Notarial Records Custody and Confidentiality
Schweiz · Kanton Luzern (CH-LU)
Legislator-Zusammenfassung
KI-generiertThe supervisory authority addressed cantonal municipal offices regarding the long-standing practice of outgoing notaries transferring their notarial records to the municipal archive upon their departure with supervisory approval, emphasizing that these records remain the private property of the former notary, and anyone assuming custody acts merely as an auxiliary person bound by the same strict legal duty of confidentiality. Consequently, the court reasoned that only the successor notary should have access to these archived documents, and the custodian must ensure strict separation and restricted access to prevent unauthorized disclosure, treating the obligation of confidentiality with the utmost seriousness.
Legislator-Regeste
KI-generiert§ 7 BeurkV; Notarial Records Custody and Confidentiality: Consequently, the court reasoned that only the successor notary should have access to these archived documents, and the custodian must ensure strict separation and restricted access to prevent unauthorized disclosure, treating the obligation of confidentiality with the utmost seriousness.
Schlagwörter
KI-generiertZitierte Gesetzesbestimmungen
KI-generiertVerwandte Entscheide
KI-generiertZentrale Rechtsfragen, extrahiert von Legislator
KI-generiertThis provision is cited in the context of granting consent for the archiving of notarial records by departing public officials.
Volltext
Rechtsprechung Luzern
Instanz: · Aufsichtsbehörden und Kommissionen
Abteilung: · Aufsichtsbehörde über die Urkundspersonen
Rechtsgebiet: · Beurkundungsrecht
Entscheiddatum: · 19.09.1997
Fallnummer: · AU 97 14/59
LGVE: · 1997 I Nr. 20
Leitsatz: · § 7 BeurkV. Archivierung von Notariatsakten im Gemeindearchiv.
Rechtskraft: · Diese Entscheidung ist rechtskräftig.
Entscheid: · Mit Schreiben vom 19. September 1997 teilte die Aufsichtsbehörde über die Urkundspersonen den Gemeindebehörden des Kantons Luzern folgendes mit: Es ist seit Jahren vielerorts üblich, dass die aus dem Amt scheidenden Gemeindeschreiber und Gemeindeschreiberinnen (nachfolgend als Urkundspersonen bezeichnet) mit Zustimmung der Aufsichtsbehörde (§ 7 BeurkV) ihre Notariatsakten dem Amtsnachfolger zur Aufbewahrung in das Gemeindearchiv übergeben. Unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes und der notariellen Pflicht zur Verschwiegenheit gilt es, dazu folgendes in Erinnerung zu rufen: 1. Bei den zur Archivierung überlassenen Akten handelt es sich um private Akten der bisherigen Urkundsperson, an denen - ausser ihr selbst und der mit der Archivierung betrauten Person - niemandem ein Einsichts- oder gar Verfügungsrecht zusteht. Wer Akten zur Archivierung übernimmt, amtet als Hilfsperson der früheren Urkundsperson und hat deren Rechte und Pflichten. Insbesondere untersteht sie bezüglich der hinterlegten Akten der gleichen strengen gesetzlichen Pflicht zur Verschwiegenheit. Nach Auffassung der Aufsichtsbehörde kommt als solche Hilfsperson aus dem Kreise einer Gemeindeverwaltung folgerichtig jeweils nur der neue Gemeindeschreiber oder die neue Gemeindeschreiberin in Frage und nicht etwa der Gemeinderat als Gesamtbehörde oder einzelne seiner Mitglieder. Solange die hinterlegende Urkundsperson lebt und handlungsfähig ist, steht das Recht zur Verfügung über das Notariatsarchiv ihr allein zu. 2. Wer mit Zustimmung der Aufsichtsbehörde für Notariatsakten verantwortlich ist, hat also dafür Sorge zu tragen, dass nicht unerlaubt oder anderweitig darüber verfügt werden kann. Es ist generell sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Zugang zu solchen Akten haben. Notariatsakten - und zwar sämtliche, also nicht nur die bereits archivierten - sind daher klar abgetrennt von den übrigen Gemeindeakten aufzubewahren.