1995000218 7 MARS 1995. - Arrêté royal autorisant les services de la questure de la Chambre des représentants à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques.

Pour l'accomplissement des tâches qui relèvent de leur compétence en ce qui concerne les membres et anciens membres de la Chambre des représentants, les membres et anciens membres du personnel de celle-ci ainsi que les membres de la famille des personnes précitées et leurs ayants droit, les services de la questure de la Chambre des représentants sont autorisés à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, et alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès visé à l'article 1er est réservé au directeur général des services de la questure de la Chambre des représentants.

Celui-ci peut déléguer son droit d'accès aux fonctionnaires des services de la questure qu'il désigne nommément et par écrit à cet effet, en raison des fonctions qu'ils occupent et pour autant qu'ils soient revêtus d'un grade équivalent à celui du niveau 1 des agents de l'Etat.

Les informations obtenues en application de l'article 1er ne peuvent être utilisées qu'à des fins de gestion interne. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'article 1er

1° les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, ainsi que leurs représentants légaux;

2° les autorités publiques et organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, pour les informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans la mesure où cette communication est nécessaire pour leur permettre d'exercer leurs compétences légales et réglementaires.

La liste des fonctionnaires désignés conformément à l'article 2, alinéa 2, avec la mention de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre de l'Intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 7 mars 1995.

ALBERT

Par le Roi

Le Ministre de la Justice,

M. WATHELET

Le Ministre de l'Intérieur,

J. VANDE LANOTTE

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er;

Considérant les lois relatives aux allocations familiales pour travailleurs salariés, coordonnées le 19 décembre 1939, notamment l'article 173quater, inséré par la loi du 4 avril 1991;

Considérant la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice et de Notre Ministre de l'Intérieur,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI.

Sire,

En tant qu'autorité publique telle que visée à l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, les services de la questure de la Chambre des représentants peuvent être autorisés par arrêté royal à accéder aux informations qui sont enregistrées dans cette banque de données informatisée.

Tel est l'objet du projet d'arrêté que Nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté.

Comme organisme versant des allocations familiales, la Chambre doit être en mesure de se conformer à la réglementation qui est d'application en la matière.

Aux termes de l'article 173quater des lois coordonnées relatives aux allocations familiales, y inséré par la loi du 4 avril 1991, les organismes d'allocations familiales sont tenus de s'adresser au Registre national des personnes physiques pour obtenir les informations visées à l'article 3, alinéas 1er et 2, de la loi du 8 août 1983 organique du Registre national, ou lorsqu'ils vérifient l'exactitude de ces informations. La même disposition précise que le recours à une autre source n'est autorisé que dans la mesure où les informations nécessaires ne peuvent être obtenues auprès du Registre national.

Le recours au Registre national permettra ainsi aux services de la questure d'obtenir les renseignements nécessaires pour l'application de la législation relative aux allocations familiales, et ce, tant vis-à-vis des membres et anciens membres de la Chambre que des membres du personnel des services de la Chambre ainsi que des membres de la famille des personnes précitées et de leurs ayants droit. Les services de la questure seront aussi en mesure, grâce à cet accès, de vérifier les informations qui leur auront été communiquées sans devoir recourir aux bénéficiaires ou aux administrations communales. L'efficience des services de la Chambre s'en trouvera dès lors accrue sur le plan administratif, ce qui correspond à l'objectif fondamental de la législation sur le Registre national.

Les services de la questure sont également chargés de l'application de différentes autres réglementations en vertu de décisions du Bureau de la Chambre ou du Collège des Questeurs.

Ces réglementations, tant d'ordre statutaire (statut administratif et pécuniaire) que social (avantages sociaux, assurances extra-légales et autres) relèvent de la compétence exclusive de chaque Chambre (Constitution, article 60).

Les services de la questure ne recourront aux informations du Registre national, dans le cadre de l'application de ces diverses réglementations, qu'à des fins de gestion exclusivement interne.

Les demandes de consultation ne concerneront par ailleurs, comme déjà indiqué ci-dessus, que les membres et anciens membres de la Chambre ainsi que les membres et anciens membres du personnel de la Chambre, en ce y compris les membres de la famille des personnes précitées et leurs ayants droit (veufs, veuves, orphelins).

Le texte qui vous est soumis a été examiné à la lumière de l'avis émis par la section de législation du Conseil d'Etat le 28 mars 1994.

Conformément à cet avis, le Gouvernement a examiné avec soin, pour chacune des informations du Registre national auxquelles l'accès est demandé, si cet accès est nécessaire aux services de la questure pour qu'ils puissent remplir leurs missions légales.

A cet égard, il y a lieu de préciser que les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6°, sont les informations minimales nécessaires pour constituer un dossier relatif à une personne physique.

L'accès aux informations relatives à la profession (7°), à l'état civil (8°) et à la composition du ménage (9°) est notamment requis pour les applications administratives suivantes

- l'octroi des allocations familiales (la Chambre agit en qualité de Caisse d'allocations familiales pour les membres du personnel et, à titre subsidiaire, pour les membres de l'assemblée);

- la gestion du statut pécuniaire (notamment l'octroi de l'allocation de foyer et de résidence, allocation de scolarité, ...);

- l'octroi des pensions parlementaires (gérées par la Caisse de Pension des Députés) et l'élaboration des dossiers de pension des membres du personnel;

- la gestion du Service social (allocations de mariage, allocations de naissance, prêts sans intérêt, ...);

- la gestion des assurances extra-légales souscrites par la Chambre des Représentants.

Dans son avis donné le 28 mars 1994, le Conseil d'Etat estime également que l'extension dans le temps de l'accès à l'historique des données (modifications successives apportées aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 précitée) devrait être limitée aux nécessités découlant des missions pour l'accomplissement desquelles les services de la questure demandent accès au Registre national, en vue de rendre l'arrêté en projet conforme à l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, qui prohibe le traitement de données inadéquates, dénuées de pertinence ou excessives par rapport aux finalités poursuivies.

Il n'a pas paru opportun de compléter le texte en projet en ce sens, étant donné que les applications administratives pour lesquelles la Chambre des représentants sollicite l'accès nécessitent une rétroactivité importante. A titre d'exemple, l'établissement de dossiers de pensions porte sur des périodes très éloignées dans le temps.

Cela étant, il est évident que les services de la questure respecteront tant l'esprit que la lettre de l'article 5 de la loi précitée du 8 décembre 1992 et que les membres du personnel desdits services visés à l'article 2 en projet, n'auront accès à l'historique des données du Registre national que dans les limites des nécessités découlant des missions dont ils ont la charge.

Pour le surplus, le texte en projet tient compte des adaptations de forme proposées par le Conseil d'Etat.

Commentaire des articles.

1. Article 1er. Cet article autorise les services de la questure de la Chambre à accéder aux informations du Registre national ainsi qu'à leurs modifications successives dans l'exercice de la mission qui leur incombe d'appliquer les diverses réglementations ci-dessus évoquées, principalement celle relative aux allocations familiales.

2. Art. 2. Aux termes de cet article, l'accès aux informations du Registre national est réservé au directeur général des services de la questure, étant toutefois entendu que celui-ci peut déléguer son droit d'accès aux fonctionnaires qui en relèvent et qu'il désigne spécialement à cet effet nommément et par écrit, en raison des fonctions qu'ils occupent dans le cadre de l'application des réglementations prérappelées.

3. Art. 3. Conformément à la jurisprudence de la Commission de la protection de la vie privée et du Conseil d'Etat, cet article dispose que les informations obtenues du Registre national ne peuvent être utilisées qu'à des fins de gestion interne et ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont toutefois pas à considérer comme des tiers les personnes physiques auxquelles se rapportent ces informations, de même que leurs représentant légaux, ainsi que les autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes été autorisés à accéder au Registre national, pour les seules informations qui peuvent leur être communiquées en vertu de leur désignation et dans la mesure où cette communication leur est nécessaire pour l'accomplissement de leurs tâches légales et réglementaires.

4. Art. 4. Comme demandé par la Commission de la protection de la vie privée, cet article fait obligation à l'autorité bénéficiaire de l'accès de dresser annuellement la liste des détenteurs de l'autorisation d'accès, avec l'indication de leur grade et de leur fonction, et de la transmettre chaque année à la susdite commission.

Enfin, un considérant a été ajouté dans le préambule afin de viser la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, et plus particulièrement l'article 5 de cette loi selon lequel des données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet d'un traitement automatisé et être utilisées en tant que telles que dans une mesure compatible avec la finalité qui sous-tend la création du fichier. Le Conseil d'Etat demande en effet l'ajout d'un tel considérant dans tous les arrêtés portant exécution de la loi sur le Registre national.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de la Justice, M. WATHELET Le Ministre de l'Intérieur, J. VANDE LANOTTE AVIS DU CONSEIL D'ETAT.

Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique, le 5 novembre 1993, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant les services de la questure de la Chambre des représentants à accéder aux informations du Registre national des personnes physiques", a donné le 28 mars 1994 l'avis suivant

1. L'arrêté royal en projet autorise l'accès aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 9°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à l'historique de ces neuf données (alinéa 2 du même article).

L'extension dans le temps de l'accès à l'historique devrait être limitée aux nécessités découlant des missions visées à l'article 1er, alinéa 1er, du projet. C'est en complétant cette disposition du projet en ce sens que celleci sera rendue conforme à l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, qui prohibe le traitement de données inadéquates, dénuées de pertinence ou excessives.

L'observation vaut, par identité de motifs, pour les arrêtés royaux antérieurs à l'entrée en vigueur de l'article 5 précité, qu'il convient d'adapter en conséquence, afin que soient harmonisées les restrictions à l'accès au Registre national.

2. L'article 5 de la loi du 8 août 1983 ne prévoit la possibilité d'accès au Registre national que pour les informations dont les bénéficiaires de l'accès peuvent prendre connaissance "en vertu d'une loi ou d'un décrit".

Le respect du principe de légalité impose au Gouvernement de vérifier minutieusement si la connaissance de chacune des informations énumérées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi est indispensable pour l'accomplissement de sa mission par l'autorité publique en cause (1).

Le rapport au Roi devrait faire apparaître la justification de l'accès à chacune des informations, qu'autorise l'arrêté en projet.

(1) Jurisprudence constante de la Commission de la protection de la vie privée et de la section de législation du Conseil d'Etat.

Examen du texte.

Préambule.

Dans le texte néerlandais des considérants, le mot "op" figurant après le mot "inzonderheid" devrait être omis.

Dispositif.

A. Article 2.

1. Le texte néerlandais de l'alinéa 1er devrait être rédigé ainsi qu'il est proposé dans la version néerlandaise du présent avis.

2. Dans le texte néerlandais de l'alinéa 2, il y a lieu de remplacer les mots "bij naam" par les mots "bij name".

B. Article 3.

Dans le texte néerlandais de l'alinéa 2, 2°, on écrira "ze" au lieu de "hen".

La chambre était composée de

MM.

J.-J. Stryckmans, président de chambre;

Y. Boucquey et Y. Kreins, conseillers d'Etat;

J. De Gavre et P. Gothot, assesseurs de la section de législation;

Mme : J. Gielissen, greffier.

La concordance entre la version française et la version néerlandaise a été vérifiée sous le contrôle de M. J.-J. Stryckmans.

Le rapport a été présenté par M. J. Regnier, premier auditeur. La note du Bureau de coordination a été rédigée par Mme C. Debroux, référendaire adjoint.

Le Greffier, Le Président, J. Gielissen. J.-J. Stryckmans.