398. Verordnung: Beschaffungscontrolling-Verordnung

Auf Grund des § 2 Abs. 2 Z 7 und Abs. 3 des Bundesgesetzes über die Errichtung einer Bundesbeschaffung

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz), BGBl. I Nr. 39/2001, zuletzt geändert

durch BGBl. I Nr. 99/2002, wird verordnet

Ziele und Aufgaben

§ 1. (1) Zur Erreichung der Ziele gemäß § 2 des Bundesgesetzes über die Errichtung einer Bundesbeschaffung

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) hat die Bundesbeschaffung

GmbH (im Folgenden BB-GmbH) ein Beschaffungscontrolling einzurichten und durchzuführen, das die

Optimierung der Einkaufsbedingungen des Bundes nach wirtschaftlichen und qualitativen Kriterien unterstützt.

(2) Das Beschaffungscontrolling hat insbesondere folgende Aufgaben wahrzunehmen

1. Bereitstellung der für die Planung, Steuerung und Kontrolle des Beschaffungswesens des Bundes

erforderlichen Informationen einschließlich der Bereitstellung von Informationen über die Entwicklung

der Beschaffungsmärkte sowie über die Beurteilung der Einkaufspotenziale,

2. Sicherstellung eines Vertragsmanagements,

3. frühzeitige Erkennung von Abweichungen, Chancen und Risiken durch laufende Soll-Ist-Vergleiche,

4. systematische Suche und Feststellung von Abweichungsursachen und Anregung von Gegensteuerungsmaßnahmen

sowie

5. Erstellung regelmäßiger Berichte.

Begriffsbestimmungen

§ 2. Im Geltungsbereich dieser Verordnung sind folgende Begriffsbestimmungen maßgebend

1. Beschaffungsgruppen sind die in der Verordnung des Bundesministers für Finanzen zur Bestimmung

jener Güter und Dienstleistungen, die nach dem Bundesgesetz über die Errichtung einer

Bundesbeschaffung Gesellschaft mit beschränkter Haftung (BB-GmbH-Gesetz) zu beschaffen

sind (BGBl. II Nr. 208/2001, in der jeweils geltenden Fassung), aufgezählten Güter und Dienstleistungen.

2. Kontraktwert ist die Auftragssumme (§ 20 Z 24 lit. a Bundesvergabegesetz 2002, BGBl. I Nr. 99)

gemäß Zuschlagserteilung (einschließlich aller Steuern und Abgaben).

3. Abrufwert ist der rechnungsmäßig ausgewiesene Wert einschließlich aller Steuern und Abgaben

der von den abrufenden Stellen getätigten Abrufe aus den von der BB-GmbH abgeschlossenen

Rahmenverträgen.

4. Abrufende Stellen sind Dienststellen des Bundes oder Auftraggeber gemäß § 3 Abs. 3 BB-

GmbH-Gesetz, die aus von der BB-GmbH abgeschlossenen Rahmenverträgen Leistungen abrufen.

5. Auftragnehmer ist jeder Unternehmer, mit dem die BB-GmbH im Namen und auf Rechnung des

Bundes oder von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz vertraglich vereinbart,

Leistungen gegen Entgelt zu erbringen.

6. Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem ist ein System, das die eindeutige Identifizierung

von Beschaffungsgruppen und Beschaffungsvorgängen ermöglicht.

Organisation und Durchführung

§ 3. (1) Die Einrichtung und Durchführung des Beschaffungscontrollings ist eine Aufgabe der BB-

GmbH. Sie hat binnen vier Wochen nach In-Kraft-Treten dieser Verordnung nach Anhörung des Nutzerbeirates

dem Bundesminister für Finanzen ein Konzept für das Beschaffungscontrolling zur Genehmigung

vorzulegen. Das Konzept hat insbesondere eine Darstellung des Kennzahlensystems, welches auf

die Besonderheiten in den jeweiligen Beschaffungsgruppen Rücksicht nimmt, des Beschaffungsgruppen-

Kennzeichnungssystems gemäß § 2 Z 6, der Datenübertragungsschnittstellen und -formate gemäß Abs. 3,

der Art und des Umfanges der Meldungen gemäß Abs. 4, der Art der Berechnung von Einsparungen (§ 5

Abs. 4), des Inhaltes des Fragebogens gemäß § 7 und des Detaillierungsgrades der Berichte (§ 9) zu enthalten.

(2) Die BB-GmbH hat das Konzept jährlich auf seine Aktualität zu überprüfen. Jede Änderung bedarf

der vorherigen Anhörung des Nutzerbeirates und der Genehmigung des Bundesministers für Finanzen.

Es ist von der BB-GmbH den Dienststellen des Bundes in entsprechender Weise bekannt zu machen.

Im Konzept ist jeweils eine ausreichende Frist zur Umsetzung der in den Dienststellen des Bundes allenfalls

erforderlichen Maßnahmen vorzusehen.

(3) Die Übermittlung und Verarbeitung von Daten hat automationsunterstützt zu erfolgen, wobei die

Schnittstellendefinitionen von der BB-GmbH so zu gestalten sind, dass diese mit den jeweils beim Bund

zur Verfügung stehenden standardisierten ressortübergreifenden Informationstechnologien kompatibel

sind und marktübliche Datenformate verwendet werden können. Bei jeder Übermittlung und Verarbeitung

von Daten ist das Beschaffungsgruppen-Kennzeichnungssystem zu verwenden.

(4) Die abrufenden Stellen haben Leistungsstörungen der BB-GmbH zu melden. Die Auftragnehmer

sind verpflichtet, der BB-GmbH die Abrufwerte nach den Festlegungen im Leistungsvertrag zu übermitteln.

(5) Der Bundesminister für Finanzen ist berechtigt, die für Zwecke des Beschaffungscontrollings erforderlichen

Daten aus der Haushaltsverrechnung des Bundes der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen

oder solche Daten aus spezifischen Beschaffungsverfahren der haushaltsleitenden Organe einzufordern

und der BB-GmbH zur Verfügung zu stellen.

Umfang

§ 4. (1) Das Beschaffungscontrolling hat die Entwicklungen, Einflüsse und Ergebnisse aus den einzelnen

Bereichen in jenem Umfang aufzuzeigen, dass Konsequenzen für die Erreichung der Unternehmensziele

gezogen und rechtzeitig erforderliche Maßnahmen eingeleitet werden können.

(2) Folgende Bereiche unterliegen dem Beschaffungscontrolling

1. Entwicklung der Beschaffungsgruppen (§ 5),

2. Prozesse im Beschaffungsablauf (§ 6),

3. Kundenzufriedenheit (§ 7) sowie

4. Innovationen (§ 8).

Entwicklung der Beschaffungsgruppen

§ 5. (1) Der Bereich Entwicklung der Beschaffungsgruppen ist in folgende Zweige aufzugliedern

1. Beschaffungsvolumen (Abs. 2),

2. Einsparungen bei den Einkaufspreisen (Abs. 4),

3. Standardisierung des Beschaffungsspektrums sowie

4. Meldungen gemäß § 4 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz.

(2) Für die Messung des Beschaffungsvolumens sind insbesondere folgende Informationen bereitzustellen

1. Kontraktwerte und Abrufwerte von Dienststellen des Bundes, gegliedert nach Beschaffungsgruppen

und haushaltsleitenden Organen,

2. Kontraktwerte und Abrufwerte von Auftraggebern gemäß § 3 Abs. 3 BB-GmbH-Gesetz, gegliedert

nach Beschaffungsgruppen sowie

3. Auftragssummen bei Aufträgen gemäß § 2 Abs. 2 Z 3 BB-GmbH-Gesetz.

(3) Das Beschaffungsvolumen nach Abs. 2 ist jeweils für die Quartale des laufenden Finanzjahres

kumuliert und im Vergleich zur Vorjahresperiode, für das gesamte Vorjahr im Vergleich zu den geplanten

Werten sowie eine voraussichtliche Entwicklung (Prognose) für das laufende Finanzjahr darzustellen

(Muster laut Anlage).

(4) Die BB-GmbH hat die Einsparungen bei den Einkaufspreisen, die durch Abrufe aus den von ihr

abgeschlossenen Rahmenverträgen erzielt wurden, untergliedert nach Beschaffungsgruppen und nach

haushaltsleitenden Organen darzustellen (Muster laut Anlage). Die Berechnung der Einsparungen hat

anhand sachkundig zu ermittelnder Referenzpreise zu erfolgen.

Messung der Prozesse

§ 6. Die Messung der Prozesse umfasst

1. Anzahl der von der BB-GmbH abgeschlossenen Verträge insgesamt und je Beschaffungsgruppe,

2. Anteil der Verträge, die mit kleineren und mittleren Unternehmungen abgeschlossen wurden,

3. Anzahl der geplanten Ausschreibungen,

4. Anzahl der anhängigen Vergabe-Rechtsmittelverfahren einschließlich der Geltendmachung daraus

resultierender zivilrechtlicher Ansprüche und deren rechtskräftige Verfahrensergebnisse sowie

5. Anzahl der Leistungsstörungen sowie die sich aus solchen ergebenden Zivilverfahren und deren

rechtskräftige Verfahrensergebnisse.

Kundenzufriedenheit

§ 7. Die Ermittlung der Kundenzufriedenheit hat in Form von jährlichen Umfragen bei den Dienststellen

des Bundes zu erfolgen. Hiezu ist von der BB-GmbH ein Fragebogen auszuarbeiten, der der Genehmigung

des Aufsichtsrates der Gesellschaft bedarf.

Innovationen

§ 8. Die BB-GmbH hat innovative Veränderungen allgemeiner Art und bezogen auf einzelne Beschaffungsgruppen

zu dokumentieren.

Berichtswesen und Berichterstattung

§ 9. (1) Die BB-GmbH hat dem Bundesminister für Finanzen Berichte in elektronischer Form zu

übermitteln. Über Angelegenheiten gemäß § 5 Abs. 1 Z 1, 2 und 4 sowie § 6 Z 4 ist quartalsweise bis zum

30. des auf das jeweilige Quartal folgenden Monats zu berichten. Der Bericht über Angelegenheiten des

§ 5 Abs. 1 Z 3, des § 6 Z 1 bis 3 und 5 sowie der §§ 7 und 8 ist zumindest jährlich, zusammen mit dem

4. Quartalsbericht über Angelegenheiten nach dem zweiten Satz dieses Absatzes bis 15. Februar des Folgejahres

zu erstatten (Jahresbericht).

(2) Die Berichte haben neben der zahlenmäßigen und prozentuellen Darstellung eine Abweichungsanalyse,

Erläuterungen zur voraussichtlichen Entwicklung (Prognose) sowie bei Abweichungen von den

Zielvorgaben Vorschläge über Gegensteuerungsmaßnahmen zu enthalten. Beträge sind in Tausend Euro

anzuführen.

(3) Die Berichte sind den haushaltsleitenden Organen (§ 5 Abs. 1 des Bundeshaushaltsgesetzes,

BGBl. I Nr. 213/1986, in der Fassung BGBl. I Nr. 98/2002) zu übermitteln.

Instrumente

§ 10. Instrumente des Beschaffungscontrollings sind insbesondere

1. Soll-Ist-Vergleiche,

2. Abweichungsanalysen,

3. Prognosen,

4. Zeitreihenvergleiche,

5. Leistungsstatistiken,

6. Kennzahlen zur Darstellung der Wirtschaftlichkeit von Leistungen und der Qualität von Leistungen

sowie

7. sofern entsprechende Daten vorhanden sind, Vergleiche mit Beschaffungsabteilungen der Bundesverwaltung

und ausländischen öffentlichen Beschaffungsorganisationen.

In-Kraft-Treten

§ 11. Diese Verordnung tritt mit dem der Kundmachung folgenden Monatsersten in Kraft.