, assesseurs de la section de législation;

Mme M. Proost, greffier.

Le rapport a été rédigé par M. J. Regnier, premier auditeur, et exposé par M. J.-L. Paquet, auditeur. La note du Bureau de coordination a été rédigée par M. M. Bauwens, référendaire adjoint.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. P. Lienardy, conseiller d'Etat.

Le greffier,

M. Proost.

Le président,

M. Hanotiau.

Dans la demande qu'il adresse à l'Ordre national, l'avocat indique le type de procédure qu'il se propose d'engager et précise celles des informations visées à l'article 1er, alinéa 1er, dont la connaissance lui est nécessaire pour les besoins de cette procédure.

Il motive spécialement sa demande lorsque celle-ci tend à obtenir parmi ces informations, communication de la nationalité, de l'état civil ou de la composition du ménage.

Les informations obtenues du Registre national en application de l'article 1er ne peuvent être utilisées par l'avocat que pour les besoins de la procédure en vue de laquelle il les a recrues via l'Ordre national. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er

1. les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ou leurs représentants légaux;

2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec les avocats lorsque ceux-ci agissent aux fins visées à l'article 1er, alinéa 1er;

3° les parties à la cause ainsi que leur conseil.

Cet article rappelle le principe selon lequel les informations obtenues du Registre national ne peuvent être utilisées que dans le respect des finalités en vue desquelles elles ont été communiquées.

Pour le surplus, il confirme la règle selon laquelle ces informations ne peuvent être communiquées à des tiers non habilités à en prendre connaissance.

Ne doivent toutefois pas être considérés comme des tiers au regard de cette interdiction

- les personnes physiques auxquelles se rapportent les informations, ou leurs représentants légaux;

- les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu une autorisation d'accès aux informations du Registre national, pour les relations qu'ils entretiennent avec les avocats lorsque ceux-ci agissent dans le cadre défini à l'article 1er;

- les parties à la cause ainsi que leur conseil.

Pour ce qui est de cette dernière catégorie, il est en effet indispensable que dans le cadre des causes qui lui sont confiées, l'avocat puisse communiquer les informations qu'il aura reçues du Registre national par l'intermédiaire de l'Ordre national, tant à son client qu'à la partie adverse et à son conseil. Ceci résulte directement du caractère contradictoire de la procédure.

L'article 4 permet de contrôler a posteriori si l'avocat qui a introduit la demande de communication d'informations a respecté les dispositions légales et réglementaires relatives tant au Registre national qu'à la protection de la vie privée, notamment quant au respect de la confidentialité des données qui lui sont communiquées.

L'article 5 impose à l'Ordre national une obligation de moyen en ce qu'il est tenu de prendre les mesures nécessaires au respect de la confidentialité des données qui auront été obtenues du Registre national. Ces mesures concernent tant les avocats qui se verront communiquer ces données et qui devront veiller à la protection de la vie privée des personnes physiques auxquelles elles se rapportent, que le personnel de l'ordre national des avocats qui, sous l'autorité et le contrôle du Doyen de l'Ordre ou de la personne qu'il aura déléguée à cette fin, interviendra dans la collecte, le traitement et la transmission desdites données et qui devra veiller à ce qu'elles ne soient pas communiquées à des tiers non habilités à en prendre connaissance.

Les tiers qui s'estimeraient préjudiciés par un usage abusif qui aurait été fait des données du Registre national soit par l'avocat lui-même, soit par un membre du personnel de l'ordre intervenu dans le traitement de ces données pourraient, sur base de cet article, réclamer l'indemnisation de leur dommage.

Il va de soi que la responsabilité de l'Ordre, lorsqu'elle est mise en cause, n'est justifiée que si le préjudicié parvient à démontrer que l'Ordre a omis en l'espèce de prendre les mesures de sécurité qui s'imposaient.

L'obligation de moyen imposée à l'Ordre n'exclut pas par ailleurs la responsabilité pénale de l'avocat ou du membre du personnel concerné de l'Ordre s'il devait s'avérer que l'un ou l'autre de ceux-ci s'est rendu coupable de l'une des infractions qui sont sanctionnées par les articles 11 et 13 de la loi du 8 août 1983 organique du Registre national ou par les dispositons du chapitre VIII de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Nous avons l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté,

les très respectueux et

très fidèles serviteurs,

Le Ministre de l'Intérieur,

J. VANDE LANOTTE

Le Ministre de la Justice,

S. DE CLERCK

AVIS DU CONSEIL D'ETAT.

Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre des vacations, saisi par le Ministre de l'Intérieur, le 6 juin 1996, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant l'Ordre national des avocats de Belgique à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques", a donné le 13 août 1996 l'avis suivant

Examen du projet.

Préambule.

Alinéa 2.

Compte tenu de l'observation qui sera formulée ci-après au sujet de l'article 1er, alinéa 2, et de l'article 2 de l'arrêté en projet, il y a lieu d'omettre cet alinéa.

Alinéa 3.

L'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel ne constitue pas un fondement légal de l'arrêté en projet. En conséquence, cet alinéa doit être omis.

Dispositif.

L'Ordre national des avocats conserve pendant six ans les demandes de communication d'informations du Registre national émanant des avocats.

L'Ordre national des avocats est tenu de prendre les mesures de sécurité qui s'indiquent afin d'assurer la confidentialité des informations obtenues du Registre national et afin de faire respecter par les avocats et par le personnel concerné de l'Ordre national les dispositions légales et réglementaires relatives tant au Registre national qu'à la protection de la vie privée.

Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Notre Ministre de l'Intérieur et Notre Ministre de la Justice sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 26 février 1997.

ALBERT

Par le Roi

Le Ministre de l'Intérieur,

J. VANDE LANOTTE

Le Ministre de la Justice,

S. DE CLERCK

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de Notre Ministre de la Justice,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI.

Sire,

La loi du 30 mars 1995 publiée au Moniteur belge du 13 avril 1995 a complété la loi du 8 août 1983 organique du Registre national des personnes physiques afin de permettre au Roi d'autoriser l'Ordre national des avocats de Belgique à accéder aux informations enregistrées dans cette banque de données.

La loi précitée précise que cet accès dont est susceptible de bénéficier l'Ordre national est destiné exclusivement à communiquer aux avocats les informations du Registre national qui leur sont nécessaires pour les tâches qu'ils accomplissent en tant qu'auxiliaires de la justice.

Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à conférer à l'Ordre national des avocats, dans cette perspective, pareille autorisation d'accès.

Il ressort de la loi que les avocats ne pourront accéder directement au Registre national mais qu'ils seront tenus à cette fin d'adresser une demande à l'Ordre national.

Suivant les travaux préparatoires, les informations du Registre national susceptibles d'être communiquées aux avocats sont celles dont ils ont besoin dans le cadre de l'intentement, de la conduite et de l'aboutissement des causes qui leur sont confiées.

Il y a lieu d'observer qu'aux termes de l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organique du Registre national, tel qu'il a été complété par la loi du 24 mai 1994, les avocats ne sont pas repris sur la liste des autorités susceptibles d'être désignées par le Roi pour recevoir accès aux informations du registre d'attente où sont inscrits les candidats réfugiés.

Sont comprises dans le champ d'application de la loi les informations qui sont nécessaires aux avocats dans le cadre des procédures qu'ils poursuivent devant les juridictions tant de l'ordre judiciaire qu'administratives, de quelque nature qu'elles soient.

A cela, il faut ajouter les informations qui peuvent s'avérer utiles à l'avocat lorsqu'il accomplit des actes préalables à une éventuelle procédure contentieuse et qui permettent le cas échéant d'éviter celle-ci.

Parmi ces actes, on peut citer à titre exemplatif la mise en demeure la notification de la résiliation d'un contrat ou d'un bail, etc...

Dans ce dernier cas, il importe que le lien avec la procédure à éviter soit direct et non équivoque. Il convient en effet d'éviter qu'un avocat puisse invoquer l'éventualité lointaine d'une procédure pour accéder au Registre national.

Il est par contre exclu que l'avocat puisse' en tant que conseil d'une personne physique ou d'une personne morale, disposer d'informations du Registre national en vue de l'accomplissement de missions qui ne s'inscriraient pas dans le cadre défini ci-avant.

Le texte en projet (cfr. article 2) prévoit que dans la demande qu'il adressera à l'Ordre national, l'avocat sera tenu d'indiquer le type de procédure qu'il se propose d'engager et de préciser celles des informations du Registre national dont la connaissance lui est nécessaire pour les besoins de cette procédure. Il aura par ailleurs l'obligation de motiver spécialement sa demande lorsque celle-ci tendra à obtenir, parmi ces informations, communication de la nationalité, de l'état civil ou de la composition du ménage.

Comme suggéré par la section de législation du Conseil d' tat dans l'avis qu'elle a donné sur le projet d'arrêté le 13 août 1996, le texte en projet intègre les dispositions qui initialement étaient contenues dans un projet de directive établi par l'Ordre national et qui visait à régler la procédure de communication aux avocats d'informations du Registre national.

Commentaire des articles.

Articles 1er et 2. Cfr. l'exposé général figurant ci-dessus.

Quant à la nécessité dans laquelle sont susceptibles de se trouver les avocats de disposer, dans l'exercice de leurs attributions, de chacune des informations visées sous 1° à 9° de l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organique du Registre national, elle se justifie comme suit.

Conformément à l'article 702 du Code judiciaire, la citation doit comporter notamment, à peine de nullité, l'indication des nom, prénoms et domicile du demandeur et du cité. De même, aux termes de l'article 1026 du Code judiciaire, la requête doit contenue, à peine de nullité, les nom, prénoms et résidence principale du requérant. Il va de soi que le requérant ou son conseil doivent être en mesure d'identifier la partie adverse. Le lieu et la date de naissance servent à déterminer si la personne est capable d'agir en justice, le sexe permet en toute certitude d'apposer la mention de "Madame" ou de "Monsieur" dans la citation ou dans la requête, le lieu et la date du décès permettent de savoir si une des parties à la cause est décédée et enfin la profession et l'état civil ont une incidence sur l'état des personnes et sur leur patrimoine ( régime matrimonial).

Pour ce qui est des informations relatives à la nationalité et à la composition du ménage, il s'agit là de données essentielles dans certaines procédures particulières.

Conformément à la jurisprudence du Conseil d' tat, l'alinéa 2 de l'article 1er en projet limite dans le temps l'accès à l'historique des informations dont l'avocat pourra prendre connaissance dans l'accomplissement de ses missions.

Cette limitation temporelle est fixée à une période de trente années précédant la communication de ces informations.

Ce délai correspond à celui fixé par l'article 2262 du Code civil relatif à la prescription trentenaire et qui constitue le droit commun en la matière. Bien que, dans le cadre de certaines procédures, des délais de prescription plus-brefs soient édictés par le Code judiciaire, il paraît opportun de choisir le délai qui s'applique dans le plus grand nombre d'affaires.