1991000597 26 SEPTEMBRE 1991. - Arrêté royal relatif à la politique d'informatisation dans les services publics.

Le présent arrêté est applicable

a) aux administrations et autres services de l'Etat;

b) aux organismes d'intérêt public visés à l'article 1er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public qui ne relèvent pas de la compétence des Communautés ou Régions, à l'exception de la Régie des Télégraphes et Téléphones, la Régie des Postes, la Société Nationale des Chemins de Fer Belges, la Régie des Voies Aériennes, la Caisse Générale d'Epargne et de Retraite, la Caisse Nationale du Crédit Professionnel, l'Office Central de Crédit Hypothécaire et l'Institut national de crédit agricole.

§ 1er. Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par

1° " services publics " : les administrations, les services et les organismes visés à l'article 1er;

2° " le Ministre " : le Ministre ayant l'informatisation des services publics dans ses attributions;

3° " BCI " : le Bureau-conseil en informatique, créé par arrêté royal du 26 septembre 1991;

4° " Commission interdépartementale " : la " Commission Consultative Interdépartementale en Informatique " dont la création est prévue par l'article 8;

5° " Ministre compétent " : le Ministre qui exerce sur les services publics l'autorité hiérarchique ou le pouvoir de contrôle.

§ 2. Pour l'application du présent arrêté, il faut entendre par

1° " informatique " : la gestion et le traitement automatisé de l'information, sous forme de données, textes, images et voix, y compris la bureautique, à l'exception

a) de la seule transmission de l'information;

b) des systèmes ou appareils faisant partie d'un ensemble plus important, ayant une destination autre que le traitement de données et dont la partie traitement de données représente moins que la moitié de la valeur totale;

c) des appareils terminaux et des services de télécommunications non réservés, au sens des articles 68, 7°, et 87 de la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques économiques;

2° " marché informatique " : tout marché passé par un service public et ayant pour objet

a) l'achat, la location-financement ou la location de matériel informatique;

b) l'achat, la location-financement ou la location de logiciels destinés à être utilisés avec les équipements visés au 1° ci-dessus;

c) les prestations de services ayant trait à la conception, au développement et à l'exploitation des systèmes informatiques;

d) la prolongation ou modification d'un marché informatique entraînant un surcoût d'au moins vingt cinq pourcent du montant du marché, tel que défini au 3° ci-dessous.

3° " montant d'un marché informatique "

a) en cas d'achat d'équipements et de logiciels : le montant réel du marché;

b) en cas de location-financement d'équipements et de logiciels : la somme des remboursements à la société de location-financement, non compris la valeur de rachat éventuel;

c) en cas de location d'équipements et de logiciels : un montant égal à quatre fois le coût de location;

d) en cas de prestations de services : le montant réel ou estimé des prestations si la quantité ou la durée du marché sont connues ou quatre fois le coût annuel réel ou estimé des prestations si le marché est susceptible d'être reconduit périodiquement.

Les montants s'entendent hors TVA.

CHAPITRE II. - MESURES DE COORDINATION.

La politique d'informatisation des services publics est fixée, conformément aux dispositions du présent arrêté, par le Conseil des Ministres.

Le plan général d'informatisation des services publics est consigné, sur proposition du Ministre, dans un arrêté royal délibéré en Conseil des Ministres. Cet arrêté reprend les objectifs de la politique informatique et les mesures à prendre pour la réalisation de cette dernière.

Le Ministre surveille l'exécution du plan général d'information des services publics et communique ses observations au Conseil des Ministres.

A cet effet, il peut se faire délivrer par les Ministres qui exercent sur les services publics l'autorité hiérarchique ou le pouvoir de contrôle, toutes les informations relatives à l'informatisation de ces services.

Le Ministre présentera annuellement un rapport concernant les résultats de ces activités au Conseil des Ministres.

Le Ministre est informé et peut être associé aux activités des représentants des services publics dans les organes nationaux et internationaux s'occupant de questions relatives à l'informatisation.

Lorsque la politique d'informatisation d'un service public a une influence sur la politique informatique générale, le Ministre en assure la coordination en concertation avec les Ministres compétents.

A la demande du Ministre compétent, les services publics peuvent être aidés par le BCI dans la définition et dans la gestion de leurs projets.

Pour l'accomplissement de ses missions, les services publics doivent apporter leur concours au BCI.

Les problèmes communs à plusieurs services publics peuvent, de l'assentiment du Ministre, être soumis au BCI, sur la proposition de la Commission Interdépartementale, et après accord des Ministres compétents.

§ 1er. Il est créé une Commission consultative interdépartementale en informatique. Cette commission est composée de fonctionnaires chargés de l'informatisation des services publics. Le Roi arrête les modalités de fonctionnement de la Commission Interdépartementale sur la proposition du Ministre.

Les ministres compétents désignent chacun un représentant à la Commission Interdépartementale. Celui-ci peut, le cas échéant, se faire assister par un ou plusieurs spécialistes.

Le président est nommé par le Roi, pour quatre ans, parmi les membres de la Commission.

Le secrétariat de la Commission est assuré par le fonctionnaire dirigeant du BCI.

Le fonctionnaire dirigeant du Service d'Administration Générale assiste aux réunions de la Commission avec une voix consultative.

§ 2. La Commission Interdépartementale examine les propositions que le Ministre désire soumettre, conformément aux dispositions de l'article 3, à l'approbation du Conseil des Ministres et lui communique ses observations à leur égard.

A la demande du Ministre ou d'initiative, la Commission Interdépartementale informe le Ministre de la situation informatique dans les services publics et lui propose toutes les mesures qu'il juge utiles.

Les services publics établissent les plans informatiques conformément au plan général d'informatisation des services publics.

Ces plans sont synthétisés dans des schémas-directeurs qui définissent les systèmes informatiques à développer et les conditions selon lesquelles ces développements auront lieu.

Les schémas-directeurs sont adaptés périodiquement en fonction des besoins et des contraintes. Ils sont communiqués par les Ministres compétents au Ministre, s'il en fait la demande.

CHAPITRE III. - MARCHES INFORMATIQUES.

§ 1er. Lorsqu'un marché informatique atteint un montant estimé de plus de six millions de francs, le projet de cahier spécial des charges ou document en tenant lieu, l'estimation budgétaire, la situation du marché dans le schéma-directeur et éventuellement l'analyse fonctionnelle sont soumis, avant d'entamer toute procédure, à l'avis du BCI.

Le BCI dispose d'un délai de trente jours à dater de la réception de la demande, pour communiquer ses remarques et observations au Ministre concerné.

Sur décision motivée du BCI, le délai visé à l'alinéa 3 peut être porté à quarante cinq jours de calendrier.

L'avis du BCI est réputé favorable à défaut d'une décision contraire notifiée au Ministre concerné dans les délais.

§ 2. Lorsque le Ministre compétent ne peut se rallier à l'avis du BCI, il présente le dossier pour avis au Ministre.

Le Ministre émet un avis dans les trente jours de calendrier, à dater de la réception du recours contre l'avis du BCI. A défaut, l'avis du Ministre est réputé favorable.

§ 3. Au cas où le Ministre compétent ne peut se rallier à l'avis de son Collègue, il soumettra la proposition au Conseil des Ministres.

Lorsque le marché informatique porte sur des fournitures dont le montant estimé est égal ou supérieur à soixante millions de francs, ou sur des services, dont le montant estimé est égal ou supérieur à vingt millions de francs, le dossier décrit à l'article 10, § 1er, accompagné de l'avis du BCI, est soumis au Conseil des Ministres.

Chaque ministre compétent notifie dans les soixante jours de calendrier au BCI les marchés passés au nom de ses services, ainsi que les modifications et résiliations de ces marchés, quel qu'en soit le montant.

La notification mentionne

1° l'objet et l'identification du marché;

2° le nom du fournisseur ou du prestataire de services à qui le marché a été attribué;

3° le nombre et l'identité des soumissionnaires;

4° le mode de passation du marché;

5° le montant total du marché.

Les Ministres compétents, les Inspecteurs des Finances, les Commissaires du Gouvernement et les délégués du Ministre des Finances peuvent également solliciter l'avis du BCI à un autre stade de la procédure de passation d'un marché informatique.

L'avis peut aussi être demandé à propos de tout aspect de la politique d'informatisation.

CHAPITRE IV. - DISPOSITIONS FINALES.

L'arrêté royal du 12 mai 1981 relatif à la coordination et aux moyens de contrôle de l'informatique dans les services publics est abrogé.

Le présent arrêté entre en vigueur le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel il aura été publié au Moniteur belge.

Nos Ministres et Secrétaires d'Etat ayant l'informatisation des services publics dans leurs attributions sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent arrêté.

Donné à Bruxelles, le 26 septembre 1991.

BAUDOUIN

Par le Roi

Le Ministre de l'Intérieur, de la Modernisation des Services publics et des Institutions scientifiques et culturelles nationales,

L. TOBBACK

Préambule

BAUDOUIN, Roi des Belges,

A tous, présents et à venir, Salut.

Vu la loi du 23 décembre 1974 relative aux propositions budgétaires 1974-1975, notamment l'article 34 et l'article 34bis, inséré par la loi du 21 mars 1991;

Vu l'avis de la Commission des Marchés publics;

Vu l'avis du Conseil d'Etat;

Sur la proposition de Notre Premier Ministre et de Notre Ministre de l'Intérieur et de la Modernisation des Services publics et des Institutions scientifiques et culturelles nationales et de l'avis de Nos Ministres qui en ont délibéré en Conseil,

Nous avons arrêté et arrêtons

Rapport au Roi

RAPPORT AU ROI.

Sire,

L'arrêté que nous avons l'honneur de soumettre à la signature de Votre Majesté a non seulement trait à la coordination de l'informatique dans les services publics, mais aussi à l'amélioration ou à l'organisation plus efficace de toute la politique d'informatisation des services publics. Il remplace l'arrêté du 12 mai 1981 exécutant l'article 34 de la loi du 23 décembre 1974 relative aux propositions budgétaires 1974-1975, en ce qui concerne l'organisation, la coordination et le contrôle de l'informatique dans les services publics.

Comparé aux arrêtés antérieurs, l'arrêté du 12 mai 1981 avait déjà introduit des procédures et des structures plus simples pour le contrôle et la coordination des marchés informatiques.

Le but poursuivi n'était, malgré tout, que partiellement atteint, dans ce sens que l'aspect de coordination de la politique et des programmes informatiques passait au second plan et que seul le contrôle était exercé de façon plus stricte.

Ce contrôle ne constituait pourtant pas un objectif en soi, mais devait, en principe, permettre de mener à bonne fin la mission de coordination et de promouvoir ainsi le développement harmonieux et ordonné de l'informatique dans les services publics.

Le présent arrêté a donc pour but de combler les lacunes constatées lors de l'application de l'arrêté royal du 12 mai 1981; l'accent a par conséquent glissé du contrôle vers une meilleure coordination et assistance de l'informatisation des services publics.

Champ d'application.

Le champ d'application de l'arrêté royal du 12 mai 1981 s'étendait aux administrations et autres services et aux services d'intérêt public visés à l'article 1er de la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d'intérêt public.

L'avancement de la régionalisation de l'Etat belge a mené au transfert de certaines compétences vers les Régions et les Communautés et par conséquent à la régionalisation d'un nombre d'administrations. Le champ d'application du présent arrêté a trait aux administrations et services qui relèvent toujours de la compétence des administrations et autres services nationaux, tel que prévu à l'article 1er.

Les entreprises publiques dotées d'un statut autonome et quelques institutions publiques de crédit ne tombent plus dans le champ d'application du présent arrêté.

Le champ d'application " ratione materiae " est délimité à l'article 2 du présent arrêté.

Conformément à la loi du 21 mars 1991 portant réforme de certaines entreprises publiques économiques, notamment aux articles 68, 7° et 87, il y a lieu de faire une distinction entre les marchés relatifs aux services de télécommunication et aux appareils terminaux visés ou non par cet arrêté.

Outre les prolongations des marchés informatiques et les modifications, telles que définies à l'article 2-2°-d, doivent elles-aussi, être considérées comme des marchés tombant dans le champ d'application du présent arrêté.

Il est évident que le seuil de 6 millions de francs, dont question à l'article 10, doit également être pris en considération.

La politique informatique des autorités publiques.

Tout en prenant un peu de distance par rapport aux strictes activités de contrôle, le présent arrêté insiste sur la politique informatique des autorités publiques et sur l'utilisation de l'informatique par les autorités publiques.

La coordination des moyens informatiques des services publics, au sens le plus large du mot, passe à l'avant-plan. Cette coordination sera entre autres réalisée par l'élaboration d'un plan général d'informatisation des services publics, approuvé par le Conseil des Ministres. Ces services inscriront leurs schémas-directeurs et leurs projets d'informatisation dans cette perspective.

Le contrôle relève de la compétence du Ministre qui a l'informatisation des services publics dans ses attributions; annuellement il présentera un rapport résumant l'état de la question à ses collègues. Dorénavant il n'est plus question du Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions, comme Ministre compétent, mais bien du Ministre qui a l'informatisation des services publics dans ses attributions.

Ce Ministre doit également pouvoir agir comme coordinateur par excellence en matière d'activités et d'évènements nationaux et internationaux relatifs à l'informatique dans les services publics, tant au niveau national qu'international.

Comme il était déjà prévu par certaines dispositions de l'arrêté royal de 1981, qui n'ont cependant jamais été appliquées, il se fera aider par une Commission Consultative Interdépartementale en Informatique d'une part et par le Bureau-conseil en informatique d'autre part.

La Commission Consultative Interdépartementale en Informatique sera la pierre angulaire de la coordination et de l'élaboration de la politique informatique dans les services publics. Le fait qu'elle est composée de fonctionnaires venant de plusieurs départements et ayant une grande expérience dans le secteur de l'informatique, permettra une bonne compréhension des problèmes importants, créera un processus de coordination solide et permettra de faire des propositions réalistes en la matière au Gouvernement et aux autres services concernés. Sont entre autres visés la politique relative au personnel, les mesures de coordination, les considérations en matière d'investissements.

Le Conseil des Ministres arrête la politique générale d'informatisation, qui est traduite dans un plan général d'informatisation. Ce plan est exécuté par les différents services publics, qui élaborent leurs programmes et marchés informatiques dans ce sens. La notion de programmes informatiques a évolué vers celle de schémas-directeurs en informatique. Les schémas-directeurs informatiques seront con}us dans une optique stratégique et tiendront ea compte des différents niveaux de responsabilité dans les services, de leur degré d'informatisation et des conditions spécifiques propres aux missions à accomplir.

Les points importants à mentionner dans un schéma-directeur stratégique, seront entre autres les objectifs poursuivis, les grandes lignes des options technologiques, les solutions proposées, les estimations des coûts, les besoins en matière de personnel et les aspects relatifs à l'organisation. Des informations précises à ce sujet seront divulguées par circulaire.

Le Bureau-conseil en informatique est principalement chargé de trois missions. La première mission est une mission de coordination en matière d'informatisation des services publics au sens le plus large du mot. Une deuxième tâche a trait à des activités de consultance : en effet, le Bureau-conseil agira comme organe d'avis pour tous les services publics qui le lui demandent. Les conseillers en informatique du Bureau-conseil seront d'ailleurs mis à la disposition d'un ou de plusieurs membres du Gouvernement. Par conséquent, ils seront bien au courant de la problématique du département concerné et la personne par excellence pour émettre un avis individuel sur les dossiers informatiques de ce département et/ou service.

En fin de compte, le Bureau-conseil est aussi chargé d'une mission de contrôle, comme prévue à l'article 10 de cet arrêté; ce contrôle est conçu dans une optique constructive.

La coordination.

L'arrêté du 12 mai 1981 stipulait que le Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions et le Comité ministériel de Coordination économique et sociale sont compétents pour la coordination et le contrôle de l'informatique dans les services publics.

Les programmes informatiques, arrêtés tous les trois ans, constituaient un support considérable en cette matière.

Ces plans ont cependant échoué pour diverses raisons. D'une part, parce qu'il n'y avait pas de politique générale informatique et que les programmes informatiques n'ont pu être réalisés que partiellement. D'autre part, parce que les procédures administratives et budgétaires pesaient lourdement sur l'informatisation des services publics.

Cette tâche a été compliquée et le contrôle rendu relativement inefficace par l'absence de critères explicites, servant de base pour l'appréciation des dossiers informatiques. Dorénavant le contrôle portera entre autres sur la vérification de la conformité des projets informatiques au schéma-directeur informatique du département ou du service et de l'intégration de ce dernier plan dans le plan général d'informatisation du Gouvernement.

Mesures en matière d'avis.

Le chapitre 3 du présent arrêté comprend des modifications axées sur une participation augmentée de tous les experts des services publics sur le plan de la coordination et du contrôle de cette matière. Cela se fera par le biais des membres du Bureau-conseil en informatique. Le Bureau-conseil dispose de plus de moyens et de personnel pour mener à bien ces missions.

Les avis relatifs aux dossiers informatiques seront émis au début de la procédure et seront désormais rendus au stade de projet de cahier spécial des charges, comme prévu à l'article 10, paragraphe 1er.

En vue d'une approche plus efficace des dossiers informatiques et d'une simplification des procédures actuellement en vigueur, le seuil financier déterminant l'intervention du Ministre qui a l'informatisation des services publics dans ses attributions a été fixé à six millions de francs.

Un dossier informatique qui dépasse ce montant estimé, doit être présenté pour avis au Bureau-conseil en informatique.

L'objectif est de fournir aux autorités chargées de l'examen ultérieur du projet un avis sur lequel ils peuvent se baser. La contribution du Bureau-conseil en informatique constitue dès lors un apport positif dans la procédure.

L'approbation du dossier informatique, prévue dans la réglementation antérieure, chaque fois que le dossier atteignait un montant de 20 millions de francs, est supprimée et remplacée par une intervention du Conseil des Ministres chaque fois que le marché informatique a trait à des fournitures, dont le montant estimé dépasse les 60 millions de francs, ou à des services dont le montant estimé s'élève à plus de 20 millions de francs. Cette intervention se situe également plus tôt dans la procédure du dossier informatique, c'est-à-dire immédiatement après l'intervention du Bureau-conseil en informatique, au stade du projet de cahier spécial des charges.

Le Conseil des Ministres se prononcera sur l'opportunité de la proposition.

Cet assouplissement de la réglementation résulte également du fait que l'intégration de l'informatique dans les services publics a atteint un tel niveau que le maintien des contrôles extraordinaires c'est-à-dire des contrôles qui s'ajoutent aux procédures déjà prévues dans la réglementation relative aux marchés publics ne se justifie plus.

L'article 10, paragraphes 2 et 3, du présent arrêté prévoit une procédure de recours, au cas où le Ministre qui a introduit un dossier pour avis, ne peut souscrire l'avis rendu. Ce recours peut être introduit auprès du Ministre qui a l'informatisation des services publics dans ses attributions; ce dernier se prononce alors lui-même sur l'avis litigieux.

Une deuxième possibilité de recours est ouverte devant le Conseil des Ministres.

L'article 12 prévoit une obligation d'information pour tous les services et Administrations se trouvant dans le champ d'application du présent arrêté et qui ont passé un marché informatique.

Cette obligation d'information a posteriori implique que le Bureau-conseil en informatique soit informé de l'objet du marché passé, du fournisseur ou du prestataire de services à qui il a été attribué, du nombre et de l'identité des soumissionnaires, du mode de passation du marché et de son montant total. Les modifications et résiliations des marchés passés seront également communiquées. Cette obligation d'information est d'une importance majeure pour les activités de coordination et de consultation du Bureau-conseil.

L'article 13 prévoit explicitement la possibilité pour les ministres et secrétaires d'état concernés ainsi que pour les autorités de contrôle de demander l'avis du Bureau-conseil en informatique dans d'autres stades des procédures ou encore concernant des questions qui ne sont pas explicitement visées par le présent arrêté.

Telles sont les lignes de force de l'arrêté royal que nous soumettons à l'approbation de Votre Majesté.

Nous avons l'honneur d'être,

Sire,

de Votre Majesté, le très respectueux et très fidèle serviteur,

Le Ministre de l'Intérieur, de la Modernisation des Services publics et des Institutions scientifiques et culturelles nationales,

L. TOBBACK.