252. Verordnung: Durchführung des Datenschutzgesetzes im Wirkungsbereich des Bundesministeriums für Finanzen

Auf Grund des Datenschutzgesetzes (DSG),

BGBl. Nr. 565/1978, wird verordnet

Geltungsbereich

§ 1. (1) Die Bestimmungen dieser Verordnung

gelten für alle Auftraggeber (§ 3 Z 3

DSG) und Verarbeiter (§ 3 Z 4 DSG) im

Wirkungsbereich des Bundesministeriums für

Finanzen.

(2) Auftraggeber im Sinne des Abs. 1 sind

nach Maßgabe ihrer sachlichen und örtlichen Zuständigkeit

1. das Bundesministerium für Finanzen für die

Personalverwaltung, die Haushaltsführung

sowie das Geld- und Kreditwesen;

2. die Finanzlandesdirektionen, die Finanzprokuratur,

das Hauptpunzierungs- und Probieramt,

die Verwertungsstelle des Österreichischen

Branntweinmonopols, die Österreichische

Glücksspielmonopolverwaltung,

das Österreichische Hauptmünzamt, das

Österreichische Postsparkassenamt und der

Vorsitzende des Vorstandes der Österreichischen

Salinen AG für die Personalverwaltung

und die Haushaltsführung;

3. das Bundesrechenamt für die Pensionsangelegenheiten,

die Personalverwaltung und die

Haushaltsführung;

4. die Finanzämter und Zollämter für die Abgabenverwaltung;

5. die Oesterreichische Nationalbank für das

Geld- und Kreditwesen.

(3) Verarbeiter im Sinne des Abs. 1 sind das

Bundesrechenamt und die im Abs. 2 genannten

Auftraggeber, letztere soweit sie Tätigkeiten im

Sinne des § 3 Z 6 DSG verrichten, insbesondere

die Eingabe und Abfrage von Daten im Rahmen

der Datenfernverarbeitung für sich oder

andere Auftraggeber.

Aufgabengebiete

§ 2. (1) Die im § 1 Abs. 2 genannten Aufgabengebiete

bedeuten im Sinne dieser Verordnung

1. Personalverwaltung: die Vollziehung des

Dienst- und Besoldungsrechtes des Bundes

für die aktiven Bundesbediensteten einschließlich

der Rechtsvorschriften über die

Ausbildung und die Planstellenbewirtschaftung;

2. Haushaltsführung: die Erstellung des Bundesvoranschlages

und die Vollziehung jener

Aufgaben, bei denen das Bundesrechenamt

gemäß § 2 Abs. 1 Z 9 bis 11 Bundesrechenamtsgesetz,

BGBl. Nr. 123/1978, als Verarbeiter

mitwirkt;

3. Geld- und Kreditwesen: die Vollziehung des

Geld- und Kreditrechtes einschließlich der

Devisenbewirtschaftung, der Währungs- und

Kreditpolitik sowie der Vertragsversicherungsaufsicht;

4. Pensionsangelegenheiten: die Vollziehung

des Pensionsrechtes der Bundesbediensteten

sowie die Berechnung und Zahlbarstellung

der vom Bundespräsidenten gewährten

außerordentlichen Versorgungsgenüsse und

außerordentlichen Zuwendungen;

5. Abgabenverwaltung: die in Vollziehung des

Abgabenrechtes und des Finanzstrafrechtes

wahrzunehmenden Aufgaben.

(2) Ein Aufgabengebiet unterliegt dieser Verordnung

nur hinsichtlich jener Daten (§ 3 Z 1

DSG), die zumindest in einer Phase des Verfahrensablaufes

Gegenstand eines automationsunterstützten

Vorganges sind.

(3) Jedes automationsunterstützt zu vollziehende

Aufgabengebiet ist so einzurichten, daß

im Außenverhältnis, insbesondere für den Betroffenen,

die sachliche und örtliche Zuständigkeit

des Auftraggebers gewahrt bleibt. Für die

Durchführung von Zusendungen und Zustellungen

kann sich der Auftraggeber des Verarbeiters

bedienen, soweit dies aus Gründen der Sparsamkeit,

Wirtschaftlichkeit und Zweckmäßigkeit

geboten ist.

(4) Umfaßt ein Aufgabengebiet die Auszahlung

von Geldleistungen, so endet dieses Aufgabengebiet

und damit die Verantwortlichkeit des

Auftraggebers für die weitere Verwendung der

Daten mit der Übermittlung der Datenträger

für den Zahlungsverkehr an eine Kreditunternehmung.

(5) Wird ein Aufgabengebiet für mehrere Auftraggeber

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

vollzogen, so ist sicherzustellen, daß

jeder Auftraggeber nur über die in seine Zuständigkeit

fallenden Daten verfügen kann. Dasselbe

gilt, wenn die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

verarbeitet werden.

Grundsätze für die Ermittlung

§ 3. (1) Die Ermittlung der Daten obliegt

dem sachlich und örtlich zuständigen Auftraggeber.

Er kann sich hiebei des Verarbeiters bedienen,

soweit die Ermittlung automationsunterstützt

durchgeführt werden kann. Dies ist nur

mit Genehmigung des Bundesministeriums für

Finanzen zulässig. Bei der Oesterreichischen Nationalbank

ist für die Genehmigung das Direktorium

zuständig.

(2) Wird zur Ermittlung von Daten Amtshilfe

in Anspruch genommen, so ist das Amtshilfeersuchen

derart zu begründen, daß die ersuchte

Stelle die Zulässigkeit der Übermittlung

gemäß § 7 DSG beurteilen kann. Die Begründung

kann entfallen, wenn die Zulässigkeit der Übermittlung

für die ersuchte Stelle offenkundig ist

oder anläßlich eines vorangegangenen Amtshilfeersuchens

gleicher Art festgestellt wurde.

Grundsätze für die Verarbeitung

§ 4. (1) Den Daten eines Aufgabengebietes ist

bei jedem Verarbeiter nach Maßgabe der von

ihm vorzunehmenden Verarbeitungsschritte der

gleiche Schutz zu gewähren. Die Daten sind vor

Entstellung, Zerstörung und Verlust sowie

gegen unbefugte Verwendung und Weitergabe

zu schützen.

(2) Daten dürfen nur auf Grund von schriftlichen

Aufträgen eingegeben werden; die Eingabeprotokolle

sind zu überprüfen und aufzubewahren.

(3) Der Vernichtung unbrauchbarer oder nicht

mehr benötigter Ausdrucke und sonstiger Datenträger

hat zumindest ein Bediensteter des Auftraggebers

oder des Verarbeiters als Zeuge beizuwohnen.

§ 5. (1) Der Auftraggeber hat, soweit ihm dies

mit vertretbarem Arbeitsaufwand möglich ist,

die Richtigkeit der Verarbeitungsergebnisse durch

Stichproben zu überprüfen.

(2) Wird ein Fehler festgestellt, so hat der

Auftraggeber alles zu unternehmen, um das

Schadensausmaß gering zu halten, den Betroffenen

unnötige Mühe zu ersparen, die Fehlerbehebung

raschest einzuleiten und Folgefehler zu verhindern.

Der zuständige Verarbeiter ist unverzüglich

zu verständigen, wenn zu vermuten ist, daß die

Fehlerursache in seinem Tätigkeitsbereich gelegen

ist.

Grundsätze für die Benützung

§ 6. (1) Die Benützung der Daten darf nur in

der Art und in dem Umfang erfolgen, als dies

für den Auftraggeber zur Wahrnehmung der

ihm gesetzlich übertragenen Aufgaben eine

wesentliche Voraussetzung bildet.

(2) Beim Auftraggeber dürfen die Bediensteten

nur jene Daten benützen, die sie zur Erfüllung

der ihnen übertragenen Aufgaben benötigen.

Grundsätze für die Übermittlung

§ 7. (1) Übermittlungen von Daten durch den

Auftraggeber, deren Zulässigkeit sich auf § 7

Abs. 1 Z 2 bis 5 oder Abs. 2 DSG gründet, bedürfen

bei nachgeordneten Dienststellen eines

schriftlichen Auftrages des Dienststellenleiters;

der Auftrag kann als Einzel- oder Dauerauftrag

erteilt werden. Der Dienststellenleiter kann

in der Personal- und Geschäftseinteilung andere

Bedienstete zur Auftragserteilung ermächtigen.

Bei der Oesterreichischen Nationalbank sind für

die Auftragserteilung das Direktorium oder die

von ihm ermächtigten Bediensteten zuständig. In

den Aufträgen ist anzugeben, auf Grund welcher

Bestimmungen des § 7 DSG die Übermittlung zulässig

ist. Gründet sich der Auftrag auf § 7

Abs. 2 DSG, ist darzulegen, durch welche gesetzlichen

Bestimmungen dem Empfänger jene Aufgaben

übertragen sind, zu deren Wahrnehmung

die zu übermittelnden Daten eine wesentliche

Voraussetzung bilden. Im Falle des § 7 Abs. 1

Z 3 DSG ist durch den für die Auftragserteilung

zuständigen Bediensteten zu prüfen, ob die zur

Anonymisierung der Daten getroffenen Maßnahmen

ausreichen, daß der Betroffene nicht bestimmt

werden kann.

(2) Zur Durchführung von Übermittlungen

kann sich der Auftraggeber des Verarbeiters bedienen.

Dies ist nur mit Genehmigung des Bundesministeriums

für Finanzen zulässig. Bei der

Oesterreichischen Nationalbank ist für die Genehmigung

das Direktorium zuständig.

(3) Einem Ersuchen um Übermittlung von

Daten darf im Zweifelsfall nur entsprochen werden,

wenn die ersuchende Stelle an der Klärung

der für die Beurteilung der Zulässigkeit der

Übermittlung maßgeblichen Sach- und Rechtslage

mitwirkt. Um die Mitwirkung ist erforderlichenfalls

zu ersuchen.

(4) Werden die Daten für verschiedene Aufgabengebiete

mit Hilfe derselben technischen Einrichtungen

verarbeitet, so ist sicherzustellen, daß

Verknüpfungen von Daten verschiedener Aufgabengebiete

nur in den im § 7 DSG genannten

Fällen erfolgen.

(5) Übermittlungen sind, soweit dies zur Auskunftserteilung

über die Empfänger der Daten

erforderlich ist, aktenkundig zu machen; dies

gilt nicht in den Fällen des § 8 Abs. 2 und 3.

Auskunft

§ 8. (1) Eine Auskunft gemäß § 11 DSG

darf nur auf Grund eines unbedenklichen Identitätsnachweises

erteilt werden; sie ist nur gegen

Empfangsbestätigung auszufolgen oder zu eigenen

Handen zuzustellen.

(2) Dem Betroffenen gegenüber sind, unbeschadet

der ihm nach den maßgeblichen Verfahrensvorschriften

zustehenden Rechte, wegen

überwiegenden öffentlichen Interesses geheimzuhalten

1. Daten, die im Zuge eines gerichtlichen oder

verwaltungsbehördlichen Strafverfahrens

oder eines Disziplinarverfahrens sowie diesbezüglicher

Vorerhebungen ermittelt wurden,

solange das Verfahren noch nicht rechtskräftig

abgeschlossen ist;

2. die Empfänger übermittelter Daten, sofern

die Übermittlung für Zwecke eines gerichtlichen

oder verwaltungsbehördlichen

Strafverfahrens, eines Disziplinarverfahrens

oder eines Nachrichtenaustausches gemäß

§ 114 Bundesabgabenordnung, BGBl.

Nr. 194/1961, durchgeführt wurde.

In anderen Rechtsvorschriften festgelegte

Auskunftsbeschränkungen werden hiedurch nicht

berührt.

(3) Werden oder wurden Daten übermittelt, so

sind dem Betroffenen auf Verlangen die Empfänger

der übermittelten Daten bekanntzugeben.

Handelt es sich um Übermittlungen, die im

Rahmen eines automationsunterstützten Verfahrens

organisatorisch vorgesehen sind, oder

verursacht die Feststellung der Empfänger übermittelter

Daten im Einzelfall unverhältnismäßig

hohe Kosten oder einen nicht zumutbaren Arbeitsaufwand,

so sind dem Betroffenen die auf Grund

der Verfahrensorganisation bzw. der Sach- und

Rechtslage für solche Übermittlungen in Betracht

kommenden Empfänger mitzuteilen.

(4) Für die Erteilung einer Auskunft werden

folgende pauschalierte Kostenersätze festgelegt

1. für jede Auskunft über den aktuellen Stand

der Daten des Antragstellers 100 S je Zweck

der Verarbeitung (§ 8 Abs. 2 DSG);

2. für jede darüber hinausgehende Auskunft

500 S je Zweck der Verarbeitung; in jenen

Fällen, in denen die Auskunftserteilung

einen besonders hohen technischen oder organisatorischen

Aufwand erfordert, 1000 S

je Zweck der Verarbeitung.

(5) Die im Abs. 4 angeführten Kostenersätze

sind nicht zu entrichten,

1. wenn der Antragsteller nachweist, daß sein

monatliches Einkommen die Richtsätze für

Ausgleichszulagen nach dem ASVG nicht

überschreitet, oder

2. wenn der Aufwand für die Auskunftserteilung

geringfügig ist.

(6) Dem Antragsteller ist der für die Auskunftserteilung

zu entrichtende Kostenersatz mitzuteilen.

Von der Bearbeitung eines Auskunftsantrages

ist abzusehen, wenn der mitgeteilte

Kostenersatz nicht entrichtet wurde.

(7) Die in § 11 DSG enthaltene Frist für die

Auskunftserteilung beginnt erst zu laufen, sobald

die Entrichtung des mitgeteilten Kostenersatzes

nachgewiesen wird.

(8) Die Abs. 4 bis 7 sind auf Fälle nicht anzuwenden,

in denen durch Rechtsvorschriften

des Bundes besondere Auskunftsrechte außerhalb

des DSG festgelegt sind.

Richtigstellung und Löschung

§ 9. (1) Rechtsverbindlich festgestellte Daten

dürfen nur auf Grund einer Entscheidung des

für die Feststellung zuständigen Organs richtiggestellt

oder gelöscht werden.

(2) Daten, die für Zwecke der Dokumentation

und der internen Kontrolle aufbewahrt werden,

dürfen nicht richtiggestellt und vor Ablauf der

Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.

(3) Durch geeignete organisatorische Maßnahmen

ist sicherzustellen, daß im Falle eines Rückgriffes

auf die zu Sicherungszwecken aufbewahrten

Datenbestände allfällige Richtigstellungen und

Löschungen wirksam bleiben.

Angabe der Registernummer

§ 10. (1) Bei Übermittlungen im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG und Mitteilungen an den Betroffenen,

die in schriftlicher Form ergehen und verarbeitete

Daten zum Inhalt haben, ist die Registernummer

auf jedem Schriftstück anzugeben.

(2) Bei Übermittlungen im Sinne des § 3 Z 8

DSG und Mitteilungen an den Betroffenen mittels

maschinell lesbarer Datenträger, soweit es

sich nicht um maschinell lesbare Schriftstücke

handelt, ist die Registernummer auf den Begleitpapieren

anzugeben.

(3) Erfolgt eine Übermittlung im Sinne des

§ 3 Z 8 DSG oder eine Mitteilung an den Betroffenen

im Namen mehrerer Auftraggeber, so ist

lediglich die Registernummer eines der Auftraggeber

mit dem Zusatz „ua." anzugeben.

Inkrafttreten

§ 11. Diese Verordnung tritt am 1. Jänner

1981 in Kraft. Mit Wirksamkeit vom gleichen

Zeitpunkt wird die Verordnung des Bundesministers

für Finanzen vom 20. Dezember 1979,

BGBl. Nr. 576, aufgehoben.