1995000135 30 JANVIER 1995. - Arrêté royal autorisant certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

Les fonctionnaires de niveau 1 du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française désignés par le Gouvernement de la Communauté française ou par le Secrétaire général du même Ministère, exclusivement parmi les fonctionnaires dudit Ministère visés par l'article 11, alinéa 3, de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994 relatif au contrôle de l'inscription scolaire, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques dans les limites, aux conditions et aux fins fixées par l'article 2 du présent arrêté.

Le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques ne peut être utilisé par les fonctionnaires visés à l'article 1er que dans te cadre du contrôle de l'inscription scolaire et exclusivement aux fins ci-après précisées

1° faciliter les mises à jour périodiques et la gestion interne des informations obtenues du Registre national en application de l'arrêté royal précité du 8 décembre 1993;

2° coordonner la gestion de ces mêmes informations avec les autres autorités publiques et organismes qui ont eux-mêmes reçu l'autorisation visée a l'article 8 de la loi précitée du 8 août 1983 et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

La liste des fonctionnaires désignés conformément à l'article 1er, avec la mention de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Le présent arrêté entre en vigueur le jour de sa publication au Moniteur belge.

Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre de l'Intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 30 janvier 1995.

ALBERT

Par le Roi

Le Ministre de la Justice,

M. WATHELET

Le Ministre de l'Intérieur,

J. VANDE LANOTTE

Préambule

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu l'arrêté royal du 6 décembre 1993 autorisant l'accès de certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française au Registre national des personnes physiques;

Vu l'avis n° 19/94 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 8 juin 1994;

Considérant que l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994 relatif au contrôle de l'inscription scolaire prévoit que ce contrôle s'appuie sur les données fournies par le Registre national des personnes physiques;

Considérant la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 5;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice et de Notre Ministre de l'Intérieur et de l'avis de Nos Ministres qui en on délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI.

Sire,

L'article 8, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, modifié par la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale, stipule que le Roi peut, après avis de la Commission de la protection de la vie privée et par arrêté délibéré en Conseil des Ministres, autoriser les autorités publiques visées à l'article 5 à utiliser le numéro d'identification dans les limites et aux fins qu'Il détermine.

Le projet d'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à Votre Majesté vise à réaliser l'exécution de la disposition légale susmentionnée en ce qui concerne un nombre limité de fonctionnaires du niveau 1 du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française, déjà habilités à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6° et 9°, et alinéa 2 de la loi du 8 août 1983 organique du Registre national.

Le numéro d'identification des personnes physiques ne peut être utilisé que dans le cadre du contrôle de l'inscription scolaire, à seule fin de la gestion technique des fichiers, notamment, de la tenue à jour des informations obtenues périodiquement du Registre national.

Cet arrêté poursuit un objectif ultime qui consiste à gérer efficace, ment le contrôle de l'inscription scolaire

- en évitant que les personnes ne soient répertoriées de multiples fois dans de multiples fichiers;

- en assurant l'efficacité de l'échange de données entre les différentes autorités habilitées à faire usage du numéro d'identification du Registre national;

- en facilitant la mise à jour périodique des informations obtenues du Registre national.

Afin de garantir la confidentialité des informations collectées, l'accès au numéro d'identification sera strictement limité aux fonctionnaires de niveau 1 nommément désignés pour la gestion du système informatique.

Lors des accès au fichier établi conformément à l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994 relatif au contrôle de l'inscription scolaire, un code de sécurité garantira la confidentialité du numéro d'identification.

Le texte en projet a été remanié pour tenir compte des observations formulées par la Commission de la protection de la vie privée dans son avis n° 19/94 émis le 6 juin 1994.

Les modifications les plus importantes relèvent des deux considérations principales formulées par ladite Commission

- l'usage du numéro d'identification est réservé exclusivement aux tâches ayant trait au contrôle de l'obligation scolaire;

- les fonctionnaires de niveau 1 autorisés à utiliser le numéro d'identification doivent être choisis parmi les agents visés par l'article 11, alinéa 3, de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994 relatif au contrôle de l'inscription scolaire.

Enfin, pour répondre à une observation du Conseil d'Etat portant sur la détermination des pouvoirs que les autorités publiques visées à l'article 2, 2°, de l'arrêté royal en projet tireront de cette disposition en matière de calcul des subventions dès lors qu'elles cumuleraient cette compétence avec celle du contrôle de l'inscription scolaire, il doit être précisé que, si ces autorités ne pourront en aucune manière, dans l'exercice de leurs compétences relatives au calcul des subventions, utiliser le numéro d'identification des personnes physiques, elles n'en conserveront pas moins l'accès aux informations qu'elles sont habilitées à consulter en application de l'arrêté royal du 6 décembre 1993 autorisant l'accès de certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française au Registre national des personnes physiques, lors même que ces informations auraient été mises à jour en application de l'habilitation que fonde le présent arrêté.

Commentaire des articles - Article 1. Les personnes autorisées pourront faire usage du numéro d'identification du Registre national dans les limites de leurs attributions et aux fins fixées par l'article 2.

Il doit s'agir de désignations fonctionnelles basées sur les besoins inhérents à l'exercice de certaines missions, lesquelles sont effectuées dans les limites des compétences justifiant l'utilisation du numéro d'identification du Registre national.

L'autorisation de faire usage du numéro d'identification n'est, dès lors, en aucun cas accordée inconditionnellement, mais uniquement dans les conditions, dans les limites et dans la perspective des objectifs fixés dans le présent article et dans les articles ci-après du projet d'arrêté.

- Article 2. Les personnes autorisées pourront faire usage du numéro d'identification du Registre national exclusivement dans le cadre du contrôle de l'inscription scolaire à des fins de gestion et de mises à jour régulières des informations transmises par le Registre national.

Le contrôle de l'inscription scolaire devant couvrir en tout cas la totalité du territoire belge, son efficacité ne peut qu'être renforcée par une collaboration entre toutes les autorités strictement habilitées à faire usage en cette matière du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques. Dans cette perspective, les autorités concernées sont essentiellement les fonctionnaires responsables de la gestion des informations sur l'inscription scolaire dans les Communautés française, flamande et germanophone.

- Article 3. Cette liste ne pourra en toute hypothèse comprendre aucun autre fonctionnaire que ceux repris dans la liste visée à l'article 3 de l'arrêté royal du 6 décembre 1993 autorisant l'accès de certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française au Registre national des personnes physiques.

Nous avons l'honneur d'être, Sire, de Votre Majesté, les très respectueux et très fidèles serviteurs, Le Ministre de la Justice, M. WATHELET Le Ministre de l'Intérieur, J. VANDE LANOTTE Commission de la protection de la vie privée.

Avis n° 19/94 du 6 juin 1994.

Objet : Projet d'arrêté royal autorisant certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques La Commission de la protection de la vie privée, Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, en particulier son article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, modifiée par la loi du 15 janvier 1990 relative a l'institution et à l'organisation d'une Banque-carrefour de la sécurité sociale, en particulier son article 8;

Vu la demande d'avis du Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique du 12 avril 1994;

Vu le rapport de M. J. Berleur, Emet le 6 juin 1994, l'avis suivant

I. Objet de la demande d'avis

1. Le projet d'arrêté royal soumis à l'avis de la Commission tend à autoriser certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

L'article 1er énumère limitativement les catégories de personnes pour lesquelles cette autorisation serait donnée.

L'article 2 renseigne les finalités de l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

L'article 3 établit que la liste nominative des personnes est dressée annuellement et est transmise à la Commission.

II. Observation générale

2. Le rapport au Roi présente ce projet d'arrêté royal comme un complément de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994 relatif au contrôle de l'inscription scolaire.

La lettre d'accompagnement du Ministre requérant le souligne également et précise qu'il s'agit aussi d'établir "le pendant, pour ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification, de l'arrêté royal du 6 décembre 1993 autorisant l'accès de certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française auprès du Registre national des personnes physiques.

3. A ce titre, la Commission avait rendu l'avis n° 17/93 du 7 octobre 1993 sur l'avant-projet d'arrêté du Gouvernement de la Communauté française relatif au contrôle de l'inscription scolaire.

Suite à cet avis, le Ministre de l'Education, de l'Audiovisuel et de la Fonction publique a transmis une version modifiée à la Commission le 26 novembre 1993. Celle-ci tenait déjà compte, en partie, des remarques de la Commission et a, le 14 avril 1994, fait l'objet d'un arrêté dudit Gouvernement, mis à la disposition de la Commission.

Or, dans son avis n° 17/93, la Commission avait émis une observation : "L'article 8 de l'avant-projet [actuel article 9 de l'arrêté] précise le dispositif de la vérification de l'inscription scolaire dans son rapport au Registre national La Commission n'a pas à se prononcer sur l'arrêté royal relatif à l'accès au Registre national des personnes physiques, puisqu'il s'agit d'une autorité publique au sens de l'article 5, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Mais elle suggère, cependant, d'harmoniser les listes des personnes autorisées à accéder au Registre national et celles autorisées à prendre connaissance du contenu des cartes d'identification, du moins lorsqu'il s'agit des personnes attachées au processus de vérification." Dans l'esprit de cette observation, le Gouvernement de la Communauté française a limité dans l'article 11 de son arrêté, les personnes susceptibles de prendre connaissance du contenu des cartes d'identification en précisant que seuls, du côté du Ministère, sont habilités à "exploiter le fichier résultant de la lecture des cartes", les membres du Centre de traitement de l'information désignés par le Ministre ou le Secrétaire général du Ministère. Cette limitation était déjà inscrite dans la version modifiée du 26 novembre 1993 et a été reprise dans l'arrêté du 14 avril 1994.

Par contre, le Ministère de l'Intérieur et de la Fonction publique n'a harmonisé cette liste à celle de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française, ni dans l'arrêté royal 6 décembre 1993 autorisant l'accès au Registre national de certaines autorités du Ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française, ni dans le projet d'arrêté soumis à examen.

En fin de compte, ce dernier se présente bien plus comme "le pendant de l'arrêté royal du 6 décembre 1993" que comme le complément de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994, et ce tant du point de vue des finalités de l'utilisation du numéro d'identification du Registre national que du point de vue de la liste des personnes habilitées.

III. Examen des finalités du projet

4. Conformément à l'article 5 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, il est de la mission de la Commission d'examiner si la donnée à caractère personnel qu'est le numéro d'identification du Registre national peut faire l'objet d'un traitement compatible avec la finalité mentionnée dans projet d'arrêté royal.

5. Une discordance apparaît entre le rapport au Roi et l'article 2 du présent projet.

Le premier précise une finalité restrictive : "le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans le cadre du contrôle de l'inscription scolaire ou du calcul des subventions de traitements et de fonctionnement..." La formulation de l'article 2, par contre, a un caractère tout à fait général qui ne permet plus de vérifier l'application de l'article 5 précité, article auquel se réfère pourtant un des considérants du présent projet et sur lequel le Conseil d'Etat avait déjà attiré l'attention lors de l'examen du projet d'arrêté royal du 6 décembre 1993 (1).

6. On ne voit pas davantage la nécessité d'utiliser ce numéro d'identification "dans les relations avec le titulaire de ce numéro ou avec son représentant légal", puisque le Gouvernement de la Communauté française s'est résolu à utiliser un numéro d'identification spécifique qui "diffère de celui du Registre national des personnes physiques" (2).

L'utilisation dans les relations avec d'autres autorités publiques, elles-mêmes habilitées, se comprend mieux, dans la mesure où certaines comparaisons doivent être faites avec les Ministères homologues des Communautés néerlandophone et germanophone.

7. La Commission, tout en ne voyant pas de difficulté majeure à l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, aux fins de vérification dans le cadre du contrôle de l'inscription scolaire - il s'agit là d'un dispositif déjà prévu au moment du dépôt de l'avant-projet devenu l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994 -, estime que le libellé "à des fins de gestion interne" de l'article 2 du présent projet doit être précisé pour justifier l'utilisation du numéro d'identification du Registre national des personnes physiques.

8. Enfin, la mention, dans le rapport au Roi, de l'usage de ce numéro d'identification aux fins du calcul des subventions de traitements et de fonctionnement, paraît superflue, suite aux échanges entre le rapporteur et le fonctionnaire délégué.

IV. Les personnes habilitées

9. En ce qui concerne la liste des personnes habilitées à utiliser le numéro d'identification, il est évident qu'elle devrait être établie au regard des finalités rappelées.

S'il s'agit de contrôler l'inscription scolaire, on voit mal comment des personnes habilitées au sens du présent projet d'arrêté feraient usage de ce numéro à cette fin, alors que l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française les exclut du dispositif.

Selon ce dernier seuls sont habilités "à exploiter le fichier résultant de la lecture des cartes" les membres du Centre de traitement de l'information désignés par le Ministre ou le Secrétaire général du Ministère. L'exploitation de ce dernier consiste notamment à procéder aux vérifications des données fournies en consultant le Registre national des personnes physiques.

Comment, dès lors, les catégories de personnes énumérées dans l'article 1er du présent projet pourraient-elles procéder aux vérifications des données de ce fichier auprès du Registre national, puisque l'arrêté du 14 avril 1994 (articles 9 et 11) ne les y autorise pas.

Par ailleurs, comme rappelé ci-dessus, les échanges avec les autres Communautés, aux fins de contrôle de l'inscription scolaire, semblent fondés.

V. Conclusions.

10. Il appert ainsi que le présent projet d'arrêté, par ailleurs fort classique dans sa forme et son contenu, s'est voulu très général, au-delà des fins pour lesquelles le Ministère de Communauté française le requérait justement. Les fondements s'en sont trouvés fragilisés.

Par ces motifs

La Commission émet un avis défavorable.

Le secrétaire, Le président, J. Paul. P. Thomas.

(1) Avis du Conseil d'Etat, Moniteur belge, 30 décembre 1993, pp, 29079-29081.

(2) Article 2, alinéa 3, de l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 14 avril 1994.

AVIS DU CONSEIL D'ETAT.

Le Conseil d'Etat, section de législation, deuxième chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique, le 29 septembre 1994, d'une demande d'avis, dans un délai ne dépassant pas trois jours, sur un projet d'arrêté royal "autorisant certaines autorités du ministère de l'Education, de la Recherche et de la Formation de la Communauté française à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques", a donné le 5 octobre 1994 l'avis suivant

Suivant l'article 84, alinéa 2, introduit par la loi du 15 octobre 1991 dans les lois coordonnées sur le Conseil d'Etat, l'urgence qui permet au ministre de demander que l'avis de la section de législation soit donné dans un délai ne dépassant pas trois jours doit être spécialement motivée. En l'occurrence, la demande d'avis est motivée dans les termes suivants

"Considérant que dans l'intérêt public, notamment en ce qui concerne les moyens à mettre en oeuvre dans le cadre général de la lutte contre la violence, la mise en application du nouveau système de contrôle de l'inscription scolaire, instauré par l'arrêté en projet, doit impérativement entrer en vigueur dès cette année scolaire 1994-1995".

Dans le bref délai qui lui est imparti, le Conseil d'Etat doit se limiter à formuler les observations suivantes.

Examen du projet.

1. L'article 22 de la Constitution énonce ce qui suit

"Chacun a droit au respect de sa vie privée et familiale, sauf dans les cas et conditions fixés par la loi.

La loi, le décret ou la règle visée à l'article 134 garantissent la protection de ce droit".

L'article 2 de la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel dispose que

"Toute personne physique a droit au respect de sa vie privée lors du traitement des données à caractère personnel qui la concernent" (1).

A cette fin, l'article 5 de la même loi prescrit que

"Les données à caractère personnel ne peuvent faire l'objet d'un traitement que pour des finalités déterminées et légitimes et ne peuvent pas être utilisées de manière incompatible avec ces finalités; elles doivent être adéquates, pertinentes et non excessives par rapport à ces finalités".

Constitue un "traitement automatisé" au sens de la loi, tout ensemble d'opérations réalisées à l'aide de procédés automatisés et relatif, notamment, à l'enregistrement et à la diffusion de ces données (article 1er, § 3).

Or, en vertu de l'article 1er, § 5, de la même loi, sont réputées "à caractère personnel", les données relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Il en résulte que le numéro d'identification du registre national attribué à chaque personne inscrite audit registre, en exécution de l'article 2 de la loi du 8 août 1983 organisant un registre national des personnes physiques, est visé par la loi du 8 décembre 1992, comme une déclaration ministérielle l'a confirmé lors de la discussion de cette dernière loi en commission sénatoriale de la justice (2).

Le projet d'arrêté royal présentement examiné a pour objet d'autoriser l'utilisation du numéro d'identification du registre national. Il doit, dès lors, satisfaire à la fois à l'article 8 de la loi du 8 août 1983, qui permet au Roi d'autoriser l'usage du numéro d'identification "dans les limites et aux fins qu'Il détermine", et aux règles de la loi du 8 décembre 1992 qui viennent d'être rappelées.

La composition du numéro d'identification révèle immédiatement la date de naissance et le sexe de la personne inscrite (3). Le numéro lui-même facilite l'accès à un grand nombre de données à caractère personnel. Il ne paraît cependant pas constituer une donnée qui serait inadéquate, dénuée de pertinence ou excessive, par rapport à la finalité de son utilisation : l'identification d'une personne physique pour l'accomplissement des tâches visées dans l'arrêté (4).

2. Dans son avis n° 19-94 du 6 juin 1994, la commission de la protection de la vie privée a relevé que le texte du rapport au Roi qui lui avait été communiqué : "(précisait) une finalité restrictive : le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans le cadre du contrôle de l'inspection scolaire ou du calcul des subventions de traitements et de fonctionnement ...", mais que "la formulation de l'article 2, par contre, (avait) un caractère tout à fait général".

Selon les informations contenues dans la demande d'avis adressée au Conseil d'Etat

"cette discordance a été supprimée par une reformulation de l'article 2 de l'arrêté en projet. Dans sa nouvelle rédaction, cet article limite les finalités de l'utilisation du numéro d'identification du Registre national aux tâches résultant du contrôle de l'inscription scolaire - la finalité du calcul des subventions de traitements et de fonctionnement a été omise - et il n'autorise pareille utilisation qu'en vue de faciliter, dans l'accomplissement de ces tâches, les mises à jour et la gestion des informations obtenues du Registre national d'une part, et, d'autre part, de coordonner la gestion de ces mêmes informations avec les autres autorités et organismes eux mêmes habilités à utiliser le numéro dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires".

Le rapport au Roi qui sera publié au Moniteur belge doit clarifier un problème d'interprétation qui subsiste : quels sont les pouvoirs que les autorités publiques visées à l'article 2, 2°, de l'arrêté royal en projet, tireront de celui-ci, si elles ont dans leurs attributions légales ou réglementaires, le calcul des subventions.