56. Verordnung: Erleichterungen hinsichtlich der Aufbewahrung der Sammelakten nach deren Mikroverfilmung im Bereich des Standesamtsverbandes Salzburg

Auf Grund des § 7 Abs. 1 Z 2 des Personenstandsgesetzes,

BGBl. Nr. 60/1983, wird verordnet

§ 1. Auf Antrag des Standesamtsverbandes Salzburg

wird für den Bereich dieses Standesamtsverbandes

angeordnet, daß für den Fall der Mikroverfilmung

von Sammelakten an die Stelle der Verpflichtung

zur dauernden Aufbewahrung dieser

Akten (§ 5 Abs. 4 PStG) die zur dauernden Aufbewahrung

der von den Sammelakten hergestellten

Mikrofilme tritt.

§ 2. Der Standesamtsverband Salzburg hat die in

§ 1 getroffene Anordnung wie folgt durchzuführen

1. Von jedem Sammelakt sind zwei Mikrofilme

herzustellen. Das als Silberfilm herzustellende

Original ist zu Sicherungszwecken bestimmt

und hat ungeschnitten auf der Filmrolle zu

verbleiben, das als Diazofilm herzustellende

Duplikat ist für die Benützung bestimmt. Vor

der Vernichtung von Sammelakten hat sich

der Standesamtsverband Salzburg zu vergewissern,

daß die Mikrofilme in einer für die

langfristige Aufbewahrung von Unterlagen

geeigneten Weise (Thiosulfatrestgehalt maximal

7 mg/m²) hergestellt und verarbeitet wurden

und die Einsicht und Rückvergrößerung

auf Papier in der Originalgröße der mikroverfilmten

Schriftstücke ermöglichen.

2. Die zu Sicherungszwecken bestimmten

Mikrofilme sind gesondert von den zur

Benützung bestimmten Mikrofilmen unter

archivfähigen Umständen (Temperatur maximal

20 °C, Luftfeuchtigkeit 10 bis 30%) in

Schränken aufzubewahren, deren Innentemperatur

bei Einwirkung einer Außentemperatur

von 1000 °C während eines Zeitraumes

von mindestens einer Stunde 75 °C nicht

übersteigt. Nach Ablauf von jeweils 10 Jahren

sind die Originalfilme auf ihre weitere Eignung

im Sinn der Z 1 zweiter Satz zu überprüfen,

notwendigenfalls Duplikatsilberfilme

herzustellen und diese anstelle der Originalsilberfilme

aufzubewahren. Eine Verpflichtung

zur Übermittlung von Mikrofilmen an die

Bezirksverwaltungsbehörde oder den Landeshauptmann

oder zu Veränderungsmitteilungen

an diese Behörde entsprechend den diesbezüglich

für Sammelakten geltenden Regelungen

besteht nicht.

3. Die zu Sicherungszwecken bestimmten

Mikrofilme sowie die zur Benützung

bestimmten Mikrofilme und die von letzteren

allenfalls hergestellten Filmstreifen und Einzelbilder

sind so zu beschriften, daß mit Hilfe

von anzulegenden Verzeichnissen ein rascher

und vollständiger Zugriff zu allen eine Eintragung

betreffenden Schriftstücken möglich ist.

Die Verzeichnisse müssen auch Hinweise auf

noch nicht der Mikroverfilmung zugeführte

zu der Eintragung gehörende Schriftstücke

enthalten.

4. In den Diensträumen des Standesamtsverbandes

Salzburg sind nach Bedarf ein oder mehrere

Leserückvergrößerungsgeräte aufzustellen,

die die Einsicht in die zu einer Eintragung

gehörenden Schriftstücke durch den

Standesbeamten und die dazu nach § 37

Abs. 1 bis 3 PStG berechtigten Personen,

Behörden und Körperschaften öffentlichen

Rechts sowie die Rückvergrößerung auf

Papier in der Originalgröße des mikroverfilmten

Schriftstücks ermöglichen.

5. Die im Personenstandsgesetz und den Durchführungsbestimmungen

zu diesem Gesetz hinsichtlich

der Sammelakten, besonders deren

Anlegung, Fortführung und Benützung

getroffenen Regelungen sind, soweit in dieser

Verordnung nicht anderes bestimmt wird, bei

Mikroverfilmung von Sammelakten sinngemäß

anzuwenden.

§ 3. Diese Verordnung tritt am 1. Feber 1988 in

Kraft.