300. Verordnung: Durchführung des Datenschutzgesetzes im Ressortbereich des Bundesministeriums für Handel, Gewerbe und Industrie

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG),

BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet

Geltungsbereich und Aufgabengebiete

§ 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung

gelten für alle Auftraggeber (§ 3 Z 3 DSG) und

Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) im Ressortbereich des

Bundesministeriums für Handel, Gewerbe und

Industrie.

(2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind nach

Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit

1. das Bundesministerium für Handel, Gewerbe

und Industrie für die Personalverwaltung

und die Haushaltsführung;

2. das Patentamt für die Personalverwaltung,

die Haushaltsführung sowie für die Führung

öffentlicher Verzeichnisse im Patent- und

Markenbereich.

(3) Verarbeiter im Sinne des Abs. 1 sind die im

Abs. 2 genannten Auftraggeber, soweit sie Tätigkeiten

im Sinne des § 3 Z 6 DSG verrichten,

insbesondere die Eingabe und Abfrage von Daten

im Rahmen der Datenfernverarbeitung für sich

oder andere Auftraggeber.

§ 2. (1) Die im § 1 Abs. 2 genannten Aufgabengebiete

bedeuten im Sinne dieser Verordnung

1. Personalverwaltung: die Vollziehung des

Dienst- und Besoldungsrechtes des Bundes

für die aktiven Bundesbediensteten einschließlich

der Rechtsvorschriften über die

Ausbildung und Planstellenbewirtschaftung;

2. die Haushaltsführung einschließlich der damit

im Zusammenhang stehenden Neben-

und Hilfsverrechnungen sowie der Betriebsabrechnungen;

3. die Führung öffentlicher Verzeichnisse im

Patent- und Markenbereich.

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung

nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1

DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes

Gegenstand eines automationsunterstützten

Vorganges sind.

(3) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere Auftraggeber

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

vollzogen, so ist sicherzustellen, daß

jeder Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit

fallenden Daten verfügen kann. Dasselbe

gilt, wenn die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

verarbeitet werden.

Grundsätze für die Ermittlung und Verarbeitung

§ 3. Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe

in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen

derart zu begründen, daß die ersuchte Stelle

die Zulässigkeit der Übermittlung gemäß § 7

DSG beurteilen kann. Die Begründung kann entfallen,

wenn die Zulässigkeit der Übermittlung

für die ersuchende Stelle offenkundig ist oder

anläßlich eines vorangegangenen Amtshilfeersuchens

gleicher Art festgestellt wurde.

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes ist

bei jedem Verarbeiter nach Maßgabe der von ihm

vorzunehmenden Verarbeitungsschritte der gleiche

Schutz zu gewähren. Die Daten sind vor

Entstellung, Zerstörung und Verlust sowie gegen

unbefugte Verwendung und Weitergabe zu schützen.

(2) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen

Aufträgen des nach der Geschäftsordnung

zuständigen Organs ermittelt oder eingegeben

werden; die Eingabeprotokolle sind zu überprüfen

und aufzubewahren.

(3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht

mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger

ist vom Auftraggeber zu überwachen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat die Richtigkeit

der Verarbeitungsergebnisse durch Stichproben zu

überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber

alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß

gering zu halten, den Betroffenen unnötige

Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung

raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern.

Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich

zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die

Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen

ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur in

der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies

für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der ihm

gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche

Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten

nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung

der ihnen in der Geschäftseinteilung und Geschäftsordnung

übertragenen Aufgaben benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den

Auftraggeber oder in dessen Namen durch den

Verarbeiter, deren Zulässigkeit sich auf § 7

Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG. gründet, bedürfen

eines schriftlichen Auftrages des nach der

Geschäftsordnung zuständigen Organes; der Auftrag

kann als Einzel- oder Dauerauftrag erteilt

werden. In den Aufträgen ist anzugeben, auf

Grund welcher Bestimmungen des § 7 DSG die

Übermittlung zulässig ist. Gründet sich der Auftrag

auf § 7 Abs. 2 DSG, ist darzulegen, durch

welche gesetzlichen Bestimmungen dem Empfänger

jene Aufgaben übertragen sind, zu deren

Wahrnehmung die zu übermittelnden Daten

eine wesentliche Voraussetzung bilden. Im Falle

des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG ist durch den für die

Auftragserteilung zuständigen Bediensteten zu

prüfen, ob die zur Anonymisierung der Daten

getroffenen Maßnahmen ausreichen, daß der Betroffene

nicht bestimmt werden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen

kann sich der Auftraggeber auf Grund eines

schriftlichen Auftrages des nach der Geschäftsordnung

zuständigen Organs eines Verarbeiters

bedienen.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von

Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden,

wenn die ersuchende Stelle an der Klärung

der für die Beurteilung der Zulässigkeit der Übermittlung

maßgeblichen Sach- und Rechtslage mitwirkt.

Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls

zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen

Einrichtungen verarbeitet, so ist sicherzustellen,

daß Verknüpfungen von Daten verschiedener

Aufgabengebiete nur in den im § 7 DSG genannten

Fällen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung

über die Empfänger der Daten

erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies gilt

nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunftsverfahren

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG darf

nur auf Grund eines Identitätsnachweises erteilt

werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung

auszufolgen oder zu eigenen Handen zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet

der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften

zustehenden Rechte, wegen überwiegenden

öffentlichen Interesses die Empfänger

übermittelter Daten, sofern die Übermittlung

für Zwecke eines gerichtlichen oder verwaltungsbehördlichen

Strafverfahrens oder eines Disziplinarverfahrens

durchgeführt wurde, geheimzuhalten.

In anderen Rechtsvorschriften festgelegte

Auskunftsbeschränkungen werden hiedurch nicht

berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt,

so sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger

der übermittelten Daten bekanntzugeben.

Würde die Feststellung der Empfänger übermittelter

Daten im Einzelfall unverhältnismäßig

hohe Kosten oder einen im Verhältnis zu den

Interessen der Betroffenen nicht zumutbaren

Arbeitsaufwand verursachen, insbesondere bei im

Rahmen eines automationsunterstützten Verfahrens

organisatorisch vorgesehenen Übermittlun-

gen, so sind den Betroffenen die auf Grund der

Verfahrensorganisation oder der Sach- und

Rechtslage in Betracht kommenden Empfänger

mitzuteilen.

Kostenersatz für Auskünfte

§ 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im

Sinne des § 11 Abs. 1 des Datenschutzgesetzes

werden folgende pauschalierte Kostensätze festgelegt

1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand

der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck

der Verarbeitung;

2. für jede darüber hinausgehende Auskunft

500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen

Fällen, in denen die Auskunftserteilung einen

besonders hohen technischen oder organisatorischen

Aufwand erfordert, 1000 S je Zweck

der Verarbeitung.

(2) Die in Abs. 1 angeführten Kostensätze sind

nicht zu entrichten

1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein

monatliches Einkommen die Richtsätze der

Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht

überschreitet oder

2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung

geringfügig ist.

(3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung

zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen.

(4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages

ist abzusehen, wenn der gemäß Abs. 3

mitgeteilte Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die

Erteilung von Auskünften beginnt erst zu laufen,

sobald die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes

nachgewiesen wird.

(6) Die Bestimmungen der Abs. 1 bis 5 sind auf

Fälle nicht anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften

des Bundes besondere Auskunftsrechte

außerhalb des Datenschutzgesetzes festgelegt sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 10. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten

und Daten in öffentlichen Verzeichnissen (§ 2

Abs. 1 Z 3) dürfen nur auf Grund einer Entscheidung

des für die Feststellung zuständigen

Organs richtiggestellt oder gelöscht werden; liegt

eine solche Entscheidung vor, so ist die Richtigstellung

oder Löschung durchzuführen.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation

und der internen Kontrolle aufbewahrt werden,

dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen

ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes

auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten

Datenbestände allfällige Richtigstellungen und

Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 11. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen,

die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete

Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer

auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8

DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels

maschinell lesbarer Datenträger, soweit es

sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke

handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren

anzugeben.

(3) Erfolgt eine Übermittlung im Sinne des § 3

Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen

im Namen mehrerer Auftraggeber, so ist lediglich

die Registernummer eines der Auftraggeber mit

dem Zusatz „ua." anzugeben.

Verhältnis zu anderen Rechtsvorschriften

§ 12. Die §§ 7, 8 und 11 sind auf die Übermittlung

von Daten, die auf Grund der Bestimmungen

des Patentgesetzes 1970, BGBl.

Nr. 258, in der jeweils geltenden Fassung oder des

Markenschutzgesetzes 1970, BGBl. Nr. 260, in der

jeweils geltenden Fassung jedermann mitzuteilen

sind, nicht anzuwenden.

Inkrafttreten

§ 13. Diese Verordnung tritt 6 Monate nach

dem ihrer Kundmachung folgenden Monatsersten

in Kraft. Mit Wirksamkeit vom gleichen Zeitpunkt

wird die Verordnung des Bundesministers

für Handel, Gewerbe und Industrie vom 20. Dezember

1979, BGBl. Nr. 578, aufgehoben.