Court dismisses request for court clerk's notes as they are internal memoranda, not public official documents under the Act on Publicity of Official Activity.
Finland (FI)
Legislator summary
AI generatedThe Supreme Administrative Court dismissed the applicant's request to obtain copies of court clerk's memoranda from a finalized case. The applicant argued these notes contained public information, but the court determined they were internal working notes created by a court employee. Consequently, the court ruled that such memoranda do not qualify as official documents under the Act on Publicity of Official Activity and are therefore not subject to public access.
Legislator headnote
AI generatedAct on Publicity of Official Activity 5 § 2 point; Act on Publicity of Official Activity 5 § 3 point 2: Memoranda prepared by court employees for their own work are internal notes and do not constitute official documents subject to public access.
Keywords
AI generatedCited Legislation
AI generatedRelated Decisions
AI generatedFull text
Käräjäoikeuden memoriaalipöytäkirjaa oli pidettävä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 5 §:n 3 momentin 2 kohdassa tarkoitettuna, viranomaisen palveluksessa olevan muistiinpanoina. Kun memoriaali ei ollut viranomaisen asiakirja, siitä ei voinut saada tietoa.
Asian aikaisempi käsittely
A
oli Imatran käräjäoikeudelta pyytänyt saada jäljennöksen käräjäoikeuden pöytäkirjan memoriaalista käräjäoikeudessa 11.-12.4.1996 käsitellyssä jutussa R 95/609, jossa tuomio on julistettu 12.4.1996.
Imatran käräjäoikeuden käräjätuomari B
on päätöksellään 28.6.2000 hylännyt hakemuksen. Päätöksessä on muun ohella todettu, että memoriaalipöytäkirjat eivät ole julkisia asiakirjoja. Jutun tuomiossa on todettu, että A:lla ei ole jutussa asianomistajan asemaa. Koska A ei ole jutun asianosainen ja kysymys siitä samoin kuin koko juttu on lainvoimaisesti aikanaan ratkaistu, ei A:lle ole perusteita antaa pyydettyjä jäljennöksiä asiakirjoista.
A
on Kouvolan hallinto-oikeudelle tekemässään valituksessa vaatinut, että käräjäoikeuden päätös kumotaan ja memoriaalipöytäkirja määrätään luovutettavaksi A:lle.
Imatran käräjäoikeuden käräjätuomari
on lausunnossaan hallinto-oikeudelle muun ohella todennut, että memoriaalit eivät ole julkisia asiakirjoja. Memoriaalipöytäkirja laaditaan viranomaisen sisäistä työskentelyä varten.
Kouvolan hallinto-oikeus
on valituksenalaisella päätöksellään viitaten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 5 §:n 3 momentin 2 kohtaan ja 4 momenttiin, 6 §:n 1 momentin 6 kohtaan ja 11 §:n 3 momenttiin sekä oikeudenkäymiskaaren 1 luvun 7 §:ään hylännyt A:n valituksen käräjäoikeuden päätöksestä.
Käsittely korkeimmassa hallinto-oikeudessa
A
on valituksessaan vaatinut, että Kouvolan hallinto-oikeuden päätös kumotaan ja Imatran käräjäoikeus määrätään luovuttamaan A:lle hänen pyytämänsä memoriaalipöytäkirja. Lisäksi A on vaatinut, että käräjätuomari B ja Suomen valtio velvoitetaan korvaamaan A:n oikeudenkäyntikulut 1 800 markalla lisättynä korkeimman hallinto-oikeuden päätöksestä perittävällä oikeudenkäyntimaksulla.
Vaatimuksensa perusteluina A on muun ohella esittänyt, että memoriaalipöytäkirja on viranomaisen hallussa oleva asiakirja tai tallenne, joka on julkinen. Memoriaalipöytäkirja ei koskaan ole, eikä ole ollut puheenjohtajan omaan käyttöönsä laatima vapaamuotoinen kirjoitelma, joka saattaa sisältää merkintöjä oikeuden salassa pidettävistä neuvotteluista. Memoriaalipöytäkirja sisältää ainostaan julkisessa oikeudenkäynnissä kuultua ja julkiseksi tullutta tietoa. Ennen nauhoittamisen aloittamista käräjäoikeuksissa se on ollut ainut varma keino varmentaa jälkikäteen, mitä oikeudessa on puhuttu ja tapahtunut.
Imatran käräjäoikeuden käräjätuomari
on lausunnossaan muun ohella todennut, että
memoriaalien pitäminen ei perustu lakiin, joten niitä ei ylipäätään ole pakko tehdäkään. Arkistolainsäädännössä ei ole säädetty memoriaalipöytäkirjojen arkistoinnista. Memoriaaleja ei tarkasteta eikä allekirjoiteta tai varmenneta. Memoriaalipöytäkirjat eivät kuulu oikeudenkäyntiaineistoon. Memoriaalit saattavat lisäksi sisältää merkintöjä oikeudenkäymiskaaren 1 luvun 7 §:ssä tarkoitetuista salassa pidettävistä neuvotteluista. Käräjätuomari on myös selvittänyt kysymyksessä olevaa käräjäoikeudessa käsitellyn jutun laatua ja A:n asemaa jutussa.
A
on vastaselityksessään muun ohella todennut, että tuomioistuimilla on paljon asiakirjoja ja tallenteita, jotka eivät kuulu oikeudenkäyntiaineistoon, mutta ovat silti julkisia. Memoriaalin salaamiselle ei ole laillisia perusteita.
Korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisu
Korkein hallinto-oikeus on tutkinut asian.
Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 2 §:n mukaan laissa säädetään muun ohella oikeudesta saada tieto viranomaisten julkisista asiakirjoista. Lain 5 §:ssä on säännökset siitä, mikä on viranomaisen asiakirja ja mihin asiakirjoihin lakia sovelletaan. Viimeksi mainitun pykälän 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Saman pykälän 3 momentin 2 kohdan mukaan viranomaisen asiakirjana ei pidetä viranomaisen palveluksessa olevan tai viranomaisen toimeksiannosta toimivan laatimia muistiinpanoja taikka sellaisia luonnoksia, joita laatija ei ole vielä antanut esittelyä tai muuta asian käsittelyä varten.
A:n pyytämä käräjäoikeuden memoriaalipöytäkirja sisältää työskentelyn apuvälineeksi tarkoitettuja muistiinpanoja. Sitä ei ole allekirjoitettu eikä varmennettu. Memoriaalipöytäkirjaa on pidettävä edellä selostetussa 5 §:n 3 momentin 2 kohdassa tarkoitettuna, viranomaisen palveluksessa olevan muistiinpanoina, eikä siis viranomaisen asiakirjana. A:lla ei siten ole viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain nojalla oikeutta saada tietoa pyytämästään memoriaalipöytäkirjasta. Näistä syistä korkein hallinto-oikeus katsoo, ettei ole syytä muuttaa Kouvolan hallinto-oikeuden päätöstä
lopputulokseltaan, joka siis jää pysyväksi.
Asian näin päättyessä A:lle ei tule korvausta oikeudenkäyntikuluistaan.
Asian ovat ratkaisseet hallintoneuvokset Erkki Onikki, Pirkko Ignatius, Hannu Koskinen, Marjatta Kaján ja Niilo Jääskinen. Asian esittelijä Mikko Rautamaa.