424. Verordnung: Durchführung des Datenschutzgesetzes im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Unterricht und Kunst

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG),

BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet

Geltungsbereich

§ 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung

gelten für alle Auftraggeber (§ 3 Z 3 DSG) und

Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) im Wirkungsbereich

des Bundesministeriums für Unterricht und

Kunst.

(2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind

nach Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit

1. das Bundesministerium für Unterricht und

Kunst für das Schulwesen, das Erziehungswesen,

Angelegenheiten der Kunst, Angelegenheiten

der Volksbildung, des Sports

und der außerschulischen Jugenderziehung,

Angelegenheiten der schulischen, kulturellen

und kirchlichen Stiftungen und Fonds, die

Personalverwaltung und die Haushaltsführung;

2. die Landesschulräte für das Schulwesen, das

Erziehungswesen, die Personalverwaltung

und die Haushaltsführung.

(3) Verarbeiter im Sinne des Abs. 1 sind die

im Abs. 2 genannten Auftraggeber, soweit sie

Tätigkeiten im Sinne des § 3 Z 6 DSG verrichten,

insbesondere die Eingabe und Abfrage

von Daten im Rahmen der Datenfernverarbeitung

für sich oder andere Auftraggeber.

Aufgabengebiete

§ 2. (1) Die im § 1 Abs. 2 genannten Aufgabengebiete

bedeuten im Sinne dieser Verordnung

1. Schulwesen: Angelegenheiten des Schulwesens

einschließlich des land- und forstwirtschaftlichen

Schulwesens;

2. Erziehungswesen: Angelegenheiten der

Schülerheime einschließlich der land- und

forstwirtschaftlichen Schülerheime;

3. die Angelegenheiten der Kunst;

4. die Angelegenheiten der Volksbildung, des

Sports und der außerschulischen Jugenderziehung;

5. die Angelegenheiten der schulischen, kulturellen

und kirchlichen Stiftungen und

Fonds;

6. die Personalverwaltung: die Vollziehung des

Dienst- und Besoldungsrechtes für die aktiven

Bundesbediensteten sowie die Mitwirkung

in Angelegenheiten des Dienstrechtes

und der Erstellung der Dienstpostenpläne

für Landeslehrer;

7. die Haushaltsführung einschließlich der damit

im Zusammenhang stehenden Neben-

und Hilfsverrechnungen sowie der Betriebsabrechnungen.

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung

nur hinsichtlich jener Daten (§ 3

Z 1 DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes

Gegenstand eines automationsunterstützten

Vorganges sind.

(3) Jedes automationsunterstützt zu vollziehende

Aufgabengebiet ist so einzurichten, daß

im Außenverhältnis, insbesondere für den Betroffenen,

die sachliche und örtliche Zuständigkeit

des Auftraggebers gewahrt bleibt. Für die Durchführung

von Zusendungen und Zustellungen

kann sich der Auftraggeber des Verarbeiters bedienen,

soweit dies aus Gründen der Sparsamkeit,

Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit geboten

ist.

(4) Umfaßt ein Aufgabengebiet die Auszahlung

von Geldleistungen, so endet dieses Aufgabengebiet

und damit die Verantwortlichkeit

des Auftraggebers für die weitere Verwendung

der Daten mit der Übermittlung der Datenträger

für den Zahlungsverkehr an eine Kreditunternehmung.

(5) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere

Auftraggeber mit Hilfe derselben technischen

Einrichtungen vollzogen, so ist sicherzustellen,

daß jeder Auftraggeber nur über die in seine

Zuständigkeit fallenden Daten verfügen kann.

Dasselbe gilt, wenn die Daten für verschiedene

Aufgabengebiete mit Hilfe derselben technischen

Einrichtungen verarbeitet werden.

Grundsätze für die Ermittlung

§ 3. (1) Die Ermittlung der Daten obliegt dem

sachlich und örtlich zuständigen Auftraggeber.

Er kann sich hiebei des Verarbeiters bedienen,

soweit die Ermittlung automationsunterstützt

durchgeführt werden kann.

(2) Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe

in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen

derart zu begründen, daß die ersuchte

Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung

gemäß § 7 DSG beurteilen kann. Die Begründung

kann entfallen, wenn die Zulässigkeit der

Übermittlung für die ersuchte Stelle offenkundig

ist oder anläßlich eines vorangegangenen

Amtshilfeersuchens gleicher Art festgestellt

wurde.

Grundsätze für die Verarbeitung

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes

ist bei jedem Verarbeiter nach Maßgabe der

von ihm vorzunehmenden Verarbeitungsschritte

der gleiche Schutz zu gewähren. Die Daten sind

vor Entstellung, Zerstörung und Verlust sowie

gegen unbefugte Verwendung und Weitergabe

zu schützen.

(2) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen

Aufträgen eingegeben werden; die Eingabeprotokolle

sind zu überprüfen und aufzubewahren.

(3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht

mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger

ist vom Auftraggeber oder vom Verarbeiter

zu überwachen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm

dies mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich

ist, die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse

durch Stichproben zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der

Auftraggeber alles zu unternehmen, um das

Schadensausmaß gering zu halten, den Betroffenen

unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung

raschest einzuleiten und Folgefehler

zu verhindern. Der zuständige Verarbeiter ist

unverzüglich zu verständigen, wenn zu vermuten

ist, daß die Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich

gelegen ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur

in der Art und in dem Umfang erfolgen, als

dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung

der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine

wesentliche Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten

nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung

der ihnen in der Geschäftseinteilung

und der Geschäftsordnung übertragenen Aufgaben

benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den

Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7

Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen

eines schriftlichen Auftrages des nach

der Geschäftseinteilung und der Geschäftsordnung

zuständigen Organes; der Auftrag kann

als Einzel- oder Dauerauftrag erteilt werden.

In den Aufträgen ist anzugeben, auf Grund

welcher Bestimmungen des § 7 DSG die Übermittlung

zulässig ist. Gründet sich der Auftrag

auf § 7 Abs. 2 DSG, ist darzulegen, durch welche

gesetzlichen Bestimmungen dem Empfänger jene

Aufgaben übertragen sind, zu deren Wahrnehmung

die zu übermittelnden Daten eine wesentliche

Voraussetzung bilden. Im Falle des § 7

Abs. 1 Z 3 DSG ist durch den für die Auftragserteilung

zuständigen Bediensteten zu prüfen,

ob die zur Anonymisierung der Daten getroffenen

Maßnahmen ausreichen, daß der Betroffene

nicht bestimmt werden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen

kann sich der Auftraggeber eines Verarbeiters

bedienen; dies bedarf der Zustimmung des Bundesministeriums

für Unterricht und Kunst.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von

Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen

werden, wenn die ersuchende Stelle an der Klärung

der für die Beurteilung der Zulässigkeit

der Übermittlung maßgeblichen Sach- und

Rechtslage mitwirkt. Um die Mitwirkung ist

erforderlichenfalls zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen

Einrichtungen verarbeitet, so ist sicherzustellen,

daß Verknüpfungen von Daten verschiedener

Aufgabengebiete nur in den im § 7 DSG genannten

Fällen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung

über die Empfänger der Daten

erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies

gilt nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunftsverfahren

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG

darf nur auf Grund eines unbedenklichen Identitätsnachweises

erteilt werden; sie ist nur gegen

Empfangsbestätigung auszufolgen oder zu eigenen

Handen zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet

der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften

zustehenden Rechte, wegen

überwiegenden öffentlichen Interesses die Empfänger

übermittelter Daten geheimzuhalten,

sofern die Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen

oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens

oder eines Disziplinarverfahrens

durchgeführt wurde. In anderen Rechtsvorschriften

festgelegte Auskunftsbeschränkungen

werden hiedurch nicht berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt,

so sind dem Betroffenen auf Verlangen die

Empfänger der übermittelten Daten bekanntzugeben.

Würde die Feststellung der Empfänger

übermittelter Daten im Einzelfall unverhältnismäßig

hohe Kosten oder einen im Verhältnis

zu den Interessen der Betroffenen nicht zumutbaren

Arbeitsaufwand verursachen, insbesondere

bei im Rahmen eines automationsunterstützten

Verfahrens organisatorisch vorgesehenen Übermittlungen,

so sind den Betroffenen die auf

Grund der Verfahrensorganisation oder der

Sach- und Rechtslage in Betracht kommenden

Empfänger mitzuteilen.

§ 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im

Sinne des § 11 Abs. 1 DSG werden folgende

pauschalierte Kostenersätze festgelegt

1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand

der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck

der Verarbeitung;

2. für jede darüber hinausgehende Auskunft

500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen

Fällen, in denen die Auskunftserteilung

einen besonders hohen technischen oder

organisatorischen Aufwand erfordert,

1000 S je Zweck der Verarbeitung.

(2) Die in Abs. 1 angeführten Kostenersätze

sind nicht zu entrichten

1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein

monatliches Einkommen die Richtsätze der

Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht

überschreitet oder

2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung

geringfügig ist.

(3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung

zu entrichtende Kostenersatz

mitzuteilen.

(4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages

ist abzusehen, wenn der gemäß Abs. 3

mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die im § 11 DSG enthaltene Frist für

die Erteilung von Auskünften beginnt erst zu

laufen, sobald die Entrichtung des mitgeteilten

Kostenersatzes nachgewiesen wird.

§ 10. Die §§ 8 und 9 sind auf die Fälle nicht

anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften des

Bundes besondere Auskunftsrechte außerhalb

des Datenschutzgesetzes festgelegt sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 11. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten

dürfen nur auf Grund einer Entscheidung des

für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt

oder gelöscht werden.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation

und der internen Kontrolle aufbewahrt werden,

dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen

ist sicherzustellen, daß im Falle eines

Rückgriffes auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten

Datenbestände allfällige Richtigstellungen

und Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betrof-

fenen, die in schriftlicher Form ergehen und

verarbeitete Daten zum Inhalt haben, ist die

Registernummer auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3

Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen

mittels maschinell lesbarer Datenträger, soweit

es sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke

handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren

anzugeben.

(3) Erfolgt eine Übermittlung im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen

im Namen mehrerer Auftraggeber,

so ist lediglich die Registernummer eines der

Auftraggeber mit dem Zusatz „ua." anzugeben.

Inkrafttreten

§ 13. Diese Verordnung tritt sechs Monate

nach ihrer Erlassung in Kraft. Gleichzeitig tritt

die Verordnung des Bundesministers für Unterricht

und Kunst vom 21. Dezember 1979,

BGBl. Nr. 583, außer Kraft.