EU project funding: validity of tacit approval of notification when authority fails to prove receipt of clarification requests
Romania (RO)
Legislator summary
AI generatedThe High Court of Cassation and Justice dismissed the appeal filed by the Ministry of National Education (as the Intermediary Body for the Operational Sectoral Program for Human Resources Development) and upheld the lower court’s ruling, which annulled the administrative decisions declaring €214,200 in grant expenses ineligible and ordered the reimbursement of that sum to the beneficiary university. The dispute concerned a public funding contract under the Human Resources Development Operational Sectoral Program, specifically whether the beneficiary’s notification requesting the extension of scholarship eligibility to 52 master’s students for a specific project activity was validly approved. The core legal issue was the effect of the authority’s failure to explicitly object within the contractual deadline; the court held that under the implicit approval clause in the funding contract, the notification was deemed tacitly approved when the authority did not formulate explicit objections within 15 days of registration, and that the authority’s subsequent claim of sending clarification requests by email was ineffective due to the lack of proof of receipt and the principle that doubt in communication benefits the party claiming the right. The decision confirms that unchallenged notifications in EU-funded projects become part of the contractual framework via tacit approval, rendering the refusal to pay associated eligible costs unlawful.
Legislator headnote
AI generatedart. 493 C. proc. civ, art. 488 alin. (1) pct. 8 C. proc. civ, art. 20 din Legea nr. 554/2004; EU project funding: validity of tacit approval of notification when authority fails to prove receipt of clarification requests: The dispute concerned a public funding contract under the Human Resources Development Operational Sectoral Program, specifically whether the beneficiary’s notification requesting the extension of scholarship eligibility to 52 master’s students for a specific project activity was validly approved. The core legal issue was the effect of the authority’s failure to explicitly object within the contractual deadline; the court held that under the implicit approval clause in the funding contract, the notification was deemed tacitly approved when the authority did not formulate explicit objections within 15 days of registration, and that the authority’s subsequent claim of sending clarification requests by email was ineffective due to the lack of proof of receipt and the principle that doubt in communication benefits the party claiming the right. The decision confirms that unchallenged notifications in EU-funded projects become part of the contractual framework via tacit approval, rendering the refusal to pay associated eligible costs unlawful.
Keywords
AI generatedCited Legislation
AI generatedRelated Decisions
AI generatedKey legal questions extracted by Legislator
AI generatedMain ground for the verdict, providing the legal basis for the High Court to dismiss the appeal and maintain the lower court's decision.
Procedural rule applied in the dispositive, defining the specific ground for cassation (illegality) and the procedural consequence of dismissing the appeal.
Full text
Deliberând asupra prezentului recurs, din examinarea actelor dosarului, constată următoarele:
I. Procedura în faţa primei instanţe
1. Cadrul procesual
Prin acţiunea în contencios administrativ formulată de reclamanta Universitatea "Babeş-Bolyai" în contradictoriu cu pârâtul Ministerul Educaţiei Naţionale - Organismul Intermediar pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, a solicitat anularea Deciziei nr. OI/10143/SVPF/12.12.2014, emisă de OIPOSDRU-MECS în soluţionarea Contestaţiei nr. OI/4938/SVPF/21.07.2014, anularea, în ceea ce priveşte cheltuielile neeligibile în valoare de 214.200 lei, a Scrisorii Standard de Informare a Beneficiarului nr. OI/5153/SVPF/11.07.2014, emisă de OIPOSDRU-MECS, cu obligarea acestuia la rambursarea cheltuielilor în sumă de 214.200 lei, ce în mod nelegal au fost declarate neeligibile precum şi obligarea pârâtului la plata cheltuielilor de judecată.
2. Soluţia instanţei de fond
Curtea de Apel Cluj, secţia a II-a civilă, contencios administrativ şi fiscal, prin sentinţa nr. 339 din 18 iunie 2013, a admis acţiunea în contencios administrativ formulată de reclamanta Universitatea "Babeş-Bolyai", în contradictoriu cu pârâtul Ministerul Educaţiei Naţionale - Organismul Intermediar pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane şi, în consecinţă, a dispus anularea Deciziei nr. OI/10143/SVPF/12.12.2014 emisă de OIPOSDRU-MECS în soluţionarea contestaţiei nr. OI/4938/SVPF/21.07.2014, precum şi anularea Scrisorii Standard de Informare a Beneficiarului nr. OI/5153/SVPF/11.07.2014 emisă de OIPOSDRU-MECS pentru cheltuielile neeligibile în valoare de 214.200 lei şi a obligat pârâtul la rambursarea sumei de 214.200 lei.
Totodată, a obligat pârâtul să plătească reclamantei suma de 300 lei cu titlu de cheltuieli de judecată reprezentând taxă de timbru.
Pentru a hotărî astfel, prima instanţă a reţinut în esenţă că reclamanta Universitatea "Babeş-Bolyai" din Cluj-Napoca este parte beneficiară a Contractului de finanţare POSDRU/86/1.2/S/60072 încheiat la 18.08.2010, având ca obiect Proiectul "Creşterea calităţii programelor de masterat în administraţia publică", implementat în parteneriat cu Universitatea Alexandru Ioan Cuza din Iaşi şi Academia de Ştiinţe Economice din Bucureşti.
Reclamanta a depus la autoritatea pârâtă Cererea de Rambursare nr. 9 cu nr. 0I/13514 din 16.12.2013, respinsă pentru bursele acordate participanţilor în lunile februarie, martie şi aprilie 2013.
Cu ocazia soluţionării contestaţiei administrative formulate de reclamantă, se argumentează cu Instrucţiunea AMPOSDRU nr. 44 din 11.04.2011 şi se face trimitere la o Procedură operaţională pe care însă pârâtul nu a adus-o la cunoştinţa beneficiarilor. Se mai indică totodată faptul că au fost solicitate clarificări la Notificarea nr. 13 din 27.12.2012, care au fost transmise beneficiarului fără însă a se exhiba dovada comunicării, ceea ce duce la concluzia că aceste clarificări nu au fost solicitate niciodată.
Aceasta, deoarece cu privire la presupusele comunicări efectuate de pârât la data de 27.12.2012 şi respectiv 12.03.2014, curtea de apel a relevat că o orice comunicare pentru a produce efecte juridice trebuie să întrunească două componente obligatorii, respectiv transmisia şi recepţia. În speţă, comunicările de care se prevalează pârâtul în apărare nu pot produce efecte juridice, câtă vreme nu s-a făcut dovada că ele au fost recepţionate de beneficiar.
În ceea ce priveşte Scrisoarea de respingere a Notificării nr. 13, mesajul din 12.03.2013 nu a fost recepţionat de beneficiar. Demersul în sine este tardiv, câtă vreme beneficiarul a considerat notificarea acceptată tacit conform prevederilor aplicabile.
Concluzionând, raportat la dubiile cu privire la transmiterea şi recepţia acestei notificări, curtea de apel a considerat că dubiul în prezenta speţă profită reclamantei. De aceea, principalul argument pentru dovedirea acceptării tacite este şi faptul că reclamanta a transmis pârâtului solicitarea de încheiere a actului adiţional nr. 6 la data de 11.02.2013, prin poştă, fiind înregistrată la OIPOSDRU cu nr. 8137/SSC/19.02.2013. Notificarea nr. 13 din 12.12.2012 a fost anexată solicitării beneficiarului, făcându-se menţiuni exprese şi clare cu privire la existenţa şi efectele acesteia, în timp ce Scrisoarea de respingere a Notificării nr. 13, respectiv mesajul din 12.03.2013 nu a fost recepţionat de beneficiar şi a fost transmis peste termenul de 15 zile de la data la care pârâtul a fost informat în mod clar despre Notificarea nr. 13, acceptarea tacită fiind confirmată.
Mai mult, modificarea de buget solicitată prin Notificarea nr. 13 a fost implicit aprobată prin încheierea Actului adiţional nr. 6 la Contractul de finanţare POSDRU/86/1.2/S/60072, care a fost semnat de părţi la data de 17.04.2014, iar semnarea actelor adiţionale asigură finanţarea propunerilor din notificări.
Din probele administrate în cauză rezultă că pârâta a acceptat tacit notificarea beneficiarului, pe baza clauzei contractuale sus arătate, aşa încât prin aceasta s-a aprobat tacit acordarea de burse în cadrul activităţii nr. 16 pentru un număr maxim de 52 studenţi (ciclu II de studii universitare-master), iar în aceste condiţii neeligibilitatea burselor este lipsită de temei legal, neputându-se reţine încălcarea art. 2 alin. (1) din H.G. nr. 759/2007.
3. Calea de atac exercitată
Împotriva acestei sentinţe, a declarat recurs pârâtul Ministerul Educaţiei Naţionale - Organismul Intermediar pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane, pentru următoarele motive de casare:
Pe parcursul executării Contractului de finanţare POSDRU/86/1.2/S/60072, Universitatea Babes - Bolyai din Cluj Napoca, în calitate de beneficiar al finanţării, a înregistrat la OIPOSDRU-MECS Cererea de rambursare nr. 9, sub nr. OI/13514 din 16 decembrie 2013 care a fost procesată, fiind declarate neeligibile cheltuielile aferente burselor studenţilor din grupul ţintă în sumă de 214.200 lei, aferente lunilor februarie, martie şi aprilie 2013, întrucât potrivit Cererii de finanţare (anexă la contract) bursele trebuiau acordate numai studenţilor implicaţi în activităţile proiectului nr. 1 şi 2 şi nu şi în acţiunile corespunzătoare Activităţii nr. 16, pentru care Cererea de finanţare iniţială nu prevedea acordarea de burse.
Motivele care au condus la declararea ca neeligibile a cheltuielilor (burselor) menţionate anterior au fost aduse la cunoştinţa beneficiarului prin Scrisoarea Standard de Informare a Beneficiarului (SSIB) nr. 01/5153/SVPF/11.07.2014, iar Notificarea nr. 13, de modificare a Cererii de finanţare a fost respinsă de către autoritatea contractantă OIPOSDRU-MECS din cauza lipsei răspunsului la clarificările solicitate.
Cu referire la Notificarea nr. 13, pretins a fi aprobată tacit ca urmare a lipsei solicitărilor de clarificări, a arătat recurentul că beneficiara Universitatea Babeş-Bolyai susţine că a transmis în data de 12.12.2012 Notificarea nr. 13, sub nr. înregistrare 36.308, cu confirmare de primire din partea OIPOSDRU-MECS pentru data de 14.12.2014, sub nr. OI/7240/C. Obiectul acestei notificări îl constituia sau ar fi trebuit să îl constituie, printre altele "şi acordarea de burse unui număr de maximum 52 de studenţi (nivel masterat)" în completarea textului Activităţii nr. 16 din cadrul Cererii de finanţare.
Recurentul OIPOSDRU-MECS (fostă OIPOSDRU-MEN) a transmis în termen, în data de 27.12.2012, sub nr. OI/3602/C, solicitare de clarificări, pe adresele de e-mail ale beneficiarului Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca, astfel cum au fost indicate de către beneficiar, atât în cadrul Contractului de finanţare, cât şi în cadrul Cererii de finanţare aferente contractului: ccapubb@yahoo.com; amarga@staff.ubbcluj.ro.
Faţă de cele de mai sus, în data de 08.03.2013 s-a transmis adresa beneficiarului Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca (sub nr. înregistrare OI/4400/SSC) prin care i se comunica faptul că se respinge Notificarea nr. 13, întrucât conform Instrucţiunii nr. 44/2011 acesta nu a răspuns la solicitarea de clarificări nr. OI/3602/C/27.12.2012 în termenul reglementat contractual de 20 de zile.
Din cuprinsul contractului şi al cererii de finanţare) rezultă, fără niciun dubiu, faptul că adresele de e-mail indicate de către beneficiar au fost: ccapubb@yahoo.com şi amarga@staff.ubbcluj.ro, pe care autoritatea contractantă OIPOSDRU le avea la dispoziţie şi pe conturile cărora s-a formulat solicitarea de clarificare aferentă Notificării nr. 13 (cu nr. 36.308 din 12 decembrie 2012, având număr intrare OI/7240/C/14.12.2012), existând dovada transmiterii corespondentei electronice din data de 27.12.2012, ora 13.03.
Mai mult, ca urmare a faptului că trebuia transmis un răspuns din partea reclamantei Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj Napoca, într-un interval de maxim 20 zile, autoritatea contractantă OIPOSDRU a transmis beneficiarului, Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca, Adresa nr. OI/4.400/SSC/08.03.2013 prin care informa asupra respingerii Notificării nr. 13, în conformitate cu prevederile Instrucţiunii AMPOSDRU-MFE nr. 44/2011, întrucât beneficiarul nu formulase răspuns la Solicitarea de clarificări transmisă cu nr. de înregistrare OI/36027C/27.12.2012 în termen.
De la momentul transmiterii solicitărilor de clarificări (27.12.2012) până la momentul respingerii Notificării nr. 13 (12.03.2013), au trecut mai mult de 20 zile, iar potrivit Instrucţiunii AMPOSDRU-MFE nr. 44/2011, "În cazul în care beneficiarul nu depune la registratura AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil clarificările solicitate in maxim 20 de zile de la emiterea acestora, AMPOSDRU/OIPOSDRU responsabil va respinge de drept notificarea, fără îndeplinirea altor formalităţi".
În acest context, beneficiarul avea obligaţia firească de informare a autorităţii contractante cu privire la modificarea unor aspecte ce ţin de datele de identificare ale beneficiarului, altele decât cele privind modificarea sediului social, inclusiv în cazurile în care survin modificări ale datelor de contact.
Or, OIPOSDRU-MECS (fostă OIPOSDRU-MECTS) în data de 10.04.2012. Or, în cuprinsul Actului adiţional nr. 5 la Contractul de finanţare POSDRU/86/1.2/S/60072, depus de către beneficiarul Universitatea Babeş-Bolyai în data de 27.03.2012 şi aprobat de către autoritatea contractantă, se regăseşte notată, în cadrul datelor de identificare ale beneficiarului, adresa de e-mail: ccapubb@yahoo.com, iar Actul adiţional nr. 6 a fost iniţial transmis autorităţii contractante în data de 18.02.2013 apărând precizată adresa de e-mail: ccapubb@yahoo.com.
În urma solicitărilor de clarificări efectuate de către autoritatea contractantă - OIPOSDRU-MEN, au fost transmise în data de 29.03.2013, pe aceeaşi adresa de e-mail, clarificările aferente la care s-a răspuns în data de 01.04.2013, deşi beneficiarul trebuia să furnizeze răspuns la solicitarea de clarificări în termen de 20 zile, sub sancţiunea respingerii de drept a notificării.
Recurentul a arătat că în aceste împrejurări, beneficiarul Universitatea Babeş-Bolyai din Cluj-Napoca i-a retransmis Actul Adiţional nr. 6, modificând adresa de e-mail din ccapubb@yahoo.com în ap@fspac.ro.
Acest fapt demonstrează cât se poate de explicit faptul ca autoritatea contractanta a luat cunoştinţă de noua adresă de e-mail ca urmare a transmiterii fax-ului din data de 29.03.2013, la un interval de timp mult peste cel de 20 de zile în care beneficiarul trebuia să transmită răspuns la solicitarea de clarificări.
Cu privire la faptul ca Universitatea Babeş Bolyai nu ar fi recepţionat niciodată solicitările de clarificări, solicită instanţei să aibă în vedere prevederile art. 9 alin. (3) al Deciziei nr. 53/2010 emise de AMPOSDRU.
II. Procedura în faţa instanţei de recurs
Intimata-reclamantă nu a formulat întâmpinare în cauză.
Prin încheierea de şedinţă din 28.03.2017, pronunţată în condiţiile art. 493 C. proc. civ., recursul a fost admis în principiu.
În faza procesuală a recursului nu au fost administrate probe noi.
III. Analiza motivelor de casare
Examinând hotărârea atacată din perspectiva motivelor de casare invocate, pe baza probelor administrate şi a dispoziţiilor legale aplicabile, Înalta Curte constată că recursul pârâtului este nefondat, pentru argumentele ce vor fi prezentate în continuare.
Recurentul a criticat sentinţa pentru nelegalitate, prin prisma motivului de casare reglementat de art. 488 alin. (1) pct. 8 C. proc. civ., raportat în principal la prevederile Contractului de finanţare POSDRU/86/1.2/S/60072 din 18.08.2010, încheiat între părţi pentru implementarea Proiectului "Creşterea calităţii programelor de masterat în administraţia publică".
Înalta Curte reţine că, în executarea acestui contract, intimata reclamantă a depus Cererea de Rambursare nr. 9 cu nr. 0I/13514 din 16.12.2013, care a fost soluţionată prin Scrisoarea Standard de Informare a Beneficiarului nr. OI/5153/SVPF/11.07.2014, în cuprinsul căreia au fost stabilite ca neeligibile bursele acordate participanţilor implicaţi în acţiunile corespunzătoare Activităţii nr. 16 în lunile februarie, martie şi aprilie 2013.
Cheltuielile în discuţie, în cuantum de 214.200 lei, justificate prin Statele de plată 02/2013/60072/B, 03/2013/60072/B, 04/2013/60072/B, au fost invalidate ca neeligibile pe motivul acordării acestora într-o altă activitate decât cea din cererea de finanţare iniţială, în motivaţie făcându-se referire la faptul că bursele trebuiau acordate numai studenţilor implicaţi în activităţile proiectului nr. 1 şi 2 şi la faptul că Notificarea nr. 13 din 12 decembrie 2012 transmisă de intimata beneficiară, de modificare a cererii de finanţare fusese respinsă.
Recurentul invocă prevederile Deciziei nr. 53/2010, emisa de AMPOSDRU care, la art. 9 alin. (3), dispun că:
" beneficiarul are obligaţia de a solicita în scris punctul de vedere oficial al AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, după caz, cu privire la orice aspect survenit în implementarea Proiectului de natură să afecteze buna implementare a acestuia, precum şi în orice situaţie în care apar neclarităţi cu privire la clauzele prezentului contract".
Înalta Curte reţine din actele dosarului că Notificarea nr. 13 din 12 decembrie 2012 a fost valabil comunicată recurentului OIPOSDRU-MECS la data de 14.12.2012.
În acest context, constată că, în timp ce Notificarea nr. 13 din 12 decembrie 2012 cuprinde cererea expresă a intimatei privind aprobarea de burse în cadrul Activităţii nr. 16 pentru 52 de studenţi masteranzi, din conţinutul înscrisului datat 27.12.2012 (prin care recurentul susţine că a solicitat clarificări la Notificarea nr. 13), nu reiese cuprinsul aşa-zisului "răspuns în ceea ce priveşte Notificarea nr. 13" şi, cu atât mai puţin, dovada că acesta consta într-o solicitare de clarificări.
Art. 9 parag. A.15 din Contractul de finanţare POSDRU/86/1.2/S/60072 stipulează că "(…) Beneficiarul va considera notificarea aprobată tacit dacă în termen de 15 (cincisprezece) zile de la data înregistrării la sediul AMPOSDRU/OIPOSDRU delegat, după caz, nu sunt formulate obiecţiuni cu privire la modificarea solicitată. Dacă sunt formulate obiecţiuni, Beneficiarul va proceda conform instrucţiunilor AMPOSDRU".
Recurentul nu a făcut dovada formulării explicite a unor obiecţiuni în termenul convenit prin contract, susţinând însă că ar fi solicitat clarificări.
Astfel, intimata Universitatea "Babeş-Bolyai" contestă primirea solicitării de clarificări nr. 3602 din 27 decembrie 2012, iar Înalta Curte constată că recurentul a emis ulterior Notificării nr. 13 mai multe acte, formulând obiecţiuni la alte aspecte aspecte bugetare, fără a face referire la această notificare (deşi era anexată în documentaţia înaintată şi menţionată expres în capitolul dedicat istoricului modificărilor la contract şi cererea de finanţare) şi semnând, la 17.04.2013, Actul adiţional nr. 6 la Contractul de finanţare, care ţinea cont de toate modificările anterioare asupra activităţilor şi bugetului proiectului, inclusiv de cele operate în baza notificării.
Din înscrisurile depuse de ambele părţi la dosar, reiese că, în comunicările efectuate prin poşta electronică între recurent şi intimată au fost utilizate adresele managerului asistent al proiectului A. şi a componentei funcţionale cu competenţele în materie de fonduri structurale din Universitate - Oficiul Programelor Europene (fondurieuropene@staff.ubbcluj.ro).
Or, în aceste condiţii, în mod corect prima instanţă a considerat că, în situaţia incertitudinii comunicării de către recurent a solicitării de clarificări, dubiul profită intimatei, nemaiputând fi combătută aprobarea tacită prin prevalarea de respectivul înscris.
Contrar susţinerilor recurentului referitoare la sumele declarate neeligibile pentru bursele studenţilor în sumă de 214.200 lei, se constată că plata acestor sume a fost dovedită de intimată prin statele de plată 02/2013/60072/B, 03/2013/60072/B şi 04/2013/60072/B, care a invocat şi aprobarea tacită a modificării cererii de finanţare, cu probarea corespunzătoare a transmiterii notificării în acest sens, astfel că invalidarea acestor cheltuieli încalcă prevederile art. 9 A alin. (15) din Contractul de finanţare.
Faţă de împrejurările de fapt şi de drept expuse, Înalta Curte constată că prima instanţă a făcut o corectă aplicare a prevederilor legale şi contractuale la situaţia de fapt ce rezulta din probatoriul administrat, motiv pentru care se impune menţinerea sentinţei recurate.
IV. Soluţia instanţei de recurs şi temeiul juridic al acesteia
În baza dispoziţiilor art. 20 din Legea nr. 554/2004 coroborate cu art. 496 alin. (1) raportat la art. 488 alin. (1) pct. 8 C. proc. civ., Înalta Curte va menţine ca legală şi temeinică sentinţa instanţei de fond, urmând să respingă ca nefondat recursul declarat de pârâtul Ministerul Educaţiei Naţionale - Organismul Intermediar pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane.
PENTRU ACESTE MOTIVE
ÎN NUMELE LEGII
D E C I D E
Respinge recursul declarat de pârâtul Ministerul Educaţiei Naţionale - Organismul Intermediar pentru Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane împotriva sentinţei civile nr. 339 din 18 iunie 2015 a Curţii de Apel Cluj, secţia a II-a civilă, de contencios administrativ şi fiscal, ca nefondat.
Definitivă.
Pronunţată în şedinţă publică astăzi, 24 octombrie 2017.