219. Verordnung: Universitäts-Studienevidenzverordnung

Auf Grund des § 12 des Allgemeinen Hochschul-

Studiengesetzes (AHStG), BGBl. Nr. 177/1966, in

der Fassung BGBl. Nr. 332/1981 sowie BGBl.

Nr. 2/1989 wird verordnet

Aufnahme

§ 1. (1) Die Bewerbung um Aufnahme als

ordentlicher Hörer (Immatrikulation) und Zulassung

zu einem Studium ist während der von der

Universität festgesetzten Frist bei der Universitätsdirektion

einer Universität (Stammhochschule) einzubringen.

Ausländer und Staatenlose, die nicht

durch Gesetz oder zwischenstaatliches Abkommen

Inländern gleichgestellt sind, haben ihre Bewerbung

für das Wintersemester bis längstens 1. September

und für das Sommersemester bis längstens

1. Feber einzubringen.

(2) Dem Antrag auf Aufnahme und Studienzulassung

(Formular 1/2) sind anzuschließen

1. ausgefüllter Evidenzbogen (Formular 1/1);

2. gültiges Reisedokument oder Staatsbürgerschaftsnachweis

in Verbindung mit einem

amtlichen Lichtbildausweis;

3. Nachweis der Hochschulreife durch ein Reifeprüfungs-,

Berufsreifeprüfungs- oder Studienberechtigungszeugnis

oder ein analoges

ausländisches Dokument;

4. allenfalls zusätzlicher Nachweis von Kenntnissen

und Fertigkeiten oder künstlerischer

Begabung (§ 7 Abs. 4, 6 und 7 AHStG);

5. ärztliches Zeugnis; es entfällt bei unmittelbarem

Übertritt von einer anderen Universität

oder einer Hochschule künstlerischer Richtung;

6. Ausweis für Studierende (Formular 2) mit

Lichtbild und Bundesstempelmarke;

7. Abschluß- oder Abgangsbescheinigung beim

Übertritt von einer anderen Universität oder

von einer Hochschule künstlerischer Richtung

(Formular 18/1 und 18/2).

(3) Alle Dokumente sind im Original oder in

beglaubigter Abschrift vorzulegen. Fremdsprachigen

Dokumenten sind beglaubigte deutsche Übersetzungen

beizufügen.

(4) Die Bewerbung um Aufnahme als außerordentlicher

Hörer oder Gasthörer und Zulassung zu

entsprechenden Studien ist während der von der

Universität festgesetzten Frist bei der Universitätsdirektion

einzubringen. Abs. 2 und 3 sind anzuwenden,

doch tritt an die Stelle der in Abs. 2 Z 3 und 4

vorgesehenen Nachweise der Nachweis der erforderlichen

Vorkenntnisse (§ 9 Abs. 2 und § 18 Abs. 2

AHStG), bei Gasthörern zusätzlich der Nachweis

des abgeschlossenen Hochschulstudiums.

(5) Kein Studierender darf gleichzeitig an mehr

als einer Universität oder Hochschule künstlerischer

Richtung aufgenommen sein.

Studienrichtungs- und Universitätswechsel

§ 2. (1) Will ein Studierender die Studienrichtung

(den Studienzweig, das Studium) wechseln, so

hat er dies fristgerecht mittels des Formulars 1/2 zu

beantragen und die gemäß § 1 Abs. 2 Z 3 und 4

oder Abs. 4 erforderlichen Nachweise vorzulegen.

(2) Wechselt ein Studierender die Universität, so

ist § 1 anzuwenden.

(3) Bestehen nach einem Universitätswechsel

anläßlich der Zulassung zu Prüfungen Zweifel über

die Anzahl der bereits durchgeführten Prüfungswiederholungen

(§ 30 AHStG), so hat das zuständige

Universitätsorgan die erforderlichen Auskünfte

bei der früheren Universität einzuholen.

Deren Organe haben die benötigten Auskünfte zu

erteilen.

Mehrfachstudien

§ 3. (1) Bei der Zulassung zu einem weiteren Studium

an derselben Universität ist § 2 Abs. 1 sinngemäß

anzuwenden.

(2) Beantragt der Studierende die Zulassung zu

einem weiteren Studium an einer anderen Universität,

so hat er dies fristgerecht mittels des Formulares

1/2 zu tun und die gemäß § 1 Abs. 2 Z 3 und 4

oder Abs. 4 erforderlichen Nachweise vorzulegen.

(3) Besucht ein Studierender nicht nur an der

Universität, an welcher er aufgenommen wurde,

sondern auch an einer anderen Universität gemäß

§ 5 Abs. 2 lit. c oder § 6 Abs. 2 letzter Satz AHStG

Lehrveranstaltungen, so hat er an dieser Universität

anläßlich seiner ersten Inskription als Mitbeleger

auch die Formulare 1/1 und 1/2 vorzulegen.

(4) Für Studierende der Akademie der bildenden

Künste in Wien oder einer Kunsthochschule gelten

Abs. 2 und Abs. 3 sinngemäß, sofern sie auch an

einer Universität inskribieren.

Matrikelnummer und Kennzeichnung des Studiums

§ 4. (1) Anläßlich der Aufnahme als ordentlicher

Hörer, außerordentlicher Hörer oder Gasthörer

hat die Universität eine siebenstellige Matrikelnummer

zu vergeben. Hat der Studierende bereits von

einer Universität oder Hochschule künstlerischer

Richtung eine Matrikelnummer erhalten, so ist

diese beizubehalten.

(2) Alle den Studierenden betreffenden Anträge,

Zeugnisse, Bestätigungen sowie sonstigen Erledigungen

sind am rechten oberen Rand mit der

Matrikelnummer zu versehen.

(3) Die Kennzeichnung der Studien erfolgt

durch Kennbuchstaben und dreistellige Kennzahlen.

Sie ist auf den Formularen der Anlage 1 unterhalb

der Matrikelnummer einzutragen, sofern die

entsprechenden Felder dafür vorgesehen sind.

Inskription

§ 5. (1) Die Einschreibung der Studierenden zum

Beginn oder zur Fortsetzung der Studien (Inskription)

ist für jedes Semester bis zum Ende der von

der Universität festgesetzten Frist durchzuführen.

(2) Für die Inskription ist das Inskriptionsblatt

(Formular 3) zu verwenden. Bei persönlicher Einreichung

ist überdies das Studienbuch vorzulegen.

(3) Bei der Inskription ist die Einzahlung des

Hochschülerschaftsbeitrages nachzuweisen. Ausländer

oder Staatenlose haben überdies die Einzahlung

des Studienbeitrages oder dessen Erlaß, Teilnehmer

an Hochschulkursen oder Hochschullehrgängen

die Einzahlung des Unterrichtsgeldes nachzuweisen.

(4) Die Inskription gemäß § 3 Abs. 2 und 3 ist

zulässig, wenn die Zugehörigkeit zu einer Universität

(Hochschule) für das betreffende Semester

nachgewiesen wird.

Bestätigung der Zugehörigkeit, Studienzulassung

und Inskription

§ 6. (1) Nach der erfolgten Aufnahme hat die

Universitätsdirektion dem Studierenden einen mit

seinem Lichtbild versehenen Ausweis auszustellen

und ihm persönlich auszufolgen. Der Ausweis gilt

als amtliche Bestätigung der Zugehörigkeit zur

Universität.

(2) Die Gültigkeitsdauer des Ausweises für Studierende

wird semesterweise durch den Vermerk

„gültig im WS 19../.. bis 31.3. 19.." für das

Wintersemester und „gültig im SS 19 . . bis 31. 10.

19 . ." für das Sommersemester verlängert. Anläßlich

der Inskription hat die Stammhochschule dem

Studierenden ein Semesteretikett zuzusenden, das

die Matrikelnummer, den Familiennamen, allfällige

akademische Grade, den Hörerstatus, die ausstellende

Universität und den Gültigkeitsvermerk zu

enthalten hat. Dieses ist vom Studierenden im Ausweis

anzubringen. Ist der Studierende hingegen

nicht inskribiert, so hat die Universitätsdirektion

auf sein Verlangen ein Semesteretikett im Ausweis

anzubringen, darauf den Hörerstatus und den Gültigkeitsvermerk

zu stempeln und diese Angaben mit

Rundsiegel und Unterschrift zu bestätigen.

(3) Anläßlich der Inskription sind dem Studierenden

mittels automationsunterstützter Datenverarbeitung

Inskriptionsbestätigungen auszustellen.

Weitere Inskriptions- und Zulassungsbestätigungen

sind dem Studierenden bei Bedarf auszustellen

(Formular 4).

Studienbuch

§ 7. (1) Das Studienbuch besteht aus den Studienbuchblättern

sowie aus behördlichen Erledigungen

über den Studienverlauf, wie insbesondere

Bescheiden über die Bewilligung eines Studium irregulare,

über die Wahl bestimmter Fächer, über die

Anrechnung von Studien oder die Anerkennung

von Prüfungen, die vom Studierenden in der von

der Universitätsdirektion zur Verfügung gestellten

Studienbuchmappe abzuheften sind.

(2) Über die Aufnahme, die Studienzulassung

und jedes inskribierte Semester hat die Universitätsdirektion

ein Studienbuchblatt zu erstellen und

dem Studierenden auszufolgen. Dieses hat die

Daten des Formulars 1/2 und des Inskriptionsblattes

zu enthalten. Im Fall der Mitbelegung (§ 3

Abs. 3) ist als Hörerstatus „Mitbeleger" anzuführen.

Der Studierende hat diese Ausdrucke zu überprüfen

und erforderlichenfalls binnen zwei Wochen

eine Korrektur zu beantragen.

Sonderbestimmung für Hochschulkurse und Hochschullehrgänge

§ 8. Bei Hochschulkursen und Hochschullehrgängen,

die ausschließlich in den Ferien stattfinden

oder deren Dauer vier Wochen nicht übersteigt,

kann der Rektor verfügen, daß Aufnahme und

Inskription (§§ 1 bis 5) sowie die Ausstellung von

Ausweisen und Studienbüchern (§§ 6 und 7) unterbleiben,

sofern die Evidenthaltung in anderer Weise

gesichert ist.

Evidenthaltung des Studienerfolges

§ 9. (1) Zeugnisse (Formulare 11 bis 17) sind ausschließlich

auf Grund der von den Einzelprüfern

oder Vorsitzenden der Prüfungssenate zu führenden

Prüfungsprotokolle durch die Universitätsdirektion

oder das Dekanat auszufertigen.

(2) Das Prüfungsprotokoll hat jedenfalls zu enthalten

1. Familienname, Sozialversicherungsnummer,

Funktion und Ausmaß der Mitwirkung der an

der Prüfung beteiligten Universitätslehrer;

2. Matrikelnummer, Familienname, Studienkennzahl,

Prüfungsart und Prüfungsfächer

jedes geprüften Kandidaten;

3. bei Lehrveranstaltungsprüfungen zusätzlich

Nummer, Typ, Titel, Semesterwochenstunden

und Semester der Lehrveranstaltung, auf die

sich die Prüfung bezieht;

4. Prüfungsmodus, Datum, Note und allfällige

Reprobationsfrist sowie Abstimmungsergebnis

bei kommissionellen Prüfungen;

5. Ort und Zeit der Prüfung sowie allfällige

besondere Vorkommnisse.

Prüfungsprotokolle sind sinngemäß auch für die

Beurteilung des Erfolges der Teilnahme an Lehrveranstaltungen

sowie wissenschaftlicher Arbeiten

zu führen. Die Studierenden haben erforderlichenfalls

vor der Prüfung ihren Familiennamen, die

Matrikelnummer und die Studienkennzahl in das

Prüfungsprotokoll einzutragen.

(3) Benötigt der Studierende unmittelbar nach

Ablegung einer Einzelprüfung einen Nachweis, so

hat er das entsprechende Formular (Formulare 11

bis 13) auszufüllen. Ein solches Zeugnis ist mit dem

Vermerk „gilt nur vier Wochen ab Prüfungsdatum"

zu versehen und nach Unterfertigung durch den

Prüfer dem Studierenden sofort auszufolgen.

(4) Besteht eine Vorprüpfung oder Teilprüfung

aus mehreren Prüfungsteilen, die Lehrveranstaltungen

entsprechen, so ist die Fachnote zu ermitteln,

indem

1. die Note jedes dem Fach zugehörigen Prüfungsteiles

mit der Semesterwochenstundenzahl

der entsprechenden Lehrveranstaltung

multipliziert wird,

2. die gemäß Z 1 errechneten Werte addiert

werden und

3. das Ergebnis der Addition durch die Summe

der Semesterwochenstunden der Lehrveranstaltungen

dividiert wird.

Zehntelwerte unter .6 bleiben sodann für die Fachnote

außer Betracht, bei Zehntelwerten über .5 ist

die nächstschlechtere Fachnote zu vergeben.

(5) Zeugnisse über Gesamtprüfungen sind vom

Präses der zuständigen Prüfungskommission auszustellen.

Das Thema der Diplomarbeit oder Dissertation

ist in die Abschlußprüfungs-, Diplomprüfungs-

und Rigorosenzeugnisse (Formulare 15 bis

17) einzutragen. Die mit der Führung der Verwaltungsgeschäfte

betraute Dienststelle hat das Original

des Zeugnisses dem Kandidaten auszuhändigen;

eine Durchschrift ist der mit der Evidenthaltung

von Zeugnissen betrauten Dienststelle zu

übermitteln.

(6) Als Sammelnachweise sind dem Studierenden

auf Antrag Abschluß- und Abgangsbescheinigungen

auszustellen. Die Ausstellung anderer Sammelnachweise

ist zulässig.

(7) Die Universitätsdirektionen haben jedenfalls

die erfolgreiche Ablegung von Diplomprüfungen,

Rigorosen und Abschlußprüfungen mittels automationsunterstützter

Datenverarbeitung evident zu

halten. Soweit die Ausfertigung von Zeugnissen

und deren Evidenthaltung den Dekanaten übertragen

wurde, haben diese der Universitätsdirektion

die erfolgreiche Ablegung von Diplomprüfungen,

Rigorosen und Abschlußprüfungen unter Angabe

der Matrikelnummer, des Familiennamens und der

Studienrichtung des Studierenden sowie des Prüfungsdatums

binnen Monatsfrist zu melden.

Hörerevidenz

§ 10. (1) Die Universitätsdirektion hat für jeden

Studierenden einen Akt anzulegen (Formular 1/1).

(2) Der Evidenzakt hat zu enthalten

1. ärztliches Zeugnis;

2. Zweitausfertigungen der Studienbuchblätter;

3. sonstige Anträge und Erledigungen in Studien-

und Prüfungsangelegenheiten;

4. Durchschriften von Zeugnissen und anderen

Bescheinigungen des Studienerfolges, sofern

nicht die Evidenthaltung der Zeugnisse den

Dekanaten übertragen wurde.

(3) Sofern die Universitätsdirektion in der Lage

ist, Zweitausfertigungen von Studienbuchblättern

oder von automationsunterstützt erstellten Zeugnissen

und Bescheinigungen des Studienerfolges

auf Antrag des Studierenden binnen zwei Wochen

aus anderen Datenbeständen herzustellen, kann die

laufende Herstellung von Zweitausfertigungen und

deren Ablage im Evidenzakt unterbleiben.

(4) Der Studierende hat eine Änderung oder

Korrektur der Zustelladresse mittels des Inskriptionsblattes,

Änderungen oder Korrekturen aller

übrigen auf dem Studienbuchblatt enthaltenen

Angaben zur Person unter Vorlage der entsprechenden

Dokumente, des Ausweises für Studierende

und des Studienbuches mittels des Formulares

1/2 unverzüglich, spätestens jedoch bis zum

Ende der Inskriptionsfrist des nächstfolgenden

Semesters der Universitätsdirektion bekanntzugeben.

Datenverwendung

§ 11. (1) Die im Rahmen der Aufnahme, Studienzulassung,

Inskription und des Prüfungswesens

automationsunterstützt verarbeiteten Daten der

Studierenden sind, sofern nicht im folgenden anderes

bestimmt ist, ausschließlich zur Erfüllung der

den Universitätsorganen gesetzlich zugewiesenen

Aufgaben zu verwenden.

(2) Jede Universität hat folgende Daten der Studierenden

längstens acht Wochen nach Beginn

jedes Semesters dem Bundesministerium für Wissenschaft

und Forschung zu übermitteln

1. Familienname und Vomame(n) sowie allfällige

akademische Grade;

2. Matrikelnummer;

3. Gebunsdatum, Geschlecht und Familienstand;

4. Staatsbürgerschaft und Gebührenstatus

gemäß §§ 10 und 11 des Hochschul-Taxengesetzes

1972, BGBl. Nr. 76;

5. Schulform und Datum der Reifeprüfung;

6. Stammhochschule und Hörerstatus;

7. Aufnahmedatum und Datum der letzten Personaldatenänderung;

8. Landescode, Postleitzahl und Ort der

Zustelladresse sowie der Adresse am

Heimatort;

9. Kennzeichnung, Zulassungsdatum und -status

jedes Studiums sowie Datum der letzten

Änderung;

10. inskribierte Semester und Datum der letzten

Inskription;

11. Studienabschnitt;

12. Art und Datum von erfolgreich abgelegten

Studienabschnitts- oder studienabschließenden

Prüfungen.

Die Übermittlung entfällt bei Studierenden, bei

denen seit der letzten Übermittlung keine der angeführten

Daten geändert wurde oder neu hinzugekommen

ist.

(3) Das Bundesministerium für Wissenschaft und

Forschung übermittelt folgende Daten unter Beifügung

der Matrikelnummer für Zwecke der Hochschulstatistik

an das Österreichische Statistische

Zentralamt

1. die Daten gemäß Abs. 2 Z 3, 5, 6 und 11;

2. Staatsbürgerschaft;

3. Gemeindecode und Postleitzahl des Heimatortes;

4. Kennzeichnung und Zulassungsstatus jedes

Studiums;

5. Zahl der inskribierten Semester.

(4) Andere gesetzlich zulässige Übermittlungen

von Daten Studierender, insbesondere die Ausfolgung

von Mitgliederverzeichnissen an die Österreichische

Hochschülerschaft und die Hochschülerschaft

an der betreffenden Universität (§ 2 Abs. 5

und § 3 Abs. 4 des Hochschülerschaftsgesetzes

1973, BGBl. Nr. 309), bleiben unberührt.

Archivierung

§ 12. (1) Innerhalb von zwei Jahren nach Abgang

des Studierenden von der Universität sind die ausschließlich

mittels automationsunterstützter Datenverarbeitung

gespeicherten Daten auf Papier oder

Mikrofilm zur dauernden Aufbewahrung auszugeben.

Außerdem sind die Evidenzakten und die Prüfungsprotokolle

im Original oder in phototechnischer

Abschrift dauernd aufzubewahren.

(2) Bei Archivierung phototechnischer Abschriften

dürfen die Originalakten frühestens zwei Jahre

nach Abgang des Studierenden ausgeschieden werden.

(3) Die Universitätsdirektion hat vorzusorgen,

daß die Archivalien sowohl über den Namen als

auch über die Matrikelnummer aufgefunden werden

können. Auf eine zu diesem Zweck geführte

Datei ist Abs. 4 nicht anzuwenden.

(4) Die automationsunterstützt gespeicherten

Daten des Studierenden sind nach Ausgabe gemäß

Abs. 1, längstens jedoch drei Jahre nach Abgang

des Studierenden zu löschen oder zu anonymisieren.

Würde die spätere Ausstellung von Studiennachweisen

einen unzumutbaren Verwaltungsaufwand

erfordern, dürfen folgende Daten der Studierenden

bis längstens 50 Jahre nach Abgang von der

Universität personenbezogen automationsunterstützt

gespeichert werden

1. Familienname und Vorname(n) sowie allfällige

akademische Grade;

2. Matrikelnummer;

3. Geburtsdatum;

4. Stammhochschule und Hörerstatus;

5. Kennzeichnung, Zulassungsdatum und inskribierte

Semester jedes Studiums;

6. Art und Datum von erfolgreich abgelegten

Studienabschnitts- oder studienabschließenden

Prüfungen.

Gestaltung und Verwendung von Formularen

§ 13. (1) Die Formulare sind nach den Mustern

der Anlage 1 zu gestalten und im Format A4 zu

halten. Hinsichtlich der Formate bestehen folgende

Ausnahmen

1. Format A6 für den Ausweis für Studierende;

2. Format A3 für den Antrag auf Bewilligung

eines Studium irregulare (Formular 6);

3. der Evidenzbogen ist als Kartonmappe

(zumindest Format A3) zu gestalten;

4. das Inskriptionsblatt kann bei organisatorischer

Verbindung von Inskription und Einzahlung

des Hochschülerschaftsbeitrages verkleinert

werden.

(2) Inskriptions- und Zulassungsbestätigungen

(Formular 4) sowie Zeugnisse und Studienerfolgsbescheinigungen

(Formulare 11 bis 18) sind am linken

oberen Rand mit der Bezeichnung der Universität

zu versehen. Zusätzlich kann ein die Universität

kennzeichnender Schriftzug oder ein Emblem

angebracht werden.

(3) Abschlußprüfungs-, Diplomprüfungs- und

Rigorosenzeugnisse (Formulare 15 bis 17) sind mit

färbigem Unterdruck nach dem Muster der

Anlage 2 zu versehen.

(4) Auf dem Diplomprüfungszeugnis (Formular

16) ist unter der Überschrift anzuführen, um

welche Diplomprüfung es sich handelt; dasselbe

gilt sinngemäß für Rigorosenzeugnisse (Formular

17) in der Studienrichtung Medizin. Von

Abschlußprüfungs- und Diplomprüfungszeugnissen

(Formulare 15 und 16) können auch zweiseitige

Versionen erstellt werden, indem das Feld für die

Angabe der Prüfungsfächer auf der Rückseite fortgesetzt

wird.

(5) Wenn eine Lehrveranstaltung oder eine Prüfung

in einer Fremdsprache durchgeführt oder eine

wissenschaftliche Arbeit in einer Fremdsprache

abgefaßt wurde, ist dies im Zeugnis ersichtlich zu

machen.

(6) Bei automationsunterstützter Ausfertigung

von Zeugnissen, Bescheinigungen und Bestätigungen

kann vom Schriftbild der Muster der Anlage 1

abgewichen werden, doch sind die vorgesehenen

Daten in derselben Reihenfolge anzuführen.

Inkrafttreten und Übergangsbestimmungen

§ 14. (1) Diese Verordnung tritt mit 1. September

1989 in Kraft. Die im § 12 vorgesehene Archivierung

ist bis längstens 31. Dezember 1990 zu verwirklichen.

(2) Mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung

tritt die 4. Durchführungsverordnung zum AHStG,

BGBl. Nr. 432/1973, in der Fassung der Verordnung

BGBl. Nr. 60/1980 außer Kraft.

(3) Sofern Zeugnisse über Einzelprüfungen, über

den Erfolg der Teilnahme an Lehrveranstaltungen

oder über wissenschaftliche Arbeiten (Formulare 11

bis 14) abweichend von § 9 Abs. 1 noch durch den

Prüfer (Beurteilenden) ausgefertigt werden, hat der

Studierende das entsprechende Formular auszufüllen.

Der Prüfer (Beurteilende) hat die Note einzusetzen,

das Zeugnis zu unterfertigen und dem Studierenden

auszufolgen.

(4) Neben den Prüfungsprotokollen können von

den Zeugnissen über Einzelprüfungen und über

den Erfolg der Teilnahme an Lehrveranstaltungen

(Formulare 11 bis 13) Durchschriften angefertigt

und im Evidenzakt des Studierenden (§ 10 Abs. 2

Z 4) abgelegt werden.

(5) Vor dem Inkrafttreten dieser Verordnung

ausgestellte Ausweise für Studierende können bis

längstens zum Ende des Studienjahres 1994/95

weiterverwendet werden. Das von der Universitätsdirektion

zugesandte Semesteretikett hat der Studierende

auf Seite 8 des Ausweises in den letzten

drei Gültigkeitsfeldern anzubringen. Enthalten

diese bereits Gültigkeitsvermerke, so ist ein neuer

Ausweis für Studierende auszustellen.

(6) Bei Studien, die noch nach Studien- und Prüfungsvorschriften

durchgeführt werden, die nicht

auf dem AHStG beruhen, sind die bisherigen Zeugnisformulare

weiterhin zu verwenden.