Judicial Records Management Directive and Transfer Protocol
Schweiz · Kanton Solothurn (CH-SO)
Legislator-Zusammenfassung
KI-generiertBased on its statutory authority, the higher court issued a directive governing the management of records for various judicial and administrative bodies, defining records broadly to include all documents and electronic data, and mandating their organization via a standardized registry plan communicated to the State Archives. The court required designating responsible personnel, securing the records, binding and preserving all final decisions indefinitely, and establishing agreements with the State Archives for systematic transfer of files, generally set at 20 years after case resolution, though some specific case types are slated for destruction after five years if not transferred, and records transferred to the State Archives are subject to a 50-year access restriction for private use.
Legislator-Regeste
KI-generiert§ 115 Abs. 2 des Gesetzes über die Gerichtsorganisation; Judicial Records Management Directive and Transfer Protocol: The court required designating responsible personnel, securing the records, binding and preserving all final decisions indefinitely, and establishing agreements with the State Archives for systematic transfer of files, generally set at 20 years after case resolution, though some specific case types are slated for destruction after five years if not transferred, and records transferred to the State Archives are subject to a 50-year access restriction for private use.
Schlagwörter
KI-generiertZitierte Gesetzesbestimmungen
KI-generiertVerwandte Entscheide
KI-generiertZentrale Rechtsfragen, extrahiert von Legislator
KI-generiertThis provision is cited as the legal basis upon which the High Court issues the instruction.
Volltext
SOG 1995 Nr. 40
*Weisung des Obergerichts vom 6. Dezember 1995*
*betreffend die Schriftgutverwaltung der Gerichte:*
Das Obergericht des Kantons Solothurn erlässt, gestützt auf § 115 Abs. 2 des Gesetzes über die Gerichtsorganisation, folgende Weisung:
1. Diese Weisung regelt die Verwaltung des Schriftgutes der Richterämter, der Untersuchungsrichterämter, der Jugendgerichte, der Arbeitsgerichte, der Schätzungskommission und der übrigen Verwaltungsgerichtsbehörden sowie des Obergerichtes.
2. Als Schriftgut gelten sämtliche Akten (Rechtsschriften, Protokolle, Gutachten, Belege, Rechnungen, Informationen auf Bild-, Ton-, elektronischen und andern Datenträgern), Karteien, Geschäftskontrollen und Registraturen.
3. Das Schriftgut wird nach einem ständig nachgeführten Registraturplan in Geschäftsgruppen gegliedert und abgelegt. Der Registraturplan und spätere Änderungen sind dem Staatsarchiv zur Kenntnis zu bringen.
4. Jedes Gericht bezeichnet die für die Aufbewahrung, Amtsarchivierung und Aktenvernichtung verantwortliche Person und meldet diese dem Staatsarchiv.
5. Das Schriftgut ist sicher aufzubewahren und vor dem unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.
6. Sämtliche Urteile und sonstigen prozesserledigenden Entscheide sind in chronologischer Reihenfolge einzubinden. Die Urteilsbände dürfen nicht vernichtet werden.
7. Jedes Gericht schliesst mit dem Staatsarchiv eine schriftliche Vereinbarung über die Ablieferung der Akten an das Staatsarchiv ab. Darin ist insbesondere zu regeln, welche Akten in welchem Zeitpunkt und in welcher Form dem Staatsarchiv abzuliefern sind. Die verantwortliche Person erstellt ein Ablieferungsverzeichnis, das Staatsarchiv ein Zugangsprotokoll.
Die Akten sind in jedem Fall spätestens 20 Jahre nach der Erledigung des Falles dem Staatsarchiv nach vorheriger Entfernung des Ballastes (Vorladungen, Mitteilungen, Empfangsbestätigungen, Doppel usw.) abzuliefern. Soweit es die räumlichen Verhältnisse erfordern, können die Akten in einem früheren Zeitpunkt abgeliefert werden.
8. Akten aus folgenden Verfahren sind nach 5 Jahren so zu vernichten, dass Unberufene keinen Einblick erhalten: Strafverfügungssachen, Schuldbetreibungsund Konkurssachen, Aussöhnungssachen, Rechtshilfeverfahren.
Das Richteramt Bucheggberg-Wasseramt und das Untersuchungsrichteramt Solothurn regeln in ihrer Vereinbarung mit dem Staatsarchiv zusätzlich, welcher Teil dieser üblicherweise zu vernichtenden Akten dem Staatsarchiv abzuliefern ist.
9. Die dem Staatsarchiv übergebenen Gerichtsarchivalien sind während einer Sperrfrist von 50 Jahren seit der letzten Aufzeichnung für die private Benutzung nicht zugänglich. Ausnahmebewilligungen erteilt das aktenbildende Gericht.
Im übrigen gelten die Weisungen für das Staatsarchiv vom 11. August 1992 (BGS 122.581) sinngemäss auch für die Gerichtsarchivalien.
10. Alle früheren Weisungen betreffend Archivierung und Ausscheidung von Gerichtsakten und die Räumung der älteren Archivbestände sind aufgehoben.
11. Diese Weisung tritt sofort in Kraft. Sie gilt auch für alle bisher bei den Gerichten und im Staatsarchiv aufbewahrten Akten.
*Obergericht, Urteil vom 6. Dezember 1995*