292. Entschließung des Bundespräsidenten zur Durchführung des Datenschutzgesetzes im der Präsidentschaftskanzlei

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG),

BGBl. Nr. 565/1978, ordne ich an

Geltungsbereich und Aufgabengebiete

§ 1. Die Bestimmungen dieser Entschließung

gelten für die Präsidentschaftskanzlei als Auftraggeber

im Sinne des § 3 Z 3 DSG und Verarbeiter,

soweit sie Tätigkeiten im Sinne des § 3 Z 6

DSG verrichtet.

§ 2. (1) Von der Präsidentschaftskanzlei werden

folgende Aufgabengebiete wahrgenommen

1. Personalverwaltung: die Vollziehung des

Dienst- und Besoldungsrechtes des Bundes

für die aktiven Bundesbediensteten, einschließlich

der Rechtsvorschriften über die

Ausbildung und die Planstellenbewirtschaftung;

2. die Haushaltsführung einschließlich der damit

im Zusammenhang stehenden Neben-

und Hilfsverrechnungen sowie der Betriebsabrechnungen.

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Entschließung

nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1

DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes

Gegenstand eines automationsunterstützten

Vorganges sind.

(3) Bei einem Aufgabengebiet, das auch für

andere Auftraggeber mit Hilfe derselben technischen

Einrichtungen vollzogen wird, ist sicherzustellen,

daß jeder Auftraggeber nur über die in

seine Zuständigkeit fallenden Daten verfügen

kann. Dasselbe gilt, wenn die Daten für verschiedene

Aufgabengebiete mit Hilfe derselben

technischen Einrichtungen verarbeitet werden.

Grundsätze für die Ermittlung und Verarbeitung

§ 3. Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe

in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen

derart zu begründen, daß die ersuchte

Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung

gemäß § 7 DSG beurteilen kann.

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes ist

nach Maßgabe der vorzunehmenden Verarbeitungsschritte

gleichartiger Schutz zu gewähren.

Die Daten sind vor Entstellung, Zerstörung und

Verlust sowie gegen unbefugte Verwendung und

Weitergabe zu schützen.

(2) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen

Aufträgen eingegeben werden; die Eingabeprotokolle

sind zu überprüfen und aufzubewahren.

(3) Die Vernichtung unbrauchbarer oder nicht

mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger

ist vom Auftraggeber oder Verarbeiter

durch entsprechende personelle oder vertragliche

Maßnahmen zu überwachen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm dies

mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich ist,

die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse durch

Stichproben zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der Auftraggeber

alles zu unternehmen, um das Schadensausmaß

gering zu halten, den Betroffenen unnötige

Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung

raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern.

Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich

zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die

Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen

ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur in

der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies

für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der ihm

gesetzlich übertragenen Aufgaben eine wesentliche

Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten

nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung

der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den

Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7

Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen

eines schriftlichen Auftrages des hiefür

zuständigen Organs. Der Auftrag kann als Einzel-

oder Dauerauftrag erteilt werden. Im Auftrag

ist anzugeben, auf Grund welcher Bestimmungen

des § 7 DSG die Übermittlung zulässig

ist. Gründet sich der Auftrag auf § 7 Abs. 2

DSG, ist darzulegen, durch welche gesetzlichen

Bestimmungen dem Empfänger jene Aufgaben

übertragen sind, zu deren Wahrnehmung die zu

übermittelnden Daten eine wesentliche Voraussetzung

bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1 Z 3 DSG

hat der für die Auftragserteilung zuständige Bedienstete

zu prüfen, ob die zur Anonymisierung

der Daten getroffenen Maßnahmen ausreichen,

daß der Betroffene nicht bestimmt werden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen

kann sich der Auftraggeber eines Verarbeiters

bedienen.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von

Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden,

wenn die ersuchende Stelle an der Klärung

der für die Beurteilung der Zulässigkeit der

Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage

mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls

zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß

Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete

nur in den im § 7 DSG genannten

Fällen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung

über die Empfänger der Daten

erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies gilt

nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunftsverfahren

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG

darf nur auf Grund eines Identitätsnachweises

erteilt werden; sie ist nur gegen Empfangsbestätigung

auszufolgen oder zu eigenen Handen zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet

der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften

zustehenden Rechte, wegen überwiegenden

öffentlichen Interesses die Empfänger

übermittelter Daten geheimzuhalten, sofern die

Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen oder

verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens oder

eines Disziplinarverfahrens durchgeführt wurde.

In anderen Rechtsvorschriften festgelegte Auskunftsbeschränkungen

werden hiedurch nicht berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt, so

sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger

der übermittelten Daten bekanntzugeben.

Würde die Feststellung der Empfänger übermittelter

Daten im Einzelfall unverhältnismäßig

hohe Kosten oder einen im Verhältnis zu den

Interessen der Betroffenen nicht zumutbaren Arbeitsaufwand

verursachen, insbesondere bei im

Rahmen eines automationsunterstützten Verfahrens

organisatorisch vorgesehenen Übermittlungen,

so sind den Betroffenen die auf Grund der

Verfahrensorganisation oder der Sach- und

Rechtslage in Betracht kommenden Empfänger

mitzuteilen.

§ 9. (1) Für die Erteilung einer Auskunft im

Sinne des § 11 Abs. 1 des Datenschutzgesetzes

werden folgende pauschalierte Kostensätze festgelegt

1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand

der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck

der Verarbeitung;

2. für jede darüber hinausgehende Auskunft

500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen

Fällen, in denen die Auskunftserteilung einen

besonders hohen technischen oder organisatorischen

Aufwand erfordert, 1000 S je

Zweck der Verarbeitung.

(2) Die in Abs. 1 angeführten Kostenersätze

sind nicht zu entrichten

1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein

monatliches Einkommen die Richtsätze der

Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht

überschreitet oder

2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung

geringfügig ist.

(3) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung

zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen.

(4) Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages

ist abzusehen, wenn der gemäß Abs. 3 mitgeteilte

Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(5) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die

Erteilung von Auskünften beginnt erst zu laufen,

sobald die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes

nachgewiesen wird.

§ 10. Die Bestimmungen der §§ 8 und 9 sind

auf die Fälle nicht anzuwenden, für die in Rechtsvorschriften

des Bundes besondere Auskunftsrechte

außerhalb des Datenschutzgesetzes festgelegt

sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 11. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten

dürfen nur auf Grund einer Entscheidung des

für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt

oder gelöscht werden.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation

und der internen Kontrolle aufbewahrt werden,

dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen

ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes

auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten

Datenbestände allfällige Richtigstellungen

und Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 12. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen,

die in schriftlicher Form ergehen und

verarbeitete Daten zum Inhalt haben, ist die

Registernummer auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinn« des § 3 Z 8

DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels

maschinell lesbarer Datenträger, soweit es

sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke

handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren

anzugeben.

(3) Erfolgte eine Übermittlung im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen

im Namen mehrerer Auftraggeber, so

ist lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber

mit dem Zusatz „ua." anzugeben.

Inkrafttreten

§ 13. Diese Entschließung tritt sechs Monate

nach ihrer Erlassung in Kraft.