Appeal court allows third party to recover document retrieval costs under civil procedure code and court costs act.

Sygn. akt III AUz 450/13 POSTANOWIENIE Dnia 30 września 2013r.. Sąd Apelacyjny w Szczecinie - Wydział III Sąd Pracy i Ubezpieczeń Społecznych w składzie: Przewodniczący: SSA Anna Polak Sędziowie: SA Jolanta Hawryszko del. SO Beata Górska (spr.) po rozpoznaniu w dniu 30 września 2013r. na posiedzeniu niejawnym sprawy Z. N. przeciwko Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych Oddział w S. o prawo do emerytury na skutek zażalenia Ośrodka (...) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w P. na postanowienie Sądu Okręgowego w Szczecinie VII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 15 lipca 2013 r., sygn. akt VII U 2142/12, p o s t a n a w i a :

1. zmienić zaskarżone postanowienie w punkcie 2 w ten sposób, że przyznać od Skarbu Państwa - Sądu Okręgowego w Szczecinie na rzecz Ośrodka (...) spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w P. dalszą kwotę 71,56 zł (siedemdziesiąt jeden złotych 56/100) tytułem zwrotu wydatków, 2. nakazać Sądowi Okręgowemu w Szczecinie zwrot Ośrodkowi (...) spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w P. kwoty 30 (trzydzieści złotych) tytułem opłaty od zażalenia. SSA Jolanta Hawryszko SSA Anna Polak del. SSO Beata Górska Sygn. akt III AUz 450/13

UZASADNIENIE

Zaskarżonym postanowieniem z dnia 15.07.2013r. Sąd Okręgowy w Szczecinie VII Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych na podstawie art. 248 § 1 k.p.c. i art. 251 zdanie 2 k.p.c. przyznał Ośrodkowi (...) spółce z ograniczoną odpowiedzialnością w P. zwrot kosztów usługi archiwizacyjnej - wypożyczenia akt w kwocie 9,50 zł (pkt I) i oddalił wniosek tego podmiotu co do pozostałej należności (pkt II). Sąd I Instancji podniósł, że Ośrodek (...) w P. wniósł o zasądzenie kwoty 81,01 zł tytułem zwrotu kosztów wypożyczenia dokumentów znajdujących się w jego posiadaniu, a nadto przesłał kalkulację kosztów administracyjnych i wystawił fakturę VAT nr (...) z 22.03.2013 roku.

W ocenie Sądu wniosek okazał się zasadny tylko co do kosztów korespondencji w kwocie 9,50 zł. Przedłożenie dokumentów przez podmiot wezwany jest obligatoryjne, o ile dokumenty nie są objęte powyższą tajemnicą. Uprawnienie żądania zwrotu związanych z tym wydatków dotyczy jedynie wydatków faktycznie poniesionych, a zatem takich, które są bezpośrednio związane z przedstawieniem żądanych dokumentów i które można faktycznie zweryfikować. Nie sposób uznać w ocenie Sądu Okręgowego, iż koszt pracodawcy za wynagrodzenie pracownika wykonującego zlecenie i to w sposób dowolny rozliczony na poszczególne czynności z przypisaniem im określonej czasochłonności jest wydatkiem związanym z przedstawieniem żądanych dokumentów.

Sąd Okręgowy podniósł, że profesjonalne archiwum zatrudnia - jak należy domniemywać - pracowników, co generuje określone koszty niezależne od przesłania poszczególnych dokumentów. Nie sposób uznać - a na pewno nie wynika to ze złożonej kalkulacji kosztów - że przedstawienie dokumentów żądanych w niniejszym procesie wymagało zatrudnienia dodatkowej osoby i że było to konieczne. W realiach sprawy za uzasadniony wydatek związany z przedstawieniem żądanych dokumentów Sąd I instancji uznał, tylko koszt wysyłki, który według kalkulacji kosztów wynosi 9 zł 50 gr.

Nadto podkreślił, iż wnioskodawca nie zawierał przy tym z Sądem żadnej umowy o powyższym zakresie, a był obowiązany wykonać jego decyzję o charakterze władczym. Powyższe postanowienie zaskarżył wnioskodawca Ośrodek (...) Sp. z o. o. w P. podając, że działając na podstawie rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 10.02.2005 r. (Dz. U. z 2005r. poz.240) jest uprawniony do pobierania opłat za świadczone usługi archiwizacyjne i nie wyegzekwowanie tych opłat będzie grozić brakiem środków na utrzymanie i obsługę przejętej dokumentacji.

Skarżący podał, że inne sądy zasądzają zwrot kosztów na podstawie art. 251 k.p.c. i art. 5 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 28.07.2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (Dz. U. Nr 90, poz. 594 ze zm.). Mając na uwadze powyższy zarzut, żalący wniósł o „pozytywne załatwienie zażalenia”.

Sąd Apelacyjny zważył, co następuje:

Zażalenie jest uzasadnione. Zgodnie z treścią art. 251 k.p.c. osoba trzecia ma prawo żądać zwrotu wydatków połączonych z przedstawieniem dokumentu. Natomiast w myśl art. 5 ust. 1 pkt 4 ustawy z 28 lipca 2005r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych(Dz. U. 2010, Nr 90, poz. 594) wydatki obejmują w szczególności wynagrodzenie należne innym osobom lub instytucjom oraz zwrot poniesionych przez nie kosztów. Dostarczenie sądowi przez osobę trzecią żądanej informacji, której opracowanie wymaga nakładu pracy i pociąga za sobą koszty, uzasadnia żądanie zapłaty za taką czynność – por. uzasadnienie uchwały składu siedmiu sędziów SN z dnia 29 marca 1990 r., III CZP 102/89, (OSNCP 1990, nr 10–11, poz. 127.).

Biorąc powyższe pod uwagę należy uwzględnić również fakt, że skarżący jest podmiotem komercyjnym, prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie archiwizacji dokumentacji kadrowo – płacowej a zatem dostarczenie sądowi akt osobowych, które wymagało nakładu pracy i pociągnęło za sobą koszty, uzasadnia żądanie zapłaty za taką czynność. Zmieniono zatem zaskarżone postanowienie zgodnie z wnioskiem skarżącego, o czym Sąd Apelacyjny orzekł na podstawie art. 386 § 1 k.p.c. w zw. z art. 397 § 1 i 2 k.p.c. Ponadto zwrócono całą opłatę od zażalenia na podstawie art. 79 ust.1 lit. f ustawy z 28 lipca 2005r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

SSA Jolanta Hawryszko SSA Anna Polak del. SSO Beata Górska