367. Verordnung: Bundesarchivgutverordnung

Auf Grund des § 5 Abs. 1, 3, 5, 7 und 9 sowie § 6 des Bundesarchivgesetzes, BGBl. I Nr. 162/1999,

wird – hinsichtlich des § 6 auf Grund des § 3 Abs. 6 des Bundesarchivgesetzes im Einvernehmen mit dem

Bundesminister für auswärtige Angelegenheiten, dem Bundesminister für Bildung, Wissenschaft und

Kultur, dem Bundesminister für Finanzen, dem Bundesminister für Inneres, dem Bundesminister für

Justiz, dem Bundesminister für Landesverteidigung, dem Bundesminister für Land- und Forstwirtschaft,

Umwelt und Wasserwirtschaft, dem Bundesminister für öffentliche Leistung und Sport, dem Bundesminister

für soziale Sicherheit und Generationen, dem Bundesminister für Verkehr, Innovation und Technologie

und dem Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit – verordnet

Geltungsbereich

§ 1. (1) Diese Verordnung gilt für Schriftgut gemäß § 2 Z 2 des Bundesarchivgesetzes, das bei Bundesdienststellen

oder bei einer ihrer Vorgängereinrichtungen in Erfüllung ihrer Aufgaben angefallen ist

und sich bei einer Bundesdienststelle oder beim Österreichischen Staatsarchiv befindet.

(2) Für Schriftgut, das bei Dienststellen angefallen ist, die gemäß § 3 Abs. 2 des Bundesarchivgesetzes

eigene Archive führen, gelten nur § 2 Abs. 1 sowie die §§ 7 und 8.

(3) Vom Geltungsbereich dieser Verordnung ist Schriftgut ausgenommen, das im Zuge gerichtlicher

Verfahren bei Zivil- und Strafgerichten angefallen ist.

Archivwürdigkeit von Schriftgut

§ 2. (1) Das in der Anlage angeführte Schriftgut gilt grundsätzlich mit der Entstehung als Archivgut

gemäß § 2 Z 3 des Bundesarchivgesetzes. Befindet sich in einem Akt (die Gesamtheit des Schriftgutes,

das im Einzelfall sachlich eine Einheit bildet) solches Schriftgut, so gilt der gesamte Akt als Archivgut.

(2) Schriftgut, das weder in der Anlage noch in der Verordnung der Bundesregierung über nicht archivwürdiges

Schriftgut des Bundes, BGBl. II Nr. 366/2002, angeführt ist, gilt als Archivgut, wenn es

vom Österreichischen Staatsarchiv innerhalb eines Jahres nach Anbietung (§ 4) als solches qualifiziert

und im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 1 gekennzeichnet wurde. Aus dem Vermerk muss erkennbar sein, welcher

Bedienstete des Österreichischen Staatsarchivs diese Feststellung getroffen hat.

Kennzeichnung von Schriftgut

§ 3. (1) Das Schriftgut ist von den Bundesdienststellen spätestens bei der Ablage mit folgenden

Vermerken zu kennzeichnen

1. Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1 mit „archivwürdig“ oder „A“;

2. Schriftgut, das nach der Verordnung der Bundesregierung, BGBl. II Nr. 366/2002, kein Archivgut

ist, mit „zur Skartierung frei“ oder „S“;

3. Schriftgut mit Daten gemäß § 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes mit „Datenschutz“ oder „D“;

4. Schriftgut gemäß § 6 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes mit „unter Verschluss ins Archiv“ oder

„V“.

(2) Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1, welches vor dem In-Kraft-Treten dieser Verordnung angefallen

ist und sich noch bei den Bundesdienststellen befindet, ist von diesen nachträglich – spätestens

bei seiner Anbietung (§ 4) – in allgemeiner Weise oder auf den jeweiligen Konvoluten oder Aktenstücken

mit dem Vermerk „archivwürdig“ zu kennzeichnen.

(3) Bei elektronischen Aktenführungssystemen ist vorzusorgen, dass die Kennzeichnung und Aussonderung

des Schriftgutes nach den Kriterien gemäß Abs. 1 automationsunterstützt möglich ist.

Anbieten und Übernahme von Schriftgut

§ 4. (1) Die Bundesdienststellen haben das gesamte bei ihnen angefallene Schriftgut, mit Ausnahme

jenes gemäß § 3 Abs. 1 Z 2, zusammen mit den für die Benützung notwendigen Behelfen (zB Register)

unverzüglich dem Österreichischen Staatsarchiv gemäß § 6 Abs. 1 des Bundesarchivgesetzes anzubieten,

sobald es

1. nicht mehr zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigt wird und

2. keiner Klassifikation gemäß dem Informationssicherheitsgesetz, BGBl. I Nr. 23/2002, unterliegt.

(2) Soweit das gemäß Abs. 1 anzubietende Schriftgut auf elektronischen Datenträgern gespeichert

ist, ist es dem Österreichischen Staatsarchiv nur in elektronischer Form auf Basis der Schnittstelle

EDIAKT (in der jeweils aktuellen Fassung) unter Anwendung der Datenformate XML für Metadaten und

PDF für alle Inhaltsdaten anzubieten.

(3) Schriftgut ist in Papier anzubieten, wenn es

1. die Originalunterschrift oberster Organe enthält, auch wenn es in elektronischer Form (Abs. 2)

anzubieten ist,

2. auf elektronischen Datenträgern gespeichert ist, aber aus technischen Gründen auf Basis der

Schnittstelle gemäß Abs. 2 nicht anbietbar ist oder

3. nur in Papier vorhanden ist.

(4) Das Österreichische Staatsarchiv hat Archivgut zu übernehmen, wenn es entsprechend Abs. 2

oder 3 angeboten wird. Die Übernahme von auf andere Art angebotenem Archivgut oder die Übernahme

von Schriftgut, das nicht Archivgut ist, ist abzulehnen.

(5) Bei Schriftgut mit Daten, die nach dem Datenschutzgesetz zu löschen wären, weil sie zur Erreichung

der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, nicht mehr erforderlich sind (§ 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes),

ist wie folgt vorzugehen

1. Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1 ist ohne Löschung (Vernichtung) der Daten dem Österreichischen

Staatsarchiv entsprechend § 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes zu übergeben;

2. Schriftgut, das nicht unter § 3 Abs. 1 Z 2 fällt, ist vor Löschung (Vernichtung) der Daten dem

Österreichischen Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Bei Schriftgut, welches das Österreichische

Staatsarchiv als Archivgut qualifiziert, ist entsprechend Z 1 vorzugehen; beim übrigen

Schriftgut sind die Daten zu löschen (vernichten).

Skartierung von Schriftgut

§ 5. (1) Schriftgut gemäß § 3 Abs. 1 Z 2 ist zu vernichten, wenn

1. es nicht mehr zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigt wird,

2. die in den Verordnungen oder Gesetzen vorgesehene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist und

3. es innerhalb eines Jahres nach Anbietung gemäß § 5 Abs. 9 des Bundesarchivgesetzes vom Landesarchiv

nicht übernommen worden ist.

(2) Das Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1 ist zu vernichten, wenn dessen Übernahme vom Österreichischen

Staatsarchiv gemäß § 4 Abs. 4 abgelehnt wurde und die Voraussetzungen gemäß Abs. 1

Z 2 und 3 vorliegen.

(3) Sonstiges Schriftgut ist zu vernichten, wenn

1. es gemäß § 4 zur Archivierung angeboten worden ist und

a. das Österreichische Staatsarchiv es ausdrücklich nicht als Archivgut qualifiziert hat oder

b. die Jahresfrist gemäß § 6 Abs. 2 des Bundesarchivgesetzes ohne Bewertung des Schriftgutes

verstrichen ist und

2. die Voraussetzungen gemäß Abs. 1 Z 2 und 3 vorliegen.

(4) Zur Skartierung gemäß Abs. 1 bis 3 ist jene Bundesdienststelle verpflichtet, bei der sich das

betreffende Schriftgut bei Eintreten der Voraussetzungen hierfür befindet. Schriftgut auf elektronischen

Datenträgern ist von dieser bei Vorliegen der Skartierungsvoraussetzungen zu löschen.

(5) Ist eine Frist gemäß Abs. 1 nicht vorgesehen, gilt die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren; bei

Personalakten (Gesamtheit des Schriftgutes, welches das Dienstverhältnis einer bestimmten Person betrifft)

beträgt die Aufbewahrungsfrist höchstens 120 Jahre nach der Geburt des Betroffenen.

Anbietung von Archivgut an Landesarchive

§ 6. (1) Das Österreichische Staatsarchiv ist ermächtigt, bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß

§ 3 Abs. 6 des Bundesarchivgesetzes Archivgut dem jeweiligen Landesarchiv unentgeltlich zu übertra-

gen, anstatt es in den eigenen Bestand zu übernehmen, wenn die kostenfreie Nutzung dieses Archivgutes

für den Bund sichergestellt ist.

(2) Das Österreichische Staatsarchiv hat Verzeichnisse zu führen, aus denen ersichtlich ist, welches

Archivgut von welchem Landesarchiv übernommen worden ist.

Verweisungen

§ 7. Soweit in dieser Verordnung auf Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes und des Informationssicherheitsgesetzes

verwiesen wird, sind diese in der Stammfassung anzuwenden.

In-Kraft-Treten

§ 8. Diese Verordnung tritt mit 1. Oktober 2002 in Kraft.