Market Court dismisses bid protest where tenderer failed to meet specific equipment quantity requirements in tender documents.

ANBUDSBEGÄRAN OCH BESLUT

Närpes stad har i en 3.10.2002 daterad offertbegäran inbegärt offert på leasing av två kopieringsmaskiner med egenskaper i enlighet med specifikationen bifogad till offertbegäran. Enligt offertbegäran borde av offerten framgå bland annat en redogörelse för offererade maskiner och redogörelse för hur servicen skötes och med vilka personella resurser, inklusive stationeringsort. Bland offerterna antas enligt offertbegäran den eller de som är som helhet ekonomiskt mest förmånlig för staden.

Stadssekreteraren har i sitt beslut daterat den 30.8.2002 § 9 valt två Canon kopieringsmaskiner. Av beslutsprotokollet framgår att en grupp tjänstemän har granskat offerterna och ansett att "Minimikapaciteten för maskin 1 om 85 kop/min inte får underskridas om man vill säkerställa produktionen av större volymer inom rimliga tidsramar. Tandemkoppling av maskiner inte är tilltalande p.g.a. ökat arbete med programmering av maskinerna, ökat utrymmesbehov m.m. Det är till fördel ur användarsynpunkt om bägge av maskinerna kommer från samma leverantör med tanke på inskolning och underhåll".

Görans Kontorsmaskiner har med anledning av beslutet den 30.8.2002 inlämnat ett rättelseyrkande. Stadsstyrelsen i Närpes stad har den 10.10.2002 beslutit att rättelseyrkandet inte föranleder ändringar i beslutet av den 30.8.2002 om anskaffning av kopieringsmaskiner till stadshuset.

Närpes stad har ingått upphandlingsavtalet den 22.10.2002.

ANSÖKAN

Sökanden har yrkat att marknadsdomstolen ålägger Närpes stad att till Görans Kontorsmaskiner betala gottgörelse om minst 12.000 euro samt ålägger Närpes stad att erlägga Görans Kontorsmaskiners rättegångskostnader i sin helhet med 2.364 euro, vari ingår moms 22 % jämte laga dröjsmålsränta.

Närpes stad har vid valet av anbud inte antagit det anbud som var som helhet ekonomiskt mest förmånligt med hänsyn till de bedömningsgrunder som angivits vid inbegäran av anbud. Valet av anbud har avgjorts på basen av grunder som inte angetts eller framkommit i offertbegäran jämte specifikation. Inga bedömningsgrunder har uttryckligen angetts på förhand i offertbegäran. Grunder för beslutet har varit ökat arbete med programmering och ökat utrymmesbehov samt att bägge maskinerna är från samma leverantör.

I offertbegäran med bilaga har inga maximimått på kopieringsmaskinerna framkommit. I offertbegäran har angetts i vilket rum maskinerna skall placeras och installeras. De offererade maskinerna ryms mycket väl i rummet, det offererade alternativet har varit mindre i storlek än de nuvarande kopieringsmaskiner som finns i rummet.

Bedömningsgrunden ökat arbete med programmering av maskinerna har inte framkommit ur offertbegäran med bilaga. I Görans Kontorsmaskiners offert har ingått installation och efter installation kan maskinerna användas på normalt sätt.

I offertbegäran har entydigt angivits att anbudsgivarna kan lämna offert separat för respektive kopieringsmaskin samt totaloffert. Anbudsgivarna har kunnat anta att kopieringsmaskin inte väljs på basen av att bägge maskinerna skall komma från samma leverantör.

I offertbegäran har på inget sätt angetts att tandemkoppling inte kan komma i fråga. En grupp tjänstemän vid förvaltningsavdelningen har granskat offerterna och gjort studiebesök för att bekanta sig med en del av de offererade maskinerna. En jämlik behandling skulle ha varit att anbuden skulle ha jämförts sakenligt.

Ett klart billigare alternativ har förbigåtts utan närmare motivering av orsaken till detta. Priset är av större vikt än normalt då man inte har angett några bedömningsgrunder för det som helhet mest ekonomiskt förmånliga anbudet. De alternativ som Görans Kontorsmaskiner offererat har varit 428,87 euro per månad och alltså med en leasingperiod om 36 månader sammanlagt 15.439,32 euro, d.v.s. 23,8 % förmånligare än de valda maskinerna. Likaså skulle kostnaderna för färgutskrifter i den valda offerten enligt 5.000 färg kopior per månad vara sammanlagt 12.240 euro dyrare än Görans Kontorsmaskiners offert. Likaså har Görans Kontorsmaskiners maskiner varit snabbare än det valda alternativet. Görans Kontorsmaskiners maskiner har varit konkurrenskraftiga vad gäller kvalitet och egenskaper och dessutom varit billigare än de valda maskinerna.

Om förfarandet hade varit felfritt hade Görans Kontorsmaskiner haft en reell möjlighet att vinna anbudstävlingen. Det felaktiga förfarandet har orsakat Görans Kontorsmaskiner en förlust i form av utebliven vinst om 10.800 euro samt kostnader och skada i form av tidsförlust m.m. 1.200 euro. Med beaktande av upphandlingens värde, felets omfattning, prisdifferensen, liden förlust och skada uppgår gottgörelsens belopp till minst 12.000 euro.

BEMÖTANDE

Närpes stad har yrkat att Görans Kontorsmaskiners yrkanden bör avslås i sin helhet som grundlösa.

Görans Kontorsmaskiner har inte lämnat offert i enlighet med stadens offertbegäran och deras offert borde rätteligen ha förkastats på grund därav. Staden har inbegärt offert på en maskin med en kapacitet på 85 - 120 A4-kopior per minut. Görans Kontorsmaskiner har offererat en tandemlösning med två kopieringsmaskiner.

I offertbegäran har staden inbegärt anbud på en sådan kopieringslösning som den bedömt vara den bästa för staden. Det är upphandlaren som avgör vilken typ av produkt som skall införskaffas. Görans Kontorsmaskiners lösning med två sammankopplade maskiner intresserar inte staden och fyller ej offertbegäran. Det är inte så att två mindre maskiner direkt har samma egenskaper och kapacitet som en större maskin. Till exempel stiftningskapaciteten för den valda maskinen har varit 100 ark medan för de av Görans Kontorsmaskiner offererade maskinerna 80 ark. Kravet på en stiftningskapacitet om minst 100 ark ingick även i offertförfrågan. Också pärmbladsfunktionen har ingått i offertförfrågan men saknats på Görans Kontorsmaskiners offert.

Det har varit självklart att staden värdesätter det ökade utrymme den får då den har en maskin i stället för två maskiner.

Ingen maskin fungerar utan underhåll och service och staden är övertygad om att risken för driftstörningar med åtföljande kostnader ökar om två maskiner skall hållas i drift än om det är fråga om en maskin.

Det av Görans Kontorsmaskiner offererade alternativet har varit klart oförmånligare, för totalkostnaden för det har varit 688 euro och den valda maskinens totalkostnad har varit 545 euro med totalmängden kopior 5.000 st per månad, som är i enlighet med offertförfrågan. Skillnaden i kapacitet mellan maskinerna har en underordnad betydelse då det är fråga om kopiering av relativt få antal kopior per gång.

GENMÄLE

Av offertbegäran har framkommit att Närpes stad begärt offert på kopieringsmaskin nr 1 och nr 2, med olika egenskaper. Av offertbegäran har inte framgått att en sk. tandemkoppling av två kopieringsmaskiner skulle vara utesluten. Emedan en dylik lösning finns och är konkurrenskraftig, borde det entydigt i offertbegäran ha angivits om en dylik lösning inte kommer att godtas.

En tandemkopplad enhet fungerar på samma sätt som en kopieringsmaskin, användaren använder en maskins knappar, medan kopiorna skrivs ut på två maskiner automatiskt. Den avgörande faktorn kan inte vara hur kopieringsmaskinen ser ut, så länge den uppfyller de krav som ställts på storleken. I offertbegäran uppställs inga krav på maskinernas storlek.

Driftstörningar minimeras med en lösning där två kopieringsmaskiner tandemkopplas. Om en maskin skulle vara trasig skulle den andra fortfarande fungera och man skulle kunna fortsätta kopiera om än med mindre kapacitet.

Den offert som bör jämföras med anskaffningsbeslutet är offerten gällande Kyocera Mita 5530 tandem med en kapacitet om 110 sidor/minut.

Av offerten framgår att maskinen levereras installerad. Uppehållet av nätverkskort ingår i det serviceavtal Görans Kontorsmaskiner offererat. Kopieringsmaskinealternativet har också matning för färgpärmar och mellanblad.

Görans Kontorsmaskiners maskin saknar minimikravet stiftningskapaciteten 100 ark men den valda offerten saknar minimikravet för servicenivån.

I Närpes stads bemötande har kostnadsjämförelse beträffande färgkopieringsmaskinen utförts med 4.500 svartvita kopior och endast 500 färgkopior per månad. Uppdelningen mellan svartvit- och färgkopiering borde ha framgått av offertbegäran. Det har ingenstans i offertbegäran framgått att Närpes stad avser att kopiera svartvita sidor med färgkopieringsmaskinen. Görans Kontorsmaskiner har enligt offertbegäran uppfattat att avsikten har varit att ta 5.000 färgkopior per månad. Även med en 50 - 50 fördelning blir det av Görans Kontorsmaskiners offererade alternativet förmånligare.

I Görans Kontorsmaskiners offert har ingått kostnaderna för borttransportering av den gamla kopieringsmaskinen. Den valda offerten står endast för kostnader upp till 500 euro, och uppfyller inte till denna del det krav som ställs i offertbegäran.

GRUNDERNA FÖR MARKNADSDOMSTOLENS AVGÖRANDE

Då ansökan anhängiggjorts först efter att upphandlingsavtal ingåtts, kan av de i 9 § 1 momentet lagen om offentlig upphandling (upphandlingslagen) avsedda påföljderna, med beaktande av paragrafens 2 moment, endast åläggande av gottgörelse komma i fråga. Enligt 9 § 1 momentet punkt 4 kan marknadsdomstolen ålägga upphandlingsenheten att betala gottgörelse till en part som skulle ha haft ett reellt tillfälle att vinna anbudstävlan om förfarandet hade varit felfritt.

Enligt 7 § 1 momentet upphandlingslagen skall bland anbuden antas det som är som helhet ekonomiskt mest förmånligt eller billigast. Den i 1 § 1 momentet och 6 § 3 momentet upphandlingslagen uttryckta principen om jämbördigt och icke-diskriminerande bemötande av anbudsgivare förutsätter att såsom grunder för avgörandet av anbudstävlingen används omständigheter som har meddelats i offertbegäran och på grund av vilka anbudsgivarna har kunnat upprätta sina anbud.

I offertbegäran har meddelats, att bland offerterna antas den eller de som är som helhet ekonomiskt mest förmånlig för staden. Bedömningsgrunderna för totalekonomisk bedömning har dock inte nämnts i anbudsbegäran. Anbudsgivare har därför haft rätt att anta att bland anbuden, som uppfyller kraven enligt offertbegäran, antas det som är billigast.

Enligt beslutsprotokollet gällande upphandlingsbeslutet har grunderna för valet varit att "Tandemkoppling av maskiner är inte tilltalande p.g.a. ökat arbete med programmering av maskinerna, ökat utrymmesbehov m.m. Det är till fördel ur användarsynpunkt om bägge av maskinerna kommer från samma leverantör med tanke på inskolning och underhåll." Upphandlingsenheten har i sitt bemötande vidare konstaterat att Görans Kontorsmaskiners lösning med två sammankopplade maskiner inte intresserar staden och ej fyller offertbegäran.

Marknadsdomstolen anser, att sökandens offert inte har blivit vald, därför att upphandlingsenheten de facto ansett att sökandens offert inte uppfyller kraven enligt offertbegäran.

Enligt 1 § 1 momentet upphandlingslagen skall upphandlingsenheten trygga jämbördigt och icke-diskriminerande bemötande av dem som deltar i ett anbudsförfarande. Upphandlingsenheten har rätt att själv definiera upphandlingens ändamålsenliga innehåll under förutsättning att förfarandet inte blir diskriminerande. Principen om jämbördigt och icke-diskriminerande bemötande av anbudsgivare förutsätter att upphandlingens innehåll framgår av offertbegäran så att de på basis av offertbegäran upprättade anbuden kan jämföras. Den nämnda principen förutsätter också att till offertjämförelsen godkänns bara sådana offerter som uppfyller kraven enligt offertbegäran.

I offertbegäran har inbegärts offert på leasing av två kopieringsmaskiner. I specifikationen bifogad till offertbegäran nämns "kopieringsmaskin nr 1" och "kopieringsmaskin nr 2". I specifikationen finns därtill tekniska och funktionella krav som ställs på maskinerna. Föremålet för upphandlingen har i offertbegäran definierats inte bara på basis av tekniska och funktionella egenskaper men också med hänsyn till maskinernas antal. Av offertbegäran har framgått att föremålet för upphandlingen har varit två enskilda maskiner.

Det har inte framgått att specifikationerna för enskilda maskiner skulle ha varit diskriminerande.

Sökanden har offererat för kopieringsmaskins nr 1 del bara s.k. tandem-alternativ, som består av två sammankopplade maskiner. Sökandens offert har till denna del inte uppfyllt kraven enligt offertbegäran. Med beaktande av offertbegärans innehåll har upphandlingsenheten inte förfarit i strid med bestämmelser om offentliga upphandlingar, när den inte har antagit sökandens offert, som inte uppfyllt kraven enligt offertbegäran.

I offertbegäran har nämnts att staden kan anta antingen totaloffert för båda maskinerna eller separata offerter för respektive maskin. Med beaktande av offertbegärans innehåll har upphandlingsenheten inte förfarit i strid med bestämmelser om offentliga upphandlingar, när den har antagit totaloffert för båda maskinerna.

På nämnda grunder skulle sökanden inte ha haft ett reellt tillfälle att vinna anbudstävlan. Därför och med beaktande av 9 § 1 momentet punkt 4 upphandlingslagen bör yrkandet på gottgörelse förkastas.

Enligt 74 § 1 momentet förvaltningsprocesslagen är en part skyldig att ersätta en annan parts rättegångskostnader helt eller delvis, om det särskilt med beaktande av avgörandet i ärendet är oskäligt att denne själv får bära sina rättegångskostnader. Med beaktande av avgörandet i ärendet är det inte oskäligt att sökanden själv får bära sina rättegångskostnader.

MARKNADSDOMSTOLENS AVGÖRANDE

Marknadsdomstolen avslår ansökan.

ÄNDRINGSSÖKANDE

Med stöd av 12 § lagen om offentlig upphandling får ändring i detta beslut sökas genom besvär hos högsta förvaltningsdomstolen. Trots besvären skall marknadsdomstolens beslut iakttas om inte högsta förvaltningsdomstolen bestämmer något annat.

Ärendet har avgjorts av marknadsdomstolens lagfarna ledamöter Kaisa Meriluoto, Irma Telivuo och Maarit Lindroos.