Interpretation of minimum spatial requirements for archival service licensing: appeal dismissed, sustaining annulment of administrative refusal and mandate to issue license.

Şedinţa publică din data de 22 mai 2025

Asupra recursului de faţă;

Din examinarea lucrărilor din dosar, constată următoarele:

I. Circumstanţele cauzei

1. Obiectul cererii de chemare în judecată

Prin cererea înregistrată pe rolul Curţii de Apel Braşov, secţia de contencios administrativ şi fiscal, la data de 12.07.2024, sub nr. x/2024, reclamanta S.C. A. S.R.L., prin administrator B., în contradictoriu cu pârâţii Arhivele Naţionale - Ministerul Afacerilor Interne (MAI) şi C., a solicitat anularea, în parte, şi modificarea actului administrativ din data de 13.06.2024, emis de instituţia pârâtă, şi obligarea pârâţilor să emită autorizaţia de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică; cu cheltuieli de judecată.

2. Hotărârea instanţei de fond

Prin sentinţa civilă nr. 137 din 23 octombrie 2024 din a Curţii de Apel Braşov, secţia contencios administrativ şi fiscal, s-a admis în parte acţiunea formulată de reclamantă S.C. A. S.R.L., prin administrator B., în contradictoriu cu pârâtele Arhivele Naţionale ale României-Ministerul Afacerilor Interne şi C.; a fost anulată adresa înregistrată sub nr. x/13.06.2024, emisă de MAI - Arhivele Naţionale; a fost obligată pârâta Arhivele Naţionale - Ministerului Afacerilor Interne să emită pe numele societăţii reclamante S.C. A. S.R.L. autorizaţia de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică în condiţiile art. 19 din Legea nr. 16/1 din 2 aprilie 1996 republicată şi ale art. 20 din Ordinul nr. 151/2023 din 26 septembrie 2023 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996; s-a respins ca neîntemeiată acţiunea formulată de reclamantul B. în contradictoriu cu pârâta C.; a fost obligată pârâta Arhivele Naţionale - Ministerul Afacerilor Interne la plata către reclamantă a cheltuielilor de judecată în valoare de 50 de RON, reprezentând contravaloarea taxei judiciare de timbru.

3. Calea de atac exercitată în cauză

Împotriva sentinţei civile nr. 137 din 23 octombrie 2024 din a Curţii de Apel Braşov, secţia contencios administrativ şi fiscal, pârâta Arhivele Nationale din Romania-Ministerul Afacerilor Interne a declarat recurs, întemeiat pe dispoziţiile art. 488 alin. (1) pct. 6 şi 8 C. proc. civ.

În ceea ce priveşte motivul de recurs prevăzut de 488 alin. (1) pct. 6 din C. proc. civ., recurenta a susţinut că hotărârea atacată nu cuprinde motivele pe care se întemeiază, în sensul prevăzut de art. 425 alin. (1) lit. b) din C. proc. civ., prin raportare la art. 511 alin. (3) din acelaşi act normativ.

Referitor la motivul de recurs prevăzut de art. 488 alin. (8) din C. proc. civ., recurenta a susţinut că hotărârea atacată a fost pronunţată cu aplicarea greşită a normelor de drept material prevăzute de art. 19 alin. (2) lit. b) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 rep., coroborat cu art. 20 alin. (1) lit. f) din O.M.A.I. nr. 151/2023.

A arătat că activitatea de prelucrare arhivistică presupune manipularea unor documente grupate în dosare, care se află păstrate pe rafturi, instalarea unor mese de lucru, aparate de măsurare a temperaturii şi umidităţii, mijloace de stingere a incendiilor, mijloacele care asigură menţinerea microclimatului.

În aceste condiţii, în opinia sa, ar fi nerezonabil să se interpreteze că toate aceste elemente s-ar putea regăsi într-un spaţiu cu o suprafaţă mai mică decât cea prevăzută de actul normativ. Or, delimitarea spaţiului şi instituirea obligaţiei ca acesta să aibă o suprafaţă minimă de 20 mp răspunde necesităţilor strict profesionale menite să asigure singuranţa şi integritatea documentelor.

Prin urmare, interpretarea normei este în sensul ca operatorul economic să facă dovada deţinerii unui spaţiu, fie el depozit sau încăpere amenajată, de minim 20 mp, cu titlu de exemplu fiind articolul 20 alin. (1) lit. f) din O.M.A.I. nr. 151/2023.

În temeiul art. 413 alin. (1) din C. proc. civ., recurenta a solicitat suspendarea prezentei cauze până la soluţionarea definitivă a dosarului nr. x/2023, pentru a nu fi pronunţate două hotărâri definitive potrivnice şi în considerarea sentinţei civile nr. 5296/24.07.2024 a Tribunalului Bucureşti, ca instanţă de fond, în dosarul nr. x/2023, prin care a fost respinsă cererea de chemare în judecată formulată de S.C. D..

4. Apărările formulate în recurs

Intimata-reclamantă, prin administrator, a formulat întâmpinare, prin care a solicitat respingerea recursului ca nefondat, apreciind că sentinţa recurată este temeinică şi legală, fiind dată cu aplicarea corectă a normelor de drept material incidente situaţiei de fapt reţinute, nefiind susceptibilă de criticile formulate.

Redând reţinerile din considerentele sentinţei recurate, a solicitat menţinerea dispoziţiilor din sentinţa civilă nr. 137/2024 pronunţată de Curtea de Apel Braşov şi respingerea recursului depus de Arhivele Naţionale din România, ca neîntemeiat.

5. Răspunsul la întâmpinare

Prin răspunsul la întâmpinare, recurenta a solicitat respingerea apărărilor formulate de intimată, reiterând, în esenţă, argumentele prezentate prin cererea de recurs.

6. Procedura de soluţionare a recursului

În cauză a fost parcursă procedura de regularizare a cererii de recurs şi de efectuare a comunicării actelor de procedură între părţile litigante, prevăzută de art. 486 C. proc. civ., coroborat cu art. 490 alin. (2), art. 4711 şi art. 201 alin. (5) şi (6) C. proc. civ., cu aplicarea şi a dispoziţiilor O.U.G. nr. 80/2013.

În temeiul art. 490 alin. (2), coroborat cu art. 4711 şi art. 201 alin. (5) şi (6) C. proc. civ., prin rezoluţia completului învestit cu soluţionarea cauzei, s-a fixat termen de judecată pentru soluţionarea dosarului de recurs la data de 22 mai 2025, în şedinţă publică, cu citarea părţilor.

La termenul de judecată din 22 mai 2025, Înalta Curte a respins, ca neîntemeiată, solicitarea de suspendare a judecăţii cauzei până la soluţionarea definitivă a dosarului nr. x/2023, formulată prin cererea de recurs, constatând că motivele invocate de către recurenta-pârâtă nu conduc la concluzia că dezlegarea prezentei cauze ar depinde de existenţa sau inexistenţa unui drept care face obiectul unei alte judecăţi, motiv pentru care nu sunt incidente dispoziţiile art. 413 alin. (1) pct. 1 C. proc. civ.

II. Soluţia şi considerentele instanţei de recurs

Examinând sentinţa recurată prin prisma criticilor invocate prin cererea de recurs, a apărărilor invocate prin întâmpinare şi a dispoziţiilor legale incidente în materia supusă verificării, Înalta Curte constată că recursul este nefondat, pentru considerentele expuse în continuare.

1. Argumente de fapt şi de drept relevante

A. S.R.L. a deţinut autorizaţia de funcţionare pentru prestarea de servicii arhivistice nr. 289/03.12.2014, reînnoită prin Dispoziţia nr. 1/363/27.11.2017 valabilă până la 04.12.2020 şi prin Dispoziţia nr. 1/376/22.12.2020 valabilă până la data de 22.12.2023.

Prin cererea adresată Ministerului Afacerilor Interne - Arhivele Naţionale de A. S.R.L., prin administrator B., înregistrată sub nr. x/15.03.2023, s-a solicitat eliberarea autorizaţiei de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică.

Societăţii i s-au solicitat, prin adresa înregistrată sub nr. x/31.05.2024, clarificări cu privire la dispunerea spaţiilor alocate pentru prestarea serviciilor arhivistice de prelucrare şi legătorie.

Prin adresa înregistrată sub nr. x/03.06.2024, societatea reclamantă a detaliat releveul pus la dispoziţie în documentaţia anexată cererii iniţial formulate, precizând că suprafaţa utilizată pentru activitatea de prelucrare arhivistică este de 29,26 mp, această suprafaţă fiind suma suprafeţelor 1-10,52 mp, 2-3,5 mp, 3- 4,02 mp, 4-11,22 mp.

Prin Adresa înregistrată sub nr. x/13.06.2024, emisă de MAI -Arhivele Naţionale, s-a respins solicitarea reclamantei, motivat de faptul că nu sunt îndeplinite condiţiile prevăzute de dispoziţiile art. 19 alin. (2) lit. b) din Legea 16/1996, republicată, coroborată cu art. 10 alin. (3) şi 20 alin. (1) lit. f) din Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, aprobate prin Ordinul ministrului Afacerilor Interne nr. 151/2023. În motivarea soluţiei de respingere, autoritatea publică a reţinut că societatea nu a făcut dovada că deţine suprafaţa minimă necesară spaţiului destinat prestării serviciului arhivistic de prelucrare.

În acest context factual, instanţa de contencios administrativ şi fiscal a fost învestită cu o cerere, prin care reclamanta S.C. A. S.R.L., prin administrator B., în contradictoriu cu pârâţii Arhivele Naţionale - Ministerul Afacerilor Interne (MAI) şi C., a solicitat anularea, în parte, şi modificarea actului administrativ din data de 13.06.2024, emis de instituţia pârâtă, şi obligarea pârâţilor să emită autorizaţia de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică.

Prin sentinţa recurată, s-a admis în parte acţiunea formulată de reclamantă S.C. A. S.R.L., prin administrator B., în contradictoriu cu pârâtele Arhivele Naţionale ale României-Ministerul Afacerilor Interne şi C.; a fost anulată adresa înregistrată sub nr. x/13.06.2024, emisă de MAI - Arhivele Naţionale; a fost obligată pârâta Arhivele Naţionale - Ministerului Afacerilor Interne să emită pe numele societăţii reclamante S.C. A. S.R.L. autorizaţia de funcţionare pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică în condiţiile art. 19 din Legea nr. 16/1 din 2 aprilie 1996 republicată şi ale art. 20 din Ordinul nr. 151/2023 din 26 septembrie 2023 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi s-a respins ca neîntemeiată acţiunea formulată de reclamantul B. în contradictoriu cu pârâta C..

Pârâta Arhivele Naţionale - Ministerul Afacerilor Interne a formulat recurs întemeiat pe dispoziţiile art. 488 alin. (1) pct. 6 şi 8 C. proc. civ.

Înalta Curte nu poate reţine criticile formulate de recurentă în sensul că hotărârea atacată nu cuprinde motivele pe care se întemeiază, în raport de prevederile art. 425 alin. (1) lit. b) din C. proc. civ., prin raportare la art. 511 alin. (3) din acelaşi act normativ, care se circumscriu dispoziţiilor art. 488 alin. (1) pct. 6 C. proc. civ.

Înalta Curte aminteşte că nemotivarea hotărârii judecătoreşti este sancţionată de legiuitor, pornind de la obligaţia statului de a respecta dreptul părţii la un proces echitabil, drept consacrat de art. 6 paragraful 1 din Convenţia Europeană a Drepturilor Omului, care implică, mai ales în sarcina instanţei, obligaţia de a proceda, la un examen efectiv al mijloacelor, argumentelor şi al elementelor probatorii ale părţilor.

Lecturând considerentele sentinţei recurate, Înalta Curte constată că acestea îndeplinesc exigenţele dispoziţiilor art. 425 alin. (1) lit. b) C. proc. civ., întrucât, raportat la obiectul cauzei şi limitele în care a fost învestită, prima instanţă a expus în mod corespunzător argumentele care au condus la formarea convingerii sale, raportându-se la dispoziţiile legale aplicabile raportului de drept dedus judecăţii.

Astfel, judecătorul a explicat soluţia pronunţată în dispozitiv, prin argumente de fapt şi de drept care demonstrează că acesta a analizat probele dosarului, pe care le-a trecut prin filtrul propriei sale aprecieri şi a explicat raţionamentul pe baza căruia a ajuns la concluzia admiterii în parte a cererii de chemare în judecată.

În sensul dispoziţiilor art. 425 alin. (1) din C. proc. civ., precum şi a art. 6 § 1 din CEDO, motivele de fapt şi de drept la care se referă textul reprezintă elementele silogismului judiciar, premisele de fapt şi de drept care au condus instanţa la adoptarea soluţiei din dispozitiv.

Aceasta înseamnă, având în vedere că motivarea unei hotărâri este o chestiune de sinteză, de conţinut, nu de volum, că instanţa nu este obligată să răspundă punctual tuturor susţinerilor/apărărilor părţilor ori fiecărei nuanţe date de părţi textelor pe care acestea şi-au întemeiat cererile, care pot fi sistematizate în funcţie de legătura lor logică, cerinţă pe care o îndeplineşte sentinţa recurată, faptul că soluţia pronunţată nu este în concordanţă cu opinia recurentei neputând să atragă casarea hotărârii în temeiul dispoziţiilor art. 488 alin. (1) pct. 6 C. proc. civ.

Înalta Curte constată că în cauză nu este incident nici motivul de casare prevăzut de dispoziţiile art. 488 alin. (1) pct. 8 C. proc. civ.

Motivul de recurs prevăzut de acest text de lege vizează aplicarea sau interpretarea greşită a normelor de drept material. Hotărârea a fost dată cu încălcarea sau aplicarea greşită a legii atunci când instanţa a recurs la textele de lege aplicabile speţei dar, fie le-a încălcat, în litera sau spiritul lor, adăugând sau omiţând unele condiţii pe care textele nu le prevăd, fie le-a aplicat greşit.

În cauza de faţă aceste motive nu sunt incidente, soluţia primei instanţe fiind expresia interpretării şi aplicării corecte a prevederilor legale în raport cu starea de fapt rezultată din probele administrate în procedura judiciară.

Astfel, se constată că prin memoriul de recurs, recurenta a susţinut că hotărârea atacată a fost pronunţată cu aplicarea greşită a normelor de drept material prevăzute de art. 19 alin. (2) lit. b) din Legea Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 rep., coroborat cu art. 20 alin. (1) lit. f) din O.M.A.I. nr. 151/2023.

Înalta Curte constată că aceste susţineri sunt nefondate.

Se reţine că potrivit dispoziţiilor art. 10 alin. (2) şi (3) din Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, aprobate prin Ordinul ministrului Afacerilor Interne nr. 151/2023, "(2) Autorizaţia de funcţionare se eliberează, contra cost, pentru fiecare serviciu arhivistic solicitat. (3) Operatorul economic trebuie să deţină spaţii distinct amenajate pentru fiecare serviciu arhivistic supus autorizării."

Potrivit art. 20 alin. (1) lit. f) din Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, aprobate prin Ordinul ministrului Afacerilor Interne nr. 151/2023, "În vederea obţinerii autorizaţiei de funcţionare pentru prestarea serviciului arhivistic de prelucrare arhivistică este obligatoriu ca operatorul economic să aibă cel puţin doi angajaţi calificaţi pentru ocupaţia de arhivist şi cel puţin doi pentru ocupaţia de arhivar şi să depună următoarea documentaţie pentru autorizare, în formă certificată: (…) f) memoriu de prezentare a caracteristicilor tehnico-funcţionale ale depozitului/încăperilor amenajat/amenajate, de minimum 20 mp, mese de lucru pentru personalul angajat, mijloace de depozitare şi păstrare specifice, mijloace de protecţie a arhivei, aparate de măsurare a temperaturii şi umidităţii, echipament de protecţie pentru personal, mijloace de alarmare şi semnalizare antiincendiu şi antiefracţie, mijloace de stingere a incendiilor şi mijloace care asigură menţinerea microclimatului în spaţiul destinat serviciului de prelucrare arhivistică."

În lumina acestor dispoziţii legale, Înalta Curte constată că în mod corect a reţinut prima instanţă că reclamanta a solicitat autorizarea mai multor servicii arhivistice, depunând pentru fiecare solicitare înscrisurile prevăzute de dispoziţiile legale. Pentru serviciul arhivistic de prelucrare arhivistică, reglementat de Secţiunea a 5-a din Ordinul ministrului Afacerilor Interne nr. 151/2023, se impune ca spaţiul în care se prestează serviciul că fie ori un depozit amenajat, ori încăperi amenajate, de minim 20 mp.

Formularea legii "încăperi amenajate de minim 20 mp" se interpretează în sensul în care suprafaţa cumulată a încăperilor să fie de 20 de mp, nu doar a uneia dintre încăperile care compun spaţiul în care se prestează activitatea pentru care se solicită autorizarea. De altfel, modalitatea alternativă în care legiuitorul a înţeles să stabilească descrierea spaţiului destinat serviciului de prelucrare arhivistică - depozit amenajat/încăperi amenajate - este clară, neavând nevoie de o altă interpretare decât cea gramaticală.

Argumentul recurentei-pârâte, în sensul că legiuitorul a exprimat obligaţia reţinută în sarcina operatorului privind existenţa unui singur spaţiu, nu poate fi reţinut ca fiind valid.

Noţiunea spaţiu destinat prestării serviciului se referă la depozit amenajat sau încăperi amenajate, în modalitatea alternativă prevăzută în prima teza a articolului 20 alin. (1) lit. f) din Ordinul ministrului Afacerilor Interne nr. 151/2023.

Dacă legiuitorul ar fi intenţionat să condiţioneze prestarea activităţii de existenţa unui spaţiu format dintr-o singură încăpere nu ar fi prevăzut alternativ pluralul încăperi amenajate, ci ar fi folosit substantivul singular încăpere amenajată. De altfel, termenul spaţiu se referă la suprafaţa de 20 de mp, incluzând depozit sau încăperi amenajate, fiind sinonim în textul dat cu suprafaţă, nu cu depozit/încăperi.

Raportat la textul de lege anterior analizat, în mod corect a apreciat prima instanţă că motivul invocat de pârâtă pentru justificarea refuzului de emitere a autorizaţiei, respectiv faptul că spaţiul de 20 de mp este constituit din mai multe încăperi, nu dintr-una singură, nu este în acord cu dispoziţia legală, refuzul fiind nelegal.

Astfel, din analiza documentaţiei depuse de societatea reclamantă, rezultă că serviciului de prelucrare arhivistică îi este destinat un spaţiu compus din mai multe încăperi, care totalizează o suprafaţă de 29,26 mp, fiind, aşadar, îndeplinită condiţia legală.

Prin urmare, Înalta Curte constată că sentinţa recurată este legală, fiind dată cu corecta interpretare şi aplicare a normelor de drept incidente circumstanţelor de fapt reţinute în cauză, motivele invocate prin cererea de recurs nefiind în măsură să conducă la reformarea acesteia.

2. Temeiul legal al soluţiei adoptate în recurs

Pentru considerentele expuse, Înalta Curte, în temeiul prevederilor art. 20 alin. (3) din Legea contenciosului administrativ nr. 554/2004, cu modificările şi completările ulterioare, coroborat cu art. 496 alin. (1) C. proc. civ., va respinge recursul ca nefondat.

PENTRU ACESTE MOTIVE

ÎN NUMELE LEGII

D E C I D E

Respinge recursul formulat de pârâta Arhivele Nationale din Romania-Ministerul Afacerilor Interne împotriva sentinţei civile nr. 137 din 23 octombrie 2024 din a Curţii de Apel Braşov, secţia contencios administrativ şi fiscal, ca nefondat.

Definitivă.

Pronunţată astăzi, 22 mai 2025, prin punerea soluţiei la dispoziţia părţilor prin mijlocirea grefei instanţei.