316. Verordnung: Durchführung des Datenschutzgesetzes im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Landesverteidigung (Datenschutzverordnung)

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG),

BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet

Geltungsbereich

§ 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung

gelten für alle Auftraggeber (§ 3 Z 3 DSG) und

Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) im Wirkungsbereich

des Bundesministeriums für Landesverteidigung.

(2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind nach

Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit

1. Das Bundesministerium für Landesverteidigung

und das Militärkommando Wien für

die Personalverwaltung, die Haushaltsführung

und das Ergänzungswesen;

2. die Militärkommanden Burgenland, Kärnten,

Niederösterreich, Oberösterreich, Salzburg,

Steiermark, Tirol und Vorarlberg für die

Haushaltsführung und das Ergänzungswesen;

3. das Korpskommando I für die Personalverwaltung

und die Haushaltsführung;

4. das Korpskommando II, das Kommando der

Fliegerdivision, das Kommando der 1. Panzergrenadierdivision

und das Heeresmaterialamt

für die Personalverwaltung.

(3) Die im Abs. 2 genannten Auftraggeber

sind, soweit sie Tätigkeiten im Sinne des § 3

Z 6 DSG verrichten, insbesondere die Eingabe

und Abfrage von Daten im Rahmen der Datenfernverarbeitung

für sich oder andere Auftraggeber,

Verarbeiter im Sinne des Abs. 1.

Aufgabengebiete

§ 2. (1) Die im § 1 Abs. 2 genannten Aufgabengebiete

bedeuten bzw. umfassen im Sinne dieser

Verordnung

1. Personalverwaltung: die Vollziehung des

Dienst- und Besoldungsrechtes des Bundes

für die aktiven Bundesbediensteten einschließlich

der Rechtsvorschriften über die

Ausbildung und die Planstellenbewirtschaftung;

2. Haushaltsführung einschließlich der damit

im Zusammenhang stehenden Neben- und

Hilfsverrechnungen sowie der Betriebsabrechnungen;

3. Ergänzungswesen: die Erfassung, Stellung,

Einberufung und Evidenthaltung der Wehrpflichtigen.

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung

nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1

DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes

Gegenstand eines automationsunterstützten

Vorganges sind.

(3) Jedes automationsunterstützt zu vollziehende

Aufgabengebiet ist so einzurichten, daß im

Außenverhältnis, insbesondere für den Betroffenen,

die sachliche und örtliche Zuständigkeit des

Auftraggebers gewahrt bleibt. Für die Durchführung

von Zusendungen und Zustellungen kann

sich der Auftraggeber des Verarbeiters bedienen,

soweit dies aus Gründen der Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit

und Zweckmäßigkeit geboten ist.

(4) Umfaßt ein Aufgabengebiet die Auszahlung

von Geldleistungen, so endet dieses Aufgabengebiet

und damit die Verantwortlichkeit des Auftraggebers

für die weitere Verwendung der Daten

mit der Übermittlung der Datenträger für den

Zahlungsverkehr an eine Kreditunternehmung.

(5) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere Auftraggeber

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

vollzogen, so ist sicherzustellen, daß jeder

Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit

fallenden Daten verfügen kann. Dasselbe

gilt, wenn die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

verarbeitet werden.

Grundsätze für die Ermittlung

§ 3. (1) Die Ermittlung der Daten obliegt dem

sachlich und örtlich zuständigen Auftraggeber. Er

kann sich hiebei des Verarbeiters bedienen, soweit

die Ermittlung automationsunterstützt durchgeführt

werden kann. Dies ist nur mit Genehmigung

des Bundesministers für Landesverteidigung

zulässig.

(2) Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe

in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen

derart zu begründen, daß die ersuchte

Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung gemäß

§ 7 DSG beurteilen kann. Die Begründung kann

entfallen, wenn die Zulässigkeit der Übermittlung

für die ersuchte Stelle offenkundig ist oder anläßlich

eines vorangegangenen Amtshilfeersuchens

gleicher Art festgestellt wurde.

Grundsätze für die Verarbeitung

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes ist

nach Maßgabe der vorzunehmenden Verarbeitungsschritte

gleichartiger Schutz zu gewähren.

Die Daten sind durch organisatorische und programmtechnische

Maßnahmen vor Entstellung,

Zerstörung und Verlust sowie gegen unbefugte

Verwendung und Weitergabe zu schützen.

(2) Daten dürfen nur auf Grund schriftlicher

Aufträge des nach der Geschäftseinteilung und

Geschäftsordnung zuständigen Organs des Auftraggebers

eingegeben werden. Eingabeprotokolle

sind zu überprüfen und aufzubewahren.

(3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht

mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger

ist vom Auftraggeber oder über dessen

schriftlichen Auftrag vom Verarbeiter durch entsprechende

personelle oder vertragliche Maßnahmen

zu überwachen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm dies

mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich ist, die

Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse durch

Stichproben zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber

alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß

gering zu halten, den Betroffenen unnötige

Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung raschest

einzuleiten und Folgefehler zu verhindern.

Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich zu

verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die

Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen

ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur in

der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies

für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der

ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche

Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten

nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung

der ihnen in der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung

übertragenen Aufgaben benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

<§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den

Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7

Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen

eines schriftlichen Auftrages des nach der

Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung zuständigen

Organs. Der Auftrag kann als Einzel- oder

Dauerauftrag erteilt werden. In den Aufträgen

ist anzugeben, auf Grund welcher Bestimmungen

des § 7 DSG die Übermittlung zulässig ist.

Gründet sich der Auftrag auf § 7 Abs. 2 DSG, so

ist darzulegen, durch welche gesetzlichen Bestimmungen

dem Empfänger jene Aufgaben übertragen

sind, zu deren Wahrnehmung die zu über-

mittelnden Daten eine wesentliche Voraussetzung

bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG hat der

für die Auftragserteilung zuständige Bedienstete

zu prüfen, ob die zur Anonymisierung der Daten

getroffenen Maßnahmen ausreichen, damit der

Betroffene nicht bestimmt werden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen

kann sich der Auftraggeber eines Verarbeiters

bedienen, soweit dies aus Gründen der Sparsamkeit,

Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit

geboten ist. Dies bedarf eines schriftlichen Auftrages

und ist nur mit Genehmigung des Bundesministers

für Landesverteidigung zulässig.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von

Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden,

wenn die ersuchende Stelle an der Klärung

der für die Beurteilung der Zulässigkeit der Übermittlung

maßgeblichen Sach- und Rechtslage mitwirkt.

Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls

zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß

Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete

nur unter den im § 7 DSG angeführten

Voraussetzungen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung

über die Empfänger der Daten

erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies gilt

nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunftsverfahren

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG darf

nur auf Grund eines unbedenklichen Identitätsnachweises

erteilt werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung

auszufolgen oder zu eigenen

Handen zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet

der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften

zustehenden Rechte, wegen überwiegenden

öffentlichen Interesses die Empfänger

übermittelter Daten geheimzuhalten, sofern die

Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen oder

verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens sowie

eines Disziplinarverfahrens durchgeführt wurde.

In anderen Rechtsvorschriften festgelegte Auskunftsbeschränkungen

werden hiedurch nicht berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt, so

sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger

der übermittelten Daten bekanntzugeben.

Würde die Feststellung der Empfänger übermittelter

Daten im Einzelfall unverhältnismäßig

hohe Kosten oder einen im Verhältnis zu den

Interessen der Betroffenen nicht zumutbaren Arbeitsaufwand

verursachen, insbesondere wenn

Übermittlungen im Rahmen eines automationsunterstützten

Verfahrens organisatorisch vorgesehen

sind, so sind den Betroffenen die auf Grund

der Verfahrensorganisation oder der Sach- und

Rechtslage in Betracht kommenden Empfänger

mitzuteilen.

§ 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im

Sinne des § 11 DSG werden folgende pauschalierte

Kostenersätze festgelegt

1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand

der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck

der Verarbeitung;

2. für jede darüber hinausgehende Auskunft

500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen

Fällen, in denen die Auskunftserteilung einen

besonders hohen technischen oder organisatorischen

Aufwand erfordert, 1000 S je

Zweck der Verarbeitung.

(2) Die im Abs. 1 angeführten Kostenersätze

sind nicht zu entrichten

1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein

monatliches Einkommen die Richtsätze für

Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht

überschreitet, oder

2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung

geringfügig ist.

(3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung

zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen.

(4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages

ist abzusehen, wenn der gemäß Abs. 3

mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die im § 11 DSG enthaltene Frist für die

Auskunftserteilung beginnt erst zu laufen, sobald

die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes

nachgewiesen wird.

§ 10. Die Bestimmungen der §§ 8 und 9 sind

auf Fälle nicht anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften

des Bundes besondere Auskunftsrechte

außerhalb des Datenschutzgesetzes festgelegt sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 11. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten

dürfen nur auf Grund einer Entscheidung des

für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt

oder gelöscht werden.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation

und der internen Kontrolle aufbewahrt werden,

dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen

ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes

auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten

Datenbestände allfällige Richtigstellungen und

Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen,

die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete

Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer

auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8

DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels

maschinell lesbarer Datenträger, soweit es sich

nicht um maschinell 'lesbare Schriftstücke handelt,

ist die Registernummer auf den Begleitpapieren

anzugeben.

(3) Erfolgt eine Übermittlung im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen

im Namen mehrerer Auftraggeber, so ist

lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber

mit dem Zusatz „ua." anzugeben.

Inkrafttreten

§ 13. Diese Verordnung tritt sechs Monate

nach ihrer Erlassung in Kraft. Gleichzeitig tritt

die Verordnung des Bundesministers für Landesverteidigung

vom 20. Dezember 1979, BGBl.

Nr. 580, außer Kraft.