1995011369 14 SEPTEMBRE 1995. - Arrêté royal autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre. (NOTE : Consultation des versions antérieures à partir du 09-12-1995 et mise à jour au 03-01-2003).

Pour l'accomplissement des tâches liées à la gestion administrative du fichier du personnel tenu par le Ministère des Affaires économiques dans l'exercice de ses compétences légales et réglementaires, sont autorisés à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, dans les limites fixées à l'article 2 du présent arrêté

1° le Secrétaire général;

2° (le Directeur général de l'Administration des Services généraux); <AR 2002-10-23/39, art. 1, 002; En vigueur : 01-02-2003>

3° (certains fonctionnaires de l'Administration des Services généraux qui, en raison de leur fonction, ont été désignés nommément et par écrit à cette fin par le Directeur général de cette Administration.) <AR 2002-10-23/39, art. 1, 002; En vigueur : 01-02-2003>

Les informations obtenues en application de l'article 1er ne peuvent être utilisées qu'à des fins de gestion interne. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérées comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er

1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ainsi que leurs représentants légaux;

2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi du 8 août 1983 dans le cadre de leurs relations avec le Ministère des Affaires économiques, pour les finalités mentionnées à l'article 1er.

Les membres du personnel du Ministère des Affaires économiques visés à l'article 1er sont autorisés à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques, à seule fin de leur identification dans les fichiers visés au même article

1° dans leurs relations internes;

2° dans les relations qu'ils ont avec le titulaire de ce numéro ou avec son représentant légal d'une part, et avec les autres autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation prévue à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires, d'autre part.

<AR 2002-10-23/39, art. 2, 002; En vigueur : 01-02-2003> Le Directeur général de l'Administration des Services généraux tient à la disposition de la Commission de la protection de la vie privée, la liste des membres du personnel du Ministère des Affaires économiques désignés conformément à l'article 1er, avec mention de leur grade ou de leur fonction.

Notre Vice-Premier Ministre, Ministre de l'Economie et des Télécommunications et Notre Vice-Premier Ministre et Ministre de l'lntérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 14 septembre 1995.

ALBERT

Par le Roi

Le Vice-Premier Ministre, Ministre de l'Economie et des Télécommunications,

E. DI RUPO

Le Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur,

J. VANDE LANOTTE

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, alinéa 1er, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu l'avis n° 18/93 de la Commission de la protection de la vie privée, rendu le 8 novembre 1993;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Vice-Premier Ministre, Ministre de l'Economie et des Télécommunications et de Notre Vice-Premier Ministre et Ministre de l'Intérieur et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Fiche des modifications

Arrêté royal du 23-10-2002 publié le 03-01-2003

Articles modifiés

1; 4

Rapport au Roi

AVIS n° 18/93 DU 8 NOVEMBRE 1993 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE

Objet : Projet d'arrêté royal autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre.

La Commission de la protection de la vie privée,

Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, modifiée par les lois du 15 janvier 1990 et 19 juillet 1991;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur du 12 janvier 1993, complétée le 14 septembre 1993;

Vu le rapport élaboré par M. Winants;

Emet le 8 novembre 1993, l'avis suivant

1. Objet de la demande d'avis

La demande d'avis concerne un projet d'arrêté royal autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre.

2. Examen du projet

Remarque préliminaire

La Commission signale que le préambule du projet d'arrêté royal, ainsi que l'article 4, font encore toujours mention de la Commission Consultative de la protection de la vie privée, là où, actuellement, c'est la Commission de la protection de la vie privée qui doit être visée.

A. Base de l'accès

L'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, dispose que le Roi peut autoriser l'accès au Registre national aux autorités publiques, et qu'Il peut, conformément à l'article 8 de la loi, autoriser les autorités publiques à faire usage du numéro d'identification, après avis de la Commission et par arrêté délibéré en Conseil des ministres.

La Commission constate que le service visé, à savoir, le Ministère des Affaires économiques, correspond à la qualification " d'autorité publique " et peut, dès lors, en principe, entrer en ligne de compte pour l'autorisation souhaitée.

B. Justification de l'autorisation

La Commission constate que, nulle part dans le projet, une justification fouillée n'a été fournie pour la demande d'autorisation. Dans la demande d'avis du 12 janvier 1993, il est mentionné que les fonctionnaires chargés de la gestion du personnel doivent pouvoir utiliser le numéro du Registre national dans les relations qu'ils entretiennent avec des institutions telles que l'ONSS., l'ONAFTS., l'INAMI, l'ONEM., le SCDF., le SPR.,... " et qu'ils doivent connaître l'information contenue dans le Registre national pour pouvoir traiter certains dossiers (allocations familiales, fiscalité).

L'article 1er du projet parle de " l'accomplissement des tâches liées à la gestion administrative des fichiers de personnes tenus par le Ministère des Affaires économiques ".

Il ressort de la réponse du 14 septembre 1993, reçue par la Commission suite à sa demande de renseignements complémentaires, qu'il s'agit ici de fichiers concernant des membres du personnel - statutaires ainsi que contractuels - du Ministère des Affaires économiques. Les données contribuent à la fixation de la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel. La Commission est d'avis que ces tâches justifient l'accès au Registre national.

C. Etendue des droits d'accès et utilisation des données

La Commission constate que l'accès est demandé pour toutes les données mentionnées à l'article 3, alinéa 1er et pour l'article 3, alinéa 2 de la loi du 8 août 1983.

La Commission estime devoir rappeler que l'article 5 de la loi ne prévoit la possibilité d'accès au Registre national qu'en ce qui concerne " les informations qu'ils (les bénéficiaires) sont habilités à connaître en vertu d'une loi ou d'un décret. "

Comme le Conseil d'Etat, section de législation, l'a déjà fait remarquer à plusieurs reprises, il appartient au Gouvernement de " vérifier minutieusement si la connaissance de chacune des informations énumérées à l'article 3 de (la) loi est indispensable pour l'accomplissement de sa mission par l'autorité publique en cause " (voir notamment, l'avis du 22 janvier 1992 sur le projet ayant donné lieu à l'arrêté royal du 4 mai 1992 autorisant l'accès de certaines autorités du Ministère de la Région wallonne au Registre national des personnes physiques, Moniteur belge du 28 juillet 1992, p. 16.952; l'avis du 4 mars 1992 sur le projet ayant donné lieu à l'arrêté royal du 18 mai 1992 autorisant l'accès de certaines autorités du Ministère wallon de l'Equipement et des Transports, au Registre national des personnes physiques, Moniteur belge du 2 juillet 1992, p. 15.048).

Dans la demande d'autorisation initiale, aucune justification n'était fournie quant à la nécessité d'avoir accès à chacune des données. Sur demande de la Commission, des renseignements complémentaires furent fournis à ce sujet.

L'accès aux données est souhaité afin d'arriver à un fonctionnement plus rationnel de l'administration. La Commission n'a aucune objection à formuler à ce propos.

L'article 2 du projet dispose que les informations ne peuvent être utilisées qu'à des fins de gestion interne et ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers

- les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations ainsi que leurs représentants légaux;

- les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi du 8 août 1983.

La Commission estime que l'article 2, 2°, devrait être complété par le bout de phrase : " dans le cadre de leurs relations avec le Ministère des Affaires économiques pour les finalités mentionnées à l'article 1er ".

La Commission constate que la transmission des informations sera ainsi strictement limitée.

D. Les titulaires de l'autorisation

L'article 1er du projet dispose que l'autorisation d'accès aux données du Registre national et d'utilisation du numéro d'identification est octroyée au Secrétaire général du Ministère des Affaires économiques, au Directeur général des Services généraux et aux fonctionnaires de niveau 1 relevant de ces administrations qui, en raison de leur fonction, ont été désignés nommément et par écrit à cette fin par le Ministre des Affaires économiques.

La Commission constate également que la liste des " délégués " (lisez " désignés ") est dressée annuellement et transmise à la Commission.

La Commission n'a aucune objection à formuler à ce sujet.

E. Utilisation du numéro d'identification

L'article 3 du projet dispose que les membres du personnel du Ministère des Affaires économiques, visés à l'article 1er, ne peuvent utiliser le numéro d'identification qu'à seule fin d'identification des personnes dans leurs " relations internes ", ainsi que dans les relations qu'ils ont avec le titulaire de ce numéro ou avec son représentant légal, et avec les autres autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation prévue à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

La Commission n'a pas d'objection à formuler à ce propos.

Par ces motifs,

Sous réserve des remarques susmentionnées, la Commission émet un avis favorable.

AVIS DU CONSEIL D'ETAT

Le Conseil d'Etat, section de législation, première chambre, saisi par le Vice-Premier Ministre et Ministre des Affaires économiques, le 29 mai 1995, d'une demande d'avis, dans un délai ne dépassant pas trois jours, sur un projet d'arrêté royal " autorisant certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre ", a donné le 1er juin 1995 l'avis suivant

Compte tenu du moment où le présent avis est donné, le Conseil d'Etat attire l'attention sur le fait qu'en raison de la démission du Gouvernement, la compétence de celui-ci se trouve limitée à l'expédition des affaires courantes. Le présent avis est toutefois donné sans qu'il soit examiné si le projet relève bien des compétences ainsi limitées, la section de législation n'ayant pas connaissance de l'ensemble des éléments de fait que le Gouvernement peut prendre en considération lorsqu'il doit apprécier la nécessité d'arrêter ou de modifier des dispositions réglementaires.

Pour justifier le caractère urgent de la demande d'avis conformément à l'article 84, alinéa 2, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, inséré par la loi du 15 octobre 1991, la motivation suivante est avancée

" Gelet op de hoogdringendheid, aangezien de procédure gedeeltelijk zou moeten worden herbegonnen wanneer het ontwerp nog niet zou zijn ondertekend bij de samenstelling van een nieuwe regering, had ik graag dat het advies zou worden verstrekt binnen de bij artikel 84 van de gecoördineerde wetten voorgeschreven termijn ".

Portée et fondement légal du projet

En application des articles 5, alinéa 1er, et 8, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, le projet soumis pour avis du Conseil d'Etat autorise certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physique pour l'accomplissement des tâches liées à la gestion administrative des fichiers du personnel tenus par le Ministère, et à les autoriser également à utiliser, dans certaines conditions, le numéro d'identification des personnes inscrites dans ce registre.

Observation générale

Dans l'avis L. 24.256/9 du 20 mars 1995 sur un projet d'arrêté royal " autorisant l'accès de la gendarmerie au Registre national des personnes physiques ", publié au Moniteur belge du 13 mai 1995, le Conseil d'Etat, section de législation, a souligné que les arrêtés d'exécution de la loi précitée du 8 août 1983 doivent s'apprécier désormais à la lumière de l'article 22 de la Constitution, de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et de la Convention pour la protection des personnes à l'égard du traitement automatique des données à caractère personnel, faite à Strasbourg le 28 janvier 1981, et que ces dispositions doivent être combinées avec celles de la loi précitée du 8 août 1983. Si, dès lors, le Gouvernement projette d'accorder l'autorisation visée à l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, il lui appartiendra, en vue de respecter le principe de légalité, de vérifier avec une plus grande prudence encore que par le passé si la connaissance des informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, de cette loi, et des modifications de celles-ci, est absolument indispensable à l'exécution de la mission confiée au pouvoir public concerné. Il est recommandé, dès lors, de faire précéder le projet par un rapport au Roi, justifiant cette nécessité.

Observations particulières

Préambule

1. Au premier alinéa du préambule, il conviendrait de préciser le fondement légal comme suit

" Vu la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par la loi du 30 mars 1995, et l'article 8, alinéa 1er, modifié par la loi du 15 janvier 1990; ".

2. Au quatrième alinéa du préambule, il y aurait lieu de mentionner le titre complet des Ministres concernés. La même observation vaut pour l'article 5 du projet et pour la signature.

- Article 1er

1. Selon cet article, l'accès aux informations du Registre national est accordé " pour l'accomplissement des tâches liées à la gestion administrative des fichiers du personnel tenus par le Ministère des Affaires économiques dans l'exercice de ses compétences légales et réglementaires ". Il appert des pièces communiquées au Conseil d'Etat que ces informations doivent contribuer à déterminer la situation administrative et pécuniaire des agents statutaires et contractuels du Ministère des Affaires économiques. Il serait utile d'inscrire cette précision dans le rapport au Roi.

2. Dès lors qu'il ressort également de ces précisions que le personnel du Ministère des Affaires économiques est seul visé, il suffit de remplacer à l'article 1er les mots " des fichiers du personnel tenus " par " du fichier du personnel tenu " et les mots " des administrations visées au 2° " par " de l'administration visée au 2° ".

- Article 4

Compte tenu de l'article 3 du projet, il serait à la fois plus logique et plus clair de viser, à l'article 4, les " membres du personnel ... désignés conformément à l'article 1er " au lieu de " membres du personnel ... désignés conformément aux articles 1er, 3°, et 3 ".

La chambre était composée de

Mme S. Vanderhaegen, président de chambre;

MM.

M. Van Damme,

D. Albrecht, Conseillers d'Etat;

G. Schrans,

E. Wymeersch, assesseurs de la section de législation;

Mme A. Beckers, greffier.

La concordance entre la version néerlandaise et la version française a été vérifiée sous le contrôle de Mme S. Vanderhaegen.

Le rapport a été présenté par Mme R. Thielemans, auditeur adjoint.

La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. J. Clement, référendaire adjoint.

Le greffier,

A. Beckers.

Le président,

S. Vanderhaegen.

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RAPPORT AU ROI

Sire,

L'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser certains agents du Ministère des Affaires économiques à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques et à utiliser le numéro d'identification du registre.

Le fondement légal de l'arrêté est constitué par les articles 5 et 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, telle qu'elle a été modifiée ultérieurement.

Plusieurs arrêtés royaux du 5 décembre 1986 règlent l'accès aux données du registre national des personnes physiques ainsi que l'usage du numéro d'identification de ce registre, en ce qui concerne les organismes publics et les institutions (ONSS., ONAFTS., INAMI., ONEM. etc ...) qui assurent la gestion administrative de la sécurité sociale des travailleurs salariés. Ces dispositions imposent l'obligation, à partir du 1er janvier 1990, de ne reproduire, dans les relations extérieures, que ce numéro d'identification au titre d'identifiant unique. Il en résulte qu'à partir de cette date les administrations des pouvoirs publics sont également tenues d'utiliser cet identifiant unique dans leurs relations avec ces organismes, notamment dans le cadre des obligations légales qui leur sont imposées en tant qu'employeurs (et ce dans une large mesure par l'intermédiaire du SCDF.).

Exemples

- l'attestation d'assujettissement à l'ONNS. " destinée aux mutuelles;

- l'attestation de chômage destinée à l'ONEM.

(C 171, C 4, ...);

- la feuille de renseignements relative aux allocations et destinée aux mutuelles;

- les déclarations trimestrielles de l'ONNS.;

- les bons de cotisation annuels;

- les allocations familiales (voir ci-après), le modèle Y, Yter, A, E, ...

Plusieurs documents sont établis chaque jour à ce propos.

Le service " Traitements " a des contacts quotidiens avec le Service Central des Dépenses Fixes pour les ordres de paiement des rémunérations et des allocations familiales concernant plus de 3 000 fonctionnaires et contractuels. Dans ses instructions des 6 juin 1989, 19 janvier 1990, 10 avril 1991 et 13 janvier 1992, le SCDF demande de faire usage du registre national pour tous les dossiers qui se rapportent aux traitements et aux allocations familiales. De surcroît, le numéro d'identification actuel (le n° matricule) est remplacé par le numéro du registre national. Afin de faciliter la tâche des ordonnateurs, le SCDF. propose de demander le numéro du registre national aux administrations communales concernées en question. Or, un nombre croissant de communes refusent de communiquer cette information. (par exemple Louvain, Grammont, ...).

L'article 18 des lois coordonnées relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés (LCAFTS.), autorise le département à payer directement à ses membres du personnel les allocations familiales, les allocations de naissance et la prime d'adoption. Un dossier d'allocations familiales est lié à la situation familiale dans laquelle se trouvent l'enfant qui ouvre le droit aux allocations l'attributaire et l'allocataire.

Enumération succincte.

1. Nom, prénom

- orthographe exacte;

- moyen d'identification pour la constitution du dossier;

- formulation correcte des ordres destinés au SCDF. qui se charge du paiement (le traitement matériel).

2. Lieu et date de naissance

- début du paiement;

- application de l'article 44 des LCAFTS. (supplément d'âge);

- expiration du droit à l'âge de 25 ans (l'article 62 des LCAFTS.).

3. Sexe

- moyen d'identification + distinction entre les noms masculins et féminins.

4. Nationalité

- dossiers relatifs à l'adoption d'enfants étrangers (article 73quater des LCAFTS.);

- échange d'étudiants, projet Erasme (vérification des accords de coopération conclus avec l'étranger).

5. Résidence principale

- application des lois fiscales;

- contrôle du droit prioritaire (article 64 LCAFTS.).

6. Lieu et date du décès

- extinction du droit aux allocations familiales (s'il s'agit de l'enfant);

- allocation d'orphelin (lors du décès d'un parent).

7. Profession

- modification du droit prioritaire pour les indépendants;

- revenus de remplacement accordés notamment aux malades de longue durée, aux chômeurs,... dans des dossiers " Majoration des allocations familiales ";

- L'enfant travaille-t-il. Est-il au chômage. Est-il indépendant.

8. Etat civil

- législation fiscale;

- dossiers relatifs au supplément pour orphelin;

- adoption (à part entière) et reconnaissance des enfants.

9. Composition du ménage

- examen du droit prioritaire (article 64 des LCAFTS.);

- séparation de fait (droit nouveau ou extinction du droit);

- ordre d'inscription des enfants, s'il y a plusieurs ayants droit dans la même famille;

- Qui s'occupe effectivement de l'éducation de l'enfant.

La communication des renseignements susmentionnés ne se limite pas à l'ouverture ou à la clôture d'un dossier d'allocations familiales, la législation prévoyant des contrôles administratifs périodiques. Le caractère périodique de ces contrôles dépend entre autres de la nature des dossiers. il y a lieu de remarquer qu'une augmentation des allocations implique un contrôle minutieux.

Pour conclure, il y lieu de citer l'article 173quater des LCAFTS. : " Les organismes d'allocations familiales et les services ministériels, chargés de l'exécution des présentes lois, sont tenus de s'adresser au Registre national des personnes physiques pour obtenir les informations visées à l'article 3, alinéas 1er et 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, ou lorsqu'ils vérifient l'exactitude de ces informations.

Le recours à une autre source n'est autorisé que dans la mesure où les informations nécessaires ne peuvent pas être obtenues auprès du Registre national. "

Le fichier du personnel visé à l'article 1er du projet concerne à la fois les agents statutaires et les contractuels du Ministère des Affaires Economiques. Il contient des données telles que le nom, le prénom, l'adresse, le numéro matricule, la date de naissance, la date de l'entrée en fonction, le traitement, le régime des prestations, les copies des diplômes (pour le niveau 1), les arrêtés de nomination et de promotion, la situation administrative. Ces données sont destinées à déterminer la situation administrative et pécuniaire des membres du personnel.

L'avis n° 18/93 du 8 novembre 1993 de la Commission de la protection de la vie privée, est favorable au texte proposé.

Le Conseil d'Etat a rendu son avis le 1er juin 1995. L'arrêté tient compte des observations formulées par ce Collège.

Nous avons l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté,

les très respectu

eux et très fidèles serviteurs,

Le Vice-Premier Ministre, Ministre de l'Economie et des Télécommunications,

E. DI RUPO

Le Vice-Premier Ministre et Ministre de l'lntérieur,

J. VANDE LANOTTE.