1994000474 5 SEPTEMBRE 1994. - Arrêté royal autorisant la [Division du Budget et de la Gestion des Données et les Administrations de l'Enseignement fondamental, de l'Enseignement secondaire, de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et de la Formation permanente] du Département de l'Enseignement du Ministère de la Communauté flamande à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, et autorisant l'util

<AR 2002-07-07/44, art. 2, 002; En vigueur : 27-09-2002 La Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente du département de l'Enseignement du Ministère de la Communauté flamande sont autorisées à accéder aux informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° à 6° inclus, 8° et 9°, de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques pour la création d'une banque de données centrale des parcours scolaires.

L'accès aux informations visé à l'alinéa 1er est uniquement autorisé pour l'accomplissement des objectifs suivants et dans les limites fixées à l'alinéa 3

1° le contrôle des inscriptions dans une école et le contrôle de la fréquentation scolaire régulière;

2° le suivi du parcours scolaire et estudiantin de l'élève ou de l'étudiant;

3° la rationalisation des actuelles consultations de données.

L'accès aux informations visé à l'alinéa 1er est réservé

1° au chef de division de la Division du Budget et de la Gestion des Données et aux Directeurs généraux de l'Administration de l'Enseignement fondamental, de l'Administration de l'Enseignement secondaire, de l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et de l'Administration de la Formation permanente;

2° aux agents que les fonctionnaires visés sous 1° désignent à cet effet au sein de leurs services, nommément et par écrit, en raison de leurs fonctions et dans les limites de leurs compétences respectives.

Les informations obtenues en application de l'article 1er, alinéa 1er, ne peuvent être utilisées qu'aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2. Elles ne peuvent être communiquées à des tiers.

Ne sont pas considérés comme des tiers pour l'application de l'alinéa 1er

1° les personne physiques auxquelles se rapportent ces informations, de même que leurs représentants légaux;

2° les autorités publiques et les organismes désignés en vertu de l'article 5 de la loi précitée du 8 août 1983, dans le cadre des relations qu'ils entretiennent avec la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement aux fins visées à l'article 1er, alinéa 2. <AR 2002-07-07/44, art. 3, 002; En vigueur : 27-09-2002>

CHAPITRE II. - Utilisation du numéro d'identification.

Les fonctionnaires de la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement visés à l'article 1er, alinéa 3, sont autorisés à utiliser le numéro d'identification des personnes physiques. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>

Les directions scolaires sont autorisées à utiliser le numéro d'identification des personnes inscrites au Registre national des personnes physiques, toutefois uniquement en ce qui concerne les personnes inscrites dans leur école et sans qu'elles puissent demander le numéro même au Registre national.

Le numéro d'identification peut être communiqué aux directions scolaires par les personnes concernées mêmes, par les personnes qui exercent la puissance parentale ou qui ont en droit ou en fait la garde du mineur, ou par la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>

L'autorisation d'utilisation du numéro d'identification par la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement et par les directions scolaires est limitée à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>

L'utilisation du numéro d'identification par les directions scolaires est uniquement autorisée dans le cadre de l'échange de données relatives aux personnes inscrites dans l'école avec la (Division du Budget et de la Gestion des Données, l'Administration de l'Enseignement fondamental, l'Administration de l'Enseignement secondaire, l'Administration de l'Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique et l'Administration de la Formation permanente) du Département de l'Enseignement, pour l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2. <AR 2002-07-07/44, art. 4, 002; En vigueur : 27-09-2002>

Le numéro d'identification ne peut être utilisé à des fins de gestion interne que comme moyen d'identification dans les dossiers, fichiers et répertoires qui sont tenus par les services concernés afin d'accomplir les tâches visées à l'article 1er, alinéa 2.

En cas d'usage externe, le numéro d'identification ne peut être utilisé que dans les relations nécessaires à l'accomplissement des tâches visées à l'article 1er, alinéa 2, avec

- le titulaire du numéro ou son représentant légal;

- les autorités publiques et les organismes qui, en vertu de l'article 8 de la loi du 8 août 1983, ont eux-mêmes obtenu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification et qui agissent dans l'exercice de leurs compétences légales et réglementaires.

CHAPITRE III. - (De la confidentialité et la sécurité des traitements). <AR 2002-07-07/44, art. 5, 002; En vigueur : 27-09-2002>

<Inséré par AR 2002-07-07/44, art. 6; En vigueur : 27-09-2002> L'autorisation octroyée à l'article 1er, alinéa 1er, et à l'article 3, alinéa 1er, est subordonnée à la désignation d'un préposé à la protection des données. En vue d'assurer la sécurité des informations traitées ou échangées, le préposé à la protection des données est au moins chargé des tâches suivantes

1° l'établissement et la mise en application d'un plan de sécurité technique qui assure tant l'intégrité du matériel que celle des fichiers.

A cette fin, il lui appartient notamment de mettre en oeuvre les mesures techniques et d'organisation appropriées pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l'altération, la diffusion ou l'accès non autorisés, notamment lorsque le traitement comporte la transmission de données dans un réseau, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite;

2° le contrôle de l'accès par logins et mots de passe et par logging des opérations;

3° le cryptage des flux d'informations entrantes et sortantes;

4° la conduite d'une politique appropriée de proportionnalité de collecte des données et de reprise de tiers et l'archivage et l'effacement des données qui ne sont plus nécessaires.

La liste des fonctionnaires désignés conformément aux articles 1er, alinéa 3, et 3, avec la mention de leur grade et de leur fonction, est dressée annuellement et transmise suivant la même périodicité à la Commission de la protection de la vie privée.

Notre Ministre de la Justice et Notre Ministre de l'Intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Châteauneuf-de-Grasse, le 5 septembre 1994.

ALBERT

Par le Roi

Le Ministre de la Justice,

M. WATHELET

Le Ministre de l'Intérieur,

L. TOBBACK

Préambule

ALBERT II, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, notamment l'article 5, alinéa 1er, modifié par les lois des 19 juillet 1991 et 8 décembre 1992, et l'article 8, modifié par la loi du 15 janvier 1990;

Vu l'avis n° 14/92 de la Commission de la protection de la vie privée, donné le 9 octobre 1992;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Ministre de la Justice et de Notre Ministre de l'Intérieur et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Fiche des modifications

Arrêté royal du 07-07-2002 publié le 17-09-2002

Articles modifiés

INTITULE; 1-3; 4BIS

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI.

Sire,

L'arrêté royal que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté tend à autoriser la Cellule d'Informatique départementale de Ministère de l'Enseignement de la Communauté flamande à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national. En outre, les directions d'écoles sont, sous certaines conditions strictes, autorisées à utiliser le numéro d'identification.

Le fondement légal de l'arrêté est constitué par les articles 5, alinéa 1er, et 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques.

L'accès aux informations et l'utilisation du numéro d'identification sont demandés pour le contrôle de l'obligation scolaire et le contrôle des inscriptions

- le contrôle de l'obligation scolaire.

La loi du 29 juin 1983 concernant l'obligation scolaire dispose que les personnes investies de la puissance parentale ou qui assument la garde en droit ou en fait d'enfants soumis à l'obligation scolaire, sont tenues de veiller à ce que ces enfants satisfassent à la loi sur l'obligation scolaire. Cela signifie soit qu'ils doivent être inscrits dans une école et fréquenter régulièrement cette école, soit qu'ils doivent suivre l'enseignement à domicile ou une formation reconnue.

Le contrôle de l'inscription des élèves en âge scolaire se fait à l'heure actuelle encore manuellement : après le 10 octobre, les inspecteurs du Département de l'Enseignement pointent conjointement avec les directeurs ou leurs délégués les noms des élèves inscrits dans l'école sur la liste des élèves soumis à l'obligation scolaire, que les administrations communales ont fournie à l'inspection.

Cette manière de contrôler est compliquée et peu efficace : dans les grandes villes, le travail n'est terminé que lorsque l'année scolaire est déjà entamée depuis tout un temps.

Lorsque la Cellule d'Informatique départementale et les directions d'écoles auront obtenu l'autorisation d'utiliser le numéro d'identification, ce contrôle s'effectuera comme suit : chaque directeur d'école fournira à la Cellule d'Informatique départementale une liste reprenant les noms des élèves inscrits et leur numéro d'identification. La Cellule d'Informatique départementale comparera ces listes à une liste globale obtenue du Registre national afin de repérer les enfants soumis à l'obligation scolaire non inscrits ainsi que les enfants soumis à l'obligation scolaire inscrits deux fois.

Chaque fois qu'une irrégularité aura été constatée, l'inspection scolaire en sera informée, sans toutefois que le numéro d'identification puisse être communiqué aux membres de l'inspection.

- le contrôle des inscriptions.

Dans l'enseignement maternel et dans l'enseignement supérieur, le problème du contrôle de l'obligation scolaire ne se pose pas. Le contrôle des inscriptions s'avère néanmoins nécessaire

La loi du 29 mai 1959 modifiant certaines dispositions de la législation sur l'enseignement (la loi dite du Pacte scolaire) subordonne l'octroi des subventions à la condition de disposer d'un certain nombre d'élèves.

En outre, l'article 39, § 2, de la loi spéciale du 16 janvier 1989 relative au financement des Communautés et des Régions dispose que, pour les années budgétaires 1989 à 1998, la partie attribuée du produit de la taxe sur la valeur ajoutée est répartie entre les Communautés selon la répartition du nombre actuel d'élèves, à savoir

- pour la Communauté française : 42,45 %;

- pour la Communauté flamande : 57,55 %.

Dès l'année budgétaire 1999, cette clef de répartition sera adaptée à la répartition du nombre des élèves sur la base des critères objectifs fixés par la loi.

L'exécution de cette disposition légale suppose que le Département de l'Enseignement soit en mesure de recenser correctement le nombre d'élèves,

La Commission de la protection de la vie privée a émis le 9 octobre 1992 son avis sur le projet d'arrêté. Cet avis était négatif en ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification par les directions d'écoles.

La Commission a exprimé l'opinion que l'octroi de cette autorisation contribuerait à une banalisation dudit numéro, ce qui ne cadrerait ni avec l'intention du législateur, ni avec les exigences découlant du respect dû à la vie privée.

Cette objection de la Commission a été rencontrée comme suit

L'article 3 de l'arrêté impose les limitations suivantes aux directions d'écoles

- l'utilisation du numéro d'identification est expressément limitée aux élèves qui sont inscrits dans leur école;

- les directions d'écoles ne peuvent prendre connaissance du numéro d'identification via le Registre national. Ce numéro peut seulement leur être communiqué par l'élève lui-même, ses parents (ou les personnes qui exercent en droit ou en fait la puissance parentale) ou sur demande écrite, par la Cellule d'Informatique départementale.

Le projet ainsi adapté a, conformément à l'article 8 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, été soumis aux délibérations du Conseil des Ministres. Celui-ci a décidé, pour ce qui concerne l'usage du numéro d'identification du Registre national dans le cadre du contrôle de l'obligation scolaire et du nombre d'inscriptions, que le Ministre de l'Intérieur devait se concerter avec les membres compétents en la matière du Gouvernement flamand, en vue d'assurer la protection de la vie privée des personnes concernées.

Cette concertation a effectivement eu lieu et a débouché sur la procédure décrite ci-après

- la direction d'école doit constituer un fichier distinct comportant le nom des élèves, éventuellement la date de naissance et/ou la résidence principale, et leur numéro d'identification. Ce fichier doit être distinct de tout autre fichier ou dossier qui contient les autres données d'identification des élèves;

- le nombre d'utilisateurs du numéro d'identification dans l'école sera limité au directeur et/ou au responsable administratif;

- ces utilisateurs devront signer une déclaration individuelle dans laquelle ils s'engageront à n'utiliser le numéro d'identification que dans leurs relations avec la Cellule d'Informatique départementale, aux conditions et aux fins visées par le présent arrêté;

- cette déclaration précisera également que, si les utilisateurs emploient le numéro d'identification à d'autres fins, ils s'exposent aux sanctions prévues à l'article 13 de la loi du 8 août 1983 sur le Registre national;

- si un élève quitte l'école, il sera rayé du fichier;

- le département enverra aux écoles une circulaire commentant la procédure ci-dessus exposée.

Cela étant, la protection de la vie privée des élèves dont le numéro d'identification est communiqué aux directeurs d'écoles, est suffisamment garantie.

La Commission a également insisté dans son avis pour que le Gouvernement vérifie, pour chacune des informations mentionnées à l'article 3, alinéa 1er, de la loi du 8 août 1983, si la connaissance de ces informations est vraiment nécessaire à l'autorité demanderesse pour lui permettre de remplir ses missions légales.

A cet égard, il y a lieu de préciser que les informations visées à l'article 3, alinéa 1er, 1° (nom et prénoms), 2° (lieu et date de naissance), 3° (sexe), 4° (nationalité), 5° (résidence principale) et 6° (lieu et date du décès), sont les informations minimales nécessaires pour constituer le dossier.

L'accès aux informations relatives à l'état civil (9°) et à la composition du ménage (9°) sera également nécessaire en ce qui concerne le contrôle du respect de la législation relative à l'obligation scolaire : lorsqu'il sera constaté que des enfants soumis à l'obligation scolaire ne sont pas inscrits, les personnes investies de la puissance parentale ou qui assument en droit ou en fait la garde du mineur, seront contactées. L'accès à la profession (7°) est nécessaire pour pouvoir vérifier si des circonstances atténuantes peuvent être invoquées en cas de non respect de la législation sur l'obligation scolaire (ex. parents exerçant une profession itinérante tels que les bateliers et les forains).

Le Conseil d'Etat a rendu son avis le 23 septembre 1993. Hormis la proposition de faire précéder l'arrêté d'un considérant ou d'un rapport au Roi, cet avis porte sur des observations de forme. L'arrêté ci-joint tient compte de ces observations.

Nous avons l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté,

les très respectueux

et très fidèles serviteurs,

Le Ministre de la Justice,

M. WATHELET

Le Ministre de l'Intérieur,

L. TOBBACK

AVIS DU CONSEIL D'ETAT.

Le Conseil d'Etat, section de législation, première chambre, saisi par le Ministre de l'Intérieur et de la Fonction publique, le 12 août 1993, d'une demande d'avis sur un projet d'arrêté royal "autorisant la Cellule d'informatique départementale du Département de l'Enseignement à accéder aux informations et à utiliser le numéro d'identification du Registre national des personnes physiques, et autorisant l'utilisation du numéro d'identification dans le chef des directions d'écoles", a donné le 23 septembre 1993 l'avis suivant

Observations générales.

1. Le projet tend à autoriser la Cellule d'Informatique du Département de l'Enseignement de la Communauté flamande à accéder au Registre national des personnes physiques et à lui permettre de faire usage du numéro d'identification du Registre national dans les limites et aux fins définies dans le projet. En outre, les directions d'écoles sont également autorisées à faire usage du numéro d'identification précité dans les limites et en vue des objectifs définis dans le projet. Le projet tient dès lors son fondement légal tant de l'article 5 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, en ce qui concerne la réglementation relative à l'accès au Registre des personnes physiques, que de l'article 8 de la même loi, en tant qu'il autorise l'utilisation de ce numéro d'identification.

Le 9 octobre 1992, la Commission de la protection de la vie privée a émis l'avis n° 14/92 sur plusieurs projets d'arrêté royal, au nombre desquels figure le présent projet (Cet avis est requis pour accorder l'accès au Registre national aux organismes visés à l'article 5, alinéa 2, de la loi du 8 août 1983, ainsi qu'en vue de l'autorisation, visée à l'article 8, de faire usage du numéro d'identification.). Cet avis considère que l'objectif poursuivi par l'autorisation, faisant l'objet du présent projet, de faire usage du numéro d'identification, ne prévaut pas, en ce qui concerne les directions d'écoles, contre les risques pour la vie privée.

Il peut être inféré des documents soumis au Conseil d'Etat que l'objection soulevée par la Commission de la protection de la vie privée en ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification par les directions d'écoles a été faite sienne par un groupe de travail institué par le Conseil des Ministres. En conséquence de cela, celui-ci a décidé, en sa séance du 18 juin 1993, qu'en ce qui concerne l'utilisation du numéro d'identification à l'occasion du contrôle de l'obligation scolaire et du nombre d'inscriptions, le Ministre de l'Intérieur se concertera avec les membres du Gouvernement flamand, compétents en la matière, afin d'assurer la protection de la vie privée des personnes concernées.

Il n'a pas été communiqué au Conseil d'Etat si cette concertation a eu lieu. Dans le cas où la concertation conduirait à une adaptation substantielle du présent projet d'arrêté, il y aurait lieu de le soumettre à nouveau à l'avis du Conseil d'Etat. Il convient dès lors de lire les observations qui suivent sous cette réserve.

2. Si le Gouvernement devait estimer utile, à la lumière de l'avis de la Commission de la protection de la vie privée et de la concertation avec le Gouvernement flamand, de justifier ou de commenter les règles inscrites dans le projet (En tant que telle, la loi du 8 août 1983 n'impose pas la motivation de ses arrêtés d'exécution.), il lui sera loisible, à cet effet, soit d'ajouter au préambule du projet une motivation sous la forme d'un considérant, soit de faire précéder l'arrêté royal d'un rapport au Roi, dans le cas où une justification ou un commentaire plus circonstanciés lui paraîtraient nécessaires. Dans ce cas, l'avis du Conseil devra être publié avec l'arrêté et le rapport (art. 3, § 1er, alinéa 1er, des lois coordonnées sur le Conseil d'Etat).

II. Observations particulières.

Les observations que le Conseil d'Etat formule ci-après visent uniquement le préambule du projet.

Au premier alinéa du préambule, il conviendrait d'écrire : "..., notamment l'article 5, modifié par les lois des 19 juillet 1991 et 8 décembre 1992, et l'article 8 ...".

Dans leur rédaction actuelle, les deuxième, troisième et quatrième alinéas du préambule peuvent être omis comme étant superflus. Toutefois, compte tenu de l'observation générale faite sous le point I.2 et en fonction de la décision du Gouvernement, ces alinéas pourraient, le cas échéant, être remplacés par un considérant.

Le projet ayant été soumis à l'avis du Conseil d'Etat, il y aurait lieu de supprimer les références aux lois sur le Conseil d'Etat et à l'urgence, ainsi que la motivation de celle-ci. Pour les remplacer, il peut suffire d'un alinéa du préambule, rédigé comme suit : "Vu l'avis du Conseil d'Etat;".

La chambre était composée de

MM.

H. Coremans, président de chambre;

J. Vermeire, M. Van Damme, conseillers d'Etat;

G. Schrans, E. Wymeersch, assesseurs de la section de législation;

Mme A. Beckers, greffier.

La concordance entre la version néerlandaise et la version française a été vérifiée sous le contrôle de M. J. Vermeire.

Le rapport a été présenté par M. H. Baert, auditeur. La note du Bureau de coordination a été rédigée par Mme M.-C. Ceule, premier référendaire.

Le greffier,

A. Beckers.

Le président,

H. Coremans.