1994000521 19 JUILLET 1994. - Arrêté royal relatif à l'agrément de l'association sans but lucratif " Centre de gestion informatique des administrations locales ", en abrégé G.I.A.L., pour l'exécution de tâches auprès du Registre national des personnes physiques.

L'association sans but lucratif " Centre de gestion informatique des administrations locales ", en abrégé G.I.A.L., est agréée pour l'exécution des tâches visées à l'article 1er de l'arrêté royal du 16 octobre 1984 relatif à l'agrément de centres informatiques pour l'exécution de tâches auprès du Registre national des personnes physiques.

L'association sans but lucratif visée à l'article 1er est autorisée à utiliser le numéro d'identification du Registre national, au seul titre d'identifiant

1° dans l'exécution des tâches visées à l'article 1er, 1°, de l'arrêté royal précité du 16 octobre 1984;

2° dans l'exécution des tâches visées à l'article 1er, 2°, de l'arrêté royal précité du 16 octobre 1984, pour autant que les autorités et organismes publics visés aient été autorisés à l'utiliser en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983;

3° dans la gestion des fichiers et des traitements qu'elle assure pour le compte des autorités et organismes visés au 2°, pour autant que ceux-ci aient été autorisés à l'utiliser en vertu de l'article 8 précité.

Les membres du personnel de l'association ne peuvent accéder aux informations du Registre national et en utiliser le numéro d'identification que dans l'accomplissement des tâches visées à l'alinéa 1er.

L'agrément visé à l'article 1er est limité au territoire de la Région de Bruxelles-Capitale.

Il est accordé jusqu'au 31 décembre 1996.

Notre Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique est chargé de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 19 juillet 1994.

ALBERT

Par le Roi

Le Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique,

L. TOBBACK

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 4, l'article 5, modifié par les lois des 15 janvier 1990, 19 juillet 1991 et 8 décembre 1992, et les articles 6 et 8, modifiés par la loi du 15 janvier 1990;

Vu l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à la tenue à jour et au contrôle des informations, notamment l'article 5, modifié par l'arrêté royal du 18 juillet 1985;

Vu l'arrêté royal du 16 octobre 1984 relatif à l'agrément de centres informatiques pour l'exécution de tâches auprès du Registre national des personnes physiques, modifié par l'arrêté royal du 27 novembre 1985;

Considérant que les conditions d'agrément énoncées à l'article 2 de l'arrêté royal précité du 16 octobre 1984 sont remplies;

Considérant la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel, notamment l'article 16;

Vu l'avis n° 09/94 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 14 mars 1994;

Sur la proposition de Notre Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

AVIS N° 9/94 DU 14 MARS 1994 DE LA COMMISSION DE LA PROTECTION DE LA VIE PRIVEE.

Objet : Projet d'arrêté royal relatif à l'agrément de l'association sans but lucratif " Centre de gestion informatique des administrations locales ", en abrégé G.I.A.L., pour l'exécution de tâches auprès du Registre national des personnes physiques.

La Commission de la protection de la vie privée,

Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard de traitements de données à caractère personnel, en particulier l'article 29;

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment les articles 4, 5, 6 et 8, loi modifiée par les lois des 15 janvier 1990, 19 juillet 1991 et 8 décembre 1992;

Vu l'arrêté royal du 16 octobre 1984 relatif à l'agrément de centres informatiques pour l'exécution de tâches auprès du Registre national des personnes physiques, modifié par l'arrêté royal du 27 novembre 1985;

Vu l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à la tenue à jour et au contrôle des informations, notamment l'article 5, arrêté modifié par l'arrêté royal du 18 juillet 1985;

Vu l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à la composition du numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques;

Vu la demande d'avis du 18 janvier 1994 du Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique;

Vu le rapport de M. J. Berleur,

Emet le 14 mars 1994, l'avis suivant

I. Objet de la demande d'avis

1. Le projet d'arrêté royal soumis à l'avis de la Commission de la protection de la vie privée à pour objet l'agrément de l'association sans but lucratif " Centre de gestion informatique des administrations locales ", en abrégé G.I.A.L., pour l'exécution de tâches auprès du Registre national des personnes physiques, agrément limité au territoire de la Région de Bruxelles-Capitale.

II. Examen du projet

A. Justification de l'accès au Registre national et de l'utilisation du numéro d'identification de ce même Registre.

2. L'agrément accordé au " Centre de gestion informatique des administrations locales ", en abrégé G.I.A.L., par le projet d'arrêté royal équivaut à une autorisation d'accès au Registre national d'un organisme qui remplit une mission d'intérêt général basée sur l'article 5, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'article 5 de l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à la tenue à jour et au contrôle des informations, modifié par l'article 1er de l'arrêté royal du 18 juillet 1985, prévoit explicitement ce droit d'accès par le fait de l'agrément : " Lorsque la gestion automatisée de la population est assurée pour une commune par un organisme tiers, celui-ci peut avoir accès aux informations contenues au Registre national et lui communiquer des informations aux mêmes conditions que celles qui sont imposées aux communes par les articles 1er à 4. A cet effet, l'organisme doit être agréé par le Roi et la convention conclue entre la commune et l'organisme doit permettre à celui-ci d'accéder au Registre national et de communiquer avec ce dernier. ".

Par ailleurs, l'article 10 de l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à la composition du numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques impose de mentionner le numéro d'identification dans le registre de population en regard du nom de la personne concernée. Il est dès lors indispensable que le centre agréé qui assure, à la demande d'une commune, la gestion automatisée de son registre de la population soit autorisé à utiliser à cette fin le numéro d'identification du Registre national. Il en va de même des autres traitements gérés par le centre liés à la communication visée à l'article 1er, 2°, de l'arrêté royal du 16 octobre 1984. L'utilisation du numéro d'identification dans la communication ne présente en effet d'intérêt que si le numéro peut être repris dans les traitements et fichiers concernés par cette communication.

Etant donné que l'agrément est ainsi demandé pour l'accomplissement de certaines tâches en relation avec le Registre national des personnes physiques, mais que l'association sans but lucratif G.I.A.L. entend mener aussi d'autres tâches qui ne rendent pas cette relation nécessaire, il importerait que les compétences soient clairement définies, notamment en ce qui concerne la distinction des personnes attachées au service pour lequel l'agrément est demandé.

B. Les limites de l'agrément.

3. L'article 1er du projet d'arrêté royal précise que l'agrément est donné pour l'exécution des tâches visées à l'article 1er de l'arrêté royal du 16 octobre 1984 relatif à l'agrément de centres informatiques pour l'exécution de tâches auprès du Registre national des personnes physiques (ci-après, l'arrêté royal du 16 octobre 1984). L'article 2 du projet précise aussi les limites d'utilisation du muméro d'identification du Registre national. La Commission n'a pas d'observation particulière.

C. Les conditions de l'agrément.

4. L'article 2 de l'arrêté royal du 16 octobre 1984 énonce les conditions que doit remplir un centre informatique pour être agréé. La demande d'avis de M. le Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique précise qu'à son sens ces conditions sont remplies. La Commission n'a pas à se prononcer sur certaines de ces conditions qui relèvent de la compétence directe du Ministre (article 2, 5°, 6°, 8°, 9°). La demande d'avis fait état de certaines dispositions relatives à l'article 2, 5°, 6° et 9°.

La Commission tient, tout d'abord, à souligner que la référence à la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de données à caractère personnel (ci-après, la loi du 8 décembre 1992) et notamment l'article 16, énonce des principes qui complètent heureusement certaines conditions de l'agrément. Il n'est pas inutile de rappeler entre autres les conditions particulières de protection et de sécurité qui entourent les données et les traitements que l'agrément autorise.

En ce qui concerne l'article 2, 1°, de l'arrêté royal du 16 octobre 1984, les status de l'association sans but lucratif " Centre de gestion informatique des administrations locales " sont conformes au prescrit de la loi.

L'article 2, 2°, demande que le centre ait comme seul objet l'exécution de tâches dans le domaine de l'informatique. L'objet social des statuts de l'association ne précise pas qu'il s'agit du " seul " objet de sa constitution, mais on peut le penser, dans la mesure où l'association prend de facto le relais du centre informatique de la Ville de Bruxelles.

L'article 2, 3°, relatif à la disposition du personnel et des ressources techniques nécessaires fait l'objet de dispositions particulières qui devraient se trouver modifiées d'ici deux ans. En effet, tant le personnel que le matériel proviennent de la Ville de Bruxelles. Une " Convention de mise à disposition de personnel ", entre la Ville et l'association régit la phase transitoire pour le personnel; une autre " Convention de base relative aux missions confiées par la Ville de Bruxelles à l'A.S.B.L. G.I.A.L. " remet à cette dernière la mission de gestion de son Centre d'informatique et précise certaines questions relatives au matériel et à l'occupation du bâtiment appartenant à la Ville de Bruxelles et sis rue des Palais 321. Ces deux Conventions ont été remises au rapporteur. En ce qui concerne le matériel, la Convention est une convention de " mise à disposition ", moyennant remboursement par l'association des charges d'emprunt. Même si la mise à disposition ne rend pas automatiquement l'association propriétaire du matériel, la Commission estime que la cessation des activités du Centre informatique de la Ville de Bruxelles met l'association dans une situation de répondre au prescrit de l'article 2, 3°, en ce qui concerne les ressources techniques nécessaires. La question du personnel est, elle, plus délicate, dans la mesure où les agents - nommément cités - ne sont aussi que " mis à dispositions ", continuent à bénéficier des dispositions statutaires propres aux agents de la Ville et sont rémunérés par elle, moyennant remboursement par l'association des montants salariaux. Ces agents conservent la possibilité, pendant les deux années à venir, s'ils ne choisissent pas d'être engagés par l'association, de " réintégrer l'administration communale " (lettre de M. le Ministre). Au sens strict, l'association dispose donc bien du personnel nécessaire, mais sans en être assurée vu le choix laissé aux agents. Elle peut, sans doute, recruter un personnel propre, mais la Convention de mise à disposition de personnel l'oblige à recruter en priorité les membres de l'équipe de l'ancien centre informatique de la Ville de Bruxelles. L'association reste ainsi dépendante du choix de ces agents. Dans ces conditions, la Commission suggère que l'agrément ne soit donné que pour deux ans, afin que l'évaluation de la phase transitoire permette de mieux préciser si les conditions énoncées dans l'article 2, 3°, de l'arrêté royal du 16 octobre 1984, relatives au personnel, sont définitivement réglées.

L'article 2, 4°, a trait à l'introduction dans certains documents de l'obligation du respect de règles de déontologie. La Commission estime que le règlement de travail, dont les articles 33 et 33bis ont été communiqués, pourraient inclure une référence à la connaissance et au respect des conditions de la loi, notamment celle du 8 décembre 1992.

L'article 2, 7°, exige le respect du pluralisme dans la composition des organes de gestion. Les renseignements fournis expriment ce respect.

L'article 2, alinéa 2, demande encore que soit précisé le territoire pour lequel l'agrément est prévu. Le projet d'arrêté royal énonce qu'il s'agit du territoire de la " Région de Bruxelles-Capitale ". La Commission constate que le Rapport au Roi de l'arrêté royal du 16 octobre 1984 ne spécifie la compétence territoriale que pour les provinces ou parties de province. Pour les régions, il n'y est question que de compétence régionale. Sans doute, l'article 3 du projet soumis à examen doit-il être entendu à la lumière de la révision de la Constitution et de la réforme de la structure de l'Etat.

5. Enfin, la Commission rappelle que la commune qui confie à un centre agréé le traitement de ses données de population doit s'assurer que les mesures de sécurité et de confidentialité y sont appliquées. Elle souligne, à cet égard, la responsabilité particulière de l'agent désigné par la commune, en application de l'article 6 de l'arrêté royal du 3 avril 1984 relatif à l'accès de certaines autorités publiques au Registre national des personnes physiques, ainsi qu'à la tenue à jour et au contrôle des informations.

Par ces motifs,

Pour autant que les objections énoncées puissent être rencontrées et que soient apportées les modifications nécessaires, et souhaitant que l'agrément ne soit actuellement donné que pour deux ans, la Commission émet un avis favorable sur le projet d'arrêté royal qui lui a été soumis.

Le secrétaire, Le président,

J. Paul. P. Thomas.