357. Verordnung: Datenschutz-Durchführungsverordnung der Volksanwaltschaft

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG),

BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet

Geltungsbereich und Aufgabengebiete

§ 1. Die Bestimmungen dieser Verordnung

gelten für die Volksanwaltschaft als Auftraggeber

im Sinne des § 3 Z 3 DSG und Verarbeiter,

soweit sie Tätigkeiten im Sinne des § 3 Z 6 DSG

verrichtet.

§ 2. (1) Die Aufgabengebiete bedeuten im

Sinne dieser Verordnung

1. die Personalverwaltung: die Vollziehung des

Dienst- und Besoldungsrechtes des Bundes

für die aktiven Bundesbediensteten einschließlich

der Rechtsvorschriften über die

Ausbildung und die Planstellenbewirtschaftung;

2. die Vollziehung der Bestimmungen des Bezügegesetzes,

BGBl. Nr. 273/1972, und der

bezugs- und pensionsrechtlichen Regelungen

im Bundesgesetz vom 24. Feber 1977, BGBl.

Nr. 121, über die Volksanwaltschaft betreffend

die Mitglieder der Volksanwaltschaft;

3. die Haushaltsführung einschließlich der damit

im unmittelbaren Zusammenhang stehenden

Neben- und HilfsVerrechnungen sowie

der Betriebsabrechnungen.

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung

nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1

DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes

Gegenstand eines automationsunterstützten

Vorganges sind.

Grundsätze für die Ermittlung und Verarbeitung

§ 3. Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe

in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen

derart zu begründen, daß die ersuchte

Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung

gemäß § 7 DSG beurteilen kann.

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes

ist nach Maßgabe der vorzunehmenden Verarbeitungsschritte

gleichartiger Schutz zu gewähren.

Die Daten sind vor Entstellung, Zerstörung und

Verlust sowie gegen unbefugte Verwendung und

Weitergabe zu schützen.

(2) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen

Aufträgen eingegeben werden; die Eingabeprotokolle

sind zu überprüfen und aufzubewahren.

(3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht

mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger

ist vom Auftraggeber oder Verarbeiter

durch entsprechende personelle oder vertragliche

Maßnahmen zu überwachen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm

dies mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich

ist, die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse

durch Stichproben zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der

Auftraggeber alles zu unternehmen, um das

Schadensausmaß gering zu halten, den Betroffenen

unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung

raschest einzuleiten und Folgefehler

zu verhindern. Der zuständige Verarbeiter ist

unverzüglich zu verständigen, wenn zu vermuten

ist, daß die Fehlerursache in seinem

Tätigkeitsbereich gelegen ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur

in der Art und in dem Umfang erfolgen, als

dies für den Auftraggeber zur Wahrnehmung

der ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine

wesentliche Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten

nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung

der ihnen in der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung

übertragenen Aufgaben benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den

Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7

Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen

eines schriftlichen Auftrages des nach der

Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung zuständigen

Organes. Der Auftrag kann als Einzel- oder

Dauerauftrag erteilt werden. Im Auftrag

ist anzugeben, auf. Grund welcher Bestimmungen

des § 7 DSG die Übermittlung zulässig ist.

Gründet sich der Auftrag auf § 7 Abs. 2 DSG,

ist darzulegen, durch welche gesetzlichen Bestimmungen

dem Empfänger jene Aufgaben übertragen

sind, zu deren Wahrnehmung die zu übermittelnden

Daten eine wesentliche Voraussetzung

bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG hat

der für die Auftragserteilung zuständige Bedienstete

zu prüfen, ob die zur Anonymisierung

der Daten getroffenen Maßnahmen ausreichen,

daß der Betroffene nicht bestimmt werden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen

kann sich der Auftraggeber eines Verarbeiters

bedienen.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von

Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen

werden, wenn die ersuchende Stelle an der Klärung

der für die Beurteilung der Zulässigkeit

der Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage

mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls

zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß

Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete

nur in den im § 7 DSG genannten

Fällen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung

über die Empfänger der Daten

erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies

gilt nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunftsverfahren

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG

darf nur auf Grund eines Identitätsnachweises

erteilt werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung

auszufolgen oder zu eigenen Handen zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet

der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften

zustehenden Rechte, wegen

überwiegenden öffentlichen Interesses die Empfänger

übermittelter Daten geheimzuhalten, sofern

die Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen

oder verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens

oder eines Disziplinarverfahrens durchgeführt

wurde. In anderen Rechtsvorschriften festgelegte

Auskunftsbeschränkungen werden hiedurch nicht

berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt,

so sind dem Betroffenen auf Verlangen die

Empfänger der übermittelten Daten bekanntzugeben.

Würde die Feststellung der Empfänger

übermittelter Daten im Einzelfall unverhältnismäßig

hohe Kosten oder einen im Verhältnis

zu den Interessen des Betroffenen nicht zumutbaren

Arbeitsaufwand verursachen, insbesondere

bei im Rahmen eines automationsunterstützten

Verfahrens organisatorisch vorgesehenen Übermittlungen,

so sind den Betroffenen die auf

Grund der Verfahrensorganisation oder der Sach-

und Rechtslage in Betracht kommenden Empfänger

mitzuteilen.

§ 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im

Sinne des § 11 Abs. 1 DSG werden folgende

pauschalierte Kostenersätze festgelegt

1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand

der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck

der Verarbeitung;

2. für jede darüber hinausgehende Auskunft

500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen

Fällen, in denen die Auskunftserteilung einen

besonders hohen technischen oder organisatorischen

Aufwand erfordert, 1000 S je

Zweck der Verarbeitung.

(2) Die in Abs. 1 angeführten Kostenersätze

sind nicht zu entrichten

1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein

monatliches Einkommen die Richtsätze der

Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht

überschreitet oder

2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung

geringfügig ist.

(3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung

zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen.

(4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages

ist abzusehen, wenn der gemäß Abs. 3

mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die

Erteilung von Auskünften beginnt erst zu laufen,

sobald die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes

nachgewiesen wird.

§ 10. Die Bestimmungen der §§ 8 und 9 sind

auf die Fälle nicht anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften

des Bundes besondere Auskunfts-

rechte außerhalb des Datenschutzgesetzes festgelegt

sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 11. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten

dürfen nur auf Grund einer Entscheidung des

für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt

oder gelöscht werden.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation

und der internen Kontrolle aufbewahrt werden,

dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen

ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes

auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten

Datenbestände allfällige Richtigstellungen und

Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen,

die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete

Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer

auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3

Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen

mittels maschinell lesbarer Datenträger, soweit es

sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke handelt,

ist die Registernummer auf den Begleitpapieren

anzugeben.

(3) Erfolgte eine Übermittlung im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen

im Namen mehrerer Auftraggeber, so

ist lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber

mit dem Zusatz „ua." anzugeben.

Inkrafttreten

§ 13. § 9 tritt am Tage nach der Kundmachung

in Kraft, die übrigen Bestimmungen treten sechs

Monate nach ihrer Erlassung in Kraft.