255. Verordnung: Kostenrechnungsverordnung

Auf Grund

1. des § 17 Abs. 1 des Bundesgesetzes über die Organisation der Universitäten (UOG 1993), BGBl.

Nr. 805/1993 idF BGBl. I Nr. 99/1997;

2. des § 18 Abs. 1 des Bundesgesetzes über die Organisation der Universitäten der Künste (KUOG),

BGBl. I Nr. 130/1998,

wird verordnet

1. Abschnitt

Allgemeine Bestimmungen

§ 1. (1) Die Universitäten und Universitäten der Künste haben eine Kosten- und Leistungsrechnung

zu führen.

(2) Für die Universitäten (UOG 1993) und die Universitäten der Künste (KUOG) wird in weiterer

Folge im Text der Verordnung der Begriff „Universitäten“ verwendet.

(3) Die Kosten- und Leistungsrechnung dient der Ermittlung der Art der Kosten und der

Kostenstrukturen, der Kosten nach Organisationseinheiten, der mit der Erstellung und Erbringung der

universitären Leistungen verbundenen Kosten und der daraus resultierenden Erlöse.

§ 2. Die Universitäten haben im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung folgende Rechnungssysteme

zu führen

1. eine Kostenartenrechnung zur Erfassung und Gruppierung sämtlicher in einer Abrechnungsperiode

entstehenden Kosten;

2. eine Kostenstellenrechnung zur möglichst verursachungsgerechten Zuordnung der Kosten zu

jenen Organisationseinheiten, in denen sie anfallen bzw. in denen sie verursacht werden;

3. bei Bedarf der Universität eine Kostenträgerrechnung zur verwendungsbezogenen Ausweisung

der in der Abrechnungsperiode für Leistungen anfallenden Kosten, wobei diese im Rahmen der

selbständigen Weiterverarbeitungen universitätsintern gestaltet werden kann.

§ 3. (1) Als Kosten sind die in der Abrechnungsperiode im Rahmen der Erstellung und Erbringung

der Leistungen anfallenden, in Geld bewerteten Einsätze und Verbräuche von Wirtschaftsgütern und

Dienstleistungen zu sehen. Die Kosten sind zeitlich, sachlich und kalkulatorisch abzugrenzen.

(2) Als Leistungen sind die im Rahmen der Aufgabenbesorgungen erstellten und bewerteten

periodengerechten Sach- und Dienstleistungen anzusetzen. Den Leistungen sind auch allenfalls innerbetrieblich

für andere Organisationseinheiten erbrachte Leistungen zuzurechnen.

(3) Die für entgeltlich erbrachte Leistungen erzielten Erlöse sind auf Basis der Ertragskonten zu

erfassen, wobei diejenigen Erträge, die keine ertragsgleichen Erlöse darstellen, zeitlich und sachlich

abzugrenzen sind.

§ 4. (1) Für die Bewertung der Kosten sind die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die

Tagespreise oder Standardpreise in Schillingwährung (ab 1. Jänner 2002 in Euro) heranzuziehen.

(2) Die Bewertung der entgeltlichen Leistungen hat nach den erzielten Erlösen, die der nicht

entgeltlichen Leistungen nach deren Kosten zu erfolgen.

(3) Die innerbetrieblichen Leistungen sind nach den dafür üblichen Marktpreisen, mit den Kosten

oder mit festgelegten Verrechnungssätzen zu bewerten.

(4) Für gleichartige Güter und Leistungen sind gleichartige Bewertungssätze heranzuziehen.

2. Abschnitt

Kostenartenrechnung

§ 5. (1) Die Kostenarten bauen auf den Aufwandskonten auf und sind zumindest in den folgenden

Kostenartengruppen zusammenzufassen

1. Personalkosten;

2. Laufende Betriebskosten;

3. Kalkulatorische Kosten.

(2) Bei Bedarf können weitere Kostenartengruppen eingerichtet werden, die aus einer Aufgliederung

der in den §§ 6 bzw. 7 beschriebenen Kostenartengruppen hervorgehen.

(3) Aufwände, die in keiner Beziehung bzw. in keiner üblichen Beziehung zur Erstellung und

Erbringung der Leistungen stehen oder infolge ihres außergewöhnlichen Charakters keinen direkten

Zusammenhang dazu aufweisen, sind als neutrale Aufwände auszuscheiden.

(4) Im Wege der zeitlichen Abgrenzung sind die Aufwände der entsprechenden Periode zuzurechnen

bzw. periodengerecht aufzuteilen. So sind Aufwände, die zu einer kommenden bzw. abgelaufenen

Abrechnungsperiode gehören, und Anzahlungen, Vorauszahlungen und Abrechnungen für frühere

Perioden zeitlich abzugrenzen.

§ 6. Als Personalkosten sind folgende Kosten zu erfassen

1. die gesamten Kosten für die in einem der Universität zugeordneten aktiven Bundesdienstverhältnis

stehenden Bediensteten;

2. die auf den Lehr- und Prüfungsbereich bezogenen Kosten für die an der Universität tätigen und in

einem nicht mehr aktiven Bundesdienstverhältnis stehenden Bediensteten (Emeritierte Universitäts-

und Hochschulprofessoren und Emeritierte Universitäts- und Hochschulprofessorinnen,

Universitäts- und Hochschulprofessoren und Universitäts- und Hochschulprofessorinnen im

Ruhestand sowie Universitäts- und Hochschuldozenten und Universitäts- und Hochschuldozentinnen

im Ruhestand);

3. die Kosten für die an der Universität im Lehr- und Prüfungsbereich tätigen und in einem

sonstigen Rechtsverhältnis zum Bund stehenden Personen (Lehrbeauftragte, Gastprofessoren und

Gastprofessorinnen, Honorarprofessoren und Honorarprofessorinnen, Universitäts- und Hochschuldozenten

und Universitäts- und Hochschuldozentinnen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im

Lehrbetrieb);

4. die Kosten für die in den übrigen Bereichen der Universität tätigen und in einem sonstigen

Rechtsverhältnis zum Bund stehenden Personen;

5. die jeweiligen Dienstgeber-Beiträge.

§ 7. Als Laufende Betriebskosten sind die zur Erstellung und Erbringung der Leistungen und zur

Aufrechterhaltung der Leistungsbereitschaft erforderlichen verbleibenden Kosten anzusetzen. Darunter

sind die Material-, Energie-, Instandhaltungs- und Fremdleistungskosten und die öffentlichen Abgaben zu

verstehen. Zu den Fremdleistungskosten zählen insbesondere Transportkosten, Kosten der Nachrichtenübermittlung

und Informationsbereitstellung, Miet- und Pachtzinse sowie sonstige Leistungen von

Firmen, juristischen Personen und Einzelpersonen.

§ 8. (1) Kosten, denen in der laufenden Verrechnung keine Aufwände oder Aufwände in anderer

Höhe gegenüber stehen, sind als kalkulatorische Kosten zu führen („Zusatzkosten“ bzw. „Anderskosten“).

(2) An kalkulatorischen Kosten sind zumindest die kalkulatorischen Abschreibungen der Anlagegüter,

die den Leistungszwecken dienen, und die kalkulatorischen Mieten für Gebäude, für die keine

Miete anfällt oder deren Miete nicht von der Universität getragen wird, anzusetzen. Als Basis für die

kalkulatorischen Abschreibungen dienen die Anschaffungswerte bzw. die Herstellungskosten und die

betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Als Grundlage für die kalkulatorischen Mieten sind die durchschnittlichen

ortsüblichen Mietensätze bzw. die Mietensätze der Bundesimmobiliengesellschaft heranzuziehen.

3. Abschnitt

Kostenstellenrechnung

§ 9. (1) Bei der Bildung der Kostenstellen muss die Abgrenzung zu den anderen Teilbereichen der

Universität funktional, organisatorisch und räumlich gegeben sein. Die Beeinflussbarkeit der Kosten muss

auch in diesem Bereich gewährleistet sein und die Erfassung der Kosten soll weitestgehend durch die

direkte Zuordnung zu einer Kostenstelle erfolgen.

(2) Die Kostenstellen sind entsprechend einer weitgehend harmonisierten überuniversitären Struktur

mit Kostenstellennummern zu versehen.

§ 10. (1) Entsprechend den Organisationseinheiten sind Kostenstellen in Form von Hauptkostenstellen

(wie Institute, Kliniken), Hilfskostenstellen (Dienstleistungseinrichtungen, Organe, abrechnungstechnische

Stellen, Objekte) und Nebenkostenstellen (in keinem direkten Zusammenhang mit den

originären Aufgabenstellungen) einzurichten.

(2) Die Kostenstellen sind in Kostenstellenverzeichnissen, in denen der genaue Verantwortungsbereich

für jede einzelne Kostenstelle und deren Verhältnis zu den anderen Kostenstellen festzulegen ist,

festzuhalten. Die Universitäten haben hierbei für gleichartige Organisationseinrichtungen eine universitätsübergreifende

weitgehend harmonisierte Systematik vorzusehen.

(3) Für die erste Stelle der sechsstelligen Kostenstellennummer steht, falls eine Hauptkostenstelle

vorliegt, der Ziffernbereich null bis vier zur Verfügung, für die Hilfskostenstellen der Bereich fünf bis

acht und für die Nebenkostenstellen hat die erste Stelle auf die Ziffer neun zu lauten.

§ 11. (1) Als Hauptkostenstellen sind jene Kostenstellen festzuschreiben, die ausschließlich oder in

überwiegendem Ausmaße in unmittelbarem Bezug zur Erstellung und Erbringung der universitären

Leistungen stehen.

(2) Als Hilfskostenstellen sind jene Kostenstellen festzulegen, die ausschließlich oder in überwiegendem

Ausmaße Leistungen im Gemeinkostenbereich für andere Kostenstellen erbringen bzw. für den

gesamten oder für einen Teilbereich einer Dienststelle tätig sind und zur Aufrechterhaltung der

Leistungsfähigkeit der Hauptkostenstellen dienen.

(3) Als Nebenkostenstellen sind jene Kostenstellen festzulegen, die Leistungen erbringen, die nicht

mit dem Hauptzweck der Universität im direkten Zusammenhang stehen und nicht den originären

Aufgabenstellungen zuzurechnen sind.

§ 12. (1) Die Belastung der Kostenstellen mit den angefallenen Kosten und die Zuweisung der Erlöse

hat grundsätzlich direkt zu erfolgen (Kostenstelleneinzelkosten/-erlöse).

(2) Ist eine direkte verursachungsgerechte Zurechnung nicht bzw. nur mit unverhältnismäßig hohem

Aufwand möglich, so sind die Kosten auf indirekte Weise (Kostenstellengemeinkosten) im Wege von

Hilfskostenstellen zu erfassen. Dementsprechend ist auch bei den Erlösen zu verfahren.

(3) Die abrechnungstechnischen Hilfskostenstellen sind verursachungsgerecht, im Ausmaß ihrer

Leistungsinanspruchnahme oder Nutzung, auf die inanspruchnehmenden Kostenstellen umzulegen. Der

Umfang der Umlage der verbleibenden Hilfskostenstellen liegt im Ermessen der jeweiligen Universität.

§ 13. Für die Verrechnung einzelner gesonderter Leistungen, die von einer Organisationseinheit für

eine andere Organisationseinheit innerbetrieblich außerhalb der regelmäßigen Leistungen im Gemeinkostenbereich

erbracht werden, können die entsprechenden Kosten- bzw. Erlösarten zur Darstellung der

innerbetrieblichen Kosten (Belastung der empfangenden Kostenstelle) bzw. der innerbetrieblichen

Leistungen (Entlastung der Leistenden) vorgesehen werden.

4. Abschnitt

Umfang, Organisation und Ausgestaltung der Kosten- und Leistungsrechnung

§ 14. Die Kosten- und Leistungsrechnung an den Universitäten ist als „IST-Kostenrechnung“ zu

führen, indem sämtliche in der Abrechnungsperiode angefallenen Kosten und Erlöse zu verrechnen sind.

Sie kann bei Bedarf als zukunftsorientiertes Planungsinstrument zu einer Sollkostenrechnung ausgestaltet

werden.

§ 15. (1) Die laufende Durchführung der Kosten- und Leistungsrechnung hat durch die Buchhaltungen

im Rahmen der von ihnen zu besorgenden Verrechnungsaufschreibungen zu erfolgen.

(2) Die Erfassung der Daten erfolgt grundsätzlich im Wege der Erlassung der Zahlungs- und

Verrechnungsaufträge, die an die Buchhaltungen weiterzuleiten sind. Wenn die erforderlichen Daten in

diesem Rahmen nicht erfasst werden können, so sind sie gesondert festzustellen.

§ 16. (1) Die von den Universitäten zu führende Kosten- und Leistungsrechnung, die gemäß § 14

zumindest als IST-Kostenrechnung unter Einbeziehung aller in der Abrechnungsperiode angefallenen

Kosten vergangenheitsbezogen abläuft, hat auf der Simultanität der Verrechnungskreise der Bestands-

und Erfolgsverrechnung und der Betriebsabrechnung aufzubauen.

(2) Die Abrechnungsperiode umfasst grundsätzlich das Finanzjahr, wobei aber zur Erhöhung des

Informationsgehaltes auch kürzere Perioden oder aber aus Gründen der Abrechnung von längerwährenden

Einzelleistungen (Kostenträger) auch über das Rechnungsjahr hinausgehende Perioden eingerichtet

werden können.

§ 17. (1) Die Ergebnisse der Kosten- und Leistungsrechnung sind auszuwerten, wobei vor allem die

Kostenstruktur, die erbrachten Leistungen, der erzielte Nutzen (Erlös) sowie die Entwicklung zu den

Vorperioden zu untersuchen sind. Hierzu ist ein ergänzendes inneruniversitäres Berichtswesen in Form

eines Kennzahlensystems, das unter anderem nach Möglichkeit die Zusammenhänge zwischen Leistungen

und Kosten darstellt, sowie Zeit- und Organisationsvergleiche zulässt, aufzubauen.

(2) Die festgelegten Gliederungen, Zuordnungen und Aufteilungsschlüssel sind schriftlich festzuhalten

und als Verrechnungsunterlagen aufzubewahren.