369. Verordnung: Durchführung des Datenschutzgesetzes im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Auswärtige Angelegenheiten

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG),

BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet

Geltungsbereich und Aufgabengebiete

§ 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung

gelten für alle Auftraggeber (§ 3 Z 3 DSG)

und Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) im Wirkungsbereich

des Bundesministeriums für Auswärtige

Angelegenheiten.

(2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind

nach Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit

1. das Bundesministerium für Auswärtige Angelegenheiten

für die Personalverwaltung

sowie für die Haushaltsführung;

2. das Bundesministerium für Auswärtige Angelegenheiten

sowie die diplomatischen und

konsularischen Vertretungsbehörden im Ausland

hinsichtlich der Vollziehung des Strafregistergesetzes,

BGBl. Nr. 277/1968, Tilgungsgesetzes,

BGBl. Nr. 68/1972, Kraftfahrgesetzes,

BGBl. Nr. 267/1967, Fremdenpolizeigesetzes,

BGBl. Nr. 75/1954, Waffengesetzes,

BGBl. Nr. 121/1967, Paßgesetzes,

BGBl. Nr. 422/1969, Meldegeseozes, BGBl.

Nr. 30/1973, und Zivildienstgesetzes, BGBl.

Nr. 187/1974, jeweils in der geltenden Fassung.

(3) Für das im Abs. 2 Z 2 umschriebene Aufgabengebiet

gelten anstelle der folgenden Bestimmungen

dieser Verordnung die Bestimmungen

des § 1 Abs. 3 und der §§ 2 bis 9 sowie

11 und 12 der Ersten Datenschutz-Durchführungsverordnung

des Bundesministers für Inneres vom

23. Juni 1980, BGBl. Nr. 296.

(4) Verarbeiter im Sinne des Abs. 1 sind die

im Abs. 2 genannten Auftraggeber, soweit sie

Tätigkeiten im Sinne des § 3 Z 6 DSG verrichten,

insbesondere die Eingabe und Abfrage von Daten

im Rahmen der Datenfernverarbeitung für sich

oder andere Auftraggeber.

§ 2. (1) Die im § 1 Abs. 2 genannten Aufgabengebiete

bedeuten im Sinne dieser Verordnung

1. Personalverwaltung: Die Vollziehung des

Dienst- und Besoldungsrechtes für die aktiven

Bundesbediensteten einschließlich der

Rechtsvorschriften über die Ausbildung und

die Planstellenbewirtschaftung;

2. die Haushaltsführung einschließlich der damit

im Zusammenhang stehenden Neben-

und Hilfsverrechnungen sowie der Betriebsabrechnungen.

(2) Ein Aufgabengebiet untenliegt dieser Verordnung

nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1

DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes

Gegenstand eines automationsunterstützten

Vorganges sind.

(3) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere Auftraggeber

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

vollzogen, so ist sicherzustellen, daß

jeder Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit

fallenden Daten verfügen kann. Dasselbe

gilt, wenn die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen

Einrichtungen verarbeitet werden.

Grundsätze für die Ermittlung und Verarbeitung

§ 3. Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe

in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen

derart zu begründen, daß die ersuchte

Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung

gemäß § 7 DSG beurteilen kann.

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes

ist bei jedem Verarbeiter nach Maßgabe der von

ihm vorzunehmenden Verarbeitungsschritte

gleichartiger Schutz zu gewähren. Die Daten

sind vor Entstellung, Zerstörung und Verlust

sowie gegen unbefugte Verwendung und Weitergabe

zu schützen.

(2) Aufträge für die Verarbeitung von Daten

dürfen nur auf Grund von schriftlichen Aufträgen

des nach der Geschäftseinteilung und

Geschäftsordnung zuständigen Organs eingegeben

werden; die Eingabeprotokolle sind zu überprüfen

und aufzubewahren.

(3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht

mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger

ist vom Auftraggeber oder Verarbeiter

durch entsprechende personelle oder vertragliche

Maßnahmen zu überwachen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat die Richtigkeit

der Verarbeitungsergebnisse durch Stichproben

zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber

alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß

gering zu halten, den Betroffenen

unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerlbehebung

raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern.

Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich

zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die

Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen

ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur

in der Art und in dem Umfang erfolgen, als

dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der

ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche

Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten

nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung

der ihnen in der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung

übertragenen Aufgaben benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den

Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7

Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen

eines schriftlichen Auftrages des nach der

Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung zuständigen

Organs. Der Auftrag kann als Einzel- oder

Dauerauftrag erteilt werden. Im Auftrag ist

anzugeben, auf Grund welcher Bestimmungen

des § 7 DSG die Übermittlung zulässig ist.

Gründet sich der Auftrag auf § 7 Abs. 2 DSG,

ist darzulegen, durch welche gesetzlichen Bestimmungen

dem Empfänger jene Aufgaben

übertragen sind, zu deren Wahrnehmung die zu

übermittelnden Daten eine wesentliche Voraussetzung

bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG

ist durch den für die Auftragserteilung zuständigen

Bediensteten zu prüfen, ob die zur Anonymisierung

der Daten getroffenen Maßnahmen

ausreichen, daß der Betroffene nicht bestimmt

wenden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen

kann sich der Auftraggeber eines Verarbeiters

bedienen. In diesem Falle ist Abs. 1 sinngemäß

anzuwenden.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von

Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden,

wenn die ersuchende Stelle an der Klärung

der für die Beurteilung der Zulässigkeit der

Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage

mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls

zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen

Einrichtungen verarbeitet, so ist sicherzustellen,

daß Verknüpfungen von Daten verschiedener

Aufgabengebiete nur in den im § 7 DSG genannten

Fällen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung

über die Empfänger der Daten

erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies

gilt nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunftsverfahren

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG

darf nur auf Grund eines Identitätsnachweises

erteilt werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung

auszufolgen oder zu eigenen Handen

zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet

der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften

zustehenden Rechte, im Falle überwiegenden

öffentlichen Interesses die Empfänger

übermittelter Daten geheimzuhalten, sofern

die Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen

oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens

oder eines Disziplinarverfahrens durchgeführt

wurde. In anderen Rechtsvorschriften festgelegte

Auskunftsbeschränkungen werden hiedurch nicht

berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt,

so sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger

der übermittelten Daten bekanntzugeben.

Würde die Feststellung der Empfänger übermittelter

Daten im Einzelfall unverhältnismäßig

hohe Kosten oder einen im Verhältnis zu den

Interessen der Betroffenen nicht zumutbaren

Arbeitsaufwand verursachen, insbesondere bei im

Rahmen eines automationsunterstützten Verfahrens

organisatorisch vorgesehenen Übermittlungen,

so sind den Betroffenen die auf Grund der

Verfahrensorganisation oder der Sach- und

Rechtslage in Betracht kommenden Empfänger

mitzuteilen.

§ 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im

Sinne des § 11 Abs. 1 des DSG werden folgende

pauschalierte Kostenersätze festgelegt

1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand

der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck

der Verarbeitung;

2. für jede darüber hinausgehende Auskunft

500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen

Fällen, in denen die Auskunftserteilung

einen besonders hohen technischen oder organisatorischen

Aufwand erfordert, 1000 S

je Zweck der Verarbeitung.

(2) Die in Abs. 1 angeführten Kostenersätze

sind nicht zu entrichten

1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein

monatliches Einkommen die Richtsätze der

Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht

überschreitet oder

2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung

geringfügig ist.

(3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung

zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen.

(4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages

ist abzuseihen, wenn der gemäß Abs. 3 mitgeteilte

Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die

Erteilung von Auskünften beiginnt erst zu laufen,

sobald die Entrichtung des mitgeteilten

Kostenersatzes nachgewiesen wird.

§ 10. Die Bestimmungen der §§ 8 und 9

sind auf Fälle nicht anzuwenden, für die in

Rechtsvorschriften des Bundes besondere Auskunftsrechte

außerhalb des Datenschutzgesetzes

festgelegt sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 11. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten

sind auf Grund einer Entscheidung des für die

Feststellung zuständigen Organs richtigzustellen

oder zu löschen.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation

und der internen Kontrolle aufbewahrt werden,

dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht wenden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen

ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes

auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten

Datenbestände allfällige Richtigstellungen

und Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen,

die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete

Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer

auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8

DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels

maschinell lesbarer Datenträger, soweit es

sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke

handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren

anzugeben.

(3) Erfolgt eine Übermittlung im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen

im Namen mehrerer Auftraggeber, so

ist lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber

mit dem Zusatz „ua." anzugeben.

Inkrafttreten

§ 13. (1) § 9 und § 10, soweit sich dieser auf

§ 9 bezieht, treten am Tage nach der Kundmachung

in Kraft.

(2) Die übrigen Bestimmungen treten sechs

Monate nach Kundmachung in Kraft.