Luxembourg court partially allowed employee's claim for fuel reimbursement and illegal deduction but dismissed professional fee request.

Rép.no.3052/23

L-TRAV-168/23

JUSTICE DE PAIX DE LUXEMBOURG

AUDIENCE PUBLIQUE DU

LUNDI, 27 NOVEMBRE 2023

LE TRIBUNAL DU TRAVAIL DE ET A LUXEMBOURG

DANS LA COMPOSITION:

Béatrice HORPER

Juge de paix, Présidente

Philippe HECK

Assesseur - employeur

Michel DI FELICE

Assesseur - salarié

Joé KERSCHEN

Greffier assumé

A RENDU LE JUGEMENT QUI SUIT

DANS LA CAUSE ENTRE:

PERSONNE1.),

demeurant à B-ADRESSE1.),

PARTIE DEMANDERESSE

comparant par Maître Martine KRIEPS, avocat à la Cour, demeurant à

Bereldange,

ET:

SOCIETE1.) SA,

société anonyme établie et ayant son siège social à L-ADRESSE2.), représentée

par son conseil d’administration actuellement en fonctions et inscrite au Registre de

Commerce et des Sociétés de Luxembourg sous le numéro NUMERO1.),

PARTIE DEFENDERESSE

comparant par Maître Florence JOYEUX, avocat, en remplacement de Maître

Philippe ONIMUS, avocat à la cour, les deux demeurant à Luxembourg.

F A I T S :

L'affaire fut introduite par requête - annexée à la présente minute - déposée au greffe de la

Justice de paix de Luxembourg en date du 9 mars 2023, sous le numéro fiscal 168/23.

Sur convocations émanant du greffe, les parties furent convoquées à l'audience publique du 27

mars 2023. L'affaire subit ensuite trois remises contradictoires et fut utilement retenue à

l'audience publique du 25 octobre 2023 à laquelle les parties furent entendues en leurs moyens

et conclusions.

Le Tribunal prit ensuite l'affaire en délibéré et, à l'audience publique de ce jour, il rendit le

JUGEMENT QUI SUIT:

I. La procédure

Par requête déposée au greffe de la Justice de paix de et à Luxembourg en date du 9 mars 2023,

PERSONNE1.) a fait convoquer la société anonyme SOCIETE1.) SA devant le Tribunal du

travail de ce siège pour la voir condamner à lui payer les montants suivants :

-

remboursement de frais professionnels :

1.389,46 euros

-

solde d’un avantage en nature :

4.298,60 euros

-

restitution d’une retenue illégale :

1.205,30 euros

PERSONNE1.) conclut par ailleurs à la condamnation de la société défenderesse à lui payer

une indemnité de procédure de 1.500 euros.

Finalement, il demande que le jugement soit déclaré exécutoire par provision.

A l’audience des plaidoiries du 25 octobre 2023, PERSONNE1.) a précisé que le montant de

1.205,30 euros initialement demandé au titre de restitution d’une retenue illégale devait en fait

être décomposé comme suit :

-

restitution d’une retenue :

447,30 euros

-

condamnation au solde de :

758 euros

A cette même audience, la société SOCIETE1.) SA a conclu reconventionnellement à la

condamnation du requérant à lui payer une indemnité de procédure de 1.500 euros.

II. Les faits

PERSONNE1.) a été engagé par contrat à durée indéterminée du 2 juillet 2019 en qualité de

« senior consultant membre du Cycle Advisory ».

A la même date, les parties ont conclu un avenant au contrat de travail relatif à la mise à

disposition d’un véhicule de fonction.

Le requérant indique dans sa requête que le contrat de travail a été résilié d’un commun accord

en date du 16 novembre 2021.

III. Les prétentions et moyens des parties

PERSONNE1.) soutient en premier lieu qu’il a exposé des frais dans le cadre de deux voyages

professionnels à ADRESSE3.) et à ADRESSE4.) d’un montant total de 1.389,46 euros. Alors

même qu’il appartiendrait à la société employeuse de rembourser les frais exposés dans le cadre

de ces déplacements professionnels, celle-ci refuserait de s’exécuter.

La société SOCIETE1.) SA conteste la demande du requérant en soutenant que ce dernier a

procédé tardivement à la remise du formulaire de demande de remboursement et des pièces

justificatives.

En ce qui concerne la demande relative au paiement d’un « solde de l’avantage en nature », le

requérant expose qu’il bénéficiait d’un véhicule de fonction conformément à l’avenant au

contrat de travail. L’article 1er de l’avenant stipulerait expressément que la mise à disposition

d’un véhicule de fonction constitue un avantage en nature. Alors même que cet avenant

prévoirait aussi que la mise à disposition de la voiture inclut la mise à disposition d’une carte

d’essence, une telle carte n’aurait été remise au requérant qu’au mois d’octobre 2020 de sorte

que pendant la période du 16 août 2019 au 19 octobre 2020, il aurait personnellement payé les

frais d’essence. Il réclame dès lors le remboursement de ces frais et il verse, à l’appui de cette

demande, des tickets de caisse de station-service.

La société SOCIETE1.) SA reconnaît que la carte d’essence n’a pas directement été remise à

PERSONNE1.), elle est d’avis que celui-ci était dès lors en droit de solliciter le remboursement

de ses frais d’essence. Dans ce contexte, elle fait cependant valoir qu’il aurait appartenu au

requérant de respecter la procédure spécifiée à cet effet dans le contrat de travail et qui prévoit

qu’aucun remboursement ne sera accordé au-delà d’un délai de 2 mois. Or, en l’espèce, le

requérant aurait très largement dépassé ce délai.

Finalement, le requérant fait état d’une retenue sur son salaire du mois de novembre 2021 dont

il conteste la légalité en soutenant qu’elle n’entre dans aucune des hypothèses restrictivement

prévues par le Code du travail en matière de retenues sur salaire. Si dans la requête le requérant

a fait état d’une retenue de 1.205,30 euros, il s’est avéré lors des plaidoiries que la retenue

opérée sur le salaire du mois de novembre 2021 s’élève en réalité au montant de 447,07 euros.

A l’audience des plaidoiries, le requérant a cependant maintenu qu’un montant de 1.205,30

euros devait lui revenir de sorte qu’il a réclamé la restitution de la retenue d’un montant de

447,07 euros et la condamnation de la société SOCIETE1.) SA à lui payer la somme de

(1.205,30 – 447,07=) 758 euros.

Pour résister à cette demande, la société SOCIETE1.) SA a fait état de frais liés au leasing de

la voiture de fonction du requérant. En effet, au cours de l’année 2021, la société de leasing

aurait mis en compte des frais de franchise d’un montant de 1.205,30 euros suite à un sinistre

du 5 octobre 2020 ainsi que des frais administratifs de 24 euros en lien avec la gestion de

procès-verbaux. Ces frais auraient été facturés à la société SOCIETE1.) SA. Or, en vertu de la

« car policy », ce genre de frais devraient être supportés par le salarié. Dans la mesure où la

société de leasing aurait également établi une note de crédit en faveur de la société SOCIETE1.)

SA d’un montant de 782,233 euros en lien avec un kilométrage inférieur au nombre de

kilomètres contractuellement provisionnés, la société SOCIETE1.) SA a estimé, après

compensation entre ces trois montants, qu’elle était en droit de réclamer à PERSONNE1.), le

montant de (1.205,30+24-782,23=) 447,07 euros. C’est ce montant qui a finalement été déduit

de la dernière fiche de salaire du mois de novembre 2021. Il aurait en effet été convenu que ce

montant serait déduit de la prime du requérant pour l’année 2021. Or, les résultats du requérant

n’auraient finalement pas permis de dégager une prime pour l’année 2021, de sorte que la

société SOCIETE1.) SA aurait répercuté cette créance sur la dernière fiche de salaire. Comme

cette fiche de paie vaudrait solde de tout compte, la société aurait été en droit de pratiquer cette

retenue alors même qu’elle dépasse le seuil de 10% fixé à l’article L.224-3 du Code du travail.

Il y aurait dès lors lieu de constater que cette retenue était justifiée et régulière.

A titre subsidiaire, il y aurait lieu de la déclarer valable à concurrence du montant de 341,47

euros correspondant à 10% du salaire et de limiter la condamnation à la partie de la retenue

dépassant ce seuil.

IV. Les motifs de la décision

La requête est recevable en la pure forme pour avoir été introduite dans les formes et le délai

prescrits par la loi.

A. La demande relative aux frais de déplacements professionnels

Le requérant soutient qu’il a exposé lors de deux déplacements professionnels à ADRESSE3.)

et à ADRESSE4.) des frais professionnels d’un montant total de 1.389,46 euros.

Pour résister à la demande de remboursement de ces frais, la société SOCIETE1.) SA soutient

que PERSONNE1.) n’aurait pas respecté la procédure détaillée dans le contrat de travail ; il

aurait, plus particulièrement, très largement dépassé le délai de deux mois expressément stipulé

aux deux derniers alinéas de l’article 5.1 du contrat de travail suivant lesquels :

SCAN DES DEUX DERNIERS ALINEAS DE L’ARTICLE 5.1 DU CONTRAT

Ainsi, alors que le frais dont se prévaut le requérant seraient relatifs à des déplacements

remontant à l’année 2019, PERSONNE1.) aurait fait état de ces frais, pour la première fois en

novembre 2021, après la résiliation du contrat de travail, dans un tableau Excel adressé à la

société SOCIETE1.) SA. A l’époque, le requérant n’aurait remis aucune pièce justificative à

l’appui de sa demande, celles-ci n’auraient finalement été produites que le 14 février 2023.

Le Tribunal constate que le requérant verse des preuves d’achat de billets de train relatifs à des

voyages aller-retour ADRESSE3.) des 6 et 7 novembre 2019 et d’une nuitée dans un hôtel à

ADRESSE3.).

Il produit également des pièces en lien avec un séjour à ADRESSE3.) en janvier 2020.

PERSONNE1.) ne conteste pas avoir fait état de ces frais pour la première fois le 25 novembre

2021, après la résiliation du contrat de travail. Il est cependant d’avis que l’argument de

tardiveté invoqué par la société SOCIETE1.) SA ne saurait lui permettre de résister au

remboursement de ces frais alors qu’il serait de principe que l’employeur rembourse au salarié

les frais exposés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle. L’employeur ne

serait autorisé à déroger à ce principe que lorsque le contrat de travail prévoit le versement

d’une somme forfaitaire pour couvrir les frais professionnels, ce qui ne serait pas le cas en

l’espèce.

Le Tribunal constate à la lecture des deux derniers alinéas de l’article 5.1. du contrat de travail,

que cette disposition n’implique pas de dérogation au principe du remboursement ; au

contraire, le remboursement des frais est expressément prévu. Les modalités de ce

remboursement sont cependant encadrées, notamment dans le temps. Le Tribunal retient qu’il

n’est pas interdit pour un employeur de prévoir une procédure spécifique pour le

remboursement des frais professionnels, à condition que ces mesures soient légitimes et

qu’elles n’aient pas pour effet de priver de facto d’effectivité toute démarche de

remboursement.

En l’espèce, le Tribunal constate que la procédure relative au remboursement des frais

professionnels se limite à l’usage d’un formulaire bien déterminé, à la remise de justificatifs et

au respect d’un délai de 2 mois. Ces exigences sont légitimes, notamment eu égard à des

impératifs comptables, et ne rendent pas matériellement impossible la mise en œuvre d’un

remboursement.

Force est de constater qu’en l’espèce le requérant a très largement dépassé le délai de 2 mois

de sorte qu’il y a lieu, conformément aux plaidoiries de la société défenderesse, de le débouter

de ce volet de sa demande.

B. Les frais d’essence

L’article 5.1 du contrat de travail du 2 juillet 2019 prévoit à l’alinéa 2 que le requérant bénéficie

d’un budget voiture et il renvoie à un avenant en ce qui concerne les modalités

complémentaires.

L’avenant au contrat de travail du même jour stipule que « l’employé peut faire usage de ce

véhicule de fonction tant sur son temps de travail que sur son temps personnel ». Il est précisé

que « de ce fait, ce véhicule est considéré comme un avantage en nature et l’employé sera

imposé suivant les règles fiscales en vigueur au Luxembourg » (article 1 de l’avenant).

L’article 3 de l’avenant précise en outre que certains services sont inclus dans la mise à

disposition du véhicule, l’article énumère dans ce contexte, entre autres, une carte d’essence.

Il n’est pas contesté que le véhicule de fonction a été remis au requérant le 15 août 2019 et que

la carte d’essence ne lui a été remise que le 15 octobre 2020, il y a dès lors lieu de constater

que dans l’intervalle, le requérant a été privé d’une partie de l’avantage en nature et qu’il a subi

en conséquence un préjudice du fait de cette inexécution par l’employeur de son obligation

contractuelle de délivrer une carte d’essence. Ce préjudice s’est matérialisé par le fait que

pendant la période en question, le requérant s’est vu contraint de supporter les frais d’essence

liés à l’utilisation de la voiture de fonction.

La société SOCIETE1.) SA a invoqué les dispositions de l’article 5.1. du contrat de travail en

soutenant qu’il aurait appartenu au requérant de suivre la procédure mise en place pour le

remboursement de frais professionnels. Or, force serait de constater que cette demande aurait

également été introduite largement après le dépassement d’un délai de 2 mois.

Le Tribunal ne saurait suivre ce raisonnement. En effet, comme l’a d’ailleurs fait plaider le

requérant, les frais d’essence ne constituent pas des frais de mission relatifs à des déplacements

ou des séjours à l’étranger au sens de l’article 5.1. du contrat de travail. Il s’agit au contraire de

dommages et intérêts réclamés à titre d’indemnisation du préjudice subi du fait de l’inexécution

par la société défenderesse de l’une de ses obligations découlant du contrat de travail et plus

précisément de l’avenant relatif à la mise à disposition d’un véhicule.

Il y a partant lieu de faire droit à ce volet de la demande de PERSONNE1.) et de condamner la

société SOCIETE1.) SA à lui payer le montant réclamé de 4.298,60 euros non autrement

contesté.

C. La restitution d’une retenue sur salaire

Force est de constater d’emblée que la fiche de salaire du mois de novembre 2021 renseigne

une retenue d’un montant de 447,07 euros au titre de « divers-frais sur véhicule de leasing ».

La société SOCIETE1.) SA a expliqué que la société de leasing avait mis en compte un montant

de 1.205,30 euros du chef de franchise d’assurance suite à un sinistre du 5 octobre 2020 ainsi

que des frais administratifs de 24 euros en lien avec la gestion de procès-verbaux. A l’appui de

cette affirmation, elle verse :

-

un document intitulé « Spécification facture mensuelle 22125297 » du 15 octobre 2021,

dans le cadre duquel sont mis en compte, outre le loyer du mois de novembre 2021,

deux fois des frais de 12 euros au titre de « frais administratifs contraventions » des 19

septembre 2021 et 25 septembre 2021 ;

-

un document intitulé « Spécification facture mensuelle 22125297 » du 15 mars 2021

qui met notamment en compte le montant de 1.205,30 euros au titre de « facturation

risque propre » en lien avec des « dégâts non recouvrables » du 5 octobre 2020 ;

-

une note de crédit du 17 novembre 2021 d’un montant de 782,23 euros en raison d’un

kilométrage inférieur à celui qui avait été contractuellement prévu.

La société SOCIETE1.) SA soutient qu’il ne lui appartient pas de supporter les frais de

franchise en lien avec un sinistre ni les frais de gestion de procès-verbaux encourus pour des

contraventions commises par le requérant au volant de la voiture mise à sa disposition. Comme

ces frais ont été mis à son compte par la société de leasing, elle estime avoir été en droit de les

répercuter sur le requérant. Après compensation avec le montant de la note de crédit, elle a

estimé être en droit de réclamer au requérant le remboursement de la somme de 447,30

(=1.205,30+24-782,23) euros. Elle aurait dès lors été en droit de pratiquer une retenue sur le

dernier salaire du requérant.

PERSONNE1.) critique la retenue opérée sur son salaire du mois de novembre 2021. Il est

d’avis qu’elle n’est pas conforme aux dispositions restrictives de l’article L.224-3 du Code du

travail et qu’elle dépasse le seuil de 10% expressément fixé au même article.

En tout état de cause, le requérant conteste la force probante des pièces versées par la société

SOCIETE1.) SA à l’appui de ses explications. Il conteste par ailleurs l’opposabilité à son égard

de la « car policy » invoquée par la société SOCIETE1.) SA en soutenant que ce document ne

lui aurait jamais été soumis. Dans ce contexte, il relève que le document versé en cause par la

société SOCIETE1.) SA ne porte pas sa signature.

Le Tribunal rappelle que l’hypothèse prévue au point 2 de l’alinéa 1er de l’article L.224-3 du

Code du travail autorisant un employeur à procéder à une retenue salariale « du chef de

réparation du dommage causé par la faute du salarié », est limitée aux préjudices résultant

d’actes volontaires du salarié ou de sa négligence grave, conformément à l’article L.121-9 du

Code du travail. En l’espèce, force est de constater qu’aucune pièce en lien avec un quelconque

sinistre du 5 octobre 2020 n’est versée en cause. Il n’est dès lors pas établi que la mise en

compte d’une franchise se trouve en lien causal avec une faute ou une négligence grave du

requérant.

Il s’y ajoute que la retenue opérée par la société SOCIETE1.) SA dépasse le seuil légalement

fixé au deuxième alinéa de l’article L.224-3 à un dixième du salaire.

Il suit des développements qui précèdent que la demande de PERSONNE1.) tendant au

paiement d’un montant de 447,07 euros du chef de restitution d’une retenue illégale est à

déclarer fondée.

En revanche, il n’y a pas lieu de faire droit à sa demande tendant au paiement d’un solde de

758 euros. En effet, force est de constater que le requérant reste en défaut d’expliquer à quel

titre il pourrait prétendre au paiement de ce montant qui correspond à une note de crédit établie

par la société de leasing à l’égard de la société SOCIETE1.) SA en raison d’un kilométrage

inférieur à celui qui avait été contractuellement retenu entre elles. Il y a lieu de débouter

PERSONNE1.) de ce volet de sa demande.

D. Les demandes accessoires

Dans la mesure où il serait inéquitable de laisser à la charge de PERSONNE1.) l’entièreté des

frais non compris dans les dépens qu’il a dû exposer dans le cadre de la présente procédure, il

y a lieu de faire droit à sa demande tendant au paiement d’une indemnité de procédure. Le

Tribunal dispose d’éléments d’appréciation suffisants pour fixer le montant de cette indemnité

à 500 euros.

En revanche, il y a lieu de débouter la société SOCIETE1.) SA de sa demande en paiement

d’une telle indemnité, la condition d’iniquité prévue à l’article 240 du Nouveau code de

procédure civile n’étant pas établie dans son chef.

Il y a lieu d’ordonner l’exécution provisoire de la condamnation au remboursement de la

retenue d’un montant de 447,07 euros sur base de l’article 148 du Nouveau code de procédure

civile.

PAR CES MOTIFS

le Tribunal du Travail de et à Luxembourg

statuant contradictoirement entre parties et en premier ressort,

reçoit la requête de PERSONNE1.) en la pure forme ;

déclare fondée la demande de PERSONNE1.) en remboursement de frais d’essence pour le

montant de 4.298,60 euros ;

condamne la société anonyme SOCIETE1.) SA à payer à PERSONNE1.) la somme de

4.298,60 avec les intérêts légaux à compter du 9 mars 2023, date du dépôt de la requête, jusqu’à

solde ;

déclare fondée la demande de PERSONNE1.) en restitution d’une retenue illégale opérée à

concurrence du montant de 447,07 euros ;

condamne la société anonyme SOCIETE1.) SA à payer à PERSONNE1.) la somme de 447,07

avec les intérêts légaux à compter du 9 mars 2023, date du dépôt de la requête, jusqu’à solde ;

ordonne l’exécution provisoire de cette condamnation ;

déclare non fondée la demande de PERSONNE1.) tendant au remboursement de frais

professionnels et en déboute ;

déclare fondée la demande de PERSONNE1.) en paiement d’une indemnité de procédure à

concurrence du montant de 500 euros ;

condamne la société anonyme SOCIETE1.) SA à payer à PERSONNE1.) la somme de 500

euros à titre d’indemnité de procédure ;

déclare non fondée la demande reconventionnelle de la société SOCIETE1.) SA en paiement

d’une indemnité de procédure et en déboute ;

condamne la société anonyme SOCIETE1.) SA aux frais et dépens de l’instance.

Ainsi fait et jugé par Béatrice HORPER, Juge de paix de et à Luxembourg, siégeant comme

Présidente du Tribunal du travail, et les assesseurs prédits, et prononcé par la Présidente à ce

déléguée, assistée du greffier assumé Joé KERSCHEN, en audience publique, date qu'en tête,

au prétoire de la Justice de paix à Luxembourg, et qui ont signé le présent jugement.