Champ d’application (ARCHRZSG)

1. Le présent règlement règle la conservation et le versement des documents de la Cour suprême, du Tribunal cantonal des mesures de contrainte dans la mesure où des affaires pénales sont concernées, du Tribunal pénal économique, du Tribunal des mineurs, des tribunaux régionaux, des tribunaux régionaux des mesures de contrainte ainsi que des autorités régionales de conciliation.

2. La conservation des données du droit du personnel est régie par la législation sur le personnel.

1. Par documents il est entendu toute information enregistrée sur quelque support que ce soit, ainsi que tous les outils et toutes les données complémentaires qui sont nécessaires à la compréhension et à l’utilisation de ces informations.

2. Les supports sont tous les matériaux utilisés pour l’enregistrement ou la reproduction d’informations sous forme analogique ou numérique.

3. Les instruments de recherche sont les outils nécessaires pour trouver, consulter et comprendre les documents, comme les inventaires, les répertoires, les fichiers, les listes et les tableaux sommaires, sur support physique ou électronique. Ils fournissent les renseignements complémentaires suivants sur les données primaires

a) structure (division, présentation, formation, etc.),

b) contexte de traitement (personnes, services impliqués, périphériques de sortie, transactions, etc.),

c) indications sur le contenu.

4. Les documents électroniques sont

a) les sous-produits, les produits dérivés ou les produits finis issus de processus de traitement électroniques, dont le support peut être numérique ou analogique;

b) les documents accessibles exclusivement sous forme numérique et lisibles uniquement à l’aide d’outils électroniques (documents numériques).

1. Les autorités de l’article 1, alinéa 1 conservent leurs dossiers de procédure de manière exhaustive et collectent, classent et conservent les autres documents de manière à rendre compte en tout temps des processus essentiels et du résultat de leurs activités et de permettre de les vérifier.

1. Sont réputés avoir une valeur archivistique les documents qui ont une valeur durable

a pour la jurisprudence,

b pour la documentation de l’activité et de l’organisation des autorités,

c pour la compréhension du présent et de l’histoire ou

d pour la science et pour la recherche.

2. Les documents pour lesquels la conservation durable est prescrite sont réputés avoir une valeur archivistique.

3. Les documents pour lesquels il existe un délai d’archivage limité ne sont en principe pas réputés avoir une valeur archivistique, sauf s’ils sont évalués dans le cas concret comme en ayant une.

1. Chaque autorité selon l’article 1, alinéa 1 dresse et tient à jour un plan de classement de ses documents. Elle archive ses documents selon ce classement.

2. Les plans de classement fixent

a) le cadre de classement des documents,

b) les prescriptions relatives à la gestion des documents,

c) les délais de conservation,

d) une proposition pour l’évaluation de la valeur archivistique compte tenu de la reprise des documents par les Archives de l’Etat.

3. Le cadre de classement des documents doit être aussi simple que possible, clair et adéquat.

1. Les autorités selon l’article 1, alinéa 1 s’accordent avec les Archives de l’Etat lors de l’élaboration de leurs plans de classement et de leurs instruments de recherche afin que les Archives de l’Etat puissent ensuite autant que possible les reprendre intégralement et les utiliser pour trouver les documents.

1. Lors de l’établissement, de l’administration et de la conservation de leurs documents, les autorités selon l’article 1, alinéa 1 s’assurent que

a) les supports, les encres et les autres outils utilisés résistent au temps et offrent la garantie d’une durée de vie suffisante qui correspond au minimum aux délais de conservation en vigueur;

b) les dépôts d’archives ferment à clé et que les documents sont protégés des effets nuisibles du feu, de la poussière, de l’humidité, des nuisibles et de l’exposition au soleil;

c) les personnes non autorisées n’ont pas accès aux documents.

2. Chaque autorité selon l’article 1, alinéa 1 désigne une personne responsable de la gestion des archives courantes.

3. La personne responsable est l’interlocutrice pour tout ce qui touche à la gestion des archives.

1. L’archivage des dossiers en matière civile et pénale a lieu une fois la procédure close. Une procédure est close lorsqu’elle a acquis force de chose jugée formelle.

2. L’archivage d’autres documents considérés comme étant dignes d’être conservés provisoirement ou durablement a lieu une fois que l’affaire concernée est terminée.

1. Les dossiers de l’administration judiciaire sont conservés pendant dix ans après la clôture de l’affaire. lls ne doivent pas être proposés aux Archives de l’Etat.

2. Les documents concernant les examens d’avocat sont conservés pendant cinq ans.

3. Les décisions, les arrêts et les procès-verbaux sont en plus conservés durablement dans des recueils physiques ou électroniques.

Les dossiers de procédure de la Cour suprême sont conservés pendant dix ans à partir de l’entrée en force de chose jugée. Ils sont ensuite versés aux Archives de l’Etat en vue d’une conservation durable.

1. Les délais suivants sont applicables aux dossiers des tribunaux civils de première instance

a) procédure de conciliation

1. conciliation, autorisation de procéder, proposition de jugement: 5 ans

2. décision: 10 ans

b) procédure ordinaire

1. si susceptible d'appel en principe: 30 ans

2. améliorations rurales: 40 ans

3. affaires relevant du droit de la famille: 50 ans

4. non susceptible d'appel: 10 ans

c ***) procédure simplifiée

1 ***. si susceptible d’appel en principe: 30 ans

2 ***. susceptible d’appel relevant du droit de la famille: 50 ans

3 ***. non susceptible d’appel: 10 ans

d) procédure sommaire

1. en principe: 10 ans

2. retrait en procédure de faillite: 2 ans

3. autorisations de séquestre: 2 ans

4. sursis concordataires: 40 ans

5. interdiction judiciaire: durablement

e) commissions rogatoires: 10 ans

1. Les délais suivants sont applicables aux dossiers des tribunaux pénaux de première instance

a) dossiers juge unique: 30 ans

b) dossiers tribunal collégial: 50 ans

c) dossiers Tribunal des mineurs

1. jusqu'à 30 ans révolus

2. délinquants ayant commis des infractions avant et après l'âge de 18 ans en cas de mesure ou de peine selon le CP: délai selon le tribunal des adultes (30/50 ans)

d) dossiers tribunal régional et tribunal cantonal des mesures de contrainte: 10 ans

e) **\*** ...

1. Les contrôles des affaires sont conservés durablement sur support physique ou électronique.

2. Les jugements et les décisions mettant fin au procès de la Cour suprême, y compris les motifs, sont conservés durablement dans un recueil de jugements.

3. ...

4. La forme de la conservation se base sur les directives des Archives de l’Etat du canton de Berne.

1. La Cour suprême verse aux Archives de l’Etat en vue d’une conservation durable tous les documents qu’elle doit conserver selon les articles 11 et 13a, après l’écoulement de dix ans suivant l’entrée en force de chose jugée.

2. Les Archives de l’Etat ne détruisent aucun document sans l’accord de la Cour suprême.

1. Les Archives de l’Etat prennent en charge les documents des tribunaux civils et pénaux de première instance ainsi que des autorités de conciliation sous la forme d’un échantillonnage selon les décisions d’évaluation suivantes.

2. Tribunal régional de l’Oberland, section civile

a procédures relevant du droit de la famille: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.)

b procédures susceptibles d’appel: archivage intégral

c procédures non susceptibles d’appel: archivage intégral

d réquisitions de faillite sans ouverture, séquestres: pas de valeur archivistique

e procédures concordataires: affaires notables d’importance historique, le reste n’a pas de valeur archivistique

f procédures sommaires: archivage des mesures protectrices de l’union conjugale (dans le sens d’une sélection qualitative) chaque 10e année (2011, 2021, etc.)

g commissions rogatoires: pas de valeur archivistique

3. Tribunal régional de l’Oberland, section pénale

a juge unique: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.)

b tribunal collégial: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.)

c tribunal des mesures de contrainte: archivage chaque 10e année (2011, 2021, etc.)

4. Autorité de conciliation de l’Oberland

a archivage des 500 premiers cas chaque 10e année (2011, 2021, etc.)

5. Tous les tribunaux régionaux et autorités de conciliation

a instruments de recherches et contrôles des affaires: archivage intégral

b interdictions: archivage intégral

c cas particuliers importants qui ont été portés à la connaissance du public au-delà de la région concernée.

6. Les tribunaux civils et pénaux de première instance et les autorités de conciliation préparent les documents à verser de manière à ce qu’ils puissent être pris en charge et exploités par les Archives de l’Etat sans travail supplémentaire.

7. Les Archives de l’Etat élaborent une convention de versement bilatérale contraignante avec tous les services producteurs de documents.

8. L’élimination de documents avec ou sans obligation préalable de proposer est régie par la convention de versement selon l’alinéa 7. Les nouvelles séries de documents d’une unité sont toujours soumises à l’obligation de proposition avant leur élimination.

1. Pour l’évaluation des documents électroniques, les autorités selon l’article 1, alinéa 1 consultent les Archives de l’Etat dès la planification de nouveaux systèmes. Elles doivent impliquer de manière adéquate les Archives de l’Etat dans le projet.

2. Les Archives de l’Etat doivent pouvoir accéder à tous les systèmes dont les données sont soumises à l’obligation de proposition et dont la valeur archivistique doit être évaluée, en particulier à toute la documentation de projet et de système et aux notices d’utilisation, dans la mesure où elles en ont besoin pour accomplir leurs tâches. L’accès par une procédure d’appel est exclu.

3. Si des documents électroniques soumis à l’obligation de proposition sont totalement conservés sur support analogique (papier ou microfilm) et que leur fiabilité est préservée, l’autorité judiciaire responsable peut être libérée de l’obligation de proposer les données contenues dans le système.

1. Les documents proposés aux Archives de l’Etat en vue d’un versement doivent être accompagnés de leurs instruments de recherche et d’autres outils éventuels. Les autorités judiciaires conviennent au cas par cas avec les Archives de l’Etat de dispositions dérogeant à cette règle.

2. Un inventaire des documents versés est joint au versement. Il contient les informations suivantes

a) contenu des documents décrit de manière concise,

b) indication quant aux données personnelles.

3. Les autorités soumises à l’obligation de proposer leurs documents sont responsables du transfert de leurs archives.

4. Les Archives de l’Etat rédigent un bordereau de versement servant de reçu à l’autorité versante.

5. Les autorités judiciaires se mettent d’accord avec les Archives de l’Etat concernant les détails du versement.

1. Pour l’archivage des dossiers de procédure établis jusqu’au 31 décembre 2010 par les autorités judiciaires de première instance et d’instance supérieure en matière civile et pénale, ainsi que par les services de juges d’instruction, les dispositions de l’ordonnance du 6 août 1943 concernant les archives de district et les directives y relatives de la Chambre de surveillance de la Cour suprême du 28 août 2009 sont applicables.

2. Pour l’archivage des dossiers de procédure établis jusqu’au 31 décembre 2010 par les tribunaux des mineurs, les dispositions de l’ordonnance du 20 décembre 2006 sur le régime applicable aux mineurs délinquants (ORM) sont applicables.

1. Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2011.

2. Il est publié dans le Recueil officiel des lois bernoises.