Belgian Council of State lifts confidentiality on university hiring files to reopen debate on appointment decision.

RAAD VAN STATE, AFDELING BESTUURSRECHTSPRAAK

IXe KAMER

nr. 239.465 van 19 oktober 2017

in de zaak A. 213.461/IX-8453

In zake: XXXX

bijgestaan en vertegenwoordigd door advocaat Tom De Sutter kantoor houdend te 9000 Gent Koning Albertlaan 128

bij wie woonplaats wordt gekozen

tegen:

de UNIVERSITEIT GENT

bijgestaan en vertegenwoordigd door advocaten Sofie Logie en Michelle Decruy kantoor houdend te 8500 Kortrijk Beneluxpark 27B

bij wie woonplaats wordt gekozen

I. Voorwerp van het beroep

1. Het beroep, ingesteld op 20 augustus 2014, strekt tot de nietig-

verklaring van de beslissing van de raad van bestuur van de Universiteit Gent van 4 juli 2014 tot aanstelling van Johan Brandtler als voltijds docent tenure track in het vakgebied Zweedse taalkunde en taalvaardigheid en van de impliciete weige-

ring om XXXX in deze betrekking aan te stellen.

II. Verloop van de rechtspleging

2. Bij arrest nr. 229.823 van 15 januari 2015 is de vordering tot schorsing van de tenuitvoerlegging van de bestreden beslissingen verworpen.

IX-8453-1/8

De verzoekende partij heeft een verzoekschrift tot voortzetting van de rechtspleging ingediend.

De verwerende partij heeft een memorie van antwoord inge-

diend en de verzoekende partij heeft een memorie van wederantwoord ingediend.

Auditeur Dries Van Eeckhoutte heeft een verslag opgesteld.

De verzoekende partij en de verwerende partij hebben een laat-

ste memorie ingediend.

De partijen zijn opgeroepen voor de terechtzitting, die heeft plaatsgevonden op 25 september 2017.

Kamervoorzitter Geert Van Haegendoren heeft verslag uitge-

bracht.

Advocaat Tom De Sutter, die verschijnt voor de verzoekende partij en advocaat Michelle Decruy, die tevens loco advocaat Sofie Logie ver-

schijnt voor de verwerende partij, zijn gehoord.

Auditeur Dries Van Eeckhoutte heeft advies gegeven.

Er is toepassing gemaakt van de bepalingen op het gebruik der talen, vervat in titel VI, hoofdstuk II, van de wetten op de Raad van State, ge-

coördineerd op 12 januari 1973.

III. Feiten

3. Bij vacaturebericht, bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad van 21 april 2014 wordt in de faculteit Letteren en Wijsbegeerte van de Universi-

IX-8453-2/8

teit Gent de vacature voor een betrekking van voltijds docent in het vakgebied Zweedse taalkunde en taalvaardigheid bekendgemaakt.

Verzoekster en Johan Brandtler stellen zich, onder anderen, kandidaat voor deze betrekking.

De raad van bestuur van de universiteit volgt op 4 juli 2014 het advies van de beoordelingscommissie en de voordracht door de faculteit en be-

slist om Johan Brandtler met ingang van 1 oktober 2014 aan te stellen tot voltijds docent in het vakgebied Zweedse taalkunde en taalvaardigheid binnen de vak-

groep Taalkunde.

IV. Regelmatigheid van de rechtspleging - vertrouwelijkheid van de stukken van het administratief dossier

Standpunt van de partijen

4. De verwerende partij vraagt in haar memorie van antwoord, “gelet op het feit dat het om strikt persoonlijke informatie van de kandidaten gaat, met name kandidatuurstellingen (met cv’s, …) en evaluaties van verzoekende partij en mailwisseling hieromtrent”, om met toepassing van artikel 87, § 2, eerste lid, van het besluit van de Regent van 23 augustus 1948 ‘tot regeling van de rechtspleging voor de afdeling Bestuursrechtspraak van de Raad van State’, de volgende door haar in het administratief dossier neergelegde stukken 12 tot 20

vertrouwelijk te behandelen:

- 12. Kandidatuurstelling verzoekster, - 13. Kandidatuurstelling Johan Brandtler, - 14. Kandidatuurstelling Z., - 15. Onderwijsevaluatie (van verzoekster) ‘Zweedse taalkunde I’ en ‘Zweedse taalkunde II’ - tweede semester 2009-2010, - 16. Onderwijsevaluatie (van verzoekster) ‘Zweedse taalkunde I’ - tweede se-

mester 2010-2011,

IX-8453-3/8

- 17. Onderwijsevaluatie (van verzoekster) ‘Moderne Scandinavische taalkunde’ -

eerste semester 2013-2014, - 18. Klachtbrief studenten verzoekster, - 19. E-mailverkeer januari 2013 tussen de onderwijsdirecteur en verzoekster, - 20. Neerslag van gesprek van 10 januari 2011 met verzoekster.

5. Verzoekster “betwist het vertrouwelijk karakter van de stuk-

ken”. Zij merkt op dat het stukken zijn die tegen haar worden gebruikt en die haar eigen persoon betreffen. De vertrouwelijkheid moet volgens haar worden opge-

heven.

6. In de laatste memorie dringt de verwerende partij niet langer aan op de vertrouwelijkheid van de stukken 12 en 15-19 en gaat zij in op de stuk-

ken 13, 14 en 20, waaromtrent zij haar verzoek handhaaft.

Beoordeling

7. Het valt aan de Raad van State toe te controleren of het aange-

voerde vertrouwelijk karakter relevant is, rekening houdend met de vereisten van een effectieve rechtsbescherming en van de eerbiediging van het recht op woord en wederwoord van de procespartijen en met het vereiste dat de procedure op alle onderdelen het recht op een eerlijk proces eerbiedigt.

8. Ten aanzien van het recht op toegang tot de rechter zijn enkel die maatregelen die de rechten van verdediging beperken legitiem die absoluut noodzakelijk zijn.

9. Bij de afweging van de rechten van verdediging en op een eer-

lijk proces tegen de eerbiediging van het privéleven is het slechts in uitzonderlij-

ke gevallen aanvaardbaar dat bepaalde stukken van het dossier, bijvoorbeeld vanwege het vertrouwelijk karakter ervan, aan de tegenspraak ontsnappen. Ver-

trouwelijke documenten, willen ze beschermd worden, moeten van die aard zijn

IX-8453-4/8

dat de onthulling ervan gebeurlijk schade kan toebrengen aan de partij die zich op de vertrouwelijkheid beroept of zelfs aan een derde die niet rechtstreeks in het geding is betrokken.

Van een procespartij die zich op het vertrouwelijk karakter van een neergelegd document beroept, moet om die reden worden verwacht dat zij de redenen aangeeft die het noodzakelijk maken dat het geviseerde document op een dermate vertrouwelijke wijze wordt behandeld dat een andere partij in het geding geen inzage ervan zou mogen verkrijgen. Het ligt met andere woorden op de weg van de partij die de vertrouwelijkheid vraagt, om de Raad van State op afdoende wijze in te lichten zodat hij met volledige kennis van zaken de juiste afweging kan doen van het vereiste van een eerlijk proces en de bescherming van de ver-

trouwelijke aard van een document. Om aan een partij de toegang tot een neerge-

legd document te ontzeggen, kan het bijgevolg niet volstaan louter het document te voorzien van de vermelding ‘vertrouwelijk’ of voor het document louter de vertrouwelijkheid op te eisen.

10. Artikel 87, § 2, van het algemeen procedurereglement vereist daarenboven als vormvereiste dat een partij de motieven van haar verzoek uiteen-

zet “in het processtuk waarbij het bewuste stuk wordt gevoegd”. Voorts moet een procespartij op een loyale en diligente wijze meewerken aan de procesvoering. In het kader van een behoorlijk procesverloop houdt de Raad van State dan ook en-

kel rekening met de argumenten die overeenkomstig voormeld artikel 87, § 2, het initiële verzoek ondersteunen; het meer uitvoerige betoog van de verwerende partij in haar laatste memorie is laattijdig en wordt bijgevolg niet in het debat ontvangen.

11. Als enig motief opgeven dat het om “strikt persoonlijke infor-

matie” gaat, volstaat niet om van de noodzakelijke vertrouwelijkheid te doen blij-

ken en dit al helemaal niet waar het stukken betreft die enkel op verzoekster zelf betrekking hebben (stukken 12 en 15 tot 20).

IX-8453-5/8

Maar ook met betrekking tot de stukken 13 en 14 – de kandida-

tuurstelling van de andere kandidaten – overtuigt dit karige motief niet. In een benoemingsprocedure naar keuze zoals de voorliggende, waarin de benoemende overheid over een ruime beoordelingsvrijheid beschikt, is het sollicitatiedossier van de kandidaten van bepalend belang. Wanneer een teleurgestelde partij in zo een benoemingsprocedure wil kunnen nagaan of de benoemende overheid bij de vergelijking van de aanspraken der kandidaten steunt op correcte gegevens, is vereist dat zij kennis heeft van de concrete elementen in de sollicitatiedossiers van haar concurrenten. Het is voor haar dan ook van evident belang dat haar de kans wordt geboden de motieven van het benoemingsbesluit op dit punt te beoor-

delen en haar eventuele vaststellingen bij haar in rechte treden te betrekken.

Dat die dossiers – uiteraard – persoonsgegevens bevatten van die kandidaten doet op zich niet anders besluiten. Het is een vaststelling die geldt voor alle benoemingsprocedures: ze volstaat niet als uitzonderlijke reden om deze gegevens aan het tegensprekelijk debat te onttrekken, inzonderheid omdat de me-

dedeling van deze stukken een kennelijke schending zou teweegbrengen van het recht op de eerbiediging van het privéleven van de kandidaten, door hen een bij-

zonder ernstig en zeer moeilijk te herstellen risico te laten lopen.

Ook met betrekking tot de stukken 13 en 14, de kandidaatstel-

ling van Johan Brandtler en van Z., volstaat het dus niet om de vertrouwelijkheid te vragen louter op grond van de niet nader toegelichte vaststelling dat het dossier “strikt persoonlijke informatie” bevat van die kandidaten.

12. Wat voorafgaat leidt tot de conclusie dat geen gronden blijken om de stukken 12 tot 20 aan de tegenspraak van de partijen te onttrekken.

13. Aangezien verzoekster uit de gegevens die zij ingevolge de opheffing van de vertrouwelijkheid van de desbetreffende stukken kan vernemen, in de mate dat die gegevens haar nog niet eerder bekend waren, nieuwe argumen-

ten kan putten ter staving van haar reeds aangevoerde middelen of op grond van

IX-8453-6/8

die gegevens desgevallend ook nieuwe middelen kan ontwikkelen, is er reden om het debat te heropenen en haar hiertoe de gelegenheid te geven.

V. Anonimisering

14. Met toepassing van artikel 2 van het koninklijk besluit van 7 juli 1997 ‘betreffende de publicatie van de arresten en de beschikkingen van niet-toelaatbaarheid van de Raad van State’ vraagt verzoekster dat bij de publica-

tie van het arrest haar identiteit niet wordt opgenomen.

Dit verzoek wordt ingewilligd.

BESLISSING

1. De Raad van State heropent het debat.

2. De Raad van State heft de vertrouwelijkheid van de stukken 12 tot 20 van het administratief dossier op.

3. De Raad van State verleent aan de verzoekende partij de mogelijkheid om binnen een termijn van zestig dagen na de kennisgeving van dit arrest in een aanvullende memorie haar middelen aan te vullen of nader uit te werken of nieuwe middelen aan te voeren, op grond van haar tot op heden onbekende gegevens die vervat zijn in de voormelde stukken van het administratief dos-

sier.

4. Aan de verwerende partij wordt een termijn van zestig dagen gegeven vanaf de betekening van de aanvullende memorie van de verzoekende partij of vanaf de betekening van het bericht van ontstentenis hiervan, om een aanvullende memorie in te dienen.

IX-8453-7/8

5. Het door de auditeur-generaal aangewezen lid van het auditoraat wordt ermee belast vervolgens een aanvullend verslag op te stellen.

6. Bij de publicatie van dit arrest door de Raad van State wordt de identiteit van de verzoekende partij niet bekendgemaakt.

Dit arrest is uitgesproken te Brussel, in openbare terechtzitting van 19 oktober 2017, door de Raad van State, IXe kamer, samengesteld uit:

Geert Van Haegendoren, kamervoorzitter, Bert Thys, staatsraad, Patricia De Somere, staatsraad, bijgestaan door Tiny Temmerman, griffier.

De griffier De voorzitter

Tiny Temmerman Geert Van Haegendoren

IX-8453-8/8

PDF document ECLI:BE:RVSCE:2017:ARR.239.465