1995000417 10 AVRIL 1995. - Arrêté royal autorisant l'accès au Registre national des personnes physiques de l'Office central d'action sociale et culturelle au profit des membres de la communauté militaire.

Pour l'accomplissement des tâches ci-après énumérées, l'Office central d'action sociale et culturelle, en abrégé, "l'OCASC", organisme visé par la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public, est autorisé à accéder, au profit des membres de la communauté militaire, aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 3° et 5° à 9°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques

1° pour la gestion administrative des fichiers, dossiers et répertoires qu'il tient en vue d'identifier les bénéficiaires de ses prestations ;

2° pour l'identification des personnes débitrices de sommes envers l'OCASC ou créancières de sommes dues par l'OCASC.

L'accès visé à l'alinéa 1er est réservé

1° au fonctionnaire dirigeant l'OCASC ;

2° aux membres de son personnel désignés par lui nommément et par écrit à cette fin en raison de leurs fonctions, à condition qu'ils soient titulaires d'un grade équivalent à celui du niveau 1 des agents de l'Etat.

Les informations obtenues en application de l'article 1er ne peuvent être utilisées qu'à des fins de gestion interne et dans le respect des finalités mentionnées à l'alinéa 1er dudit article. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er

1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ainsi que leurs représentants légaux ;

2° les autorités publiques et les organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec l'OCASC aux fins énumérées à l'article 1er, alinéa 1er, dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires ;

3° les personnes chargées de défendre et/ou de représenter l'OCASC dans des procédures judiciaires.

La liste des personnes désignées en vertu de l'article 1er, alinéa 2, avec l'indication de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Notre Ministre de la Justice, Notre Ministre de la Défense nationale et Notre Ministre de l'Intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Châteauneuf-de-Grasse, le 10 avril 1995.

ALBERT

Par le Roi

Le Ministre de la Justice,

M. WATHELET

Le Ministre de l'Intérieur,

J. VANDE LANOTTE

Le Ministre de la Défense nationale,

K. PINXTEN

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er ;

Vu la loi du 10 avril 1973 portant création de l'Office central d'action sociale et culturelle au profit des membres de la communauté militaire, modifiée par les arrêtés royaux n° 90 du 20 août 1982 et n° 485 du 22 décembre 1986 ;

Considérant l'arrêté royal du 10 janvier 1978 déterminant la mission et réglant l'organisation et le fonctionnement de l'Office central d'action sociale et culturelle ;

Considérant la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5 ;

Vu l'avis du Conseil d'Etat ;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice, de Notre Ministre de la Défense nationale et de Notre Ministre de l'Intérieur,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI.

Sire,

Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté vise à réaliser au bénéfice de l'Office central d'action sociale et culturelle (OCASC) l'exécution de l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

Il s'agit en l'occurrence d'autoriser certains membres du personnel de l'OCASC à accéder aux informations enregistrées dans le Registre national.

L'Office central d'action sociale et culturelle, organisme d'intérêt public de la catégorie B au sens de la loi du 16 mars 1954, a été créé par la loi du 10 avril 1973. Par arrêté royal du 10 janvier 1978, l'Office central d'action sociale et culturelle a été chargé de répondre aux besoins sociaux et culturels de ses bénéficiaires, visés à l'article 2 dudit arrêté, par la fourniture des prestations ci-après

1° action culturelle ;

2° aide aux familles et à la jeunesse auprès des Forces belges en Allemagne ;

3° aide aux handicapés ;

4° vacances ;

5° octroi de prêts hypothécaires ;

6° construction et location de logements ;

7° fourniture de biens et de services.

L'intérêt des bénéficiaires, but ultime des missions de l'OCASC, sera le mieux atteint dans la mesure où les moyens mis en oeuvre seront gérés de la façon la plus efficace sur le plan administratif et budgétaire.

Il apparaît que l'accès aux données du Registre national pourrait faciliter considérablement le travail administratif des différents services de l'OCASC (Division Vacances, Division Cantine militaire centrale - fourniture de biens et de services -, Division Logis militaire, Département Famille-Jeunesse, Direction des Finances, Direction Crédit Management et Direction du Personnel), augmenter la fiabilité des informations collectées, contribuer à un traitement plus rapide et plus efficace des dossiers et permettre dans les meilleurs délais la récupération des sommes dont il est créancier.

Cet accès sera limité à l'accomplissement des missions énumérées à l'article 1er de l'arrêté en projet, à savoir

- la gestion administrative des fichiers, dossiers et répertoires tenus en vue d'identifier les bénéficiaires des prestations ;

- l'identification des personnes débitrices de sommes envers l'OCASC ou créancières à son égard.

Une attention particulière a été consacrée à l'examen de l'utilité pour chacun des services en cause de disposer des informations du Registre national visées à l'article 1er de l'arrêté en projet dans l'exercice des missions prérappelées.

Il apparaît que les nom, prénoms, date de naissance et résidence principale sont des données indispensables à l'identification de toute personne physique. En fonction des missions dévolues à l'OCASC, il est en outre nécessaire qu'il puisse avoir accès aux autres informations.

L'état civil et la composition du ménage sont des informations capitales en matière d'octroi de logements ou de vacances ; la profession est déterminante en ce qui concerne le contrôle de la qualité de bénéficiaire ; enfin, le lieu et la date du décès permettent d'identifier les héritiers du défunt. Ces deux dernières informations s'avèrent particulièrement utiles lorsque le bénéficiaire des prestations est débiteur vis-à-vis de l'OCASC.

Le droit d'accès doit, à l'évidence, être organisé dans les limites des besoins et missions spécifiques des services concernés de l'OCASC et dans le respect des règles de protection des données, qui sont prescrites par l'article 11 de la loi du 8 août 1983 et par la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel.

Conformément au prescrit de l'article 2, les titulaires de l'autorisation visée à l'article 1er n'utiliseront ces informations qu'à des fins de gestion interne. La gestion interne implique notamment la circulation de ces informations dans les services concernés de l'OCASC, chacun pour ce qui le concerne. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Il est toutefois nécessaire d'autoriser la communication des informations du Registre national au profit de différentes catégories limitativement énumérées qui ne sont pas à considérer comme des tiers.

L'OCASC ne pourra dès lors les communiquer qu'aux personnes physiques auxquelles elles se rapportent de même qu'à leurs représentants légaux, aux autorités publiques et organismes qui auront eux-mêmes été autorisés par arrêté royal à accéder à ces informations ainsi qu'aux personnes chargées de la défense de ses intérêts (e.a. les avocats) à l'exclusion de tous les autres tiers.

Il va sans dire que les membres du personnel ayant accès au Registre national seront tenus d'avoir égard non seulement à l'intérêt du service mais aussi et surtout aux intérêts des personnes auxquelles les informations enregistrées au Registre national sont relatives et au droit qu'ont ces personnes de voir ces informations utilisées avec le respect dû à leur vie privée. Dès lors le nombre de délégations sera strictement limité.

Nous avons l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté,

les très respectueux

et très fidèles serviteurs,

Le Ministre de la Justice,

M. WATHELET

Le Ministre de l'Intérieur,

J. VANDE LANOTTE

Le Ministre de la Défense nationale,

K. PINXTEN

AVIS DU CONSEIL D'ETAT.

Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique, le 6 septembre 1994, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal Art.autorisant l'accès au Registre national des personnes physiques de l'Office central d'action sociale et culturelle au profit des membres de la communauté militaireArt., a donné le 28 septembre 1994 l'avis suivant

En son article 1er, l'arrêté royal en projet permet à l'OCASC d'accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 3° et 5° à 9°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès à l'historique de ces données n'est pas autorisé, l'arrêté en projet ne faisant pas référence à l'alinéa 2 de la même disposition.

Cette exclusion est conforme à l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, qui prohibe le traitement de données inadéquates, dénuées de pertinence ou excessives.

Par identité de motifs, les arrêtés royaux antérieurs à l'entrée en vigueur de l'article 5 précité, doivent être revus, afin que soient harmonisées les restrictions aux données conservées par le Registre national, comme le Conseil d'Etat l'a déjà observé à plusieurs reprises

l'accès à l'historique des données et son extension dans le temps doivent être limités de façon stricte aux exigences des missions justifiant l'autorisation d'accès (1).

(1) En ce sens, voyez les avis de la section de législation L. 22.290/2, du 19 mai 1993 (Moniteur belge 30 décembre 1993) et L. 22.874/2, L. 22.884/2, L. 22.896/2, L. 22.999/2, du 28 mars 1994.

Examen du texte.

Le texte néerlandais des articles 1er et 2 de l'arrêté en projet devrait être rédigé en tenant compte des observations qui sont faites dans la version néerlandaise du présent avis.

La chambre était composée de

MM.

J.-J. Stryckmans, président de chambre ;

Y. Boucquey et Y. Kreins, conseillers d'Etat ;

F. Delperée et J. van Compernolle, assesseurs de la section de législation ;

Mme J. Gielissen, greffier.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J.-J. Stryckmans.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur. La note du Bureau de coordination a été rédigée et exposée par M. R. Hensenne, référendaire adjoint.

Le greffier,

J. Gielissen.

Le président,

J.-J. Stryckmans.