330. Verordnung: Verwaltungsassistent-Ausbildungsordnung

Auf Grund der §§ 7, 8, 24 und 27 Abs. 2 des Berufsausbildungsgesetzes, BGBl. Nr. 142/1969,

zuletzt geändert durch die Berufsausbildungsgesetz-Novelle 1997, BGBl. I Nr. 67, wird im Einvernehmen

mit dem Bundesminister für Arbeit, Gesundheit und Soziales verordnet

Lehrberufe in der Administration

§ 1. In der Administration ist der Lehrberuf Verwaltungsassistent mit einer Lehrzeit von drei Jahren

eingerichtet.

Berufsprofil

§ 2. Durch die Berufsausbildung im Lehrbetrieb und in der Berufsschule soll der ausgebildete

Lehrling befähigt werden, die nachfolgenden Tätigkeiten fachgerecht, selbständig und eigenverantwortlich

ausführen zu können

1. Einrichten des Arbeitsplatzes,

2. Erledigen des Posteingangs und Postausgangs,

3. Sachlich und sprachlich korrektes Formulieren und formgerechtes Anfertigen von Texten sowie

Erstellen sonstiger Schriftstücke auf Grund von Vorgaben,

4. Beschaffen und Führen von Beständen (wie Büromaterial, Dokumente, Büroeinrichtungen),

5. Durchführen von Arbeiten im Zahlungsverkehr und Führen kleiner Kassen,

6. Durchführen von Arbeiten im Zusammenhang mit der Buchführung und sonstigen Verwaltungsangelegenheiten,

7. Koordinieren und Überwachen von Terminen, Vor- und Nachbereiten von Besprechungen,

Sitzungen und Dienstreisen,

8. Anmelden, Informieren und Betreuen von Kunden oder Parteien,

9. Bearbeiten, Registrieren von Daten und Informationen,

10. Erstellen statistischer Übersichten sowie Archivieren von Schriftstücken.

Berufsbild

§ 3. Für den Lehrberuf Verwaltungsassistent wird folgendes Berufsbild festgelegt. Hiebei sind die

angeführten Fertigkeiten und Kenntnisse spätestens in dem jeweils angeführten Lehrjahr beginnend

derart zu vermitteln, daß der Lehrling zur Ausübung qualifizierter Tätigkeiten im Sinne des Berufsprofils

befähigt wird, die insbesondere selbständiges Planen, Durchführen, Kontrollieren und Optimieren

einschließt.

Lehrabschlußprüfung

Gliederung

§ 4. (1) Die Lehrabschlußprüfung im Lehrberuf Verwaltungsassistent gliedert sich in eine praktische

und in eine theoretische Prüfung.

(2) Die praktische Prüfung umfaßt die Gegenstände Geschäftsfall Verwaltung und Fachgespräch.

(3) Die theoretische Prüfung umfaßt die Gegenstände Kaufmännisches Rechnen und Buchführung.

(4) Die theoretische Prüfung entfällt, wenn der Prüfling die Erreichung des Lehrzieles der letzten

Klasse der fachlichen Berufsschule für den Lehrberuf Verwaltungsassistent oder den erfolgreichen

Abschluß einer die Lehrzeit ersetzenden berufsbildenden mittleren oder höheren Schule nachgewiesen

hat.

Praktische Prüfung

Geschäftsfall Verwaltung

§ 5. (1) Die Prüfung im Gegenstand Geschäftsfall Verwaltung erfolgt schriftlich und mündlich.

(2) Der schriftliche Teil hat einen Geschäftsfall betreffend die betrieblichen Dienstleistungen, die

Leistungsprüfung und Reklamation, die Bestandsverwaltung von Geschäftsstücken einschließlich des

dazugehörigen Schrift- und Zahlungsverkehrs zu umfassen.

(3) Die Prüfungskommission hat unter Bedachtnahme auf den Zweck der Lehrabschlußprüfung und

die Anforderungen der Berufspraxis jedem Prüfling eine schriftliche Arbeit zu stellen, die in der Regel in

75 Minuten ausgearbeitet werden kann. Sie ist nach 90 Minuten zu beenden. Die schriftliche Arbeit kann

auch in rechnergestützter Form durchgeführt werden, wobei jedoch alle wesentlichen Arbeitsschritte für

die Prüfungskommission nachvollziehbar sein müssen.

(4) Für die schriftliche Arbeit gilt im übrigen § 9.

(5) Der mündliche Teil ist vor der gesamten Prüfungskommission abzulegen und hat sich ausgehend

von der schriftlichen Arbeit auf die praktische Auswertung von verschiedenen mit dieser Arbeit

zusammenhängenden Fragen zu erstrecken. Die Themenstellung hat dem Zweck der Lehrabschlußprüfung

und den Anforderungen der Berufspraxis zu entsprechen.

(6) Der mündliche Teil soll für jeden Prüfling zumindest 15 Minuten dauern. Er ist nach 20 Minuten

zu beenden. Eine Verlängerung um höchstens 10 Minuten hat im Einzelfall zu erfolgen, wenn der

Prüfungskommission ansonsten eine zweifelsfreie Bewertung der Leistung des Prüflings nicht möglich

ist.

Fachgespräch

§ 6. Das Fachgespräch hat mündlich vor der gesamten Prüfungskommission zu erfolgen und

erstreckt sich auf die Büroorganisation und die Kunden- und Parteienbetreuung.

Büroorganisation

§ 7. (1) Die Prüfung in der Büroorganisation hat sich auf folgende Gebiete zu erstrecken

a) Betriebliche Abläufe,

b) Verwalten von Geschäftsstücken, Ablage, Evidenz und Registratur,

c) Einsatz der elektronischen Datenverarbeitung,

d) Büromaschinen und Büroausstattung, Bürohilfsmittel und Kommunikationsmittel.

(2) Die Themenstellung hat dem Zweck der Lehrabschlußprüfung und den Anforderungen der

Berufspraxis zu entsprechen. Unter Bedachtnahme auf das Leistungsangebot des Lehrbetriebes und die

Besonderheiten des Wirtschaftsbereiches, dem der Lehrbetrieb angehört, ist die Prüfung in der Form

eines möglichst lebendigen Gesprächs (Gesprächsvorgabe durch Schilderung von Situationen bzw.

Problemen) zu führen.

(3) Die Prüfung soll für jeden Prüfling zumindest 15 Minuten dauern. Sie ist nach 20 Minuten zu

beenden. Eine Verlängerung um höchstens 10 Minuten hat im Einzelfall zu erfolgen, wenn der

Prüfungskommission ansonsten eine zweifelsfreie Bewertung der Leistung des Prüflings nicht möglich

ist.

Kunden- und Parteienbetreuung

§ 8. (1) Die Prüfung in der Kunden- und Parteienbetreuung hat sich auf folgende Gebiete zu

erstrecken

a) Gesprächsvorbereitung und fachgerechte Auskunftserteilung,

b) Vorbereitung von Unterlagen für Besucher, Kunden, Parteien,

c) Auswertung von Statistiken, Protokollen.

(2) Die Themenstellung hat dem Zweck der Lehrabschlußprüfung und den Anforderungen der

Berufspraxis zu entsprechen. Unter Bedachtnahme auf das Leistungsangebot des Lehrbetriebes und die

Besonderheiten des Wirtschaftsbereiches, dem der Lehrbetrieb angehört, ist die Prüfung in der Form

eines möglichst lebendigen Gesprächs (Gesprächsvorgabe durch Schilderung von Situationen bzw.

Problemen) zu führen.

(3) Die Prüfung soll für jeden Prüfling zumindest 15 Minuten dauern. Sie ist nach 20 Minuten zu

beenden. Eine Verlängerung um höchstens 10 Minuten hat im Einzelfall zu erfolgen, wenn der

Prüfungskommission ansonsten eine zweifelsfreie Bewertung der Leistung des Prüflings nicht möglich

ist.

Theoretische Prüfung

Allgemeine Bestimmungen

§ 9. (1) Die theoretische Prüfung hat schriftlich zu erfolgen. Sie kann unter Einschluß des

schriftlichen Teils des Gegenstandes „Geschäftsfall – Verwaltung“ für eine größere Anzahl von

Prüflingen gemeinsam durchgeführt werden, wenn dies ohne Beeinträchtigung des Prüfungsablaufs

möglich ist. Die theoretische Prüfung kann auch in rechnergestützter Form erfolgen, wobei jedoch alle

wesentlichen Schritte für die Prüfungskommission nachvollziehbar sein müssen.

(2) Die theoretische Prüfung ist grundsätzlich vor der praktischen Prüfung abzuhalten.

(3) Die Aufgaben haben nach Umfang und Niveau dem Zweck der Lehrabschlußprüfung und den

Anforderungen der Berufspraxis zu entsprechen. Sie sind den Prüflingen anläßlich der Aufgabenstellung

getrennt zu erläutern.

(4) Die schriftlichen Arbeiten des Prüflings sind entsprechend zu kennzeichnen.

Kaufmännisches Rechnen

§ 10. (1) Das Kaufmännische Rechnen hat je eine Aufgabe aus den nachstehenden Bereichen zu

umfassen, wobei auch der Rechengang auszuführen ist

a) Prozentrechnungen,

b) Zahlungsverkehr, einschließlich Devisen- und Valutenrechnungen,

c) Einfache Kalkulation.

(2) Das Verwenden von Rechenbehelfen, Formeln und Tabellen ist zulässig.

(3) Die Aufgaben sind so zu stellen, daß sie in der Regel in 60 Minuten durchgeführt werden

können.

(4) Die Prüfung im Kaufmännischen Rechnen ist nach 75 Minuten zu beenden.

Buchführung

§ 11. (1) Die Prüfung hat mehrere, zumindest aber fünf Buchungen von Geschäftsfällen zu

umfassen.

(2) Die Aufgaben sind so zu stellen, daß sie in der Regel in 60 Minuten durchgeführt werden

können.

(3) Die Prüfung in der Buchführung ist nach 75 Minuten zu beenden.

Wiederholungsprüfung

§ 12. (1) Die Lehrabschlußprüfung kann wiederholt werden.

(2) Wenn bis zu zwei Gegenstände mit „nicht genügend“ bewertet wurden, ist die

Wiederholungsprüfung auf die mit „nicht genügend“ bewerteten Gegenstände zu beschränken. Die

Prüfungskommission hat in diesem Fall unter Berücksichtigung der festgestellten Mängel an Fertigkeiten

und Kenntnissen festzulegen, wann innerhalb des Zeitraums von drei bis sechs Monaten nach der

nichtbestandenen Lehrabschlußprüfung frühestens die Wiederholungsprüfung abgelegt werden kann.

(3) Wenn mehr als zwei Gegenstände mit „nicht genügend“ bewertet wurden, ist die gesamte

Prüfung zu wiederholen. In diesem Fall kann die Wiederholungsprüfung frühestens sechs Monate nach

der nichtbestandenen Lehrabschlußprüfung abgelegt werden.

Anwenden der Allgemeinen Lehrabschlußprüfungsordnung

§ 13. Im übrigen ist auf die Durchführung der Lehrabschlußprüfung und der Zusatzprüfung im

Lehrberuf Verwaltungsassistent die Allgemeine Lehrabschlußprüfungsordnung, BGBl. Nr. 670/1995,

anzuwenden.

Verhältniszahlen

§ 14. (1) Für die Ausbildung im Lehrberuf Verwaltungsassistent werden folgende Verhältniszahlen

gemäß § 8 Abs. 3. lit. a des Berufsausbildungsgesetzes (fachlich einschlägig ausgebildete Personen –

Lehrlinge) festgelegt

eine fachlich einschlägig ausgebildete Person........................................................... ein Lehrling;

zwei bis drei fachlich einschlägig ausgebildete Personen......................................... zwei Lehrlinge;

vier fachlich einschlägig ausgebildete Personen ....................................................... drei Lehrlinge;

fünf bis sechs fachlich einschlägig ausgebildete Personen........................................ vier Lehrlinge;

sieben bis acht fachlich einschlägig ausgebildete Personen...................................... fünf Lehrlinge;

neun bis elf fachlich einschlägig ausgebildete Personen........................................... sechs Lehrlinge;

zwölf bis zwanzig fachlich einschlägig ausgebildete Personen für je drei Personen ein weiterer Lehrling;

ab 21 fachlich einschlägig ausgebildete Personen für je fünf Personen.................... ein weiterer Lehrling.

(2) Auf die Verhältniszahlen sind Lehrlinge in den letzten vier Monaten ihrer Lehrzeit und

Lehrlinge, denen mindestens zwei Lehrjahre ersetzt wurden, nicht anzurechnen.

(3) Auf die Verhältniszahlen sind fachlich einschlägig ausgebildete Personen, die nur

vorübergehend oder aushilfsweise im Betrieb beschäftigt werden, nicht anzurechnen.

(4) Werden in einem Betrieb in mehr als einem Lehrberuf Lehrlinge ausgebildet, dann sind

Personen, die für mehr als einen dieser Lehrberufe fachlich einschlägig ausgebildet sind, nur auf die

Verhältniszahl eines dieser Lehrberufe anzurechnen. Wenn aber in einem Betrieb nur eine einzige, jedoch

für alle in Betracht kommenden Lehrberufe fachlich einschlägig ausgebildete Person beschäftigt ist,

dürfen – unter Beachtung der für die einzelnen in Betracht kommenden Lehrberufe jeweils festgelegten

Verhältniszahlen – insgesamt höchstens drei Lehrlinge ausgebildet werden.

(5) Ein Ausbilder ist bei der Ermittlung der Verhältniszahl gemäß Abs. 1 als eine fachlich

einschlägig ausgebildete Person bei den Verhältniszahlen aller Lehrberufe zu zählen. Wenn er jedoch mit

Ausbildungsaufgaben in mehr als einem Lehrberuf betraut ist, ist er als eine fachlich einschlägig

ausgebildete Person bei den Verhältniszahlen aller Lehrberufe zu zählen, in denen er Lehrlinge ausbildet.

(6) Für die Ausbildung im Lehrberuf Verwaltungsassistent werden folgende Verhältniszahlen gemäß

§ 8 Abs. 3 lit. b des Berufsausbildungsgesetzes (Ausbilder – Lehrlinge) festgelegt

1. Auf je fünf Lehrlinge zumindest ein Ausbilder, der nicht ausschließlich mit Ausbildungsaufgaben

betraut ist;

2. Auf je 15 Lehrlinge ein Ausbilder, der ausschließlich mit Ausbildungsaufgaben betraut ist.

(7) Die Verhältniszahl gemäß Abs. 1 darf jedoch nicht überschritten werden.

(8) Ein Ausbilder, der mit Ausbildungsaufgaben in mehr als einem Lehrberuf betraut ist, darf – unter

Beachtung der für die einzelnen Lehrberufe jeweils festgelegten Verhältniszahlen gemäß § 8 Abs. 3 lit. b

des Berufsausbildungsgesetzes – insgesamt höchstens so viele Lehrlinge ausbilden, wie es der höchsten

Verhältniszahl gemäß § 8 Abs. 3 lit. b des Berufsausbildungsgesetzes der in Betracht kommenden

Lehrberufe entspricht.

Schlußbestimmungen

§ 15. Diese Verordnung tritt mit 1. November 1997 in Kraft.