If no international agreement exists (Art. 54), personal data may be exceptionally transmitted to a foreign representation, upon request.

The request must be addressed to the FOSC.

The foreign representation must prove: a. that it could not, despite appropriate efforts, obtain the desired information from the entitled party (Art. 59); b. that the person entitled refuses the disclosure of data without valid reasons, particularly to evade a Swiss or foreign legal provision; c. that it is subject to data protection regulations comparable to those of Switzerland; d. that it respects the principle of reciprocity.

The FOSC orders the extract directly from the competent civil status office when the required evidence has been provided, unless it concerns a death certificate requested by an authority of the deceased’s State of origin and that State is a party to the Vienna Convention of April 24, 1963, on Consular Relations. The civil status office sends the document directly to the Federal Office for transmission to the foreign representation.

No fee is charged.

Besteht keine internationale Vereinbarung (Art. 54), so können in Ausnahmefällen Personenstandsdaten auf Gesuch einer ausländischen Vertretung bekannt gegeben werden.

Das Gesuch ist an das EAZW zu richten.

Die ausländische Vertretung muss nachweisen, dass: a. sie die gewünschte Information trotz zureichender Bemühungen von der berechtigten Person (Art. 59) nicht erhalten konnte; b. die berechtigte Person die Bekanntgabe ohne zureichenden Grund verweigert, namentlich um sich einer schweizerischen oder ausländischen gesetzlichen Bestimmung zu entziehen; c. für sie datenschutzrechtliche Vorschriften gelten, die mit jenen der Schweiz vergleichbar sind; d. sie den Grundsatz der Gegenseitigkeit beachtet.

Ist der Nachweis erbracht oder handelt es sich um eine Todesurkunde, die von einer Behörde eines Vertragsstaates des Wiener Übereinkommens vom 24. April 1963 {note: SR 0.191.02} über die konsularischen Beziehungen für einen eigenen Staatsangehörigen verlangt wird, so bestellt das EAZW den entsprechenden Auszug direkt beim Zivilstandsamt. Dieses übermittelt das Dokument direkt dem Eidgenössischen Amt zuhanden der ausländischen Vertretung.

Es werden keine Gebühren erhoben.

S’il n’existe aucune convention internationale (art. 54), des données personnelles peuvent être transmises exceptionnellement à une représentation étrangère, sur demande.

La demande est à adresser à l’OFEC.

La représentation étrangère doit prouver: a. qu’elle n’a pu, malgré des efforts appropriés, obtenir l’information désirée de l’ayant droit (art. 59); b. que la personne légitimée refuse la divulgation des données, sans motifs valables, notamment en vue de se soustraire à une disposition légale suisse ou étrangère; c. qu’elle est, en matière de droit sur la protection des données, soumise à des prescriptions comparables à celles de la Suisse; d. qu’elle respecte le principe de la réciprocité.

L’OFEC commande l’extrait directement auprès de l’office de l’état civil compétent lorsque les preuves requises ont été apportées, à moins qu’il ne s’agisse d’un acte de décès sollicité par une autorité de l’État d’origine du défunt et que cet État soit partie à la convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires {note: RS 0.191.02} . L’office de l’état civil transmet directement le document à l’Office fédéral à l’intention de la représentation étrangère.

Il n’est pas perçu d’émolument.

Mancando una convenzione internazionale (art. 54), su richiesta di una rappresentanza diplomatica estera, possono eccezionalmente essere divulgati dati dello stato civile.

La richiesta è indirizzata all’UFSC.

La rappresentanza estera deve provare che: a. nonostante i dovuti sforzi non ha potuto ottenere l’informazione desiderata dall’avente diritto (art. 59); b. la persona legittimata rifiuta d’informare, senza motivi validi, segnatamente per sottrarsi a una disposizione legale svizzera o estera; c. si applicano nei suoi confronti prescrizioni in materia di protezione dei dati comparabili a quelle della Svizzera; d. rispetta il principio della reciprocità.

L’UFSC richiede l’estratto direttamente all’ufficio dello stato civile competente se le prove richieste sono state fornite o se si tratta di un atto di morte sollecitato da un’autorità dello Stato d’origine del defunto e che questo Stato sia Parte contraente della Convenzione di Vienna del 24 aprile 1963 {note: RS 0.191.02} sulle relazioni consolari. L’ufficio dello stato civile trasmette il documento direttamente all’Ufficio federale all’attenzione della rappresentanza estera.

Non sono percepiti emolumenti.